1. กองทัพอากาศ Royal Thai Air Force “ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์” (e-Admin)

2. วัตถุประสงค์ของโครงการ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร : • ช่วยบันทึกความจำ ด้านทะเบียนเอกสารรับเข้า-ส่งออก ระหว่างหน่วยงาน • เพื่อประสานงานทั้งภายในกองทัพอากาศ /ภายนอก • สามารถติดตามผลการดำเนินงาน ตามที่สั่งการได้อย่างสะดวกมีประสิทธิภาพ • สามารถสั่งการ /อนุมัติทางระบบอิเล็กทรอนิกส์ได้ /สามารถแนบไฟล์เอกสาร ด้วยการ Scan • สามารถจัดส่งไฟล์เอกสาร (Attach)ให้หน่วยงานที่เกี่ยวข้องได้หลายๆ หน่วยพร้อมกันเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการสั่งการ การเวียนเอกสาร และ ดำเนินงาน

3. วัตถุประสงค์ของโครงการ ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ พัฒนาสมบูรณ์แบบตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี โดยมุ่งเน้น เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และลดต้นทุนในด้านการบริหารงานเอกสาร : • ลดการใช้งานกระดาษ (ไม่ได้เลิกใช้) เพื่อประหยัดงบประมาณ / ลดการใช้ ต้นไม้เพื่อผลิตกระดาษ และถือเป็นการอนุรักษ์สิ่งแวดล้อม พร้อมช่วยลด ภาวะโลกร้อน • ลดการรอ เพื่อขอเข้าพบผู้บริหาร • เพื่อสร้างระเบียบการจัดการเอกสาร อย่างเป็นระบบ และเป็นมาตรฐาน เดียวกัน • การนำเทคโนโลยีสารสนเทศ มาช่วยสนับสนุนการตัดสินใจผู้บริหาร และการ ปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่ พร้อมเสริมสร้างภาพลักษณ์ใหม่ ที่ทันสมัยให้องค์กร 3

4. หลักการทำงานของระบบงานสารบรรณฯหลักการทำงานของระบบงานสารบรรณฯ LAN * ป้อนเรื่องเข้าสู่ระบบ พร้อมบันทึกงาน, สั่งการ และแนบเอกสาร * รับเรื่องมาพิจารณา ดูประวัติการดำเนินการมาก่อนหน้า ไม่ต้องทำสำเนาเอกสาร * สั่งการ และส่งต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องต่อไป พร้อมทั้งกำหนดระยะเวลางาน แล้วเสร็จได้ รวมทั้งแนบเอกสารเพิ่มเติมได้ * ติดตามงาน และค้นหา เพื่อดูสถานะการทำงานได้ด้วยตนเอง 4

5. ตัวอย่างโปรแกรม : ตัวอย่าง หน้าจอโปรแกรม ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ http://e-admin.is.rtaf.mi.th หรือ http://10.107.1.110

6. หน้าจอเข้าสู่ระบบ (Login)

7. รายการคำสั่งหลัก(Main Menu) รายการคำสั่งหลัก (Main Menu) 7

8. การออกเลขที่หนังสือส่งออกภายใน

9. การออกเลขที่หนังสือส่งออกภายนอก

10. การแนบไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบ การแนบไฟล์เอกสารเข้าสู่ระบบ • แนบไฟล์เอกสาร(สั่งการ) ด้วยการ Scanหรือ • แนบไฟล์สำเร็จรูปไปพร้อมกับเรื่อง (Flow)

11. ประเภทของหนังสือที่ปฏิบัติในระบบงานประเภทของหนังสือที่ปฏิบัติในระบบงาน • หนังสือเวียน / หนังสือเพื่อทราบ • ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ไม่ส่งต้นฉบับ • (Hard Copy) / ปิดประกาศผ่านระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ของทอ. • หนังสือเพื่อดำเนินการ / หนังสือเพื่ออนุมัติ ส่งเรื่องผ่านระบบ พร้อมเอกสารอิเล็กทรอนิกส์หรือ เดินเรื่องควบคู่กับเอกสารต้นฉบับ • หนังสือลับ ไม่นำเรื่องหนังสือลับเข้าสู่ระบบ และไม่ส่งเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ให้เดินเรื่องด้วยเอกสารต้นฉบับ (ปิดผนึก) เหมือนเดิม

12. โครงสร้างหน่วยงานที่ใช้ระบบใน ทอ. (การOnlineสำหรับการส่งหนังสือ) 12

13. การติดตามงานของหนังสือ การติดตามงานของหนังสือ

14. รายละเอียดการบันทึกการปฏิบัติงาน รายละเอียดการบันทึกการปฏิบัติงาน

15. การค้นหาเอกสาร (Search)

16. การดูภาพเอกสาร (View)

17. การพิมพ์รายงาน (Report)

18. การติดตั้งระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ผ่านระบบเครือข่าย Web Server/Database Server - MS Windows 2003 Server - MS SQL Server 2000 - IIS - ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ (INFOMA: WebFlow) - ฐานข้อมูลสารบรรณ Scan Station Viewer /Display Stations Scan Station Scanner Fujistu fi-5220c Network Line Viewer /Display Stations 18

