Förskole avgifter Procapita JA justering avgift 2014-05-15

1. Förskole avgifterProcapitaJA justering avgift2014-05-15

2. Avgiftshantering inom Procapita • Tidigare FARKjusterade avgift en månad bakåt • JA (justering avgift)justerar automatiskt avgifter 12 månader bakåt • Inkomstjämförelse med SkatteverketSker varje år jan-maj (2014 är det år 2012)

3. Grundregeln för JA (justering avgift) är att göra så lite som möjligt eftersom systemet Procapita utgår ifrån underlaget (familj, inkomst, placering, schema) och skapar automatiskt fakturarader på nästa fakturaperiod.

4. Grundregeln för JA (justering avgift) • rätta underlaget (familj, inkomst, placering, schema) • Köra avgiftsberäkning på nästa debiteringsmånad, för att se vad det blev för justeringar • ta ställning till om justeringarna verkligen ska ut (det kan ju ha gjorts saker i ekonomisystemet), ska fakturaraderna inte ut, ’JB:a’ (status) raden genom att markera den och tryck på ta bort.

5. Justeringar Om det gjorts saker i ekonomisystemetska fakturaraderna inte ut, ”JB:a” (status) raden genom att markera den och tryck på ta bort. Inkomstjämförelsen kollar alla rader och där ingår även status JB (justering makulering)

6. Avgifter justeringar • Automatisk justering sker 12 månader bakåt i tiden resterande kommer på inkomstjämförelsen med Skatteverket. • Manuella fakturarader går inte vidare i ”justering avgift” och inkomstjämförelse.

7. Preliminär förskottsbetalning 1:a körningen 2:a körningen Avser period 140502 140512 juni 140602 140612 juli 140701 140711 augusti 140801 140818 september 140901 140912 oktober 141001 141013 november 141103 141112 december 141201 141212 januari

8. Mellanperiod fakturakörning 1:a körningen 2:a körningen Avser period 140602 140612 juli Kontroll av fakturor sökverktyg bou faktura fakturabilden Metodboken

9. Fakturabildenår månad - period • Skriv in aktuell period • Vid specifikation står aktuell verksamhet. • Kan även vara en automatisk justering och raden börjar alltid med aktuell justeringsmånad

10. Skatteverket år + månad 13 ex 1213 Faktura • Tänk på vid kontroll av faktura att aktuell period kan finnas på mer än en faktura • Sökverktyg faktura Sök fram personen

11. Ekonomisystem • Titta inte bara på förfallodatum och betald eller inte • Gå in på fakturan för att se vad den avser • Kan vara justeringar eller kravavgifter

12. Avgiftsberäkning Om fakturan är integrerad till ekonomisystemet, alltså körning 2 är gjord. Kör aldrig om fakturan!!! Kommer upp en varningssignal ”fakturan är integrerad vill du köra ändå?”

13. makulerat fakturan i ekonomisystemet Det bästa handhavandet är att göra så lite som möjligt: • Rätta underlaget i Procapita • kör aktuell månad (avgiftsberäkning) • blir det då justeringar som inte stämmer med verkligheten, ta bort dom

14. Makulerat i ekonomisystem • Period 1404 • Period 1405 Delmakulering Period 1405 ta bort Jba 1404 Makulering Period 1404 ta bort Period 1405 justering blir 560kr

15. Grundregeln för JA (justering avgift) är att göra så lite som möjligt eftersom systemet Procapita utgår ifrån underlaget (familj, inkomst, placering, schema) och skapar automatiskt fakturarader på nästa fakturaperiod. Vid fundering återkom med aktuellt exempel så tittar vi vidare på vad som ska göras

16. Status på fakturaraden

17. Tillgodo – minus faktura • justeringar gör att fakturan totalt blir minus • skapas automatiskt en fakturarad där tillgodo går vidare till nästa månad

