AGUSRIDA,M.Pd. WIDYAISWARA BDK PADANG

1. CARA PENULISAN SURAT BERDASARKAN PMA NOMOR 16 TAHUN 2010 AGUSRIDA,M.Pd. WIDYAISWARA BDK PADANG

2. ALAMAT KANTOR: JALAN BATANG KAPUR NO. 7 TELP (0751) 7053807 PADANG ALAMAT RUMAH: BELAKANG MTsM LUBUK ALUNG KABUPATEN PADANG PARIAMAN HP 081374106869 E-MAIL: aridha_la@yahoo.com

3. PENGALAMAN DI ANTARANYA.... Guru MAN LA (1994 - 2000) GURU SMA YPP (1994 - 2000) Guru MTs M LA (1994 – 2005) GURU MTsN SINTUK (1999 – 2008) DOSEN PGSD AISYIYAH “PLUS” KETUA UMUM NASYIAH SUMATERA BARAT DIREKTUR PENGEMBANGAN PENDIDIKAN DAN SDM PADA AMM DPD KNPI SUMATERA BARAT GURU BERPRESTSI DEPAG 2007 GURU BERPRESTASI NASIONAL TAHUN 2008 TOT WIDYAISWARA TEMU KARYA ILMIAH NASIONAL PENYUSUNAN KURSIL KTI, DAN DIKLAT KTI

4. CARA PEMBUATAN SURAT BERDASARKAN PMA NOMOR 16 TAHUN 2006

5. DESKRIPSI SINGKAT • Mata diklat pembuatan surat ini membahas tentang pentingnya pembuatan surat sebagai sarana komunikasi kedinasan bagi peningkatan pengetahuan dan keterampilan para pelaksana pada urusan umum

6. HASIL BELAJAR • Kompetensi: • Setelah mempelajari mata Diklat ini, peserta dapat memahami cara pembuatan surat. • Indikator Keberhasilan: • 1. menjelaskan proses pembuatan surat statuter • 2. menjelaskan proses pembuatan surat nonstatuter • 3. melaksanakan pengetikan surat-surat dinas • 4. melaksanakan cara penandatanganan surat • 5. menggunakan cap dinas

7. PENGGOLONGAN DAN JENIS SURAT DINAS SURAT DINAS NOTA DINAS EDARAN LAPORAN TELEGRAM SURAT KAWAT MEMO PENGUMUMAN UNDANGAN SURAT PENGANTAR TELEPON TELEKS FAKSIMILE (FAX) ELECTRONIK MAIL (E-MAIL) WWW (WORD WIDE WEB) WEBSITE SURAT NONSTATUTER PERATRAN MENTERI AGAMA KEPUTUSAN MENTERI AGAMA INSTRUKSI MENTERI AGAMA PERATURAN PIMPINAN SATUAN ORGANISASI KEPUTUSAN PIMPINAN SATUAN ORGANISASI INSTRUKSI PIMPINAN SATUAN ORGANISASI SURAT STATUTER

8. PENGGOLONGAN SURAT DINAS SURAT STATUTER SURAT NONSTATUTER

9. SURAT STATUTER. Yaitupernyataan tertulis yang sifatnya mengatur yang menimbulkan suatu kewajiban yang harus dilakukan oleh pejabat struktural dan fungsional di lingkungan satuan organisasi / kerja.

10. Surat Nonstatuter Adalah pernyataan tertulis yang tidak bersifat mengatur

11. A. PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT STATUTER 1. PENYIAPAN KONSEP - Tepat - Jelas - Singkat - Bahasa Indonesia yang baku,baikdanbenar 2. PENGAJUAN KONSEP a.Diajukansecarahirarkis sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, kemudianditeliti dan diparafolehpejabatyang terkaitsebagaipenanggungjawab. b.Jikamaterisuratlebihdarisatu unit kerja, konsepdiedarkandandibahasdenganpejabatterkait. Penomoran surat

12. Lanjutan... c. Net surat diajukan kepada pejabatyang berwenang d. Suratasli yang telahditandatanganiberikutkonsepnyadisimpanoleh unit yang menanganitugasdanfungsibidanghukum.

