Formazione e gestione delle raccolte

1. Formazione e gestione delle raccolte Rossana Morriello Venezia, 5 dicembre 2005

2. Acquisizione • Selezione • Sviluppo delle raccolte • Gestione delle raccolte

3. Gestione delle raccolte: • Gestione consapevole e pianificata del sistema (non discrezionale) • Crescita qualitativa e coerente • Passaggio a utente -analisi di comunità - monitoraggio costante dell’uso • Aggiornamento e revisione continue • Cooperazione interna ed esterna

4. Gestione delle raccolte • Definizione fisionomia documentaria • Definizione scopi ed obiettivi • Pianificazione processo • Individuazione fonti per controllo sulla produzione editoriale • Selezione ponderata documenti • Acquisizione • Trattamento e mediazione documenti • Monitoraggio costante dell’uso • Aggiornamento e revisione continue

5. Gestione delle raccolte come processo Il processo di elaborazione di una politica di gestione delle raccolte comincia con un gruppo di persone interessate al futuro della loro biblioteca che si riuniscono per discutere come sviluppare quella biblioteca al meglio; per pianificare, programmare e realizzare, in modo che possa essere fornito un servizio ottimale con un uso appropriato e giudizioso delle risorse

6. Programmazione in base a • mission biblioteca • organizzazione e contenuto raccolte • utenza reale e potenziale • spazio fisico a disposizione • contesto documentario in cui la biblioteca opera

7. Selezione • Risorse cartacee (libri, periodici) • Non-book materials (videoregistrazioni, dia) • Risorse digitali (siti web, periodici elettronici, banche dati, e-books)

8. Obiettivi - Strategia Letture preliminari Criteri Analisi (completa, abile scrematura, sguardo esperto) - Correlazioni Pubblicazioni confrontabili - Opinioni aggiuntive - Informazioni supplementari Conclusioni personali - Risultati finali - Applicare i risultati Valutazione: il metodo sistematico

9. Criteri Whittaker • Persone(autore, curatore, editore, tipografo) • Piano(argomento, origini, scopo, pubblico) • Contenuti(fiction – non fiction) • Organizzazione(disposizione grafica, indici, rinvii) • Progetto grafico(formato, leggibilità, aspetti estetici) • Produzione(metodi, “abilità artigianale”, materiali) • Posizionamento(nei confronti mercato, nei confronti raccolte)

10. Reputazione Ricerca: metodi e fonti Validità Lunghezza Ambito Dettaglio Punto di vista Pregiudizi Equilibrio Livello Stile Accuratezza Aggiornamento Revisione Durata Inform. bibliografica Inform. iconografica Caratt. particolari Materiali di supporto Effetto Contenuti – Non fiction

11. Reputazione Ricerca: metodi e fonti Osservazione Inventiva Lunghezza Intreccio Ambientazione Personaggi Livello Approccio Stile Spirito Durata Informazione iconografica Materiale di supporto Effetto Potere Contenuti - Fiction

12. non – fiction: Livello Leggibilità Stile Effetto Apparato iconografico Informazioni bibliografiche fiction: Livello Informazione iconografica Approccio Pregiudizi Effetto Libri per ragazzi

13. Modello Conspectus • Livelli di copertura disciplinare: 0 – nessuna copertura 1 – livello minimo 2 – livello di base 3 – livello di istruzione 4 – livello di ricerca 5 – livello di specializzazione • Codici lingua • Uso della CDD

15. Livello di copertura disciplinare (Conspectus)

16. I documenti multimediali(Whittaker) • Persone: nuove figure tecniche (webmaster, computer grafico, ecc.) • identificazione chiara dei ruoli • informazioni bibliografiche e biografiche • contatti • responsabilità editoriale esplicita

17. I documenti multimediali • Contenuti: aggiornamento e revisione, informazione iconografica - autorevolezza responsabili e contenuto - buona gestione dei link interni ed esterni • validità e controllo dei link • informazioni bibliografiche • informazione iconografica

18. I documenti multimediali • Progetto grafico:grafica dei contenuti e della confezione, leggibilità e accessibilità • design del contenuto multimediale • leggibilità/accessibilità • utilità e coerenza immagini

19. I documenti multimediali • Organizzazione: ipermedialità, navigabilità • link di ritorno - chiarezza icone, bottoni • presenza indici, help in linea, motore di ricerca interno

20. I documenti multimediali • Produzione:abilità tecniche (HTML, software utilizzato) • Posizionamento (costi, confronti) • Attrezzature:compatibilità

21. Linee guida MINERVA "adottare un uso intelligente del Web”

22. Linee guida MINERVA • enfasi sull’utente i criteri per la valutazione della qualità di un sito web sono essenziali per misurarne l’efficacia. Alcuni di essi sono generali per il Web, altri sono specifici per i siti Web culturali. Questi ultimi vanno misurati sull’efficacia dell’interazione tra gli obiettivi dell’istituzione culturale, le esigenze dell’utente, e le caratteristiche dell’applicazione Web

23. Linee guida MINERVA criteri per l’accessibilità criteri per l’usabilità - Contenuti • Navigabilità • Design

24. Linee guida MINERVA criteri per l’accessibilità linee guida consorzio W3C

25. Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (I) • aggiornamento • copertura disciplinare (in relazione all’utenza) • completezza • concisione • ricchezza • multilinguismo • accuratezza

26. Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: contenuti (II) • chiara indicazione di responsabilità (del sito e dei contenuti) • politica relativa alla pubblicità • autorevolezza (bibliografia, informazioni) • oggettività • unicità • appropriatezza e facilità di comprensione dell’organizzazione, raggruppamenti, suddivisione dell’informazione

