KONSEP SISTEM INFORMASI Pertemuan 3

1. KONSEP SISTEM INFORMASIPertemuan 3 ANITA RATNASARI, M.Kom

2. Peranan Sistem Informasi, (Alter, 1992) • Berpartisipasi dalam pelaksanaan tugas-tugas  Otomasi • Mengaitkan perencanaan, pengerjaan, dan pengendali dalam sebuah subsistem • Mengkoordinasikan subsistem-subsistem • Mengintegrasikan subsistem-subsistem.

3. Hubungan Perencanaan, Pengerjaan, dan Pengendalian

4. Jenis-jenis Sistem Informasi • Sistem informasi dikembangkan untuk tujuan yang berbeda-beda, tergantung pada kebutuhan bisnis. Sistem informasi dapat dibagi menjadi beberapa bagian : Jenis-Jenis Sistem

5. Jenis-jenis Sistem Informasi (1) • Transaction Processing Systems (TPS) TPS adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi. TPS berfungsi pada level organisasi yang memungkinkan organisasi bisa berinteraksi dengan lingkungan eksternal. Data yang dihasilkan oleh TPS dapat dilihat atau digunakan oleh manajer.

6. Jenis-jenis Sistem Informasi (2) • Office Automation Systems (OAS) dan Knowledge Work Systems (KWS) OAS dan KWS bekerja pada level knowledge. OAS mendukung pekerja data, yang biasanya tidak menciptakan pengetahuan baru melainkan hanya menganalisis informasi sedemikian rupa untuk mentransformasikan data atau memanipulasikannya dengan cara-cara tertentu sebelum menyebarkannya secara keseluruhan dengan organisasi dan kadang-kadang diluar organisasi. Aspek-aspek OAS seperti word processing, spreadsheets, electronic scheduling, dan komunikasi melalui voice mail, email dan video conferencing. • KWS mendukung para pekerja profesional seperti ilmuwan, insinyur dan doktor dengan membantu menciptakan pengetahuan baru dan memungkinkan mereka mengkontribusikannya ke organisasi atau masyarakat.

7. Jenis-jenis Sistem Informasi (3) • Sistem Informasi Manajemen (SIM) SIM tidak menggantikan TPS , tetapi mendukung spektrum tugas-tugas organisasional yang lebih luas dari TPS, termasuk analisis keputusan dan pembuat keputusan. SIM menghasilkan informasi yang digunakan untuk membuat keputusan, dan juga dapat membatu menyatukan beberapa fungsi informasi bisnis yang sudah terkomputerisasi (basis data).

8. Jenis-jenis Sistem Informasi (4) Decision Support Systems (DSS) DSS hampir sama dengan SIM karena menggunakan basis data sebagai sumber data. DSS bermula dari SIM karena menekankan pada fungsi mendukung pembuat keputusan diseluruh tahap-tahapnya, meskipun keputusan aktual tetap wewenang eksklusif pembuat keputusan.

9. Jenis-jenis Sistem Informasi (5) Sistem Ahli (ES) dan Kecerdasan Buatan (AI) AI dimaksudkan untuk mengembangkan mesin-mesin yang berfungsi secara cerdas. Dua cara untuk melakukan riset AI adalah memahami bahasa alamiahnya dan menganalisis kemampuannya untuk berfikir melalui problem sampai kesimpulan logiknya. Sistem ahli menggunakan pendekatan-pendekatan pemikiran AI untuk menyelesaikan masalah serta memberikannya lewat pengguna bisnis. Sistem ahli (juga disebut knowledge-based systems) secara efektif menangkap dan menggunakan pengetahuan

10. Jenis-jenis Sistem Informasi (6) • Group Decision Support Systems (GDSS) dan Computer-Support Collaborative Work Systems (CSCW) Bila kelompok, perlu bekerja bersama-sama untuk membuat keputusan semi-terstruktur dan tak terstruktur, maka group Decision support systems membuat suatu solusi. GDSS dimaksudkan untuk membawa kelompok bersama-sama menyelesaikan masalah dengan memberi bantuan dalam bentuk pendapat, kuesioner, konsultasi dan skenario. Kadang-kadang GDSS disebut dengan CSCW yang mencakup pendukung perangkat lunak yang disebut dengan “groupware” untuk kolaborasi tim melalui komputer yang terhubung dengan jaringan.

