ระเบียบ งานสารบรรณ

ระเบียบงานสารบรรณ การศึกษา - นักเรียนจ่าทหารเรือ รุ่น ๑๔ บรรยายโดย นาวาโท ปรีชา พันธเสน - ปริญญาตรี สาขารัฐศาสตรบัณฑิต รุ่นที่ ๑๑ จากมหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช - นายทหารสารบรรณ ชั้นนายเรือ โรงเรียนสารบรรณ สบ.ทร.รุ่นที่ ๕ - นายทหารอาวุโส โรงเรียนนายทหารอาวุโส สรส. รุ่นที่ ๓๔

งานสารบรรณ งานสารบรรณ หมายความว่า งานที่เกี่ยวกับการบริหารงานเอกสาร เริ่มตั้งแต่การจัดทำ การรับ การส่ง การเก็บ รักษา การยืม การทำลาย ระบบงานสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ ระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์หมายความว่าการรับส่งข้อมูลข่าวสาร หรือหนังสือ ผ่านระบบสื่อสาร ด้วยวิธีการทางอิเล็กทรอนิกส์

ความหมายของส่วนราชการระดับกรม และส่วนราชการระดับกอง ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ให้ใช้บังคับแก่ ส่วนราชการ(ไม่รวมถึงรัฐวิสาหกิจ เว้นแต่มติคณะรัฐมนตรี ให้ครอบคลุมถึง)และในกรณีที่กฎหมาย ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ กำหนดวิธีปฏิบัติเกี่ยวกับงานสารบรรณไว้เป็นอย่างอื่น ให้ถือปฏิบัติตามกฎหมายหรือระเบียบว่าด้วยการนั้น เช่นการปฏิบัติเกี่ยวกับเอกสารลับ ให้ใช้ระเบียบว่าด้วยการรักษาความลับของทางราชการ พ.ศ.๒๕๔๔

ส่วนราชการ ความหมายของ ส่วนราชการตามระเบียบนี้ หมายถึงกระทรวง ทบวง กรม สำนักงาน หรือหน่วยงานอื่นใดของรัฐ ทั้งใน - ราชการบริหารส่วนกลาง - ราชการบริหารส่วนภูมิภาค - ราชการบริหารส่วนท้องถิ่น หรือ ในต่างประเทศและให้หมายความรวมถึง คณะกรรมการด้วย

คณะกรรมการ คณะกรรมการหมายถึง คณะบุคคลที่ได้รับมอบหมายจาก ทางราชการให้ปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ และให้หมายความถึง คณะอนุกรรมการ คณะทำงาน หรือคณะบุคคลอื่นที่ปฏิบัติงาน ในลักษณะเดียวกัน ทั้งนี้เพื่อให้คณะกรรมการที่ทางราชการ มอบหมายให้ปฏิบัติงานในเรื่องใด ๆ สามารถออกหนังสือติดต่อ ราชการได้เอง

กรม กรมหมายถึง ส่วนราชการขึ้นตรงต่อกระทรวง หรือ ทบวง และเป็นนิติบุคคล นิติบุคคล หมายถึงองค์การหรือคณะบุคคลซึ่งกฎหมายสมมุติให้เป็นบุคคลมีสิทธิและหน้าที่กำหนดไว้ตามกฎหมายแพ่งพาณิชย์ หรือ กฎหมายเฉพาะ(กฎหมายที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น) เช่นพระราชบัญญัติสงฆ์หรือ พระราชบัญญัติจัดระเบียบราชการกระทรวงกลาโหมเป็นต้น

พระราชบัญญัติจัดระเบียบราชการกระทรวงกลาโหมพ.ศ.๒๕๕๑พระราชบัญญัติจัดระเบียบราชการกระทรวงกลาโหมพ.ศ.๒๕๕๑ • มาตรา ๑๐กระทรวงกลาโหม มีส่วนราชการ ดังต่อไปนี้ ๑. สำนักงานรัฐมนตรี (สร.) ๒. สำนักงานปลัดกระทรวง (สป.) ๓. กรมราชองครักษ์ (รอ.) ๔. กองทัพไทย (ทท.) ๒ กุมภาพันธ์ ๒๕๕๑

