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Projektmanagement Phasen eines Projekts

Projektmanagement Phasen eines Projekts. 1. Phase: Projektdefinition. Projektdefinition. 1. Schritt: Problemanalyse Bedeutet: wie viel weicht die eigentlich Lage von der angestrebten Lage ab Problempunkte werden aufgelistet Ursachen der Probleme werden definiert. Projektziele.

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Projektmanagement Phasen eines Projekts

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Presentation Transcript

  1. ProjektmanagementPhasen eines Projekts

  2. 1. Phase:Projektdefinition

  3. Projektdefinition • 1. Schritt: Problemanalyse • Bedeutet: wie viel weicht die eigentlich Lage von der angestrebten Lage ab • Problempunkte werden aufgelistet • Ursachen der Probleme werden definiert

  4. Projektziele • Es gibt 3 Zielkomponenten: • Das Kostenziel • Das Terminziel • Das Sachziel

  5. Durchführbarkeitsanalyse • Zeigt: • Machbarkeit • Risiken • Wirtschaftlichkeit • Wird in einem Anforderungskatalog schriftlich festgehalten • Lösungskonzept wird erarbeitet

  6. Projektvertrag • Wird von Auftraggeber und –nehmer zusammen erarbeitet • Enthält eine genaue Leistungsbeschreibung • Dieser Vertrag kann auf 2 Wegen zustande kommen: • Durch einen Projektauftrag • Durch ein Angebot

  7. Projektleiter • Aufgaben des Projektleiters: • Projektteam zusammenstellen und leiten • Das Projekt zu steuern und zu organisieren • Kontakte zwischen Mitarbeitern und Auftraggebern zu Organisieren • Nach Abschluss das Projektergebnis zu präsentieren

  8. Projektteam • Mitarbeiter müssen nötige Qualifikationen haben • Mitarbeiter müssen motiviert sein • Arbeitsklima muss stimmen • Richtige Infrastruktur • Passende Räumlichkeiten und Arbeitsmittel • Notwendige Informationen müssen beschafft sein

  9. Kick off Meeting • Wird kurz vor Start des Projekts gemacht • Aufgaben werden verteilt • Spielregeln werden erklärt • Alle werden auf den gleichen Informationsstand gebracht

  10. 2. Phase:Projektplanung

  11. Projektplanung Entwurf Projektergebnis • Häufig kommt es nicht zum Projektabschluss wegen unzureichender Planung • Deswegen wird die Planung in 6 systematischen Schritten durchgeführt Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

  12. Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

  13. Identifikation Arbeitspakete • Arbeitspakete sind die Aktivitäten die während des Projekts ausgeführt werden müssen • „Projekt im Projekt“ • Für den Projekterfolg von größter Wichtigkeit

  14. Checkliste: Regeln der Arbeitspaketentwicklung Checklist: • überschaubare Gliederung • logische Abhängigkeiten • Laufzeit + Abschlusstermin • Zuordnung personeller und sachlicher Ressourcen • Ermittlung von Projektkosten

  15. Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

  16. Projektstrukturplan • Übersichtlich + hierarchisch • Alle Arbeitspakete auf einen Blick • Kommunikation wird erleichtert • Arbeitspakete werden: • Überbegriffen zugeordnet • Nummeriert • Grafisch zugeordnet

  17. Projektstrukturplan Bsp. Referat vorbereiten 1. Ebene Es Gibt 2 Gliederungsprinzipien: • Objektorientierte Gliederung • Funktionsorientierte Gliederung 1. Recherchieren 2. Ausarbeiten 3. Vortrag 2. Ebene 1.1 Internet 1.1 Präsentation 3. Ebene 1.2 Buch 1.2 Hand-out 1.3 Sonstige Quellen 1.3 Ausarbeitung