11. Jenis-jenis Sistem Informasi (7) • Executive Support Systems (ESS) ESS tergantung pada informasi yang dihasilkan TPS dan SIM dan ESS membantu eksekutif mengatur interaksinya dengan lingkungan eksternal dengan menyediakan grafik-grafik dan pendukung komunikasi di tempat-tempat yang bisa diakses seperti kantor.

12. Contoh Sistem Informasi antara lain: • Sistem reservasi penerbangan, digunakan dalam biro perjalanan untuk melayani pemesanan/pembelian tiket. • Sistem POS (Point Of Sale) yang diterapkan di pasar swalayan dengan dukungan barcode reader untuk mempercepat pemasukan data. • Sistem layanan akademis yang memungkinkan mahasiswa memperoleh data akademis dan mendaftar mata kuliah yang diambil pada tiap semester. • Sistem penjualan secara kredit agar dapat memantau hutang pelanggan yang jatuh tempo. • Sistem smart card yang dapat digunakan tenaga medis untuk mengetahui riwayat penyakit pasien.

13. Pengembangan Sistem Informasi Pengembangan sistem dapat berati menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki/diganti disebabkan beberapa hal, yaitu : • Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama, permasalahan yang timbul dapat berupa ketidakberesan, pertumbuhan organisasi, • Untuk meraih kesempatan-kesempatan. • Adanya instruksi-instruksi (dari pimpinan atau dari luar organisasi misalnya pemerintah). Pengembangan sistem informasi yang berbasis komputer dapat merupakan tugas kompleks yang membutuhkan banyak sumber daya dan dapat memakan waktu yang lama untuk menyelesaikannya.

14. Peranan Analis Sistem Analis sistem secara sistematis menilai bagaimana fungsi bisnis dengan cara mengamati proses input dan pengolahan data serta proses output informasi untuk membantu peningkatan proses organisasional. Dengan demikian, analis sistem mempunyai tiga peranan penting, yaitu : 1. Sebagai konsultan 2. Sebagai ahli pendukung 3. Sebagai agen perubahan

15. Tugas Analis Sistem Adapun tugas-tugas yang dilakukan oleh seorang analis sistem adalah : • Mengumpulkan dan menganalisis semua dokumen, file, formulir yang digunakan pada sistem yang telah berjalan. • Menyusun laporan dari sistem yang telah berjalan dan mengevaluasi kekurangan-kekurangan pada sistem tersebut dan melaporankan semua kekurangan tersebut kepada pemakai sistem. • Merancang perbaikan pada sistem tersebut dan menyusun sistem baru. • Menganalisis dan menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk sistem yang baru dan memberikan argumen tentang keuntungan yang dapat diperoleh dari pemakian sistem yang baru tersebut. • Mengawasi semua kegiatan terutama yang berkaitan dengan sistem yang baru tersebut.

16. Informasi Untuk Organisasi (1) Pihak manajemen sangat membutuhkan informasi yang sangat berguna untuk mengambil keputusan. Setiap tingkatan manajemen, membutuhkan informasi yang berbeda-beda. Terdapat 3(tiga) tipe informasi untuk tingkatan manajemen, yaitu : • Manajemen Tingkat Atas • Manajemen tingkat atas merupakan manajemen tingkat strategi, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring atau lebih ringkas. • Sebagai contoh : Informasi mengenai grand total penjualan yang terjadi

17. Informasi Untuk Organisasi (2) • Manajemen Tingkat Menengah • Manajemen menengah merupakan manajemen tingkat taktik, informasi yang dibutuhkan lebih tersaring untuk mengendalikan manajemen. • Sebagai contoh : Informasi mengenai semua total penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah. • Manajemen Tingkat Bawah • Manajemen tingkat bawah merupakan manajemen tingkat teknis yang membutuhkan laporan yang terinci, karena digunakan untuk mengendalikan operasi. • Sebagai contoh : Informasi mengenai semua penjualan yang terjadi untuk tiap-tiap daerah.