มาตรา ๑๗ กองทัพไทย มีส่วนราชการ ดังต่อไปนี้ ๑. กองบัญชาการกองทัพไทย (บก.ทท.) ๒. กองทัพบก ๓. กองทัพเรือ ๔. กองทัพอากาศ ๕. ส่วนราชการอื่นตามที่กำหนดโดยพระราชกฤษฎีกา

การกำหนดเลขที่หนังสือออกของกระทรวงกลาโหมการกำหนดเลขที่หนังสือออกของกระทรวงกลาโหม • สำนักงานรัฐมนตรี (สร.) ใช้ ที่ กห ๐๑๐๐ • สำนักงานปลัดกระทรวง (สป.) ใช้ ที่ กห ๐๒๐๐ • กองบัญชาการกองทัพไทย (บก.ทท.) ใช้ ที่ กห ๐๓๐๐ • กองทัพบก (ทบ.) ใช้ ที่ กห ๐๔๐๐ • กองทัพเรือ (ทร.) ใช้ ที่ กห ๐๕๐๐ • กองทัพอากาศ (ทอ.) ใช้ ที่ กห ๐๖๐๐ • กรมราชองครักษ์ (รอ.) ใช้ ที่ กห ๐๗๐๐ • กองทัพไทย (ทท.) ใช้ ที่ กห ๐๘๐๐

ชนิดของหนังสือ หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็นหลักฐานในราชการ ได้แก่ ๑. หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ ๒. หนังสือที่ส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก ๓. หนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการ ๔. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ๕. เอกสารที่ทางราชการจัดทำขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ ๖. ข้อมูลข่าวสารหรือหนังสือที่ได้รับจากระบบ สารบรรณอิเล็กทรอนิกส์

หนังสือราชการ มี ๖ ชนิด ๑. หนังสือภายนอก ๒. หนังสือภายใน ๓. หนังสือประทับตรา ๔. หนังสือสั่งการ มี ๓ ชนิด คือ คำสั่ง ระเบียบ และ ข้อบังคับ ๕. หนังสือประชาสัมพันธ์ มี ๓ ชนิด คือ ประกาศ แถลงการณ์ และ ข่าว ๖. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้น หรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ มี ๔ ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และ หนังสืออื่น

หนังสือภายนอก • เป็น หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี • เป็น หนังสือติดต่อ ระหว่าง ส่วนราชการ • หรือ ส่วนราชการ มีถึง หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ • หรือ ที่มีถึง บุคคลภายนอก • ใช้ กระดาษตราครุฑ • ใช้ คำเต็ม

ที่ กห ๐๕๐๒ / กองทัพเรือพระราชวังเดิม กรุงเทพฯ ๑๐๖๐๐ ๑๗ กันยายน ๒๕๔๔ เรื่อง คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ) (ภาคเหตุ) (ภาคประสงค์) จึง (ภาคสรุป) คำลงท้าย พลเรือเอก( ) ผู้บัญชาการทหารเรือกรมสารบรรณทหารเรือ โทร. ๐ ๒๔๖๖ ๕๔๙๔ โทรสาร ๐ ๒๔๗๕ ๕๑๓๒ ไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (ถ้ามี) สำเนาส่ง (ถ้ามี)

