Cas clients et retours d’expériences

1. Templates in the dematerialized world : a major value added to our business process or yet another burden for authors ? Cas clients et retours d’expériences Scripto 24 rue des Moulineaux 92150 Suresnes Tel : 0141442211

2. Plan de présentation • Contexte opérationnel • De la bonne pratique de la bureautique • Bénéfices attendus • De l’usage des templates • Des cas concrets : • Template EMEA : analyse et critique • Template Scripto/ organisme de gestion : Démonstration & analyse • Template Scripto/ organisme de contrôle : Démonstration & analyse • Retours d’expérience • Des exemples de ROI

3. Votre contexte opérationnel Nécessité de s’adapter à un environnement évolutif toujours plus complexe, sous contrainte budgétaire (à faire avec les mêmes ressources) Obligation de trouver des gains de productivité opérationnelle dans les équipes en charge des projets Ces gains peuvent venir : • D’une refonte de vos processus • De la mise en place d’outils nouveaux d’automatisation des tâches • D’un mixte des deux

4. Positionnement et pratique de la bureautique Afin de produire, modifier, mettre à jour des documents, les outils bureautiques de Microsoft et Adobe sont les plus largement utilisés Rappel : MS Office est présent sur 95% des postes informatiques dans le monde. Ils sont interfacés et/ou utilisés en complément de progiciels de type GED, PLM, CMS, qui vont permettre d’indexer, classer archiver, et retrouver des documents stockés.

5. Positionnement et pratique de la bureautique L’expérience montre que ces outils bureautiques sont très sous-estimés et sous-exploités. Par exemple des templates graphiques ont été préparés et mis à disposition des concepteurs/rédacteurs. Mais ils se révèlent le plus souvent plus une « source d’inspiration » qu’un réel outil de productivité, et sont très souvent manipulés et modifiés par leurs utilisateurs les plus « avancés ». • - Word reste souvent et pour beaucoup, plus une machine à écrire graphique, qu’un traitement de texte très puissant, ouvert, et multistandards • - Excel est une calculatrice puissante plutôt qu’une feuille de calculs, dont les multiples capacités permettent de pousser des résultats vers d’autres applications.

6. Les bénéfices attendus • Une productivité accrue et une qualité formelle améliorée : • Le concepteur/réacteur se concentre sur sa vraie valeur ajoutée : la création du contenu. • Le rôle de révision est réduit • Une gestion documentaire optimisée : • Un format standardisé des contenus des documents • Une indexation facilitée • Une meilleure capacité de recherche et de partage • Un archivage simplifié • Une évolutivité plus aisée des documents • Un travail collaboratif simplifié : • Le document reste intègre chez tous les utilisateurs • L’intégration de documents issus de rédacteurs différents est « nativement » maitrisée pour garantir une sortie respectueuse du format souhaité • La récupération de données techniques issues de logiciels tiers (base de données, feuilles Excel… ) est simplifiée voire automatisée

7. Les templates : une réponse efficace Scripto a développé une expertise de près de 20 années pour créer, optimiser et enrichir des modèles de documents afin de les rendre dynamiques, exploitables et surtout très performants : • Respect de chartes graphiques • Respect de chartes techniques • Simplification du travail collaboratif • Accélération significative de la rédaction des dossiers par la réutilisation de contenus existants • Simplification de l’archivage • Maîtrise de la chaine de production et d’impression avec une mise en œuvre souvent très rapide et donc peu onéreuse et une préhension rapide des collaborateurs car se sont des outils standards et contrôlés.

8. Analyse de template existant Des cas concrets L’usage de template dans la profession est très large et concerne principalement 2 choses : • les usages administratifs habituels : compte rendu , lettres, fax , documents complexes et techniques etc.. • Les échanges avec les autorités par exemple : CTD, … A chacun ses contraintes techniques, graphiques, et de gestion des contenus. Nous avons par exemple identifié sur Internet des templates mis à disposition de la profession pour tenter de cadrer les échanges par exemple. Voici l’analyse succincte d’un template récent : Template EMEA

9. Organisme de gestion Des cas concrets Un bureau virtuel simplifié d’assistance à la création de documents Pilotage total de l’ensemble des outils de production de contenus pour tous les collaborateurs de la société en France : • Identification par profil des templates disponibles (reprise du SSO) • Gestion complète de l’environnement de travail par boites de dialogue • Maîtrise de la chaine d’impression avec des changements de template à la volée selon l’imprimante utilisable ou le document attendu Bénéfice client : • L’utilisateur est assisté tout au long de la création / reprise d’un document, et n’a pas besoin de formation particulière • La société est garantie d’une production de documents 100% homogènes.

10. Organisme de contrôle Des cas concrets Un environnement métier totalement optimisé pour permettre une utilisation nationale • 3 niveaux de personnalisation : Groupe/Agence/User • Récupération d’information d’une base de données • Extraction d’information et partage dans une application tiers • Identification par profil des templates disponibles (SSO) • Gestion complète de l’environnement de travail par boite de dialogue • Maitrise de la chaine d’impression avec des changement de template à la volée selon l’imprimante utilisable • Bénéfices client : • Homogénéisation des documents • augmentation de la productivité de X% • Facilité de maintenance et d’évolution des modèles permettant un gain de temps significatif au déploiement

11. Retours d’expérience • La définition d’un bon cahier des charges pour concevoir des templates réellement performants et exploités : • Des templates réellement personnalisés • Des automatismes poussés • Une ergonomie adaptée à la population visée et au travail attendu • La mise en place s’accompagne d’une Formation initiale pour valider l’intérêt des templates au quotidien et faire oublier les mauvais usages en place • Copier/Coller hasardeux • Reprise de documents passé splutôt qu’utilisation du template • …

12. Des résultats concrets et ROI • Société industrielle : augmentation du chiffre d’affaires • Multiplication par 3 de la capacité de réponse à demande de chiffrages • Freins : la définition du cahier des charges a été compliquée pour analyser les différentes étapes de réalisation d’un devis. • Collectivité publique : économies sur le poste d’impression • Diminution significative des coûts d’impression, par une bonne gestion des imprimantes en réseau • Freins : faire respecter la nouvelle règle de gestion des bacs à papier • Grand groupe de services : traçabilité parfaite des documents • meilleure traçabilité des documents avec la gestion automatique d’un numéro d’incrémentation à chaque révision. • Freins : la mise en place d’un serveur partagé pour stocker les données.

13. Vos contacts Scripto Isabelle BISCARATIbiscarat@scripto.com Pierre Cuny pcuny@scripto.com Dan Arbogast darbogast@scripto.com Ile de France 24 rue des Moulineaux 92150 Suresnes Tél : +33 1.41.44.71.87 Fax : +33 1.41.44.71.88 Rhône Alpes 2 rue Stalingrad69120 Vaulx en Velin Tél : +33 4.72.91.27.50 Fax : +33 4.72.91.27.51 Nos sites internet : www.scripto-pharma-services.com www.scripto.com

14. Merci de votre attention