Útboð…. Hvað – Hvernig? 2. hluti – 27. marz 2008

1. Útboð….Hvað – Hvernig?2. hluti – 27. marz 2008 Guðmundur Hannesson Forstöðumaður ráðgjafarsviðs Ríkiskaup 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

2. 6. marz • Undirbúningur útboða • Markmið • Verkefnastjórnun • 27. marz • Útboðsgögn • Líftímakostnaður • Matslíkön • Verkefni • 3. apríl • Tilboðsgerð • Mat tilboða • Samningsgerð og –stjórnun • Árangur útboða Dagskrá 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

3. Undirbúningur útboða • Hvernig verða verkefni til? • Samskipti við kaupanda/kaupendur • Samskipti við seljendur • Nýsköpunar- og þróunarverkefni • Hvað á að bjóða út – hvað ekki? • Hvers vegna á að bjóða út? • Árangur útboða – hvernig mældur? • Markmið • Skýr markmið • Þarfir notenda / kaupenda • Endurskoðuð markmið • Verkefnastjórnun • Hvað og hvers vegna? • Hlutverk / greining hagsmunaaðila • Áhættumat • Verkefni (PID skjal) 45 mín Fimmtudagur 6. marz 45 mín 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

4. Útboðsgögn • Útboðsferlið • Skilgreiningar • Regluverk og tæknilýsing • Lágmarkskröfur SKAL – ÞARF kröfur • Markmið -> Matsþættir • Matsþættir –> Gögn • Samningsdrög • Höfundar / afnota / ráðstöfunarréttur • Eignarhaldskostnaður • Hvað er … ? • Hvernig notaður ? • Dæmi – hugbúnaður / rannsóknartæki • Matslíkön • Verð og/eða gæði ? • Matsþættir og markmið • Dæmi – ítrun • Verkefni 45 mín Fimmtudagur 27. marz 45 mín 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

5. Hugmynd verkkaupa Samningur /stjórnun Markmið útboðs Taka tilboðs Val á útboðsaðferð Tilkynning um niðrst. Gerð útboðsgagna Mat tilboða Útboðsferli Auglýsing útboðs Tilboð afhent opnuð Útboðsgögn afhent/sótt Fyrirspurni og svör 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

6. Upplýsingaskylda útboðsaðila • Kynningarfundir • Fyrirspurnir og svör á tilboðstíma • Rafrænt útboðsferli Útboðsferli 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

7. Hugmynd verkkaupa Samningur /stjórnun Markmið útboðs Taka tilboðs Val á útboðsaðferð Tilkynning um niðrst. Gerð útboðsgagna Mat tilboða Rafrænt útboðsferli “ÚTBOÐI” Auglýsing útboðs Tilboð afhent opnuð Útboðsgögn sótt Fyrirspurni og svör 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

8. Útboðstæknileg atriði • regluverkinu gerð skil • dagsetningar og frestir • kröfur til bjóðenda • tilboðsblað • Þarfa- eða kröfulýsing • velja aðferð • hlutlægt mat mögulegt • Ítarefni og tilvísanir • upplýsingar sem geta komið bjóðendum að gagni við tilboðsgerð • Fyrirspurnir og svör... • ... á tilboðstíma ! • Samningsdrög Útboðsgögn (dæmigerð) 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

9. Opið útboð án forvals • Lokað útboð að undangengnu forvali • Rammasamningsútboð • Samningskaup • Samkeppnisviðræður Útboðsform 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

10. Skilgreiningar • Hann Hákon heitir í höfuðið á henni Sigríði….??? 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

11. Regluverk…….. • Almennar reglur um útboð • Lög um opinber innkaup nr. 84/2007 “Tilgangur laga þessara er að tryggja jafnræði fyrirtækja við opinber innkaup, stuðla að hagkvæmni í opinberum rekstri með virkri samkeppni og efla nýsköpun og þróun við innkaup hins opinbera á vörum, verkum og þjónustu.” • Handbók um opinber innkaup, febrúar 2008 • Sértækar reglur fyrir tiltekið útboð (dæmi) • Fjármálalegt hæfi • Faglegt hæfi • Tæknileg kunnátta • Tæknileg geta (umfang) • Virk samkeppni • Meðalhófsreglan Kröfur til bjóðenda í takt við eðli og umfang verkefnis 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

