Apakšprojektu attiecināmās izmaksas un izmaksu dokumentēšana

1. Apakšprojektu attiecināmās izmaksas un izmaksu dokumentēšana

2. Apakšprojekta īstenošanā iesaistīto darbinieku atalgojums, tai skaitā valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas (laika alga un akorda alga). Darbiniekiem, kuru atalgojums tiek finansēts no apakšprojekta līdzekļiem ir jāveic darba laika uzskaite ievērojot Aģentūras izstrādāto darba laika uzskaites lapu. Darba laika uzskaites lapas apstiprina struktūrvienības, iestādes vai organizācijas vadītājs. Pamatojošie dokumenti – darba līgums vai rīkojums par darbu apakšprojektā, darba laika uzskaites lapas, maksājumu uzdevumi vai konta izraksts. Ja attiecināmajās izmaksās tiek iekļautas valsts sociālās apdrošināšanas iemaksas, līdzfinansējuma saņēmējam šīs iemaksas ir jāveic no apakšprojekta konta. Attiecināmās izmaksas - Atalgojums

3. Ceļa un uzturēšanās izdevumi tiks segti komandējumiem līdzfinansējuma saņēmēja un sadarbības partneru darbiniekiem, kuri piedalās apakšprojekta īstenošanā, saskaņā ar 28.05.2002 MK noteikumiem Nr. 219 „Kārtība, kādā atlīdzināmi ar komandējumiem un ar darbinieku darba braucieniem saistītie izdevumi”. Par komandējumu uzskatāms ar institūcijas vadītāja rakstisku rīkojumu apstiprināts darbinieka brauciens uz noteiktu laiku uz citu apdzīvotu vietu Latvijas Republikā vai uz ārvalstīm, lai pildītu darba (dienesta) uzdevumus vai papildinātu zināšanas un paaugstinātu kvalifikāciju. Komandējumu ar rīkojumu nosaka institūcijas vadītājs. Darbiniekam par komandējuma laiku atlīdzina - dienas naudu, ceļa (transporta) izdevumus (noteikumu 7.2. punkts), izdevumus par viesnīcu (naktsmītni). Par komandējumu darbinieks sagatavo komandējuma atskaiti, tajā norādot komandējuma mērķi, ziņojumus par komandējuma uzdevuma izpildi, aprēķinu par komandējuma izdevumiem. Pamatojošie dokumenti - komandējuma rīkojums, komandējuma atskaite, aprēķins par komandējuma izdevumiem, ceļojuma dokumentu kopijas. Attiecināmās izmaksas – Ceļa un uzturēšanās izmaksas

4. Šajā izdevumu kategorijā ietilpst: Telpu noma un īre semināram un konferencei; Ēdināšanas pakalpojumi; Izdales un publicitātes materiāli semināra/konferences dalībniekiem. Līdzfinansējuma saņēmējam, sagatavojot un vadot konferenci vai semināru, ir jānodrošina sekojošu dokumentu esamība apakšprojekta lietā: Semināra / konferences darba kārtība; Dalībnieku saraksts; Darba materiāli. Attiecināmās izmaksas – Semināru un konferenču izmaksas

5. Līdzfinansējuma saņēmējs ar fiziskām personām noslēdz uzņēmuma līgumu, savukārt ar juridiskām personām tiek noslēgts pakalpojumu līgums. Konsultanti un eksperti nav līdzfinansējuma saņēmēja darbinieki! Līgumā ir jānorāda eksperta vai konsultanta pienākumi, kopējā līguma izpildes atlīdzība, darbu pieņemšanas un nodošanas kārtība, norēķinu kārtība. Pamatojošie dokumenti – darbu pieņemšanas un nodošanas akti, maksājuma uzdevumi, rēķini. Konsultantiem un ekspertiem neapmaksā: Uzturēšanās izdevumus; Transporta izdevumus; Komandējuma izdevumus; Kancelejas preču iegādi; Darba telpu īri un citus ar uzdevuma izpildi saistītos izdevumus. Attiecināmās izmaksas – Konsultantu un ekspertu izmaksas

