550 likes | 771 Vues
Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Projektledare Agneta.Sjofors@eken.lu.se. Innehåll. Bakgrund Behov till betalning Processen i Lupin
E N D
Stormöte sept 2006 Elektronisk inköps- och fakturahantering LUPIN Lund University Purchase and INvoice management system www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Projektledare Agneta.Sjofors@eken.lu.se
Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…
Bakgrund Bakgrund • Bättre affärer (mer värde för pengarna!) • Mer tid åt kärnverksamheten • Ökad kvalitet • Miljövinster • Omvärldstryck
Bakgrund Vi köper tjänsten av: som ägs av Proceedo är en s k ASP: Application Service Provider De sköter hårdvara, mjukvara, teknisk drift o underhåll, vidareutveckling/uppgraderingar (2 ggr per år) Skanning av pappersfakturor sköts av: Pappersfakturorna långtidsarkiveras på:
Mölndals Stad Norska Forsvaret Bakgrund Andra Proceedokunder:
Bakgrund Lunds universitets inköp 2005 • 8 400 leverantörer • 1,5 miljarder kronor • Låg avtalstrohet • 400 ramavtal • 130 000 fakturor (exklusive privatpersoner)
1000-6100 100-999 10-99 5-9 Andel leverantörer som skickade EN faktura år 2005 4 3 2 Bakgrund Antal fakturor per leverantör 2005
Bakgrund Antal fakturor per leverantör 2005 - endast de som skickade fler än 4 fakturor • 2 000 leverantörer (tot 8 400) • 120 000 fakturor (tot 131 000) • (exklusive privatpersoner)
Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…
Från behov till betalning! Behov t betalning Elektronisk fakturahantering Elektroniskt inköp Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Betalning Leveranskvittens Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura
Behov t betalning Gamla flödet - manuell hantering Godkännande Order till leverantör Ankomst- registrering Sakattest Definitiv- registrering Utbetalnings- order Betalnings- godkännande Till betalning Beställning Nya flödet -manuellt inköp, elektronisk fakturahantering -elektronisk inköps- och fakturahantering Godkännande Order till leverantör Granskning o kontering Attest Till betalning Beställning Beställning o kontering Godkännande Order till leverantör Leverans- kvittens Faktura- matchning Till betalning Beställare/granskare Ekonomiadm på inst. Automatiskt steg Godkännare/attestant
Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…
Processen i Lupin Hur fungerar Lupin?
Från behov till betalning! Processen i Lupin Elektroniskt inköp Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Betalning Leveranskvittens Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura
Processen i Lupin Beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala
Processen i Lupin Produktsökning - katalog 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala
Processen i Lupin Underlag för beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Fördefinierade leveransadresser
Processen i Lupin Underlag för beställning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala Lupin föreslår konto
Processen i Lupin Godkänna beställning – i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala
Processen i Lupin ….eller direkt via e-post! 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala
Processen i Lupin Order till leverantör/-er 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala • Godkänd beställning går automatiskt vidare i Lupin • Varje beställning genererar automatiskt en eller flera order till en eller flera leverantörer
Processen i Lupin Leveranskvittens 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala
Från behov till betalning! Processen i Lupin Elektronisk fakturahantering Behov Ej matchning/ ej order Granskning Attest Matchning mot order/ leveranskvittens Beställning: Katalog Extern webbutik Inköpsformulär Rekvisition Order Betalning Leveranskvittens Leverans Godkännande Matchning mot abonnemangs- avtal Abonnemangs- avtal digital faktura elektronisk faktura Skanning pappers- faktura
Processen i Lupin Pappersfakturornas väg innan du ser dem i Lupin 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala • Överföring • till Lupin (digitala fakturan) • till Svenskt Arkiv för arkivering (pappersfakturan) • Postöppning • Sortering • Skanning • Tolkning • Validering
Processen i Lupin Fakturahantering och betalning 1. Beställning 2. God- kännande 3. Order till leverantör 4. Leverans- kvittens 5. Faktura- hantering 6. Betala • Faktura matchas automatiskt mot godkänd beställning och utförd leveranskvittens • Färdig faktura går till betalning i redovisningssystemet • Order saknas = krävs efterattest
Efterattestflöde: Granska faktura Processen i Lupin
Efterattestflöde: i Lupin Attestera faktura Processen i Lupin
…eller direkt via e-post Processen i Lupin
Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…
Regelverk Inköp – regler • Inköp ska ske via ramavtal när sådant finns för önskad vara eller tjänst • Om ramavtal ej finns = upphandling <300 tkr Direktupphandling >300 tkr Upphandling => kontakta institutionens inköpssamordnare
Regelverk Inköp – vägledning/information • Ny hemsida är under utveckling • Info kommer på Lupins välkomstsida! • Under tiden: • www.upphandling.lu.se • portal.adm.lu.se • Nyhetsbrev – anmäl dig under Inställningar • Kort info om inköp/upphandling under Inköp
Regelverk Ny delegationsordning för attesträttigheter • Prefekten delegerar - får inte delegeras vidare • Stående delegation till stf prefekt när prefekten inte är tillgänglig • Rätt delegera till biträdande prefekt • Delegation till annan kräver godkännande av kanslichef för berört område • Annan: • Verksamhetsledare med budgetansvar (kst eller aktivitet/-er) • Annan med lämplig kompetens och ansvarsställning (t ex administrativt ansvarig) • Ingen anställd får attestera för utgifter som berör personen själv • (prefekts egna utlägg ska t ex attesteras på områdesnivån) • Beslut om delegation ska revideras och uppdateras årligen • Kopia på beslut ska skickas till Ekonomienheten
Regelverk Ny attesthierarki • Beloppsgränser i kombination med • kostnadsställe / aktivitet • Möjligheter, exempel: • Prefekten attesterar allt • Biträdande prefekt/-er attesterar allt, prefekten attesterar biträdande prefekts inköp • Avdelningsföreståndare attesterar på sina kostnadsställen – ev i kombination med att även prefekten attesterar allt över ett visst belopp • Personer med verksamhetsansvar attesterar sina delar (aktivitet = även kostnadsställeansvarig måste attestera) • Man kan inte attestera egna beställningar.
Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…
Tidplan Tidplan för införande av Lupin FAS 1 Områdesvisa stormöten Vad: Allmän info, starta tankearbetet… Vem: alla berörda FAS 2 Institutionsbesök/uppsättning Vad: Inköp, attesthierarki,gruppstruktur… Vem: institutionsledningen FAS 3 Institutionsbesök/utbildning Vad: Utbildning Vem: alla som behöver utbildning, bestäms av institutionsledningen • FAS 4 Utrullning efter hand under hösten 2006, • ev även första kvartalet 2007
Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) Institutionsledningen behöver vara förberedd på att prata om institutionens: • Inköp • Attesthierarki • Gruppstruktur
Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) • Inköp • Samordna inköp eller ej? • Olika för olika typer av inköp: • kontorsmaterial? • kemikalier? • datorer och kringutrustning? • resor? • fika/dyl till möten? • böcker? • …? • Attesterare bör inte vara inköpare
Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) • Attesthierarki • Olika aspekter att fundera på: • ansvar • närvaro • antal personer per beställning/faktura • semestervikarier • man får ej godkänna egna inköp
Tidplan Institutionsbesök/uppsättning (fas 2) • Gruppstruktur Lunds universitet Värden (aktiviteter, v-grenar….) kan tilldelas till grupper och individer mer eller mindre finfördelat. Uppsättning av grupper och vilka värden de ska tilldelas görs i samband med institutionsbesök 1. Område A Institution X Institution Y Avd 1 Avd 2 Grupp z Duktig, Bror Färdig, Klara Kula, Kalle Område B
Innehåll • Bakgrund • Behov till betalning • Processen i Lupin • Regler: inköp, delegation • Tidplan • Lär dig mer…
Lär dig mer… E-learning för anställda:Proceedo Academy www.proceedo.net/academy 1. Vid login första gången: klicka här. Då får du upp en ruta: 2. Ange Företag: Lunds universitet, Kod: 5000 Fyll i användarinformation (t o m uppgift om e-post), bestäm användarnamn samt lösenord 3. Efter att du genomfört registreringen kan du använda ditt användarnamn och lösenord för att träna i Proceedo Academy Alternativ för Mac-användare: info kommer på http://www.eken.lu.se/org/efh/ 3 1 2
Bilderna finns på Ekonomienhetens hemsida: www.eken.lu.se • Längst ner på sidan: ”Elektronisk inköps- och fakturahantering (LUPIN)” www.eken.lu.se/org/efh/stormote0609.pdf Där finns även fler exempel på attesthierarkier samt på gruppstruktur m m.
Attesthierarkier Attesthierarki, exempel A Kostnadsställehierarki Prefekt Åberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 Prefekten attesterar allt på institutionen.
Attesthierarkier Attesthierarki, exempel B Kostnadsställehierarki PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 Avd f Widén 0-999 Avd fWidén0-999 Avd fSjösten 0-999 Avd fSjösten0-999 Avd fHansson 0-999 Avd fHansson0-999 Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterarallt på sina respektive avdelningar.
Attesthierarkier Attesthierarki, exempel C Kostnadsställehierarki PrefektÅberg25-999 PrefektÅberg 25-999 Avd fWidén 0-999 Avd fWidén 0-999 Avd fSjösten 0-999 Avd fSjösten 0-999 Avd fHansson 0-999 Avd fHansson 0-999 Avdelningsföreståndarna/motsv attesterarallt på sina respektive avdelningar och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.
Attesthierarkier Attesthierarki, exempel D Kostnadsställehierarki PrefektÅberg25-999 Adm chef Janson 0-999 PrefektÅberg25-999 Adm chefJanson 0-999 PrefektÅberg25-999 Adm chefJanson 0-999 PrefektÅberg25-999 Adm chefJanson 0-999 Administrativa chefen attesterar allt och om beloppet överstiger 25 tkr attesterar även prefekten.
Attesthierarkier Attesthierarki, exempel E Kostnadsställehierarki PrefektÅberg0-999 PrefektÅberg0-999 Avd fWidén0-999 Avd fWidén0-999 Avd fSjösten0-999 Avd fSjösten0-999 Avd fHansson0-999 Avd fHansson0-999 Aktivitet 50002134001 Våld och genus del A Gr chef Lövborg 0-999 50002134002 Våld och genus del B Gr chef Lövborg 0-999 Prefekten attesterar för huvudkostnadsstället och avdelningsföreståndarna/motsv attesterarallt på sina respektive avdelningar (jfr B). Inköp i forskargruppen ”Våld och genus” ska dock först attesteras av forskargruppschefen innan det går för attest av avdelningsföreståndaren.
Gruppstruktur Gruppstruktur, exempel A Personer som beställer/godkänner för hela institutionen läggs under grupp 50002000(Etnologiska inst). Personer som beställer/godkänner för en avdelning läggs under den avdelningen, t ex 50002100(Etnologi). Varje avdelning tilldelas sitt kostnadsställe, alla verksamhetsgrenar och alla sina aktiviteter.
Gruppstruktur Gruppstruktur, exempel B Här har man på den ena avdelningen även lagt undergrupper för några forskningsgrupper. Personer som beställer/godkänner för endast en forskningsgrupp läggs under den gruppen, t ex 5000210002(Våld och genus). Forskningsgrupperna är helt och hållet bidragsfinansierade så de tilldelas inte alla verksamhetsgrenar utan endast 35 Forskning bidrag, och endast sina aktiviteter.