ที่ กห ๐๕๐๐ / กระทรวงกลาโหม ถนนสนามไชย กรุงเทพฯ ๑๐๒๐๐ ๒๔ กันยายน ๒๕๔๘ เรื่อง เรือรบอังกฤษขออนุญาตเข้าเยี่ยมประเทศไทย เรียน ปลัดกระทรวงการต่างประเทศ (ข้อความ) จึงเรียน ขอแสดงความนับถือ พลเรือเอก ( ) รองผู้บัญชาการทหารเรือ รักษาราชการแทน ผู้บัญชาการทหารเรือ ทำการแทน รัฐมนตรีว่าการกระทรวงกลาโหมกองทัพเรือ กรมข่าวทหารเรือ โทร. ๐ ๒๔๖๕ ๐๐๑๐ โทรสาร ๐ ๒๔๗๕ ๑๘๐๐ ที่ กห ๐๕๐๒ / กองทัพเรือ พระราชวังเดิม กรุงเทพฯ ๑๐๖๐๐ ๑ มีนาคม ๒๕๔๐ เรื่อง. คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ) (ภาคเหตุ) (ภาคประสงค์) จึง (ภาคสรุป) คำลงท้าย พลเรือเอก ( ) ผู้บัญชาการทหารเรือกรมสารบรรณทหารเรือ โทร. ๐ ๒๔๖๖ ๕๔๙๔ โทรสาร ๐ ๒๔๗๕ ๕๑๓๒ ที่ กห ๐๕๐๒ / กองทัพเรือ พระราชวังเดิม กรุงเทพฯ ๑๐๖๐๐ ๑ มีนาคม ๒๕๔๐ เรื่อง. คำขึ้นต้น อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ) (ภาคเหตุ) (ภาคประสงค์) จึง (ภาคสรุป) คำลงท้าย พลเรือเอก ( ) ผู้บัญชาการทหารเรือกรมสารบรรณทหารเรือ โทร. ๐ ๒๔๖๖ ๕๔๙๔ โทรสาร ๐ ๒๔๗๕ ๕๑๓๒ ด่วน

การจ่าหน้าซองหนังสือราชการที่ฝากส่งทางไปรษณีย์ถึงผู้รับในประเทศการจ่าหน้าซองหนังสือราชการที่ฝากส่งทางไปรษณีย์ถึงผู้รับในประเทศ ชำระค่าฝากส่งเป็นรายเดือน ใบอนุญาตเลขที่ 97/2533 ปณจ.ร้อยเอ็ด ด่วนมาก ด่วนมาก สำนักงานสามัญศึกษาจังหวัดร้อยเอ็ด ถนนราชการดำเนิน อำเภอเมือง ร้อยเอ็ด 45000 ที่ ศธ 0862/4313 เรียน อธิบดีกรมพลศึกษา กองอำนวยการงานชุมนุมฯ ลูกเสือโลก ครั้งที่ 20 บริเวณสนามกีฬาแห่งชาติ ถนนพระราม 1 เขตปทุมวัน กรุงเทพมหานคร 1 0 3 3 0 หมายเหตุซองจดหมายราชการรูปแบบใหม่ที่มีช่องใส่รหัสไปรษณีย์ สีแดงส้ม การจ่าหน้า สามารถทำได้ ทั้งการเขียนด้วยมือหรือใช้เครื่องพิมพ์

หนังสือภายใน • คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก • เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน • ใช้กระดาษบันทึกข้อความ

บันทึกข้อความส่วนราชการ………………………………............................................................ที่……………….........................วันที่………..………….....................................เรื่อง………………………………………..........................................................(คำขึ้นต้น) (ข้อความ) ในกรณีที่มี การอ้างถึงหนังสือที่เคยมีติดต่อกัน หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อนี้(พิมพ์ยศ) ลายมือชื่อ (พิมพ์ชื่อเต็ม) (ตำแหน่ง)

หนังสือประทับตรา • คือ หนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของ หัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้ หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย จากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้ลงชื่อย่อกำกับตรา • ให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ • ส่วนราชการระดับกองจะออกหนังสือประทับตราในนามของส่วนราชการระดับกองไม่ได้

ที่ กห ๐๕๐๒/ถึง สำนักงานศาลรัฐธรรมนูญ (ข้อความ) ........................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................กองสารบรรณโทร. ๐ ๒๔๖๖ ๕๔๙๔โทรสาร ๐ ๒๔๗๕ ๕๑๓ ด่วนมาก กรมสารบรรณทหารเรือ (วัน เดือน ปี) (ลงชื่อย่อกำกับตรา) ก อ ง ทั พ เ รื อ