18. Tillgodo raden vid integrationen Efter 2:a fakturakörningen och vid integrationen till ekonomisystemet, då skapas tillgodo raden Inkomstjämförelsen kommer tillgodo raden med på ordinarie faktura

19. Tillgodo – minus faktura Tillgodo raden går automatiskt vidare till nästa månad, tills den blir 0 kr

20. Tillgodo • Ska inte betalas tillbakaKan vara att familjen har skuld och inte ska ha tillgodo. Markera tillgodo raden och tryck på ta bort samt spara. Status ändras till TB. • Ska betalas tillbaka via ekonomisystemIstället för att ha tillgodo i flertalet månader kan manuell utbetalning. Markera tillgodo raden och tryck på ta bort samt spara. Status ändras till TB.

21. Tillgodo - sökverktyg

22. Tillgodo – ingen månads avgift Har barnen ingen förskola/fritidshem snurrar tillgodo ”runt” i Procapita månad för månad. Ta bort och gör en utbetalning via ekonomi

23. Loggbokenvarningar

24. Varning parallell placering • Avgift tom inom samma period som ny placering • Lägg upp placeringsorsak parallell placering under aktuell period, enligt exemplet 140505-140510

25. Schema • Kontroller i sökverktyget BoU Placering att alla barn har schema kopplat till sig • Finns inget schema går ingen avgift eller barnpeng ut. Gå in i sökverktyget BoU Placering och välj aktuellt område samt vid schemasnitt from 0,00 tom 0,10. Se till att alla har ett schema kopplat till sin placering.

26. Schema ny placering På alla nyplaceringar (ej omplaceringar) måste from datum vara samma på schema och Placering annars blir avgiften och barnpengen fel. I sökverktyget kan Ni söka påbörjade placeringar under aktuell period. Plocka in termerna placering from och schema gäller from för jämförelse.

27. Schema 15 timmar • 3-5 åringar med schemasnitt 15 timmar per vecka blir i Procapita automatiskt 0 kr i avgift. • Gå igenom 15 timmars barn att de som ska betala taxa har koden ”16 timmar” i placeringens flik ändra avgift.

28. Ej svar inkomstförfrågan Familjer som ej svarar på inkomstförfrågan registreras som ”saknas” och därmed sker debitering utifrån högsta inkomsten 42000 kr enligt BUNs beslut 041102 Registrera beslutad avgift i placeringsbilden för att det ska bli rätt vid inkomstjämförelse med Skatteverket. Görs ingen registrering kommer familjen att få tillbaka pengar under den period som de inte har lämnat aktuell inkomst utifrån inkomstförfrågan.

29. Delad fakturagemensam vårdnad • Registrera på barnet annan vårdnadshavares familj

30. Delad fakturaschema • From datum och ange tider

31. Delad faktura olika avgifterplacering • Fliken ändra avgift • Ange aktuell vårdnadshavare

32. Delad fakturaplacering Har inget behov av förskola/fritidshem lägg in serviceform ”ingen omsorg” på aktuell vårdnadshavare. Rätt med syskonrabatten

33. Sökverktyg BoU placering Ändringstyp avgift m.m.

34. Parallell placering • Endast ordinarie utgår avgift • Placeringsorsak parallell ingen avgift • LekholmenMeddela Anne Lindkvist vid uppsägningar

35. Registerledare • 1 vuxen person är registerledare • Fakturamottagare(e-faktura måste vara registerledare) Vid skifte • Fakturabilden skriv i period och personnummer för att få fram 2 fakturor • Manuell hanteringRegisterledare får automatisk rättelseEj registerledare kommer ej med det som varit

36. Lifecare Avgiftshantering • Körs från Navigatorn och fungerar fullt ut mot befintliga Procapita • Omfattande tester hos flera olika kunder har gjorts under ca 1 års tid. Körts i bakgrunden hos oss. • Successiv avlösning av den befintliga avgiftsberäkningen hos alla kunder med start 2014.

37. Beräkna avgift • Via webb - LifeCare

38. Beräkna avgift