12. …… og tæknilýsing • Þarfalýsing • kaupandi lýsir þörfum sínum • bjóðandi leysir þau úrlausnarefni sem kaupandi óskar eftir • gefur bjóðanda • ákveðið frjálsræði • virkjar hugmyndaflug hans og sköpunargleði • Kröfulýsing • ítarleg skilgreining á verkefni kaupanda • bjóðandi er bundinn af uppfyllingu á “kröfum” kaupanda 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

13. Lágmarkskröfur • SKAL kröfur • Lágmarkskröfur til bjóðanda / tilboðs • SKALí útboðslýsingu þessari merkir að tiltekið atrið eða krafa er ófrávíkjanleg, þ.e. bjóðandi verður í tilboði sínu að uppfylla slíkt atriði eða kröfu. Að öðrum kosti verður tilboði hans vísað frá.” • ÞARF kröfur • ÞARFí útboðslýsingu þessari merkir að tiltekið atriði eða kröfu er bjóðanda heimilt að uppfylla í mismiklum mæli með tilboði sínu. Hægt að taka slíkt atriði eða kröfu inn í matslíkan útboðslýsingar og meta tilsvarandi tilboðsþátt bjóðanda til stiga eða einkunnar. 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

14. Markmið útboðs (dæmi) Alhliða upplýsingakerfi fyrir viðskiptahluta fyrirtækisins sem • byggir á stöðluðum lausnum, • með lágmarks aðlögun, • tengist núverandi tæknikerfum, • hvílir á þekktum, stöðluðum gagnagrunni og • hámarksverð kerfisins er XXXX 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

15. Markmið og matsþættir... • Skýrt samhengi milli markmiða og matsþátta • Matsþættir endurspegla öll megin markmið • Matsþættir verða að vera mælanlegir !! • Dæmi: • Stöðluð lausn • Tenging við núverandi kerfi • Staðlaður gagnagrunnur 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

16. Matsþættir og gögn.... • Skýrt samhengi milli matsþátta og umbeðinna gagna í útboði • Listi / upptalning á þeim gögnum sem beðið er um • Tilboð eru eingöngu metin á innsendum gögnum • Tilboðsgögn sem ekki er beðið um eru að jafnaði einskis virði (koma ekki til mats) • Dæmi: • Lýsing / staðfesting á stöðluðum gagnagrunni • Fjöldi sérfræðinga sem fæst við það sem boðið er út • Meðalhófsreglan 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

17. Tilboðsblað 39. gr. Tilboðsblað. “Tilboðsblað skal vera hluti útboðsgagna og skal það vera þannig úr garði gert að tilboð séu sett fram á sama hátt og þannig samanburðarhæf. Ráðherra er heimilt með reglugerð að setja nánari reglur um gerð og frágang tilboðsblaða.” 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

18. Samningsdrög • Samningsforsendur kaupanda • Markmið kaupanda • Skilgreiningar kaupanda • Skilmálar samnings fyrirfram ákveðnir • Dæmi: • Févíti – tafabætur • Tryggingar – ábyrgðir • Úrlausn ágreinings • Réttarúrræði • Eignarhald 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

19. Hlé 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

20. Eignarhald • Greiðslur og eignarhald • Höfundaréttur • Afnotaréttur • Ráðstöfunarréttur • Afurðir 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

21. Útboð er skuldbinding!! • Skuldbinding um kaup • Skuldbinding um sölu Einhver afurð, vara, þjónusta eða framkvæmd er keypt gegn tilteknu, umsömdu gjald, til skemmri eða lengri tíma • Hvað er verið að kaupa? • Hver er hin raunverulega skuldbinding? Ríkið vinnur á föstum fjárveitingum – oftast skýr greinarmunur á fjárfestingar- og rekstarfé. Dæmi: Innréttingar, lyf, efni í hafnargerð 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