13. 3. PENOMORAN SURAT a. Pernomoransuratdilaksanakansetelahsuratditandatanganiolehpejabat yang berwenang, untukmenjaga agar tanggaldanpemberlakuansurattidakadaselisihwaktu yang terlalu lama. b. Penomoransuratdilaksanakanoleh unit yang menanganitugasdanfungsibidanghukum. c. Khususpenomoransurat yang berkaitandengankepegawaiandiaturoleh unit yang menanganitugasdanfungsibidangkepegawaian. d. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT (Unit Pelaksana Teknis) dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. Indek Surat

14. KODE INDEKS SURAT • KANTOR WILAYAH • Nomor : Kw.03.1/KP.00/35/2010,denganketerangansbb : • Kw: Kodeindeks Kantor Wilayah • 03: NomorurutKontor Wilayah Sumetera Barat • 1 : Bagian Tata Usaha • KP.00 : Kodeklasifikas • 35: Nomorsuratdalamkartukendali • 2010: TahunPembuatanSurat • (Kode klasifikasi dapat dilihat pada PMA No. 10/2005) IAIN

15. 4. PENGETIKAN SURAT STATUTER

16. BAGIANSURAT STATUTER

17. JUDUL Judul peraturan perundang-undangan memuat keterangan mengenai jenis, nomor, tahun perundangan atau penetapan dan nama peraturan perundang-undangan Nama peraturan perundang-undangan dibuat secara singkat, dan mencerminkan isi peraturan perundanga-undangan. Judul ditulis seluruhnya dengan huruf kapital yang diletakan di tengah margin tanpa diakhiri tanda baca

18. CONTOH PADA SLIDE BERIKUT

19. KEPUTUSAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, Menimbang : a. bahwa………………………………………………; b. bahwa………………………………………………; Mengingat : 1. ………………………………………………………. 2. ………………………………………………………. Memperhatikan : ………………………………………………………… MEMUTUSKAN: Menetapkan : KEPUTUSAN MENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DI LINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA. 1SPASI a. Judul 2 SPASI b. Pembukaan 1. Pembentuk Peratutan 3 SPASI 1,5 SPASI 2. Kosiderans Diawali dg menimbang 2 SPASI 2 SPASI

20. Pertama : ……………………………………………………… …..…………………………………………………. Kedua: ……………………………………………………… ……………………………………………………… Ditetapkandi Jakarta padatanggal MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA, Tandatangandan cap jabatan NAMA LENGKAP Batang Tubuh 4 SPASI 1,5 SPASI Penutup 5 SPASI

21. PENGETIKAN a. Judul PERATURAN MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA NOMOR 16 TAHUN 2006 TENTANG TATA PERSURATANDINAS DILINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA Jarak Setiap Spasi 1 spasi b. Pembukaan 1).JabatanPembentukanPeraturanPerundang-undanganditulisseluruhnyadenganhurufkapital yang terletakditengahdandiakhiridengantandakoma(,) contoh: 2 spasi MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA 2 spasi 2). Konsiderans

22. Konsideran…….. a). Diawali dengan kata Menimbang b). Memuat uraian singkat mengenai pokok-pokok pikiran yang menjadi latarbelakang dan alasan pembuatan pe raturan perundang-undangan. c). Pokok pikiran yang menyatakan bahwa peraturan perundang-undangan dianggap perlu untuk dibuat. d). Jika konsiderans memuat lebih dari satu pokok pikiran, tiap-tiap pokok pikiran dirumuskan dalam rangkaian kalimat yang merupakan kesatuan pengertian. e). Setiap pokok pikiran diberi nomor dan diawali dengan huruf abjad dan dirumuskan dalam satu kalimat yang diawali dengan kata bahwa dan diakhiri dengan tandabaca titik koma (;)

