Support de formation Budget V2.0 Date : 17/09/07

1. Support de formation Budget V2.0 Date : 17/09/07 CNRS – Projet BFC Etablissement

2. Introduction 1

3. Introduction Programme du cours 1er jour • Informations et consignes DFI • Principes de navigation • Détails des états disponibles • Cas pratiques • Conclusion 1 jour

4. Introduction Objectifs de cette formation • D’analyser les états disponibles BFC • D’utiliser les états pour répondre à des cas pratiques d’utilisation A la fin de ce cours, vous serez en mesure de :

5. Informations et consignes DFI 2

6. Principes de navigation 3

7. Principes de navigationTypes d’état disponibles dans BFC • Trois types d’états sont disponibles : • Tableaux de bord et états d’analyse des totaux budgétaires pour une vision consolidée par adresse budgétaire • Des listes détaillées pour une vision détaillée par adresse budgétaire • Des queries pour une vision détaillée par adresse budgétaire des justificatifs de dépense (historique laboratoire)

8. Principes de navigation Accès aux états budgétaires • Les tableaux de bord, les états d’analyse par totaux budgétaires et les listes détaillées sont disponibles dans la menu reporting du domaine Budget

9. Principes de navigation Accès aux états budgétaires • Les queries pour les états des justificatifs des dépenses sont accessibles dans le menu Dépenses/Reporting Dépenses/Bordereaux journaliers dépenses/Liste d’états query

10. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord • Un premier écran dit de sélection permet de sélectionner les données à interroger Sélection des données via le groupe Sélection des données via les valeurs individuelles Après avoir défini vos critères de sélection, lancez l’état via le bouton « Exécuter »

11. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord : Rappels • Des valeurs par défaut peuvent être définies dans les valeurs utilisateurs (à effectuer par utilisateur) comme par exemple, le périmètre financier et l’exercice ainsi que le format date et des zones numériques (utiles pour les export Excel).

12. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord : Rappels • Un groupe est une représentation partielle par exemple de la hiérarchie des centres financiers (structures organisationnelles du CNRS) et permet ainsi d’effectuer des analyses transverses (par exemple par DS) • Au sein d’un groupe, les valeurs peuvent être hiérarchisées • Dans les tableaux de bord, l’analyse d’un état via un groupe permet d’une part de sélectionner uniquement les éléments définis dans le groupe et d’autre part d’afficher les valeurs sous forme hiérarchique (celle définie dans le groupe)

13. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord : Rappels • Exemple de groupe : SDV

14. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord : Rappels • Trois types de groupes sont possibles dans BFC : • Groupe de centres financiers : CNRS, DS, DR, Unités • Groupe de comptes budgétaires : DEPENSE, RECETTES, NA, NB, NC, R1, R2, R3 et R4 • Groupe de domaines fonctionnels : A1, A2-A3, LOLF

15. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord : Rappels • A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de tableau Zone de sélection des variations supplémentaires Zone de sélection des valeurs possibles pour une variation donnée Zone d’affichage de l’état

16. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord : Rappels • Dans l’exemple ci-dessous, le gestionnaire veut afficher le budget sur SE. Il sélectionne la variation « Fonds ». Les valeurs possibles s’affichent. Le gestionnaire clique sur la valeur « 0 » pour obtenir le résultat demandé.

17. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord • Les tableaux de bord peuvent être imprimés via le menu • Menu/Etat/Imprimer • Et Exportés sous Excel via le menu • Menu/Etat/Exporter et exportés sous Excel via le menu • Sélectionnez les options « Calcul avec tableur » et « Seulement exporter »

18. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les tableaux de bord • Attention l’export sous Excel n’est possible que si vous avez coché l’option « Mode Expert »

19. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces • Un premier écran dit de sélection permet de sélectionner les données à interroger Après avoir défini vos critères de sélection, lancez l’état via le bouton « Exécuter »

20. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces • Afin d’enregistrer des hypothèses de travail, il est possible de gérer des variantes de sélection Sauvegarde des hypothèses dans une variante Accès aux variantes déjà enregistrés

21. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces • A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste. • Possibilité via ce menu de paramétrer les options de mise en forme : • Total/ Sous-Total • Filtres • Tri par ordre croissant et décroissant

22. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les listes de détail de pièces • A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste. Possibilité via ce menu d’imprimer la liste et d’exporter la liste sous Excel. Attention ! Choisir pour l’export Excel : Liste/Exportation/Fichier Local puis sélectionnez l’option Calcul avec tableur

23. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries • Les queries histo-labo sont accessibles via l’utilisation du groupe d’utilisateurs ZHISTOLAB Le choix du groupe d’utilisateur s’effectue en cliquant sur ce bouton

24. Sélectionnez une query puis lancez l’état via le bouton exécuter Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries • Après sélection du groupe utilisateur, le système propose la liste des queries disponibles

25. Après avoir défini vos critères de sélection, lancez l’état via le bouton « Exécuter » Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries • Un premier écran dit de sélection permet de sélectionner les données à interroger

26. Principes de navigationPrincipes de navigation dans les queries • A l’exécution de l’état, le système édite le résultat sous forme de liste. • Boutons de fonction accessible via la barre de fonctions: • Trier par ordre croissant • Trier par ordre décroissant • Filtrer • Effectuer des totaux et sous-totaux • Imprimer • Exporter sous Excel • Enregistrer dans une variante de liste les options utilisateurs

27. Détails des états disponiblesTableaux de bord/états d’analyses par totaux budgétaires 4

28. Détails des états disponibles : tableau de bordEtats disponibles • Tableaux de bord • Situation des crédits de paiement (en central) • Situation des crédits de paiement (en délégation) • Prévisions et exécution des recettes par catégorie(en central) • Prévisions et exécution des recettes par catégorie(en délégation) • Prévisions et exécution des recettes par centre financier • Situation des AE aux différents stades d’ouverture et de consommation • Situation des AE de dotations globales réparties, mises en place, engagées et des CP consommés • Évolution mensuelle des AE engagées et des CP consommés • Situation budgétaire • Tableau de bord DFI présentant la consommation des crédits de dotation globale par domaine fonctionnel (hors TVA rémanente).

29. Détails des états disponibles : tableau de bordEtats disponibles • Etats d’analyse par totaux budgétaires • Programme budget (état de budget) • Comparaison de versions de budget • Disponible sur engagé (consommation du budget)

30. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation des crédits de paiement(central) • Etat exploitable uniquement par la DFI • Cet état permet de visualiser la situation budgétaire des crédits de paiement TVA rémanente incluse. • Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire(NA, NB, NC) et domaine fonctionnel (A1, A2, A3). • Les colonnes disponibles sont les suivantes : • - CP votés BP, • - CP votés DM, • - CP délégués, • - % Délégués, • - Dépenses réalisées, • - % Réalisées, • - Votés – Délégués, • - Votés – Réalisés.

31. Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par catégorie(central) • Etat exploitable uniquement par la DFI • Cet état permet de visualiser les prévisions et exécution des recettes par catégorie/ligne de recette. • Les colonnes disponibles sont les suivantes : • - Prévision de recettes votées, • - Prévision de recettes déléguées • - Recettes réalisées, • - + ou – value : recettes réalisées – prévisions de recette votées • - % d’exécution : recettes réalisées / prévisions de recette votées

32. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE aux différents stades • Etat exploitable essentiellement par la DFI • Cet état permet de visualiser la situation des AE aux différents stades d’ouverture (Voté, Affecté, Réparti, Mis en place) ainsi que la consommation budgétaire TVA rémanente incluse . • En exécutant l’état, deux variantes sont disponibles et accessible via le bandeau de gauche : - La variante « Disponible AE CB/DF » qui permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre ; - La variante « Total reçu AE CB/DF » qui permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre.

33. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE aux différents stades • Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NB et NC) et par domaine fonctionnel. • Les colonnes disponibles sont les suivantes : • - Dispo Voté ou Voté, • - Dispo Affecté ou Affecté, • - Dispo Réparti ou Réparti, • - Mis en place, • - Engagé, • - Montant crédit de paiement réalisé.

34. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE et CP consommés • Etat exploitable uniquement par la DFI • Cet état permet de visualiser la situation des AE aux stades d’ouverture Réparti et Mis en place sur SE, sur RP et pour toutes origines de crédit confondues ainsi que la consommation budgétaire TVA rémanente incluse, par groupe de DR. • En exécutant l’état, deux variantes sont disponibles et accessible via le bandeau de gauche : • La variante « Disponible AE et CP » qui permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre • La variante « Total reçu AE et CP » qui permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre.

35. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation AE et CP consommés • Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NA, NB et NC) et par domaine fonctionnel. • Les colonnes disponibles sont les suivantes : • - Disponible Réparti SE ou Réparti SE, • - Disponible Réparti RP ou Réparti RP, • - Disponible Réparti Total ou Total Réparti, • - Mis en place SE, • - Mis en place RP, • - Engagé SE, • - Engagé RP, • - Total engagé, • - Montant crédit de paiement réalisé.

36. Détails des états disponibles : tableau de bordEvolution mensuelle AE et CP • Etat exploitable essentiellement par la DFI • Cet état permet de visualiser les AE aux stades d’ouverture Affecté, Réparti et Mis en place sur SE, sur RP et pour toutes origines de crédit confondues ainsi que la consommation budgétaire (avec ou sans TVA rémanente). • Cet état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NA, NB et NC).

37. Détails des états disponibles : tableau de bordEvolution mensuelle AE et CP • En exécutant l’état, quatre variantes sont disponibles et accessibles via le bandeau de gauche : • La variante « Disponible mensuel AE CP hors TRC (hors Tva Rémanente)» permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente). • La variante « Total reçu mensuel AE CP hors TRC (hors Tva Rémanente)» permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente). • La variante « Disponible mensuel AE CP TRC (Tva Rémanente Comprise)» permet d’afficher les disponibles budgétaires à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (TVA Rémanente incluse) • La variante « Total reçu mensuel AE CP (Tva Rémanente Comprise)» permet d’afficher les montants reçus à chaque stade de mise en œuvre, les AE engagées et les crédits de paiements réalisés (TVA Rémanente incluse).

38. Détails des états disponibles : tableau de bordEvolution mensuelle AE et CP • Pour les variantes de types dispo mensuel, les colonnes disponibles sont les suivantes : • - Dispo Aff SE : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade affecté en subvention d’Etat, • - Dispo Aff RP : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade affecté en ressources propres, • - Dispo Aff total : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade affecté (SE+RP), • - Dispo Rép SE : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade réparti en subvention d’Etat, • - Dispo Réparti RP : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade réparti en ressources propres, • - Dispo Réparti Total : cette colonne affiche les crédits disponibles au stade réparti (SE+RP), • - Mis en place SE : cette colonne affiche les crédits mis en place en subvention d’Etat, • - Mis en place RP : cette colonne affiche les crédits mis en place en ressources propres, • - Mis en place tot : cette colonne affiche les crédits mis en place (SE+RP), • - Engagé SE : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente) en subvention d’Etat, • - Engagé RP : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente) en ressources propres, • - Total engagé : cette colonne affiche le total des engagements (avec/hors TVA rémanente) quelque soit l’origine de financement, • - Montant crédit de paiement réalisé : cette colonne affiche le total des crédits de paiements réalisés (avec/hors TVA rémanente) quelque soit l’origine de financement.