  18. Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

  19. Ablauf und Terminplan • legt Dauer und zeitliche Stafflung der Arbeitspakete fest • Weist Projektverlauf konkrete Kalendertermine zu • Wird als Balkendiagramm oder Netzplan dargestellt • Zwei neue Aspekte bei den Arbeitspaketen: • Logische Abhängigkeiten • Dauer • Vorgangsliste wird meist in Tabellenform erstellt

  20. Netzplan Bsp.

  21. Vorgangsliste Bsp.

  22. Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

  23. Kapazitätsplan • Sorgt dafür das alle Ressourcen: • in der richtigen Art und Qualität • in der richtigen Menge • zur richtigen Zeit • am richtigen Ort sind • Ressourcen können Personen mit bestimmten Qualifikationen oder Sachmittel sein

  24. Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

  25. Kostenplan • Ziele: • Ermittlung des gesamten Projektbudgets • Kalkulation eines Angebots bei externen Projekten • Überwachung der Projektkosten • Verfahren zur Kostenschätzung: • Parametrische Kostenschätzung (Faustformel) • Analogie - Schätzverfahren • Bottom – up – Verfahren

  26. Projektplanung Entwurf Projektergebnis Identifikation Arbeitspakete Qualitätsplan Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplan Kapazitätsplan Kostenplan

  27. Qualitätsplan • Leitfrage: Wann macht wer was wie, um die Qualität zu garantieren • Qualität = die Erfüllung von vereinbarten Anforderungen • Qualitätsplan ist folgendermaßen aufgebaut: • Formulierung von Qualitätszielen • Benennung der Qualitätskriterien • Wege zur Qualitätserreichung • Qualitätskontrolle

  28. 3. Phase:Projektdurchführung

  29. Durchführungsphase • Auftragnehmer tritt mit Auftraggeber in Kontakt um: • Ihn über den Stand des Projekts zu informieren • Änderungen abzusprechen • Vertrauen zu fordern • Gründe für Änderungen können sein: • Fehlplanungen • Verzögerungen bei Arbeitspaketen • Änderungswünsche des Auftragsgeber • Unvorhergesehene Ereignisse

  30. Projektsteuerung • Wird meistens vom Projektleiter übernommen • Er koordiniert und lenkt alle Tätigkeiten • Er wird vom Projektcontrolling unterstützt

  31. Projektcontrolling • Aufgaben vom Projektcontrolling: • Abweichung von der Planung zu entdecken • Steuerung und Überwachung des Projekts • Führt ständig einen Soll – Ist Vergleich durch • Projektcontrolling ist in mehrere Teilbereiche unterteilt: • Termin und Ablaufcontrolling • Kostencontrolling • Ergebniscontrolling

  32. Definitionsphase • Aufgaben: • Prüfen von Eignung und Präzision des Projektziels • Prüfen der Umsetzung der Projektziele • formulieren des Qualitätsstandards • Prüfung des Beschaffungswesens • Überprüfen der Lückenlosigkeit der Dokumentation • Durchführen von Testläufen bei Meilensteinterminen • Durchführen einer umfassenden Endkontrolle • von der Projektdokumentation unterstützt

  33. Projektdokumentation • Erstellt eine Prozessdokumentation • Diese beinhaltet: • Besprechungsprotokolle von Team- und Gruppenleiterbesprechungen • Statusberichte der Informationen zum Stand des Projekts • Sonderberichte bei größeren Komplikationen • Produktdokumentation

  34. Aufgaben des Projektleiters • Er muss: • laufende Vorfeldanalysen durchführen • D.h. er muss sich in wichtige Vorgänge in naher Zukunft hineindenken • die Vorgänge nötigen personellen und materiellen Ressourcen sicherstellen • Die Priorität der abzuarbeitenden Arbeitspakete bestimmen • Sicherstellen das die Pakete abgearbeitet werden • Dafür sorgen das die Mitarbeiter motiviert sind

  35. 4. Phase:Projektabschluss

  36. Projektabschluss • Abschlusspräsentation • Abnahme • Einweisung • Abschlussbesprechung • Abschlussbericht • Auflösung des Projektteams

  37. Ende

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