23. Menimbang : a. bahwa …………………………………… …………………………………………… b. bahwa …………………………………… …………………………………………… Mengingat : 1. …………………………………………… …………………………………………… 2. …………………………………………… ……………………………………….. dst Memperhatikan : 1. …………………………………………… …………………………………………… MEMUTUSKAN : Menetapkan : CONTOH KONSIDERANS MENTERI AGAMA REPUBLIK INDONESIA 3 spasi 1 spasi 1,5 spasi 1 spasi 1,5 spasi 1 spasi 1,5 spasi 1 spasi 1,5 spasi 1 spasi 2 spasi 2 spasi

24. KataMenetapkan ….. KataMenetapkandicantumkandengankataMemutuskan yang disejajarkankebawahdengankataMenimbang, MengingatdanMemperhatikan, hurufawalkata Menetapkanditulis denganhurufKapitaldandiakhiri tandabacatitikdua (:). Contoh : Menetapkan : PERATURANMENTERI AGAMA TENTANG TATA PERSURATAN DINAS DILINGKUNGAN DEPARTEMEN AGAMA. Jarak setiap baris 1 spasi

25. Batang Tubuh …… Batang tubuh Peraturan Perundang-undangan memuat Semua substansi Peraturan Perundang-undangan yang Dirumuskan dalam pasal-pasal. 1). Dalam bentuk diktum Pertama : …………………………… Kedua : …………………………… 2). Dalam bentuk Pasal-pasal BAB I Judul Bab Pasal I ………………………………………………… ………………………………………………… 1,5 spasi 1 spasi 1,5 spasi 1 spasi

26. Penutup … Kata “Ditetapkan” di … (Namakota) diketikdengan jarak 4 spasidaribaristerakhir, diketikdisebelahkananbawahdenganmenggunakanhurufawal kapitalselanjutnyahurufbiasa. 2. Kata“padatanggal” : a). Diketiksatuspasidarikataditetapkan; b). Lurusdengankata “Ditetapkan”, denganhuruf kecil, tgldantahun. 3. NamaJabatan ditulis dengan huruf kapital 4. Namapejabat yang berhakmenandatangani ditulis dengan huruf kapital tanpa menggunakan gelar dan pangkat 5. Dibubuhi cap jabatan / dinas. Nonstatuter

27. CONTOH SURAT STATUTER

28. SURAT NONSTATUTER

29. Nonstatuter 1. SuratDinas 2. Nota Dinas 3. Edaran 4. Laporan 5. Telegram 6. SuratKawat 7. Memo 8. Pengumuman 9. Undangan 10. Surat Pengantar 11. Telepon 12. Teleks 13. Facsimile 14. Electronic Mail

30. BAGIAN SURAT NONSTATUTER

31. B. PROSES DAN CARA PEMBUATAN SURAT NONSTATUTER Penyiapan Konsep - Tepat - Jelas - Singkat - Bahasa Indonesia yang baku,baikdanbenar 2. Pengajuan Konsep a.Diajukansecarahirarkis sesuai prosedur dalam unit kerja/organisasi, kemudianditeliti dan diparafoleh pejabatyang terkaitsebagaipeetanggungjawaban. b.Jikamaterisuratlebihdarisatu unit kerja, konsepterlebih dahulu dikoordinasikan denganpejabatterkait/unit kerja terkait. Penomoran surat

32. 3. Penomoran Surat a.Pernomoransuratdilaksanakansetelahsuratditandatanganiolehpejabat yang berwenang, untukmenjaga agar tanggaldanpemberlakuansurattidakadaselisihwaktu yang terlalu lama. b. Penomoransurat sesuai dengan kode indeks surat dinas yang telah ditetapkan. c. Penomoran surat untuk instansi vertikal dan UPT (Unit Pelaksana Teknis) dilakukan oleh pejabat yang berwenang di bidang pembinaan administrasi. Indek Surat