39. Détails des états disponibles : tableau de bordEvolution mensuelle AE et CP • Pour les variantes de types Total mensuel AE/CP , les colonnes disponibles sont les suivantes : • - affecté SE : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade affecté en subvention d’Etat, • - affecté RP : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade affecté en ressources propres, • - Total affecté : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade affecté (SE+RP), • - Réparti SE : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade réparti en subvention d’Etat, • - Réparti RP : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade réparti en ressources propres, • - Total Réparti : cette colonne affiche le total des crédits reçus au stade réparti (SE+RP), • - Mis en place SE : cette colonne affiche les crédits mis en place en subvention d’Etat, • - Mis en place RP : cette colonne affiche les crédits mis en place en ressources propres, • - Mis en place tot : cette colonne affiche les crédits mis en place (SE+RP), • - Engagé SE : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente en subvention d’Etat), • - Engagé RP : cette colonne affiche les engagements (avec/hors TVA rémanente en ressources propres), • - Total engagé : cette colonne affiche le total des engagements (avec/hors TVA rémanente quelque soit l’origine de financement), • - Montant crédit de paiement réalisé : cette colonne affiche le total des crédits de paiements réalisés (avec/hors TVA rémanentequelque soit l’origine de financement).

40. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation budgétaire • Cet état permet de visualiser le budget en AE aux stades d’ouverture Réparti et Mis en place sur SE, sur RP et pour toutes origines de crédit confondues ainsi que la consommation budgétaire.

41. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation budgétaire • En exécutant l’état, quatre variantes sont disponibles et accessibles via le bandeau de gauche : • La variante « Situation 1 par agrégat hors TVAR (TVA Rémanente)» permet d’afficher l’état par destination NCBC et par centre financier. Il affiche les crédits mis en place, les AE engagées (hors TVA Rémanente), le pourcentage d’engagement, les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente) et le pourcentage de CP réalisés. • La variante « Situation 2 par agrégat avec TVAR» permet d’afficher l’état par destination NCBC et centre financier. Il affiche les crédits disponibles au stade réparti, les crédits mis en place, les AE engagées (TVA rémanente incluse) et les crédits de paiements réalisés (TVA rémanente incluse). • La variante « CDPMENS avec TVAR » permet d’afficher l’état par compte budgétaire et par destination NCBC. Il affiche les crédits mis en place, les AE engagées (TVA rémanente incluse), le pourcentage d’engagement, les crédits de paiements réalisés (TVA rémanente incluse) et le pourcentage de CP réalisés. • La variante « CDPMENS TVAR + REP » permet d’afficher l’état par compte budgétaire et par destination NCBC . Il affiche les crédits disponibles au stade réparti, les crédits mis en place, les AE engagées (hors TVA Rémanente), les crédits de paiements réalisés (hors TVA Rémanente).

42. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation budgétaire • Pour les variantes Situation 1 et Situation 2, l’état présente en ligne le cumul des dépenses par domaine fonctionnel et centre financier • Pour les variantes CDPMENS, l’état présente en ligne le cumul des dépenses par compte budgétaire (NA, NB et NC) et par domaine fonctionnel.

43. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation budgétaire • Les colonnes disponibles sont les suivantes : • Pour les variantes « Situation 1 par agrégat » et «CDPMENS » : • - AE mis en place pour toutes origines de financement, • - Montant engagements pour toutes origines de financement, • - Taux d’engagement pour toutes origines de financement, • - Montant mandatement pour toutes origines de financement, • - Taux de mandatement pour toutes origines de financement, • - AE mis en place sur SE, • - Montant engagements sur SE, • - Taux d’engagement sur SE, • - Montant mandatement sur SE, • - Taux de mandatement sur SE, • - AE mis en place sur RP, • - Montant engagements sur RP, • - Taux d’engagement sur RP, • - Montant mandatement sur RP, • - Taux de mandatement sur RP.

