Výroční zpráva – děs a běs (knihovníků)?

1. Výroční zpráva – děs a běs (knihovníků)? Strašidelnou pohádku (snad) s dobrým koncem vypráví Marek Timko.

2. Co je to? Výroční zpráva (VZ) – je často jediným pravidelným materiálem, ve kterém knihovna poskytuje souhrnné informace o místu působnosti, vedení, organizační struktuře, poskytovaných službách, péči o své zaměstnance i uživatele, výsledcích, rozvoji a plánech do budoucna. Patří proto jednoznačně mezi nejdůležitější komunikační nástroje. Dobře zpracovaná VZ se proto také stává působivým marketingovým materiálem.

3. K čemu slouží? • informuje svého zřizovatele, své zaměstnance, jako i širší veřejnost o dosažených výsledcích a výhledu do budoucnosti, • informuje o budoucí strategii a cílech, • představuje knihovnu (a její partnery) potenciálním uživatelům,

4. K čemu slouží? • je jedním z marketingových nástrojůve vztazích se svými uživateli i širší veřejností, • je výrazným propagačním materiálem a vhodnou pomůckou při prezentacích knihovny, propagačních i edukačních akcích i seminářích, výstavách apod., • naplňuje zákonné požadavky.

5. Pro koho je určena? Cílové skupiny: • zřizovatel • potenciální sponzoři • orgány státní správy • sdělovací prostředky a média

6. Pro koho je určena? • stávající a potenciální zaměstnanci • stávající a potenciální uživatelé • potenciální partneři – v rámci spolupráce např. další knihovny • „nátlakové“ skupiny (různá hnutí, sdružení, občanské iniciativy...)

7. Příprava. Pár praktických a dobře míněných rad! • Práce začněte včas! • Rozhodněte se, zda výrobu výroční zprávy svěříte specializované agentuře, nebo ji zpracujete sami. • Jmenujte vedoucího projektu (pokud se nenominuje sám). • Sestavte realizační tým.

8. Příprava. A ještě pár praktických a dobře míněných rad! • Zpracujte reálný harmonogram a snažte se ho po celou dobu dodržovat. • Seznamte se s VZ knihoven s obdobným charakterem činnosti (inspirujte se!). • Ujasněte si hlavní témata výroční zprávy a formulujte hlavní sdělení (slogan).

9. Příprava. A ještě pár praktických a dobře míněných rad! • Rozhodněte o struktuře a rozsahu jednotlivých kapitol zprávy. • Odsouhlaste výtvarné a grafické řešení materiálu s vedením.

10. Dobrá VZ by měla: • být otevřená a pravdivá • být jasná a přehledná • mít dostatečný časový záběr • poskytnout představu o vývoji knihovny • být „o lidech a pro lidi“ • prezentovat strategii knihovny (specifické záměry a cíle) • obsahovat kapitolu o sociální odpovědnosti

11. Stručně řečeno: Jen celkově kvalitní výroční zpráva je dobrá. Tedy přehledně strukturovaná, jasně a zajímavě napsaná, originální, dobře typograficky zpracovaná, s poutavými ilustracemi – taková, která upoutá na první pohled.

12. S kým spolupracovat? Položte si pár otázek… • Kolik let v oboru tvorby VZ působí? • Kolik zpracoval VZ? • Kdo jsou jeho hlavní klienti a jak dlouho pro ně pracuje? • Poskytuje poradenství ke struktuře a obsahu VZ?

13. S kým spolupracovat? Položte si pár otázek… • Je schopen a ochoten garantovat naplnění povinných náležitostí vyplývajících z hospodářských zákonů v aktuálním znění? • Má zkušenosti s copywritingem a s překlady?

14. S kým spolupracovat? Položte si pár otázek… • Kolik je schopen nasadit na projekt do týmu lidí? • Je držitelem certifikátu ISO pro danou činnost? • Může předložit ukázky realizovaných prací?

15. Desatero tvůrce VZ 1. Nepředpokládejte, že čtenář vaši knihovnu zná. 2. Určete hlavní sdělení (téma, poslání). 3. Zařaďte obsah, poslání knihovny a přehled vývoje základních ukazatelů hned na začátek výroční zprávy. 4. Určete, které vývojové trendy budou ve zprávě doloženy tabulkami či grafy. 5. Jasně definujte své strategické cíle.

16. Desatero tvůrce VZ 6. Zvolte pro VZ takové grafické/výtvarné řešení a styl, které vystihne specifický ráz vaší knihovny. 7. Připravte čtenářsky přívětivý materiál. 8. Usilujte o jednoduchou a důstojnou VZ, která bude působit přitažlivě a zajímavě. 9. Zachovejte konzistentní přístup ke zpracování jednotlivých částí materiálu. 10. VZ nemůže být zároveň profil společnosti, náborová brožura a materiál, který přiláká sponzory i nové uživatele.

17. 10 nejčastějších chyb – 1. V úvodním slově se musíme pochválit, finanční (či jiné) výsledky to za nás neudělají.

18. 10 nejčastějších chyb – 2. Nemáme-li o sobě co říct (nebo to říct nechceme), uděláme z VZ obrázkovou knížku.

19. 10 nejčastějších chyb – 3. Určité a neurčité členy v překladu ověřeném rodilým mluvčím nám opraví naši absolventi večerních kurzů angličtiny.

20. 10 nejčastějších chyb – 4. Pořízení fotografií členů vedení svěříme vítězi celoknihovní soutěže o nejlepší fotografii z dovolené.

21. 10 nejčastějších chyb – 5. Čím více odborných a cizích slov, tím lépe (jenom ta čeština dostane poněkud na frak...).

22. 10 nejčastějších chyb – 6. Široká tabulka na dvoustranu? Vyloučeno! Obrátit o 90°!

23. 10 nejčastějších chyb – 7. VZ bude vypadat nejlépe, když sloučíme všechny krásné prvky ze všech předložených grafických/výtvarných návrhů.

24. 10 nejčastějších chyb – 8. Nejkrásnější ilustrací jsou naše certifikáty. Ideálně o velikosti dopisní známky.

25. 10 nejčastějších chyb – 9. Luxusní výroční zpráva = drahý papír a nánosy laku na všech stránkách.

26. 10 nejčastějších chyb – 10. Na internetové stránky dáváme PDF výroční zprávy v takové velikosti, aby bylo prakticky nemožné ho otevřít.

27. A strašidelné pohádky je konec. Děkuji vám za pozornost.