33. 4. PENGETIKAN SURAT

34. SYARAT-SYARAT SURAT DINAS YANG BAIK 1. Format yang menarik 2. Tidakterlalupanjang 3. Bahasa yang baikdanjelas, padat dantakzim 4. Format suratdiatursesuai ketentuan 5.Bagian-bagiansurattidak ditempatkanseenaknya. Surat Dinas

35. SYARAT PENULISAN SURAT YANG BAIK

36. FORMAT SURAT • Format Balok/LurusPenuh (Full Block Style) • Format Balok yang diubah (Modified Block Style) • Format setengahBalok (Semi Block Style) • Format Sederhana (Simplified) • Format Inden / Lekuk (Indented Style) • Format ParagrafMenggantung(Hanging Paragraf) (Kepmenpan No. 71 Tahun 1993)

37. KOP SURAT Kop Surat No,lamp,hal, tgl,tahun Alamat dalam Pengantar Isi Surat Penutup Nama Jabatan (KMA NO.16/2006) SEMI BLOCK STYLE 1,5 spasi Kepala Surat 1spasi 2 spasi 2 spasi 1,5 spasi Isi Surat 3 spasi 5 spasi Kaki surat

38. A. KEPALA SURAT 1 .Kop Surat Terdiri dari lambang dan judul diketik dengan huruf kapital yang diletakan di tengah marjin tanpa di akhiri tanda baca, gunanya untuk: 1) Identitas organisasi 2) Mengetahui nama dan alamat kantor/organisasi 3) Memberi informasi atau keterangan tentang organisasi 4) Sarana untuk memperkenalkan atau mempromosikan instansi

39. CARA PENGETIKAN; 1. Nama satuan organisasi diketik dengan huruf kapital 2. Ditulis alamat lengkap, nomor telepon dan faksimile serta nama kota kedudukan instansi bersangkutan dengan huruf kapital setiap awal kata dengan font 12 3. Diberi garis pembatas tebal tunggal Contoh Kepala Surat KEMENTERIAN AGAMA BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN PADANG Jalan Batang Kapur Nomor 7 Telepon (0751) 7053807 Faksimile (0751) 41169 Padang

40. NOMOR, SIFAT, LAMPIRAN DAN HAL SURAT DIKETIK 10 KETUKAN DARI TEPI KERTAS KEMENTERIAN AGAMA BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN KEAGAMAAN PADANG Jalan Batang Kapur Nomor 7 Telepon (0751) 7053807 Faksimile (0751) 41169 Padang Nomor : Padang, 7 Mei 2010 Sifat : Lampiran : Hal :

41. 2. Nomor Surat Nomor surat berfungsi untuk: 1)Mengetahui jenis kegiatan yang berhubungan dengan surat, mempermudah pengarsipan, dan menemukannya kembali jika sewaktu-waktu dibutuhkan 2) Alat petunjuk bagi petugas arsip 3)Penunjukan sumber dalam kegiatan surat-menyurat dengan cara penunjukan surat yang dibalas atau ditindaklanjuti.

42. Contoh Nomor : Kw.03.1/KP.00/35/2010,denganketerangansbb : Kw: Kodeindeks Kantor Wilayah 03: NomorurutKontor Wilayah Sumetera Barat 1 : Bagian Tata Usaha KP.00 : Kodeklasifikas 35 : Nomorsuratdalamkartukendali 2010: TahunPembuatanSurat

43. 3. Sifat Surat Sifat surat ditulis dengan memperhatikan aspek keamanan dan legalitas yang dibedakan atas: 1)Keaslian surat (asli, tembusan, salinan, danpetikan) 2)Bobot informasi ( surat penting dan biasa) 3)Pengamanan informasi (sangat rahasia, rahasia, terbatas, dan biasa) Sifat surat dibuat apabila isi surat penting dan sangat rahasia/rahasia. Jika sifat surat tidak diisi maka tidak perlu ditulis.

