Konferenz der Aufsichtsräte 30. März 2007 „Controlling in der Wohnungswirtschaft“

Konferenz der Aufsichtsräte30. März 2007„Controlling in der Wohnungswirtschaft“ Dr. Alexander Voß, Geschäftsführer WTS GmbH

Zum Begriff • Obwohl in aller Munde, ist der Begriff nicht exakt definiert und führt oft zu Missverständnissen oder Fehlinterpretationen. • In der direkten Übersetzung von „to control“ versteht man darunter steuern, lenken aber auch koordinieren. • Controlling befasst sich mit Steuerungsinstrumenten, der Ausrichtung der Steuergrößen auf strategische Zielgrößen, Koordination der Informationsflüsse, der Moderation der Analyse und Interpretation der Messergebnisse. • Ein effektives und effizientes Controlling unterstützt alle Entscheidungsprozesse in einem Unternehmen. Somit ist es – als Abgrenzung zur Managementtätigkeit – als entscheidungsunterstützende Tätigkeit zu sehen. WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Praktisches Controlling in der Wohnungswirtschaft Planungsaufgaben Werden meistens im Planungshorizont auf operativer Ebene von 1 – 2 Jahren vorgenommen. Informations- und Serviceaufgaben Die Informations- und Serviceaufgaben werden größtenteils in Form eines Berichtswesens, dass von der jeweiligen Software der Wohnungswirtschaft abgebildet wird wahrgenommen. Zur Überwachung der Wirtschaftlichkeit werden meistens Kennzahlen wie Leerstand, Ertragswerte und Kosten herangezogen. Steuerungsaufgaben Hauptsächlich wird eine laufende Budgetübersicht in Form von Budget und tatsächlichen Kosten aufgestellt. Hauptschwachstellen sind die Abweichungsanalyse und das Aufzeigen der Ursachen und Auswirkungen auf den Geschäftsverlauf. Koordinationsaufgaben Häufig ist das Zahlmaterial hauptsächlich einer Applikation entnommen, die dann individuell mit Informationen bestückt wird. Meistens fehlt eine systematische Abstimmung der Teilsysteme (Plausibilität der Werte) und die Abdeckung des Informationsbedarfes ist meist zu gering. Oft wird auch das falsche Instrument für die falsche Information verwendet und bietet somit Basis für Fehlentscheidungen. In den meisten Unternehmen fehlt ein geeignetes Frühwarnsystem mit einem damit verbundenen Maßnahmenkatalog!! WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Controlling strategisch - operativ Hinsichtlich der Ausrichtung können die Controlling -Aktivitäten folgendermaßen gegliedert werden: Controlling Aktivitäten strategisches Controlling operatives Controlling Strategische Planung Frühwarnung (strategische Kontrolle) Internes Berichtswesen Budgetierung (operative Planung) Budget- Kontrolle Der Tätigkeitsschwerpunkt desOperativen Controlling ist somit die Aufgabe der Gewinnsteuerung, im strategischen Controlling die Existenzsicherung des Unternehmens. WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Praktisches Controlling in der Wohnungswirtschaft Je nach Einsatzzweck und Zielsetzung ist das geeignete Instrument festzulegen und einzusetzen. Ein effektives Controlling in der Wohnungswirtschaft könnte sich folgendermaßen zusammensetzen: Auswahl/Entscheidung Strategisches Controlling Operatives Controlling strategische Planung (min. 10 Jahre) Stärken/Schwächen Analyse Potenzialanalyse Wettbewerbsanalyse Szenario-Analyse Portfolioanalyse Produkt-Markt-Matrix Benchmarking Klassische Soll/Ist Vergleiche Kennzahlen, Kennzahlensysteme Budgetierung Kapitalflussrechnung Deckungsbeitragsrechnung Bestandssegmentierung Investitionsrechnungen Frühwarnsysteme Externes Controlling Internes Controlling WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Ein Beispiel für operatives Controlling WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Controlling in der Konsolidierung Wandel von Krise zu Stabilität Analyse operativer Daten Einarbeiten kurzfristige Maßnahmen Regelmäßige Kontrolle in Form von periodischen Berichten Planung ohne Maßnahmen Planung mit Maßnahmen Erlösauskehr Ergebnis: abgeleitete kurzfristige Maßnahmen Ergebnis: Budgets, langfristige Maßnahmen Unterstützung durch externes Controlling WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Konsolidierung Auf Basis der operativen Daten werden kurzfristige Maßnahmen abgeleitet um die Krise zu verhindern. Entwicklung ohne Maßnahmen aufgrund der • Marktanalyse • Wettbewerbsanalyse • Portfolioanalyse • bisheriger Unternehmensentwicklung • entwickelten Szenarien • abgeleiteten Kennzahlen WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Konsolidierung Als Beispiele von Maßnahmen können genannt werden: Maßnahmen des Unternehmens: • Segmentierung des Bestandes • Senkung der Kosten (Instandhaltung, Personal und Verwaltung) • Gezielte Investitionen (Abriss, Sanierung, etc.) • Intensive, zielgerechte Vermarktung Maßnahmen der Gläubiger: • Anpassung des Kapitaldienstes • Erlösauskehr der Objekte nach Besicherung WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Konsolidierung In Abhängigkeit der kurzfristigen Maßnahmen, des Finanzplans mit Maßnahmen und der Erlösauskehr werden Budget erstellt für: • Personalkosten (nach Bereichen) • Verwaltungskosten (nach Gruppen/Kostenstellen o.ä.) • Instandhaltung (nach Objekten, Gläubigern, Segmenten o.ä.) WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Konsolidierung Bei der Erlösauskehr sind zu berücksichtigen: • Sollmieten geplante Maßnahmen (Investition, Abriss, Verkauf) • Erlösschmälerungen abstellen auf die Leerstandsprognose • Kosten gemäß Budgets • Nettoerlöse WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Sanierungs-Controlling Um die Stabilität des Unternehmens nachhaltig sicherzustellen ist eine Kontrolle notwendig, und zwar: • Plan/Ist Vergleiche und • Abweichungsanalysen Auf Basis dessen sind dann entsprechende Korrektur-Maßnahmen abzuleiten! Abhängig von der jeweiligen Unternehmenssituation ist diese Kontrolle monatlich, quartalsweise oder jährlich durchzuführen. WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling Im konkreten Beispiel war die Stabilität des Unternehmens nachhaltig sicherzustellen, und zwar durch: • Quartalsweise Plan/Ist Vergleiche: • Instandhaltungskosten (Gesamt, nach Objekten und nach Gläubigern) • Personalkosten • Verwaltungskosten • Nettoerlösen • Übersicht der Aussonderung • Finanzplan • Verbale Abweichungsanalysen WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Ein Beispiel für Sanierungs-Controlling WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Warum externes Controlling? • Hoher Zeitdruck (zeitnaher Ablauf der Tätigkeiten notwendig) • Erfahrungswerte notwendig • „neutraler“ Abstand zu den zu treffenden Maßnahmen • Keinerlei Interessenkonflikt nach innen oder außen • „Neutrale“ Position gegenüber Gläubigern • Sicherstellung der langfristigen Weiterführung der Maßnahmen und des laufenden Controllings WTS Wohnungswirtschaftliche Treuhand in Sachsen GmbH

Konferenz der Aufsichtsräte 30. März 2007 „Controlling in der Wohnungswirtschaft“