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La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que deben ir documentados, a saber:Elaboraci?n de DocumentosControl de Registros Control de DocumentosAcciones Preventivas y Acciones CorrectivasProducto No conformeAuditorias Internas. PROCEDIMIENTOS DOCUMENTADOS.
E N D
1.
CONTROL DE REGISTROS
2. La norma ISO 9001:2000 establece seis (6) procedimientos que deben ir documentados, a saber:
Elaboracin de Documentos
Control de Registros
Control de Documentos
Acciones Preventivas y Acciones Correctivas
Producto No conforme
Auditorias Internas
3. Procedimiento Control de Registros
La norma ISO 9001 en el numeral 4.2.4 establece que la organizacin debe establecer un procedimiento documentado para definir los controles para la identificacin, el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.
4. Dando cumplimiento a este requisito, la Corporacin cuenta con el procedimiento para Control de registros, identificado con el cdigo SI-P-02, que pueden consultar en Corponet, en la ruta: Corponet/ ISO/certificacin misional/Mapa de procesos/Sistema de gestin Integral/SI-P-02 Procedimiento Control de Registros
5. Qu es un Registro?
Documento que presenta resultados o proporciona evidencia de actividades desempeadas. La informacin en stos consignada se debe poder demostrar con base en las actividades efectuadas o los resultados alcanzados de acuerdo a los objetivos planteados para el Sistema de Gestin de la Calidad. Un registro se puede diligenciar en medio fsico o magntico.
6. CONDICIONES GENERALES Para la inclusin de nuevos formatos en el sistema de control de registros, se debe dar cumplimiento al Procedimiento de Elaboracin de documentos SI-P-01 y al Procedimiento de Control de Documentos SI-P-03.
7. Independientemente del medio de presentacin (impreso, magntico, electromagntico, fotografa, etc.), los registros deben estar completamente diligenciados, ser legibles y coherentes con el tiempo y la actividad a que correspondan.
8. Ningn registro en medio impreso (manuscrito especficamente) se debe generar a lpiz.
9. Cuando se presenten errores en los registros, el error deber ser tachado (no se debe ni borrar, ni eliminar, ni hacerlo ilegible) y el valor correcto deber ser escrito al margen. Estas alteraciones deben ser firmadas o visadas por la persona que hace la correccin.
10. El Lder de proceso es responsable de mantener actualizado el control de registros de su rea o proceso y debe informar al Coordinador Nacional de Calidad los cambios que ocurran.
11. Los registros que se conserven en medio magntico se les debe establecer el sistema de backup y de proteccin contra virus garantizando la integridad de la informacin, durante los tiempos de retencin establecidos.
12. Para Controlar los Registros Tenga en Cuenta: Identificacin: Los registros se identifican con la informacin bsica que permite relacionarlos con el proceso o actividad de donde se originan los datos. Generalmente esta informacin se diligencia en el encabezado de los formatos, informes, tablas y otros tipos de registros.
13. Almacenamiento: En cada rea se establece el lugar de almacenamiento para el archivo de gestin que se va a utilizar para guardar el registro, bien sea fsico (en carpetas, folders, unidades de almacenamiento), o electrnico (carpetas electrnicas).
14. Recuperacin: De acuerdo a la ruta de ubicacin definida en el Listado Maestro de Registros SI-F-03. (archivos de gestin, archivo central )
15. Tiempo de Retencin: El tiempo de retencin de los registros del Sistema de Gestin de la Calidad se define en el Listado Maestro de Registros SI-F-03 y en las Tablas de Retencin Documental.
16. Proteccin: Las zonas de almacenamiento deben garantizar la proteccin contra la humedad, polvo y elevadas temperaturas (fuentes calorficas y luz solar) de los registros que evidencian la operacin del SGC
17. Disposicin: Los registros que cumplan los tiempos de conservacin se destruyen diligenciando un acta de destruccin firmada por el rea responsable de los registros y el responsable de gestin documental, siguiendo lo establecido en las Tablas de Retencin y en los procedimientos del proceso de Gestin Documental.
18.
RECUERDA QU LO QUE NO EST ESCRITO
NO EXISTE!!