27. Linee guida MINERVA Criteri per l’usabilità: design • leggibilità (font 10 pt – almeno 12-14 per più di 65 anni) • carattere standard (TNR e Arial/Helvetica) • organizzazione dello spazio (es. informazioni essenziali in alto) • uso adeguato delle immagini • uso dei colori (es. sfondi, utenti svantaggiati)

28. Usabilità Contenuti:le pagine web dovrebbero avere come primo obiettivo quello di fornire contenuti di qualità che interessano l’utente Facilità d’uso:la maggiore o minore facilità con cui gli utenti riescono a trovare i contenuti che vogliono

29. Acquisizione • Monografie: editore, commissionaria, libreria • Periodici: editore, commissionaria, con gara • Risorse elettroniche: editori, aggregatori, tramite consorzi

30. La revisione (Whittaker) • Criteri originari (reputazione, aggiornamento dei contenuti, pubblicazione di edizioni successive) • Criteri aggiuntivi (uso del documento, condizioni fisiche, disponibilità di altre copie, linee guida pubblicate)

31. MUSTIE (SMUSI o IOUPI) M = fuorviante o inaccurato U = usurato, logoro, non più riparabile S = superato (da nuova edizione o altro libro simile) T = nessun valore letterario o scientifico I = irrilevante per interessei comunità E = ottenibile altrove in ILL

32. MUSTIE (SMUSI o IOUPI) • Criteri MUSTIE • Uso del documento • “Anzianità” del documento es. 8/3/MUSTIE

33. Politiche di revisione e valutazione • Scarto (macero, donazione, vendita) • Spostamento a magazzino • Sostituzioni • Duplicati • Rilegatura • Programmi per conservazione • Modalità valutazione uso raccolte

34. Formalizzazione processo • carta delle collezioni • piano di sviluppo delle collezioni • protocolli di selezione

35. Carta delle collezioni • Definizione finalità (mission) della biblioteca e delle raccolte • Profilo della comunità e dell’utenza • Finalità del documento (obiettivi in PSC) • Selezione • Connotati delle collezioni (collezioni speciali, aree particolari) • Politiche di revisione continua e valutazione • Aree tematiche • Consorzi e accordi di cooperazione

36. Raccogliere informazioni sull’utenza reale e potenziale Quali fonti? • la comunità • la biblioteca

37. La comunità Quali dati? • Profilo geografico-ambientale-urbanistico • Profilo economico-produttivo • Servizi culturali per il tempo libero • Mobilità • Profilo demografico

38. La biblioteca • Informazioni dirette o primarie: Indagini, interviste, gruppi campione (es.gruppi di lettura, amici della biblioteca, …) • Informazioni indirette o secondarie: Statistiche interne: prestiti, ILL, DD, catalogazione, reference, …

39. Collezioni speciali • Ragazzi • Multiculturali • Disabili • Terza età • Storia e cultura locale • Reference • Documentazione di fonte pubblica • ….

40. Collezione speciale “una collezione di libri collegati alla storia locale, a celebrità, industrie, ecc. oppure su un certo soggetto o periodo, o raccolti per qualche ragione particolare, in una biblioteca a carattere generale” e che di conseguenza, per le specifiche caratteristiche possedute, di solito viene trattata separatamente Ray Prytherch, Harrods Librarians’ Glossary and Reference Book, Brookfield : Ashgate, 2000

41. Aree particolari • Doni • Scambi • Doppie copie • Desiderata

42. Consorzi e accordi cooperazione • Collezione di un sistema non è solo quella della singola biblioteca, ma la sommatoria di delle raccolte di tutte le biblioteche • Anche il materiale che si può dare o ricevere da un’altra biblioteca con ILL o DD fa parte della collezione del sistema • Visione utente della biblioteca moderna deve essere questa • Utente deve sapere cosa biblioteca ha e cosa condivide

43. Piano di sviluppo delle collezioni • Programmazione annua obiettivi • Traduzione obiettivi in quantità di documenti • Ripartizione del budget nei vari settori • Desiderata • Quantità di copie da acquisire • Criteri svecchiamento e scarto

44. Risorse elettroniche • Includere le risorse elettroniche nel PSC generale oppure • Creare PSC specifico per ER

45. PSC per risorse elettroniche • Scopo e audience • Utenti (es. utenti remoti, e-learning) • Obiettivi (es. alfabetizzazione informatica) • Accesso (es. filtri Internet, gratuità) • Integrazione nella collezione (anche fisica) • Organizzazione e indicazione delle responsabilità (es. inclusione informatici) • Accordi di cooperazione • Relazione con altri documenti (nel caso sia specifica per ER)

46. Protocollo di selezione • Settore disciplinare specifico o classe • Budget messo a disposizione dal PSC • Ripartizione budget per tipologia materiale (es. reference, monografie) • Fonti per la selezione del materiale • Modalità di verifica dei criteri utilizzati

47. Strumenti di comunicazione • Utenti, amministratori, finanziatori anche esterni di obiettivi e scelte • Personale interno • Personale neo-assunto (training) • Altre biblioteche • Partner in progetti di cooperazione • Fornitori

48. Strumenti di programmazione • Programmare obiettivi • Definire standard nella scelta e scarto • Definire le priorità • Giustificare utilizzo e richieste fondi • Rivalutare le collezioni • Limitare discrezionalità • Garantire continuità

49. Valutazione Valutare le raccolte significa rilevare la loro capacità di soddisfare le esigenze dell’utenza

50. Valutazione • Misurazione uso effettivo raccolte -indice di prestito -Indice di prestito materiale recente acquisito -indice di circolazione -indice di scarto -indice di inutilizzo -indice di ILL • Statistiche sull’uso delle ER • Indagini sull’uso delle raccolte cartacee e digitali