หนังสือติดต่อราชการในกระทรวงกลาโหมหนังสือติดต่อราชการในกระทรวงกลาโหม แบ่งออกเป็นดังนี้ ๑. หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการระหว่างส่วนราชการ ระดับ นขต.กห., ทบ., ทร. และ ทอ. ๒. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นประเภทบันทึก คือข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือ ข้อความที่เจ้าหน้าที่ในสังกัดส่วนราชการตามข้อ ๑ติดต่อกันหรือ หน่วยในสังกัดส่วนราชการตามข้อ ๑ ติดต่อกัน

กห. ๑.สร. ๒. สป. ๓. รอ. ๔. ทท. ๕. บก.ทท. (สบ.ทหาร / กพ.ทหาร) ๖. ทบ. ๗. ทร. (นขต.ทร.) ๘. ทอ. • หนังสือภายใน ๑, • หนังสือที่ จนท.ทำขึ้นประเภทบันทึก ๒, ๓

หนังสือติดต่อราชการในกระทรวงกลาโหมหนังสือติดต่อราชการในกระทรวงกลาโหม โดยปกติใช้ กระดาษบันทึกข้อความ กรณีที่มีความสำคัญและ เป็นพิธีการจะใช้ กระดาษตราครุฑ การใช้กระดาษบันทึกข้อความ ๑. ส่วนราชการให้เขียนชื่อส่วนราชการและหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี) ของส่วนราชการนั้น เช่น หนังสือที่ ผบ.ทร. ลงชื่อ เขียนชื่อส่วนราชการ ดังนี้“ทร. (สบ.ทร.โทร. ๐ ๐๐๐๐ ๐๐๐๐)”

๒. หมายเลขโทรศัพท์ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ของหน่วยระดับ กรม กอง หรือ แผนก ที่เป็นผู้ร่างหนังสือเพื่อให้สะดวก ในการติดต่อประสานงาน ๓. คำขึ้นต้นให้ใช้อนุโลมตามหนังสือภายนอก หรือใช้คำว่า “ถึง”“ส่ง” หรือ “เสนอ” ๔.สรรพนาม ให้ใช้อนุโลมตามหนังสือภายนอก หากเป็นการายงานถึงผู้บังคับบัญชา ให้ใช้ “กระผม” หรือ “ดิฉัน” ๕.คำลงท้าย ไม่มี ๖. การใช้คำย่อ ให้เป็นไปตามระเบียบกระทรวงกลาโหมว่าด้วยการใช้คำย่อ พ.ศ.๒๔๙๗

๗. การลงชื่อ ๗.๑ หนังสือภายในให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ ไว้ในวงเล็บใต้ลายมือชื่อ ๗.๒ บันทึกไม่ต้องพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อ

คำขึ้นต้นของหนังสือติดต่อราชการคำขึ้นต้นของหนังสือติดต่อราชการ ในกระทรวงกลาโหม เรียน ใช้ในกรณีที่มีถึง ตำแหน่ง หรือ ชื่อบุคคล เสนอ ใช้ในกรณีที่มีถึง ส่วนราชการ หรือ หน่วยงาน ส่ง ใช้ในกรณีที่ ผู้บังคับบัญชา มีถึง หน่วยงานในบังคับบัญชา ถึง ใช้ในกรณีที่ ผู้บังคับบัญชา มีถึง ตำแหน่งหรือ ชื่อบุคคล ในบังคับบัญชา

เมื่อเขียนคำย่อยศ และชื่อนายทหารเรือชั้นสัญญาบัตรให้เขียนคำย่อของราชนาวี คือ “ร.น.” ต่อท้ายชื่อด้วย เว้นแต่การเขียนในราชการภายในกองทัพเรือ • การเขียน วัน เดือน ปี และเวลา ใน กระทรวงกลาโหม เช่น ใน ๔ มิ.ย.๒๗, ๐๙๐๐ - ๑๖๐๐ - เวลา ๐๙๐๐ - ระหว่างเวลา ๐๙๐๐ - ๑๖๐๐

ลับ บันทึกข้อความส่วนราชการทร. (สบ.ทร. โทร. ๐ ๒๔๗๕ ๔๕๗๖) ที่กห ๐๕๐๒/วันที่ ก.พ.๕๑ เรื่องเสนอ ทท.(ข้อความ) จึงเสนอพล.ร.อ. . ร.น.( )ผบ.ทร. ด่วนมาก ลับ