18. Informasi-informasi yang didapat digunakan sebagai berikut : • Top Manager (Manajer Tingkat Atas) • Informasi yang didapatkan digunakan sebagai pendukung perencanaan dan perumusan kebijaksanaan. • Middle Manager (Manajer Tingkat Menengah) • Informasi yang didapatkan sebagai alat bantu perencanaan (planning) dan pembuatan keputusan (decision maker). • Low Manager (Manajer Tingkat Bawah) • Informasi yang didapatkan sebagai pendukung operasi manajemen sehari-hari didalam organisasi. • Staffing (Tingkat Pekerja) • Informasi yang didapatkan digunakanuntuk melakukan proses suatu transaksi

19. Gambar : Tipe Informasi Untuk Tingkat Manajemen

20. TEKNOLOGI INFORMASI (1) • Teknologi informasi merupakan satu dari sekian banyak alat bantu yang digunakan para manajer untuk menjembatani perubahan. • Perangkat keras komputer menjadi alat fisik yang digunakan untuk aktivitas input, pemrosesan, dan output pada suatu sistem informasi. Terdiri dari: komputer yang memproses unit; beragam output, dan perangkat penyimpanan; dan media fisik untuk menghubungkan semua alat ini.

21. TEKNOLOGI INFORMASI (2) • Peralatan komunikasi dan komputer dapat dihubungkan melalui jaringan untuk berbagi suara, data, gambar, bunyi, atau bahkan video. Jaringan menghubungkan dua atau lebih komputer untuk berbagi sumber daya atau data misalnya printer. • Semua teknologi ini menampilkan sumber-sumber daya yang bisa dibagikan di keseluruhan organisasi dan dengan demikian ikut membangun infrastruktur teknologi informasi (TI).

22. TEKNOLOGI INFORMASI (3) • Infrastruktur TI yaitu perangkat keras dan lunak komputer serta teknologi penyimpanan data, dan jaringan yang menjadi portofolio dari pembagian sumber daya-sumber daya teknologi informasi untuk organisasi.

23. TEKNOLOGI INFORMASI (4) Agar suatu sistem informasi dapat berjalan optimal dan mampu beradaptasi dengan perkembangan teknologi maka diperlukan adanya teknologi informasi. Teknologi informasi artinya memanfaatkan teknologi untuk memperoleh dan mengelola informasi.

24. Contoh Teknologi Informasi

25. Fungsi teknologi informasi yaitu: • Capture: proses penyusunan penyimpanan ”record” aktivitas yang terperinci. • Processing: proses mengubah, menganalisis, menghitung, dan mengumpulkan semua bentuk data atau informasi. • Generation: proses yang mengorganisir informasi ke dalam bentuk yang bermanfaat, apakah sebagai angka-angka, teks, bunyi, atau gambar visual. • Storage dan Retrieval: storage adalah proses komputer penguat informasi untuk penggunaan masa depan. Retrieval adalah proses dimana penempatan komputer dan menyimpan salinan data atau informasi untuk pengolahan lebih lanjut atau untuk ditransmisikan ke pengguna lain. • Transmission: proses komputer mendistribusikan informasi melalui jaringan komunikasi.

26. Beberapa Alasan Investasi TI • Adanya kebutuhan untuk mempertahankan dan meningkatkan posisi kompetitif • Mengurangi biaya • Meningkatkan fleksibilitas dan tanggapan Contoh : Bank yang berlomba-lomba untuk memperluas jaringan ATM untuk meningkatkan layanan kepada nasabah mengingat persaingan antarbank yang sangat ketat.

27. Hubungan SI dan TI

28. Peranan SI dan TI dalam Organisasi Sistem teknologi informasi memberikan empat peran utama di dalam organisasi yaitu untuk meningkatkan: • Efisiensi. • Efektivitas. • Komunikasi. • Kompetitif.

29. Peranan SI dan TI dalam Organisasi (1) • Efisiensi artinya menggantikan peran manusia dengan teknologi informasi sehingga memudahkan pekerjaan dan mempercepat pekerjaan. • Efektivitas. Sistem informasi ini digunakan oleh pimpinan untuk pengambilan keputusan yang lebih efektif berdasarkan informasi yang akurat, tepat waktu, relevan, mudah, murah dan handal.

30. Peranan SI dan TI dalam Organisasi (2) • Komunikasi. Untuk memudahkan komunikasi dan mempercepat pengambilan suatu keputusan dapat digunakan email atau teleconference. • Kompetitif, artinya digunakan untuk meningkatkan daya saing organisasi di dalam era persaingan yang semakin ketat ini.

31. Sekian & Terima Kasih