Arkivforum 14. juni 2012

1. Arkivforum 14. juni 2012 14. juni 2012 | Arkivforum | Gry Ystebø, HR-prosjektet Oslo kommune

2. Én kommune - ett HR-system for involvering, utvikling og oppfølging

3. Mål for HR-området Overordnet mål for Oslo kommunes personalpolitikk: Delmål for HR-området: Sikre effektive og kvalitative HR-prosesser som sikrer riktig lønn til rett tid til rett person • Utvikle og sikre • At ledere og ansatte settes i stand til å realisere kommunens mål • Brukerorientert kultur med engasjerte, kompetente og stolte medarbeidere Sikre at Oslo kommune er i stand til å tiltrekke, utvikle og beholde medarbeidere med riktig kompetanse Sikre et brukervennlig HR-system med høy opplevd nytteverdi Målrettet bruk av personalressurser for å sikre realisering av kommunens mål Fra HR-prosjektets styringsdokument

4. HR-systemets oppbygning

5. Felles anvendelse

6. Piloter og puljeinndeling for innføring

7. Arbeidsprosesser - rekruttering

8. Dokumenter som legges til ansettelsessaken • Utlysning • Søkerlister • Søknader (kopi for den som blir ansatt) • Innstilling • Brev til uttalelsesinstanser og svar fra disse • Stillingstilbud, bekreftelse eller avslag • Gjenpart av ansettelsesbrev og arbeidsavtale(søknad og ansettelsesbrev til den som blir ansatt, legges i original i vedkommendes personalmappe) • Arkiv

9. Sjekk av fortrinnsrett internt i egen virksomhet • Utarbeide annonse • Publisering av annonse- utlysning • Registrering av søknad på Web- søknad på stilling(er) • Registrering av søknad via andre kanaler • Generering av offentlig og utvidet søkerliste- offentlig søkerliste- utvidet søkerliste • Rekrutteringsprosessen – arkiv fra HR-systemet

10. Gjennomgå søknader-attester og utdanning-kompetansegivende kurs og opplæring • Behandle søknader med fortrinnsrett • Innkalling til intervju • Referanseinnhenting med tilhørende statuse • Utarbeide tilbud/arbeidskontrakt- arbeidsavtale • Utarbeidelse av avslagsbrev • Rekrutteringsprosessen – arkiv fra HR-systemet forts.

11. Aktivitetsoversikt - rekruttering

12. I løpet av 14. juni vil integrasjon skrus på slik at virksomhetene vil motta arkivverdige dokumenter fra ansettelsessaken • Dokumenter knyttet til rekruttering vil gjøres tilgjengelige via en forhåndsdefinert e-postadresse, eksempelvis virksomhetens postmottak • Hver virksomhet avgjør om de i stedet vil etablere et lokalt grensesnitt i sin egen arkivløsning for å overføre dokumentene fra HR-systemet • Følgende virksomheter har startet et prosjekt for å sette opp en integrasjon mot sitt arkivsystem P360, Utdanningsetaten, Vann- og avløpsetaten, Bymiljøetetaten og Oslo Bystyre • VAV og BYM tester for tiden integrasjonen mot P360 for å kunne driftsette den snarest mulig • Status - rekruttering

13. Oppfølgingsplan – eksempel • Oppfølgingsplan sendes til sykmelder/fastlege innen 4 uker • Oppfølgingsplanen lagres i HR-systemets NOARK kjerne som et usignert PDF-dokument • Leder skriver ut oppfølgingsplanen og signerer denne sammen med arbeidstaker • Leder skanner inn signert oppfølgingsplan og sender denne til arkiv som et signert PDF-dokument • HMS-modulen

14. NAV/OF skademeldingsskjema • Når hendelsen er så alvorlig at det er behov for å kontakte NAV, genererer leder skjemaene i HMS-modulen • ”Melding om yrkesskade NAV 13.07” • ”Melding om yrkesskade Oslo Forsikring” • Skjemaene lagres i HR-systemets NOARK kjerne som usignerte PDF-dokument • Leder skriver ut skjemaene og signerer disse og sender til NAV og til Oslo Forsikring • Leder skanner inn signerte skjema og sender disse til arkiv som signerte PDF-dokumenter • HMS-modulen

15. PUNKT 8: ”Som hovedregel har man ikke anledning til å overføre personalmapper mellom virksomheter, heller ikke mellom kommunale etater” ? • Veiledning for etablering av felles rutiner for arkivering av personalsaker i Oslo kommune

16. Spørsmål?

17. Informasjon og henvendelser • Intranett: oslo.kommune.no/hrprosjektet • e-post:hr-prosjektet@uke.oslo.kommune.no • HR-forum Oslo kommune på Yammer:www.yammer.com/hr-forumoslokommune • Elektronisk nyhetsbrev • Sendes ut cirka en gangi måneden • Abonner via intranett