บันทึกข้อความส่วนราชการสบ.ทร. (กองสารบรรณ โทร. ๐ ๒๔๗๕ ๔๕๗๖) ที่กห ๐๕๐๒.๓/วันที่ ก.พ.๕๑ เรื่องเสนอ ยก.ทหาร(ข้อความ) จึงเสนอพล.ร.ต. . ร.น.( )จก.สบ.ทร. ย

ลับ บันทึกข้อความส่วนราชการ สบ.ทร. (รร.สบ. โทร. ๕๕๓๘๔) ที่กห ๐๕๐๒.๖/วันที่ ต.ค.๔๗ เรื่อง เสนอ ยก.ทร.(ข้อความ)จึงเสนอพล.ร.ต.จก.สบ.ทร. ด่วนมาก ลับ

การใช้กระดาษตราครุฑ ๑. สถานที่ของส่วนราชการให้ลงสถานที่ที่เป็นจุดเด่น และเป็นที่รู้จักดี และลงรหัสไปรษณีย์ด้วย เช่น “ทร. พระราชวังเดิม กรุงเทพฯ ๑๐๖๐๐” “นย. สัตหีบ ชลบุรี ๒๐๑๘๐”

๒. คำขึ้นต้น และคำลงท้ายให้เป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ยกเว้น ในกรณีที่ผู้บังคับบัญชา มีถึงผู้อยู่ในบังคับบัญชาไม่ต้องใช้คำลงท้าย แต่ถ้าผู้อยู่ในบังคับบัญชามีถึง ผู้บังคับบัญชาให้ใช้คำลงท้ายว่า “ควรมิควรแล้วแต่จะกรุณา”

ที่ กห ๐๕๐๒/ ทร. พระราชวังเดิม กรุงเทพฯ ๑๐๖๐๐ ๑ มี.ค. ๔๐ เรื่องเรียน ผบ.ทสส. อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ (ภาคเหตุ) (ภาคประสงค์) จึง เรียน (ภาคสรุป)ควรมิควรแล้วแต่จะกรุณา พล.ร.อ. ร.น. ( )ผบ.ทร. สบ.ทร. โทร. ๐ ๒๔๖๖ ๕๔๙๔ โทรสาร ๐ ๒๔๗๕ ๕๑๓๒ ด่วนที่สุด

ที่ กห ๐๕๐๒.๓/ สบ.ทร. พระราชวังเดิม กรุงเทพฯ ๑๐๖๐๐ ๑ มี.ค. ๔๐ เรื่อง เรียน ผบ.ทร. อ้างถึง (ถ้ามี) สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) (ข้อความ) (ภาคเหตุ) (ภาคประสงค์) จึง (ภาคสรุป)ควรมิควรแล้วแต่จะกรุณา พล.ร.ต. จก.สบ.ทร. กองสารบรรณ โทร. ๕๕๕๒๓ โทรสาร ๕๕๑๓๒

การจ่าหน้าซองหนังสือราชการกรณีที่ส่วนราชการเป็นผู้จัดส่งหนังสือเอง ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ.๒๕๒๖ ข้อ ๔๕ (ชั้นความลับ) (ชั้นความเร็ว) (ส่วนราชการที่ออกหนังสือ) ที่ ๑ ๒ ๓ คำขึ้นต้น ชื่อผู้รับ สถานที่ ที่ตั้ง รหัสไปรษณีย์ ๖ ๔ ๕ ๘ ๙ ๗ หมายเหตุส่วนที่ ๑ ชั้นความเร็ว (ถ้ามี) ให้อยู่ในระดับเดียวกับตราครุฑ ส่วนราชการที่ออกหนังสือ และ ที่ ให้อยู่แนวใต้ตราครุฑ ส่วนที่ ๕ ชื่อ หรือ ตำแหน่งผู้รับ สถานที่ ที่ตั้ง และรหัสไปรษณีย์ ให้อยู่กึ่งกลางของซอง

จบการบรรยาย ตอบข้อซักถาม

ระเบียบ งานสารบรรณ