22. Eignarhaldskostnaður (Ríkiskaup) Byggir á hugmyndum um • Life Cycle Cost Analysis (Líftímakostnaður) Heildarkostnaður við áætlanir, skipulag, rannsóknir, þróun, framleiðslu, notkun, viðhald, endurnýjun og förgun tiltekinnar vöru upp úr 1960 (staðall 1997) • Total Cost of Ownership (Eignarhaldskostnaður) Beinn og óbeinn kostnaður í upplýsingatækni, kemur upprunalega frá Gartner um 1987 • Hliðstætt mati á fjárfestingarkostum 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

23. Eignarhaldskostnaður í útboðum • Hugbúnaður • Sérhannaður og staðlaður • Upplýsingatæknibúnaður • Tölvur • Prentarar • Ljósritunarvélar • Tækjabúnaður almennt • Rannsóknartæki • Flóknari farartæki • Þjónusta • Áhætta • Rekstur heilsugæslustöðvar ... • Umhverfissjónarmið • Ökutæki • Tölvubúnaður 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

24. Eignarhaldskostnaður (dæmi 1) • Hugbúnaður • Hönnunarkostnaður / hugbúnaðarleyfi • Tilboðstrygging / verktrygging / ábyrgð • Atgervi / Verkstjórn • Breytingar á hönnunartíma • Uppsetning / gangsetning / prófun • Kennsla / leiðbeiningar / handbækur • Þjónustuborð / -samningur • Breytingar / uppfærslur á rekstartíma • (Yfirfærsla gagna) • Tölvur • Kaupverð / fjármögnun • Ábyrgðartími • Hugbúnaðarleyfi • Kennsla / leiðbeiningar • Þjónustuborð / - samningur • Rekstur / uppfærslur 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

25. Eignarhaldskostnaður (dæmi 2) • Prentarar / Ljósritunarvélar • Kaupverð / fjármögnun • Ábyrgðartími • Þjónusta - / samningur • Rekstrarvörur mv. notkun • Kostnaður fyrir hvert blað.... • Tækjabúnaður • Kaupverð / fjármögnun • Rekstrarvörur / -kostnaður • Ábyrgðartími • Flutningur / uppsetning / tenging / prófun • Kennsla / leiðbeiningar • Hugbúnaðarleyfi • Þjónustusamningur • Viðbraðgstími • Kostnaður pr. útkall • Varahlutir 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

26. Eignarhaldskostnaður (dæmi 3) • Þjónusta / rekstur • Kostnaður ~ tekjur • Fastur / breytilegur kostnaður • Áhætta • Samskipti / breytingar á samningstíma • Tryggingar / “snemmbær” samningslok (step-out) • Umhverfissjónarmið • Ökutæki • Tölvubúnaður • Hreinsiefni • Orkunotkun • Endurnýtanleg efni 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

27. Matslíkön / tilboðsþættir • Verð • Stöðluð vara / þjónusta • Lágmarkskröfur vel-skilgreindar • Engrar viðbótar óskað.. • Gæði • Verð fyrirfram ákveðið • Lágmarkskröfur vel-skilgreinar (SKAL) • “Sá sem býður bezt” (ÞARF) • Verð og gæði • Hægt að skoða á báðum vígstöðvum.. • Verð getur verið samsett • Gæði geta verið samsett.. 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

28. Matslíkan / tilbðsþættir (dæmi) Verð (%) • Tilboðsverð • Þróunarverk / Viðbótarverk • Þjónustusamningur (á ári) Gæði (%) • Staðlað, aðlögun, sérsmíði • Verkefnishópur • Þjónustugeta • Verkáætlun • Fyrri verk og reynsla 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

29. Heildarstig 100% Verð 40% Gæði 60% Matslíkan / tilboðsþættir frh. Þróunar verð 10% Þjónust samn 10% Tilboðs verð 20% Stöðl Aðlög 15% Verkef hópur 15% Þjónust geta 10% Verk áætlun 10% Reynsla verk 10% 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

30. Verð – 40% Tilboðsverð 20% -heildarverð bjóðanda í verkið uppsett, prófað og gangfært hjá verkkaupa Þróunarverk / viðbótarverk 10% - áætlaður kostnaður við breytingar á þróunartíma (1 ár) og rekstartíma (5 ár). Gert er ráð fyrir 300 vinnutímum á ári, þó án skuldbindar af hálfu verkkaupa Þjónustusamningur 10% - kostnaður við þjónustusamning og þjónustuborð (viðbragð) kerfisfræðing og forritara innif. 30 tímar Skýringar á tilboðsþáttum (1) 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