6. Publicitātes pasākumu izmaksas Informatīvo materiālu un publikāciju sagatavošana un izvietošana. Publicitātes materiālos ir jāsniedz atsauce par EEZ grantu shēmas līdzfinansējumu projekta īstenošanā un jāievēro vizuālās identitātes vadlīnijas. Ja tiek apmaksātas publikācijas, radio vai TV raidījumi, ir jānodrošina, ka apakšprojekta lietai tiek pievienota publikācijas kopija vai raidījuma ieraksts. Informācija par publicitātes nosacījumiem ir pieejama VRAA mājas lapā. (http://www.vraa.gov.lv/lv/norvegijas_finansu_instruments/publicitates_nosacijumi). Attiecināmās izmaksas – publicitātes izdevumi

7. Kancelejas un transporta izdevumi ir attiecināmi tikai apakšprojekta administratīvajam personālam (apakšprojekta ieviešanas komandai, kas norādīta apakšprojekta pieteikumā). Kancelejas preču piegādi un iegādi apliecina: preču pavadzīme-rēķins; maksājuma uzdevums. Transporta izdevumi, kas neiekļaujas komandējuma izdevumos ir pierādāmi ar godīgu un objektīvu metodi: - patapinājuma līgums par auto izmantošanu projekta vajadzībām; - degvielas izmaksu aprēķins; - atskaite par veiktajiem braucieniem, attālumu, brauciena mērķi (maršruta lapa). Attiecināmās izmaksas – Kancelejas un transporta izdevumi

8. Ieguldījums natūrā: iekārtu vai materiālu piešķīrums, izpētes vai profesionāla rakstura darbības vai neapmaksāts brīvprātīgs darbs, kura vērtību ir iespējams izmērīt, auditēt un novērtēt. Ieguldījums natūrā var neparādīties kopējā apakšprojekta ieņēmumu un izdevumu pārskatā. Attiecināmās izmaksas – ieguldījums natūrā

9. Izmaksu veikšanas laiks • Lai izmaksas varētu uzskatīt par attiecināmām, tām ir jārodas un tās ir jāveic (jāapmaksā) līgumā noteiktajā apakšprojekta īstenošanas laikā. • Līdzfinansējuma saņēmējs apakšprojektā paredzēto aktivitāšu īstenošanu uzsāk pēc līguma noslēgšanas ar Aģentūru. • Līdzfinansējumu nepiešķir aktivitātēm, kuras līdzfinansējuma saņēmējs ir uzsācis pirms līguma noslēgšanas ar Aģentūru, tai skaitā apakšprojekta iesnieguma sagatavošanas izmaksām.

10. Partnerības nosacījumi: • Apakšprojekta īstenotājs ir tieši atbildīgs, lai sadarbības partneris aktivitātes veic atbilstoši apakšprojekta iesniegumā sniegtajai informācijai, grantu shēmas noteikumiem un sadarbības līgumam (ja tāds noslēgts starp partneriem). • Apakšprojekta sadarbības partnerim ir jābūt tieši iesaistītam apakšprojekta īstenošanā un tas nevar darboties kā starpnieks, kas projekta aktivitātes pamatā neveic ar saviem cilvēkresursiem, bet lielāko daļu nodod apakšuzņēmējiem. Partneru sadarbības līguma vēlams atrunāt: • katra sadarbības partnera ieguldījumu; • atbildību par katru no aktivitātēm; • savstarpējo atskaitīšanās un norēķinu kārtību; • neattaisnoto izdevumu segšanas kārtību; • dokumentu/ informācijas apriti starp pusēm. • citus noteikumus, kas norādīti CFLA un Vadošās iestādes izstrādātajās partnerības vadlīnijās.

11. Pievienotās vērtības nodoklis: MK 29.01.2009. noteikumi Nr.63 „Kārtība, kādā sniedzama un pārbaudāma informācija par pievienotās vērtības nodokļa piemērošanu Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta līdzfinansēto programmu, grantu shēmu un individuālo projektu ietvaros”. • Apakšprojekta īstenotāji, kas attiecināmajās izmaksās ir iekļāvuši PVN, 10 darbdienu laikā pēc apakšprojekta ieviešanas līguma noslēgšanas VRAA iesniedz aizpildītu aptaujas lapu par pievienotās vērtības nodokļa piemērošanu apakšprojekta ietvaros. • Ja apakšprojekta īstenošanā iesaistīts partneris, kuram noteiktu aktivitāšu īstenošanai tiek nodota daļa no apakšprojekta finansējuma, un partneris apakšprojekta attiecināmajās izmaksās paredzējis iekļaut PVN, apakšprojekta līdzfinansējuma saņēmējs nodrošina, ka 10 darbdienu laikā pēc apakšprojekta ieviešanas līguma noslēgšanas VRAA tiek iesniegts aizpildīts 1. pielikums par partnera daļu. • 20 darba dienu laikā pēc apakšprojekta beigu termiņa tie apakšprojekta īstenotāji, kuri ir PVN maksātāji un PVN iekļāvuši attiecināmajās izmaksās, VRAA iesniedz aizpildītu MK noteikumu 2. pielikumu. • Ja apakšprojekta īstenošanā iesaistīts partneris, kurš ir reģistrēts kā PVN maksātājs un kuram noteiktu aktivitāšu īstenošanai tiek nodota daļa no apakšprojekta finansējuma, un partneris apakšprojekta attiecināmajās izmaksās paredzējis iekļaut PVN, apakšprojekta līdzfinansējuma saņēmējs nodrošina, ka VRAA tiek iesniegts aizpildīts MK noteikumu 2. pielikums par partnera īstenotajām aktivitātēm.

12. Pievienotās vērtības nodoklis: • VRAA 10 darba dienu laikā izvērtē Apakšprojekta īstenotāja un tā partnera aizpildīto MK noteikumu 2. pielikumu un nosūta attiecīgajai (attiecīgajām) VID teritoriālajām nodaļām; • VID 5 dienu laikā izvērtē MK noteikumu 2. pielikumu un, ja nepieciešams, pieprasa maksājumu dokumentu oriģinālus. Dokumenti VID ir jāiesniedz 3 dienu laikā; • VID savu atzinumu nosūta apakšprojekta īstenotājam un VRAA. VRAA pamatojoties uz VID atzinumu 10 darba dienu laikā pieņem lēmumu par PVN iekļaušanu attiecināmajās izmaksās. • Apakšprojektu īstenotājiem, kas nav reģistrēti kā PVN maksātāji, VRAA pārliecinās ka apakšprojekta īstenotājs un/vai tā partneris nav PVN maksātājs un veic izmaksu.

13. Valsts vai pašvaldības iestāde, pašvaldība, cita atvasināta publiska persona vai tās institūcija īstenojot apakšprojektu piemēro „Publisko iepirkumu likuma” normas. Biedrības un nodibinājumi veicot projekta sagatavošanu un īstenojot apakšprojektu piemēro MK 05.02.2008 noteikumus Nr. 65 „Noteikumi par iepirkuma procedūru un tās piemērošanas kārtību pasūtītāja finansētiem projektiem.” Ja iepirkuma procedūra ir norādīta, kā viena no apakšprojekta aktivitātēm, līdzfinansējuma saņēmējs iepirkuma procedūras veic apakšprojekta īstenošanas laikā, kas noteikts līgumā. Ja iepirkuma procedūra nav norādīta kā viena no apakšprojekta aktivitātēm, līdzfinansējuma saņēmējs iepirkuma procedūras var veikt pirms līgumā noteiktā apakšprojekta īstenošanas uzsākšanas termiņa. Kam jāpievērš uzmanība projekta īstenošanas laikā ?

14. Grantu shēmas ieviešanu un uzraudzību regulējošie normatīvie akti: • Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta vadības likums. • MK 19.06.2007 noteikumi Nr. “"Kārtība, kādā valsts budžetā plāno līdzekļus Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta finansēto projektu īstenošanai un veic maksājumus" • MK 18.03.2008. noteikumi Nr.193 „Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta grantu shēmas "Īstermiņa ekspertu fonds" apakšprojektu iesniegumu pirmā un otrā atklāta konkursa nolikums”. • MK 26.02.2008. noteikumi Nr.132 „Kārtība, kādā sniedzami ziņojumi par Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta vadībā konstatētajām neatbilstībām un atgūstami neatbilstoši veiktie izdevumi”. • MK 29.01.2009. noteikumi Nr.63 „Kārtība, kādā sniedzama un pārbaudāma informācija par pievienotās vērtības nodokļa piemērošanu Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta līdzfinansēto programmu, grantu shēmu un individuālo projektu ietvaros”. • MK 26.02.2008. noteikumi Nr.126 „Eiropas Ekonomikas zonas finanšu instrumenta un Norvēģijas valdības divpusējā finanšu instrumenta īstenošanas, uzraudzības, novērtēšanas un auditu veikšanas kārtība”.

15. Paldies par uzmanību! Valsts reģionālās attīstības aģentūra Rīga, Elizabetes iela 19 LV 1010 tālr. 67079000, fakss 67079001 www.vraa.gov.lv