44. CONTOH Nomor : Kd. 03. 03/1/KP.002/335/2010 Padang, 7 Mei 2010 Sifat : Penting Lampiran : Satu lembar Hal : Pengisian Data GTT Apabila sifat tidak diisi maka tidak perlu dibuat Contoh tidak tepat Nomor : Kd.03.03/1/KP.002/345/2010 Sifat : - Lampiran : Satu lembar Hal : Undangan Rapat Contoh yang tepat Nomor : Kd.03.03/1/KP.345/2010 Lampiran : Satu lembar Hal : Undangan Rapat

45. 4. Lampiran -Lampiran adalah lembar tambahan yang dilampirkan bersama dengan surat yang dikirimkan. -Lampiran dugunakan untuk memberitahukan kepada penerima surat bahwa ada sesuatu yang disertakan bersama surat, seperti surat rekomendasi dan surat keterangan. -Lampiran tidak perlu dicantumkan/dibuat jika tidak ada sesuatu yang disertakan. Contoh penulisan yang tidak tepat: Lampiran: Lima (5) helai Lampiran: - Contoh penulisan yang tepat: Lampiran: Lima helai

46. 5. Hal Surat Hal surat /pokok surat berisikan inti keseluruhan isi surat yang dituliskan secara ringkas dan jelas dalam bentuk frasa (bukan kalilmat) yang berfungsi untuk memberitahukan kepada penerima surat tentang pokok masalah yang ditulis dalam surat. Frasa tersebut tidak diakhiri dengan tanda titik dan tidak digarisbawahi . Huruf awal setiap kata ditulis dengan huruf kapital kecuali kata depan/kata sambung. Contoh penulisan yang tidak tepat Hal: Undangan untuk menghadiri Rakernas pada tanggal 2 Maret 2010 Contoh penulisan yang tepat Hal: Undangan Rakernas

47. 6. TEMPAT KEDUDUKAN, TANGGAL, BULAN DAN TAHUN Cara pengetikan: 1)Diletakkan di sebelah kanan atas dan tidak diakhiri dengan tanda baca 2) Diketik sejajar dengan nomor Contoh yang tidak tepat Padang, 7- Mei- 2010. Tanggal: 7-5-2010 Padang, 2 Sept. 2009. Contoh yang tepat Padang, 7 Mei 2010 Padang, 2 September 2010 Contoh Nomor : Padang, 7 Mei 2010 Sifat : Lampiran : Hal :

48. 7. ALAMAT SURAT -Alamat surat berfungsi sebagai petunjuk langsung mengenai pihak yang harus menerima surat. Usur-unsur alamat yang digunakan ditulis lengkap dan tidak disingkat kecuali frasa Yang terhormat yang lazim disingkat Yth.(diakhiri titik satu). -Penulisan nama orang yang diawali dengan nama gelar akademis/jabatan tidak perlu lagi menggunakan kata penyapa Bapak, Ibu atau Saudara karena gelar akademis/jabatan merupakan penghormatan terhadap penerima surat.

49. Contoh yang tidak tepat Contoh yang tepat Kepada Kepada Yth. Bapak Drs. H. Syadli Yth. Bapak Syadli Jalan Kuini IV Jalan Kuini IV di Padang Padang Kepada Kepada Yth. Bapak Kepala...... Yth. Kepala...... Jl. Rasuna Said V Rasuna Said V Di Jakarta Pusat Jakarta Pusat

50. Pihak yang dikirimi surat dapat terdiri atas lebih dari satu Contoh: Kepada Yth. : 1. Kepala MA se-Kota Solok 2. Kepala MTs se-Kota Solok 3. Kepala MI se-Kota Solok Di belakang Yth. Dituliskan titik dua (:) untuk menyatakan perincian. Pihak-pihak yang dikirimi surat disusun berdasarkan urutan tingkat jabatan atau urutan ketuaan.