Rozliczanie wniosku o płatność w ramach POPT 2007-2013 Michał Ziętara Augustów, 16 lipca 2009

1. Rozliczanie wniosku o płatność w ramach POPT 2007-2013Michał ZiętaraAugustów, 16 lipca 2009

2. Podstawowe zasady dotyczące sporządzania i przekazywania wniosku o płatność Środki na sfinansowanie projektów realizowanych przez beneficjentów (państwowe jednostki budżetowe) w ramach POPT 2007-2013 ujęte są w ich planach finansowych lub w rezerwie celowej budżetu państwa. Instytucja Zarządzająca POPT rozlicza wydatki poniesione przez beneficjenta na podstawie umowy (decyzji) o dofinansowanie oraz prawidłowo złożonego i poświadczonego wniosku beneficjenta o płatność.

3. Podstawowe zasady dotyczące sporządzania i przekazywania wniosku o płatność Nazwa dokumentu „wniosek o płatność” jest nazwą przyjętą dla wszystkich programów wdrażanych w ramach Narodowej Strategii Spójności 2007-2013 i została ona, zgodnie z Wytycznymi Ministra Rozwoju Regionalnego w zakresie sprawozdawczości, utrzymana również w ramach POPT 2007-2013. Tym niemniej, w ramach POPT 2007-2013, ze względu na przyjęty system finansowania, żadne płatności na rzecz beneficjentów nie są dokonywane. Wniosek o płatność służy: Rozliczeniu wydatków poniesionych przez państwowe jednostki budżetowe sfinansowanych ze środków zapisanych w budżecie danego dysponenta lub do niego przeniesionych z rezerwy budżetu państwa (funkcja finansowa). Przekazaniu informacji o postępie rzeczowym projektu (funkcja sprawozdawcza).

4. Podstawowe zasady dotyczące sporządzania i przekazywania wniosku o płatność • Wnioski o płatność składane są nie rzadziej niż co kwartał. Jeżeli w danym kwartale beneficjent nie poniósł wydatków, wniosek nie jest składany. Informacje na temat realizacji projektu w danym kwartale ujmowane są w kolejnym wniosku o płatność. • Złożenie wniosku jest obligatoryjnepo każdym półroczu realizacji projektu, niezależnie od poniesienia wydatków. W takiej sytuacji, wypełniana jest tylko część sprawozdawcza. • Pierwszy wniosekskładany jest za okres od początku realizacji projektu, do końca bieżącego kwartału (z wydatkami) lub półrocza (bez wydatków). • Jeżeli beneficjent podpisał umowę po rozpoczęciu realizacji projektu, pierwszego wniosek musi być złożony w terminie 30 dni od podpisania umowy.

5. Kwalifikowalność wydatków • Badana będzie na podstawie kart czasu pracy (wynagrodzenie, koszty ogólne) • W przypadku wydatków w 100% kwalifikowalnych (jeżeli takie wystąpią) – badany będzie cel wydatku, co oznacza konieczność udokumentowania celowości już na etapie ponoszenia wydatku • Jest to istotne z uwagi na przygotowanie wniosków o płatność i prowadzenie ewidencji księgowej projektów

6. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach działania 1.1 W ramach działania 1.1 (Wsparcie zatrudnienia) POPT 2007-2013 kwalifikowalne są wydatki ponoszone na sfinansowanie: • płacy zasadniczej, • dodatku funkcyjnego, • dodatku stażowego, dodatku za stopień służbowy, • dodatku zadaniowego Przyznanie dodatku zadaniowego powinno wynikać z nałożenia na pracownika dodatkowych zadań dotyczących funduszy strukturalnych, wykraczających poza zakres jego obowiązków określonych w opisie stanowiska pracy. Do wniosku o dofinansowanie, lub do wniosku o płatność, powinna być dołączonainformacja o przyznaniu ww. dodatku. Informacja ta powinna określać zadania, które pracownik wykonuje dodatkowo.

7. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach działania 1.1 • składek na Fundusz Pracy, • nagród oraz premii przewidzianych w regulaminie wynagrodzeń danej instytucji, lub na podstawie innych aktów prawnych, • wynagrodzeń chorobowych płaconych przez pracodawcę, • dodatkowych wynagrodzeń rocznych wraz ze składkami na ubezpieczenia społeczne i fundusze pozaubezpieczeniowe płacone przez pracodawcę, • dodatku specjalnego – zgodnie z ustawą o służbie cywilnej.W przypadku dodatków specjalnych przyznanych w 2007 r. na podstawie Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 25 kwietnia 2007 r. w sprawie uprawnień szczególnych przysługujących niektórym kategoriom członków korpusu służby cywilnej, do wniosku o dofinansowanie, bądź do wniosku o płatność powinna być dołączona informacja poświadczająca przyznanie dodatku specjalnego. Informacja ta powinna określać zadania, za które dodatek został przyznany.

8. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach działania 1.1 Kody stanowisk pracy – Instytucja Zarządzająca zaleca, aby w celu zachowania przejrzystości stosować odrębny kod dla każdego stanowiska pracy. Jeżeli nie jest to możliwe (np. w przypadku gdyby wymagało to zmian instrukcji wykonawczej danej instytucji) sugerujemy uzupełnienie kodu stanowiska o inicjały pracownika. Przykład: W IPOC na stanowisku ds. kontroli oznaczonym kodem IPOC.I zatrudnione są trzy osoby (Jan Kowalski, Marek Nowak i Anna Wiśniewska). W takim przypadku we wniosku o płatność kod stanowiska proponujemy ująć następująco: IPOC.I-JK, IPOC.I-MN, IPOC.I-AW (lub w inny sposób umożliwiający identyfikację danego pracownika).

9. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach działania 1.1 Daty zapłaty – obejmują wszystkie daty (w tym również potrącenia na dobrowolne ubezpieczenia (np.: ubezpieczenie, czy też Pracowniczą Kasę Zapomogowo-Pożyczkową) Ewidencja zestawień – powinna być prowadzona (zgodnie z numerami ewidencyjnymi wpisywanymi na pierwszej stronie zestawień) Podpisy pod zestawieniem – zestawienie powinno być podpisane przez osoby odpowiedzialne za naliczanie płac, zależnie od wewnętrznych procedur beneficjenta (główny księgowy/kierownik komórki odpowiedzialnej za płace) Pieczęć Instytucji – często zapominana przez beneficjenta. Brak pieczęci powoduje nieważność zestawienia, które nie może zostać uznane przez Instytucję Zarządzającą Poziom kwalifikowalności – musi być zgodny z opisami stanowisk oraz (w przypadku nowszych projektów) musi wynikać z wniosku o dofinansowanie projektu

10. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach INNYCH działań niż 1.1 Faktura wystawiona na pracodawcę i opłacona bezpośrednio przez pracodawcę W zestawieniu dokumentów finansowych należy wykazać dane z dokumentu, tj. nr faktury, numer ewidencyjny nadany przez komórkę księgową, datę wystawienia faktury, datę zapłaty za fakturę, opis z faktury, nr NIP wystawcy, odpowiednie kwoty z dokumentu oraz kwotę wydatków kwalifikowalnych. Należy pamiętać o właściwym zastosowaniu Prawa zamówień publicznych. Faktura opłacona przez pracownika i przedstawiona pracodawcy do refundacji (zgodnie z obowiązującymi u beneficjenta regulacjami wewnętrznymi) W zestawieniu dokumentów finansowych należy wykazać dane z dokumentu, na podstawie którego dokonano refundacji kosztów nauki na rzecz pracownika. Przykładowo, jeżeli refundacja została dokonana przez komórkę księgową na podstawie pisma wystosowanego przez beneficjenta, do zestawienia należy wpisać dane zgodne z tymże pismem, tj. nr pisma, numer ewidencyjny nadany przez komórkę księgową, datę pisma, datę refundacji na rzecz pracownika, opis uwzględniający sformułowanie „refundacja”, NIP urzędu (beneficjenta), kwotę o której refundację wnioskowano w piśmie. W przypadku stosowania do tego typu refundacji np. wewnętrznych not księgowych należy postępować odpowiednio. Przypadku powstania wątpliwości należy zasięgnąć opinii IZ POPT.

11. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach INNYCH działań niż 1.1 Zaliczki na delegacje krajowe Zaliczka na poczet podróży krajowej nie może być wykazywana we wniosku o płatność. We wniosku o płatność należy wykazać już rozliczoną przez pracownika delegację, w kwocie rzeczywiście poniesionych i rozliczonych przez delegowanego wydatków. Częstym błędem jest osobne wykazywanie w zestawieniu dokumentów finansowych kosztów noclegu. W przypadku gdy płatność za nocleg dokonana została przez pracownika wydatek taki należy uznać za składową wydatków poniesionych w ramach delegacji. Wówczas faktura za nocleg stanowi załącznik do rozliczenia delegacji i nie należy wykazywać jej osobno w zestawieniu dokumentów finansowych. Delegacje zagraniczne Przedstawiania do refundacji kosztów delegacji zagranicznych należy dokonywać analogicznie do delegacji krajowych, tj. po ostatecznym rozliczeniu się pracownika. Dodatkowo należy pamiętać, że za wydatek kwalifikowalny uznajemy wartość wydatków w walucie obcej przeliczoną po kursie wypłaty zaliczki. Transze dotacji Mogą być ujmowane we wnioskach o płatność dopiero po przekazaniu przez dotacjobiorcę sprawozdania z wydatkowania dotacji (wraz z kopiami faktur) i jego zatwierdzeniu przez beneficjenta. W tym przypadku kwota przedstawiana IZ POPT 2007-2013 musi być zgodna z kwotą wydatków w zatwierdzonym sprawozdaniu.

12. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach INNYCH działań niż 1.1 Przedpłaty na szkolenia Mogą być one ujmowane we wnioskach o płatność dopiero po przekazaniu przez ośrodek szkoleniowy faktury. We wniosku należy je ujmować w wysokości wynikającej z przekazanego dokumentu. Płatności zagraniczne W przypadku dokonywania płatności za fakturę wyrażoną w walucie innej niż PLN za koszt kwalifikowalny uznajemy rzeczywisty wydatek poniesiony w związku z dokonywaniem płatności. Przeliczenia należy dokonać po kursie z dnia dokonania zapłaty. Różnice kursowe W przypadku rozliczania delegacji zagranicznej po kursie z dnia wypłaty zaliczki może dojść do wystąpienia różnic kursowych. Ujemne różnice kursowe stanowią koszt niekwalifikowalny. Dodatnie różnice nie są wykazywane we wniosku o płatność jako przychód w projekcie.

13. Podstawowe zasady dotyczące rozliczania wydatków w ramach INNYCH działań niż 1.1 Wydatków, co do których beneficjent wie, iż zostaną zwróconeprzez inny podmiot (np. zwrot kosztów podróży na spotkanie grupy roboczej z KE) nie należy wykazywać ich we wniosku o płatność. Wydatek taki zostałby powtórnie zrefundowany na etapie wnioskowania przez IZ POPT o refundację. Tym samym wydatek taki jest niekwalifikowalny.

14. Polityki horyzontalne Wspólnoty • Określone we wniosku o dofinansowanie przez beneficjenta z uwzględnieniem zaleceń IZ POPT 2007-2013 – beneficjent ma prawo zobligować się do dalej posuniętej realizacji polityk horyzontalnych, jednak będzie z tego rozliczany na etapie kontroli • Główna i najważniejsza polityka – polityka w zakresie zamówień publicznych • Badanie dotyczy planu zamówień oraz poszczególnych postępowań – z zastrzeżeniem, że okres archiwizacji dokumentacji związanej z udzielaniem postępowań jest równy archiwizacji dokumentacji projektowej a nie 4 lat po udzieleniu zamówienia zgodnie z ustawą PZP

15. Promocja i informacja • W zakresie wynikającym z rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006 (wykonawcze), Wytycznych i deklaracji beneficjenta we wniosku o dofinansowanie • Zachować dowody (zdjęcie, dodatkowy wydruk agendy, nalepki)

16. Przygotowanie wniosku o płatność W A Ż N E !!! Kwota wydatków ogółem to łączna kwota wydatków kwalifikowalnych i niekwalifikowalnych poniesionych na realizację projektu. W przypadku, gdy tylko część faktury/noty lub innego dokumentu wykazanego w zestawieniu jest kwalifikowalna a pozostała część nie jest związana z realizacją projektu (np. jest rozliczana w innym projekcie lub Programie), do wydatków ogółem należy wliczyć tylko kwotę wynikającą z wydatków kwalifikowalnych poniesionych na realizację projektu.

17. Przygotowanie wniosku o płatność Zasada zaokrągleń Wyliczając wkład wspólnotowy oraz krajowy dla kwoty wydatków ogółem należy pamiętać, iż współfinansowaniu w 85% podlega tylko część kwalifikowalna wydatków. Wkład wspólnotowy zaokrąglamy do pełnych groszy w dół, a wkład krajowy do pełnych groszy w górę. Przykład: Suma wydatków kwalifikowalnych wynosi: 259 301,88 PLN Wkład EFRR to 259 301,88 PLN* 85% = 220 406,598 PLN Do wniosku o płatnośćnależy wpisać: 220 406,59 PLN (nie zaś 220 406,60 PLN) Wkład krajowy: 259 301,88 PLN * 15% = 38 895,282 PLN Tym samym, prawidłowa kwota to: 38 895,29 PLN (natomiastbłędna – 38 895,28 PLN)

18. Podstawa prawna: Artykuł 60 litera d) Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 z dnia 11 lipca 2006 r. Instytucja Zarządzająca jest odpowiedzialna za zapewnienie utrzymywania przez beneficjentów i inne podmioty uczestniczące w realizacji operacji odrębnego systemu księgowego albo odpowiedniego kodu księgowego dla wszystkich transakcji związanych z operacją, bez uszczerbku dla krajowych zasad księgowych Umowa/decyzja o dofinansowanie projektu ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego nakłada na beneficjenta stosowny obowiązek Ślad rewizyjny oraz wyodrębniona ewidencja księgowa dla wszystkich operacji gospodarczych związanych z projektem

19. Art. 15 Rozporządzenia Komisji 1828/2006 (z wyjątkiem pkt b z uwagi na brak przepływów finansowych między instytucją zarządzającą a beneficjentem) Ścieżkę audytu uznaje się za właściwą, jeżeli spełnia następujące kryteria: Umożliwia stwierdzenie zgodności łącznych kwot przekazanych do IZ ze szczegółowymi zapisami księgowymi oraz dokumentami dowodowymi, będącymi w posiadaniu beneficjentów, dotyczącymi operacji współfinansowanych w ramach projektu; Obejmuje, w odniesieniu do każdej operacji, stosownie do potrzeb, specyfikacje techniczne, plan finansowy, dokumenty dotyczące przyznania pomocy, dokumentację z przeprowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, sprawozdania z postępu prac oraz sprawozdania z przeprowadzonych weryfikacji i audytów. Ślad rewizyjny oraz wyodrębniona ewidencja księgowa dla wszystkich operacji gospodarczych związanych z projektem

20. Ślad rewizyjny – w praktyce • Kompletna dokumentacja – od wniosku o dofinansowanie do poświadczenia zamknięcia pomocy wraz z korespondencją (art. 15 rozporządzenia 1828/2006 bez litery b) • Dok. księgowa oraz dotycząca zamówień publicznych – można wydzielić w odpowiednich komórkach organizacyjnych • Uporządkowana i oddzielna dla każdego projektu • W podziale na projekty • Zgodność pomiędzy zapisami w ewidencji projektu a wnioskami o płatność • Odrębny system lub kod księgowy (dodatkowe konto syntetyczne, analityka, konto pozabilansowe) • Załączniki podpisywane przez komórkę księgową – na ewidencji do momentu podpisania powinno być tylko to, co jest we wniosku o płatność i musi być to zgodne z poziomem kwalifikowalności

21. Dodatkowe wskazówki Instytucji Zarządzającej POPT zamieszczone na stronie www.popt.gov.pl • Wskazówki do zestawienia potwierdzającego poniesienie wydatków na wynagrodzenia • Wskazówki do wniosku o płatność • Wskazówki do zestawienia dokumentów finansowych potwierdzających poniesione wydatki • Informacje IZ POPT 2007-2013 dotyczące szczegółowych warunków realizacji projektu

22. Departament Programów Pomocowych i Pomocy TechnicznejMinisterstwo Rozwoju Regionalnegopopt@mrr.gov.pltel. 022 461 39 18 Dziękuję za uwagę