44. Détails des états disponibles : tableau de bordSituation budgétaire • Les colonnes disponibles sont les suivantes : • Pour les variantes « Situation 2  » et «CDPMENS TVAR» : • - Total Dispo Réparti, • - Total AE en place • - Total Engagements, • - Total Réalisé, • - Dispo Réparti (SE) • - AE en place (SE) • - Engagements (SE) • - Réalisé (SE) • - Dispo Réparti (RP) • - AE en place (RP) • - Engagements (RP) • - Réalisé (RP)

45. Détails des états disponibles : tableau de bordProgramme budget • Cet état permet d’afficher par adresse budgétaire le budget actuel, c’est-à-dire le budget disponible sur le type de budget étudié • Ainsi que les différents mouvements de transfert enregistrés sur ce type de budget : • Transferts - émetteurs pour les transferts de crédits effectués à partir du stade étudié. • Transferts - réceptions pour les transferts de crédits reçus au stade étudié

46. Détails des états disponibles : tableau de bordComparaison de versions de budget • Cet état permet de comparer deux versions de budget. Par exemple, il permet de comparer pour un même exercice le budget « gelé » BP du budget BP voté.

47. Détails des états disponibles : tableau de bordDisponible sur engagé • Cet état permet de comparer le budget, le budget consommé, le montant engagé et réalisé ainsi que le disponible budgétaire. • Remarques : pour obtenir des informations pertinentes il convient de bien choisir les critères de sélection initiaux. En délégation, il est recommandé d’utiliser les états Disponible sur AE mises en place (délégation) et Disponible sur CP délégués (délégation).

48. Détails des états disponibles : tableau de bordDisponible sur AE mises en place (délégation) • Cet état permet d’afficher sur trois colonnes : • les AE mises en place sur les comptes budgétaires NB et/ou NC : total des crédits mis en place (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget d’engagement, sur les comptes budgétaires NB et/ou NC pour le (ou les) centre financier (s), le (ou les) fond(s), le (ou les) domaine fonctionnel (s) et le (ou les) programme(s) CB étudié(s). • le montant engagé sur ces AE (avec le détail en NB1, NB2, NB3 et ou NC) : total des pièces d’exécution enregistrées sur les comptes budgétaires NB1, NB2, NB3 et/ou NC, en version d’exécution (0), sur le budget d’engagement, sur les comptes budgétaires NB et/ou NC pour le (ou les) centre financier (s), le (ou les) fond(s), le (ou les) domaine fonctionnel (s) et le (ou les) programme(s) CB étudié(s) : demandes d’achat non transformées en commandes d’achat, les commandes d’achat, les éventuels consommations d’AE supplémentaires lorsque des charges supplémentaires ont été enregistrées directement sur les factures et enfin les avoirs qui diminuent le montant engagé • le montant disponible : cette colonne est la différence entre le budget d’AE mis en place (AE mises en place) et le budget d’AE consommé par les crédits engagées (Engagé).

49. Détails des états disponibles : tableau de bordDisponible sur CP délégués (délégation) • Cet état permet d’afficher sur trois colonnes : • Les CP délégués sur les comptes budgétaires en NB et/ou NC : total des crédits de paiements délégués aux délégations (hors pièces budgétaires préenregistrées), en version d’exécution (0), sur le budget de paiement, sur les comptes budgétaires NB et/ou NC pour le (ou les) centre financier (s) étudié(s). • les CP réalisés sur ces CP délégués (uniquement en NB2, NB3 et/ou NC) : cette colonne cumule les factures (services faits et factures) et les avoirs enregistrés sur les comptes budgétaires NB2 et NB3 ou NC, quelque soit le fonds (origine de financement : subvention d’Etat ou ressources propres), sur le budget de paiement et la version d’exécution (0). • le montant disponible correspondant : cette colonne est la différence entre les CP délégués et les CP réalisées • Remarque : dans l’écran de sélection deux variantes sont disponibles pour accéder directement aux caractéristiques par défaut sur Agrégat A1 ou A2+A3 : /N/CP AGREGAT 1 et /N/CP AGR 2ET3

50. Détails des états disponibles : tableau de bordPrévision et exécution des recettes par centre financier (délégation) • Cet état permet de visualiser la prévision et l’exécution des recettes par catégorie (et lignes) de recettes en délégation. • En exécutant l’état, deux variantes sont disponibles et accessibles via le bandeau de gauche : • Suivi des recettes par centre financier • Suivi des recettes sur contrats : affichage des données propres aux recettes sur contrats de recherche avec tiers publics ou privés (compte budgétaire R2CONTRATS-RECHERCHE)