19. การเชื่อมต่อกับระบบงานอื่น ๆ - เข้าระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ด้วยรหัสหนึ่งเดียว (Single Sign On)ผ่านการลงทะเบียนของระบบe-Mail - รองรับการยืนยันตัวตน สำหรับขั้นตอนการสั่งการต่างๆ โดยทำงานผ่านระบบ PKI (CA)ของกองทัพอากาศ - ส่งข้อมูลผ่านระบบ e-Mail ของกองทัพอากาศ - ส่งข้อมูลให้กับระบบหนังสือเวียนอิเล็กทรอนิกส์ ของทอ. ด้วยเทคโนโลยี RSS Feed

20. การเชื่อมโยงข้อมูลในอนาคตการเชื่อมโยงข้อมูลในอนาคต • นำระบบลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ (Digital Signature) • ใบรับรองอิเล็กทรอนิกส์ (Certificate Authority-CA) • ใช้ระบบการอ่านลายนิ้วมือ เพื่อยืนยันความเป็นเจ้าของ • ลายเซ็นดิจิตอล เพื่อลงนาม หรือสั่งการ ไว้กับเอกสารแนบ • รับ-ส่งหนังสือระหว่างหน่วยงานภาครัฐ ตามมาตรฐาน ICT:TH e-GIF

21. ตัวอย่างการประมาณมูลค่าของการใช้งานกระดาษในองค์กร ตัวอย่างการประมาณมูลค่าของการใช้งานกระดาษในองค์กร ยกตัวอย่าง กรณี เอกสารเวียน 1 เรื่อง/วัน ในเรื่องมี 3 หน้า ต้องเวียนเพื่อทราบตามหน่วยงาน (200 หน่วยงาน) ต่อวันใช้ = 600 แผ่น ต่อเดือนใช้ (600 X 22 วัน) = 13,200 แผ่น ต่อปี (13,200 X 12 เดือน) = 158,400 แผ่น กระดาษ/แผ่นราคา = 0.23 บาท คิดเป็นเงินต่อปี = 36,432 บาท กรณีมี 5 เรื่อง /วัน คิดเป็นเงินต่อปี =182,160บาท หมายเหตุ เอกสารเวียนในระบบคิดเป็น 10% โดยประมาณจากเอกสารทั้งหมด เท่านั้น ยังไม่รวมเอกสารประเภทอื่นๆ ที่ต้องสำเนาเพิ่มเติมไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และค่าใช้จ่ายอื่น ๆ เช่น ค่าส่งแฟกซ์, ค่าโทรศัพท์, ค่ายานพาหนะ ฯ เป็นต้น

22. ประโยชน์ที่ได้รับ • เก็บรวบรวม บันทึกข้อมูล/ เตือนความจำ /ค้นหาเอกสารและติดตามงานได้รวดเร็ว • ลดพื้นที่ในการจัดเก็บเอกสาร / ลดการใช้กระดาษ/แก้ปัญหาการสำเนาเอกสารซ้ำซ้อน • ลดการใช้ ยานพาหนะ, แฟกซ์, โทรศัพท์ • เอกสารไม่สูญหาย / ชำรุด • ลดขั้นตอนการทำงานที่ไม่จำเป็นออก • เพิ่มประสิทธิภาพของกำลังพล และ พัฒนาระบบสารสนเทศในองค์กร • ใช้เทคโนโลยี เพื่อสร้างเสริมภาพพจน์ขององค์กร • ลดการรอ หรือ เข้าพบผู้บริหาร • ประหยัดงบประมาณ ค่าใช้จ่าย • สนับสนุนกิจกรรม 5 ส • ถือเป็นการบูรณาการด้านบริหารงานเอกสารสำนักงาน (e-Office GOV)

23. กระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสารกระทรวงเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร สำนักงานสถิติแห่งชาติ รายชื่อหน่วยงานที่ใช้ระบบ INFOMA(บางส่วน)

24. May be You? รายชื่อหน่วยงานที่ใช้ระบบ INFOMA(บางส่วน)

25. เพื่อให้เกิดประสิทธิภาพในการใช้งาน ต้องได้รับการสนับสนุน ดังนี้ # การวางระบบแนวปฏิบัติการทำงาน สำหรับผู้ปฏิบัติงาน (ผู้ใช้งาน) - กำหนดแนวทางการปฏิบัติงานให้เป็นรูปแบบเดียวกันทั้งองค์กร - พิจารณาตามความสำคัญของเอกสารว่าต้องสำเนาหรือไม่ เพื่อลดการใช้กระดาษ - การกำหนดดัชนีมาตรฐานให้กับหนังสือแต่ละประเภทในทอ. # ความร่วมมือในการใช้งานระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ - ผู้บริหารให้การสนับสนุน พร้อมกำหนดนโยบายแนวทางในการปฏิบัติงาน - ผู้ปฏิบัติ ยอมรับและปฏิบัติตามนโยบายพร้อมพัฒนาศักยภาพสู่เทคโนโลยีสารสนเทศ - กำหนดคณะทำงาน ซึ่งเป็นตัวแทนจากธุรการของแต่ละกรม/สำนัก และแผนกต่างๆ # จัดฝึกอบรมและให้คำแนะนำการใช้งาน - จัดอบรมสำหรับ ผู้ใช้งานทั่วไป, ผู้ใช้งานหลัก, ผู้บริหาร และผู้ดูแลระบบ - การใช้งานจริง และยกเลิกการใช้สมุดทะเบียนรับ-ส่งเอกสาร, ลดการพิมพ์เอกสาร - สร้างวัฒนธรรมใหม่ ในการสั่งการและติดตามงาน, วัดผลการทำงาน ผ่านระบบสารสนเทศ

26. ถาม-ตอบ