31. Gæði – 60% Staðlað, aðlögun, sérsmiði 15% -í hve miklum mæli kerfi bjóðanda er staðlað eða sérsmíðað. Verkefnishópur 15% -atgervi og samsetning verkefnishóps sem fyrirhugað er að vinni verkið Þjónustugeta 10% -rekstarumhverfi bjóðanda og geta til þess að reka kerfið, fyrri reynsla Verkáætlun 10% -framsetning og trúverðugleiki tíma- og framkvæmdaáætlun bjóðanda, áfangar, hluta- og heildarprófun. Fyrri verk og reynsla 10% -tilvísanir í hiðstæð verkefni Skýringar á tilboðsþáttum (2) 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

32. ..og hvað svo Nauðsynlegt að prófa matslíkan • Hvað gerist ef boðið er lágt verð? • Hvað gerist ef hátt verð og góð þjónusta? • ..en lágt verð og léleg þjónusta? >>>> Að hverju er verkkaupi að leita ? >>>> Nær verkkaupi markmiðum sínum ? Skýr markmið !! 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

33. Verkefni 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

34. Verkefni • Verkefni – MPA nám HÍ • Markmið: • Verkefnið er gerð útboðsgagna fyrir útboð á sameiginlegum viðskiptahugbúnaði fyrir nokkur orkubú og er unnið út frá sjónarhóli kaupanda, þ.e. orkubúanna. Lögð er áhersla á staðlaðan hugbúnað og öfluga þjónustu til langs tíma. Kostnaðaráætlun á kaupverði hugbúnaðarins er 50 milljónir. Í útboðsgögnum er gert ráð fyrir að tilboð bjóðenda séu metin út frá eignarhaldskostnaði þ.e. stofn- og rekstrarkostnaði til 10 ára svo og annarra þátta en verðs,. • Gögn • Gögn vegna verkefnisins er að finna á sérstöku svæði á vef Ríkiskaupa • Grunnútboðsgögn frá Ríkiskaupum. Tæknilýsing er ekki hluti gagnanna né heldur verkefnisins. • Fyrirlestur 6. marz + glærur • Gögn á vef Ríkiskaupa - http://www.rikiskaup.is/fraedsla/fraedslusyrpan/nr/386 • Fyrirspurnir og svör vegna verkefnisins á vef Ríkiskaupa 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

35. Verkefni • Tímasetningar • Verkefnistími er 4 vikur, þ.e. verkefnaskil eru eigi síðar en fimmtudaginn 24. apríl. Verkefni skal vera útprentað og því skilað í lokuðu umslagi í afgreiðslu Ríkiskaupa merkt • Hægt er að senda inn fyrirspurnir vegna verkefnisins á utbod@rikiskaup.is til 10. apríl, merkt MPA nám. Svör við fyrirspurnum verða birt á vefsvæði MPA námsins hjá Ríkiskaupum 17. apríl. • Áherslur verkefnisins • Skýr markmið fyrir útboðið þ.e. ítarlegri en hér fyrir ofan • Stjórnskipulag útboðsins • Greining hagsmunaaðila og samskipti við þá • Tímaáætlun fyrir útboðið – tilboðsferli • Val á útboðsaðferð • Skilgreining á hæfi bjóðenda • Matslíkan útboðsins • Gögn / framlag sem óskað er eftir frá bjóðendum M P A Nám í Háskóla Íslands Útboðsverkefni Höfundur:............................... 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

36. Verkefni Matslíkan vegna úrlausna Úrlausnir verða metnar sem hér segir: Fái einhver þáttanna lægra en 50% stiga eða samtals stig eru færri en 60 verður verkefninu vísað frá. Matsþáttur Stig Forsendur útboðsins og úrvinnsla þeirra þ.e. markmið, 50 hæfi bjóðenda, matslíkan og umbeðin gögn Stjórnskipulag og framkvæmdaáætlun útboðsins 20 lagalegir þættir útboðslýsingar Útboðstæknilegir og 20 Frágangur verkefnisins 10 Samtals: 100 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

37. Spurningar ? 27. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám