Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba

1. Uloga odbora za ocjenjivanje ponuda u postupku ocjenjivanja ponuda – nabava roba

2. Sadržaj • Uvod • Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Javno otvaranje – formalna usklađenost ponuda • Administrativna usklađenost ponuda • Tehnička usklađenost ponuda • Pregled financijskih ponuda • Zaključak i priprema izvještaja • Preporuke / test

3. Cilj prezentacije • Jačanje učinkovitosti svrhovitosti postupka ocjenjivanja ponuda kroz upoznavanje potencijalnih članova odbora sa specifičnostima postupka • Izbjegavanje tipičnih grešaka sa učinkom usporavanja postupka a koje mogu rezultirati gubitkom sredstava i neostvarivanjem ciljeva projekta

4. Uvod • Ugovaranje je temeljni zadatak provedbene agencije • Postupak se provodi u skladu sa Praktičnim vodičem (Practical Guide for contract procedures for EC external actions) i praksom • Važno je znati: priručnik predstavlja interpretaciju i razradu pravila opisanih u Financijske regulativi (Uredba Vijeća (EZ) 1605/2002 + Uredba Vijeća (EZ) 1995/2006) i povezanim provedbenim pravilima (npr. Uredba komisije (EC, EURATOM) 478/2007 – tkz. MODEX)

5. Uvod • PRAG: • Podjela postupka prema vrijednosti • Opis postupaka • Standardni obrasci (aneksi A i C) koji se koriste u različitim fazama postupka • Objavljena natječajna dokumentacija (lex specialis) • Podjednako važno: praksa (PRAG sadrži samo smjernice)

7. Uvod • Najčešći postupci: Otvoreni (međunarodni i lokalni): • Razlike između međunarodnog i lokalnog postupka: vrijednost, rokovi za dostavu ponuda i obaveze u vezi objave Pregovarački postupak - u slučaju neuspjeha redovnog postupka, moguće je otvoriti i pregovarački postupak (ex-ante odobrenje, strategija i imena ponuditelja, konzistentnost i zadržavanje ključnih uvjeta iz inicijalnog nadmetanja)

8. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • U slučaju da se ponude registriraju putem pisarnice: poslati obavijest pisarnici sa preciznim uputama (naziv predmetnog natječaja, rok za dostavu ponuda i opis postupka zaprimanja ponuda te postupanje u slučaju ponuda koje nisu adekvatno označene ili sadrže napomene) • Sve prispjele ponude se označuju na licu mjesta (datum, vrijeme prispijeća, paraf osobe koja je zaprimila ponuda i redni broj ponude po redoslijedu prispijeća)

9. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Dobra praksa – podaci (privremeni) se paralelno sa registracijom ponuda unose u Summary of tenders received (obrazac C6 – aneks izvještaja sa javnog otvaranja) • Za ponude zaprimljene na zadnji dan roka za dostavu ponuda se bilježi i točan sat prispijeća • Vanjske omotnice moraju sadržavati broj objave (engl. publication reference) te naziv predmetnog natječaja • Postupak otvaranje omotnica koje nisu označene u skladu sa uvjetima (zapisnik o otvaranju)

10. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Obavezno priložiti ponudama i omotnice koje su označene kao: a) povlačenje ponude (withdrawl) ili b) promjena (alteration)

11. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Tajnik odbora za ocjenjivanje priprema: • Logistika (rezerviranje prostora i potrebne opreme kao što su projektor ili ploča) – odmah po odobrenju dana početka rada odbora • Priprema obavijest za pisarnicu – najkasnije 15 dana prije isteka roka za dostavu ponuda • Dostavlja poziv odobrenim članovima odbora za uži izbor – najkasnije 7 dana prije isteka roka za dostavu ponuda, poželjno odmah po odobrenju

12. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • Priprema materijal za članove odbora (načelo uporabe standardnih obrazaca) – najkasnije 2 dana prije javnog otvaranja koji sadrži: • 1 kopiju natječajne dokumentacije (potvrđena kao zadnja verzija) koja se dostavlja predsjedatelju • Kontrolna lista u vezi postupka otvaranje za predsjedatelja (unijeti broj objave u zaglavlje) • Istraživanje tržišta (budžet) • za svakog člana povjerenstva: • “Instructions to tenderers” • “Technical Specification”

13. Zaprimanje ponuda i pripremne aktivnosti • “Procurement notice” (samo u slučaju međunarodnog otvorenog nadmetanja) • “Administrative compliance grid” (potpisuje ga samo predsjedatelj, članovima sa pravom glasa služi samo kao informacija) • Pomoćni obrasci (Selection criteria sub-grids & technical compliance sub-grids) • Obrasci za ocjenjivanje (“Evaluation grids”) • “Questions & answers” + “corrigendum” (ukoliko je isti objavljen)

14. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Strogo poštivanje objavljenog početka javnog otvaranja • Tajnik povjerenstva provodi kontrolu akreditacija predstavnika ponuditelja • Predstavnici ponuditelja mogu pristupiti tek po predočenju punomoći ili dokumenta koji ih može nedvojbeno povezati sa osobom ponuditelja (radna iskaznica ili posjetnica) – PRAG 4.3.9.3 • Predsjedatelj još jednom provjerava dostupnost svih zaprimljenih ponuda logističke elemente u vezi javnog otvaranja i poziva predstavnike ponuditelja u prostoriju

15. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Predsjedatelj obavještava predstavnike ponuditelja o: • tijeku samog otvaranja te sadržaju informacija koje će im biti predočene (vidi: summary of tenders received i tender opening checklist) • dostupnosti izvještaja sa javnog otvaranja temeljem službenog zahtjeva ponuditelja po ex-ante odobrenju istog (izvještaj se dostavlja na ex-ante odmah po završetku otvaranja zajedno sa izvadcima iz ponudbene dokumentacije)

16. Javno otvaranje – formalna usklađenost Prije početka otvaranja, predsjedatelj mora potvrditi: • Dostupnost svih ponuda koje su prispjele do trenutka koji je označen kao krajnji rok za dostavu ponuda • krajnji rok za dostavu ponuda • Konstatira da će se tijekom javnog otvaranja pregledati samo ponude koje su stigle u roku (ponude pristigle izvan roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja – vraćanje natječajnog jamstva)

17. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Predsjedate zatim provodi slijedeće: • Otvara ponuda po redoslijedu prispijeća, prije samog otvaranja, javno konstatira stanje omotnice i prepisuje podatke o vremenu prispijeća u “Summary of tender received” • Predsjedatelj i tajnik parafiraju prvu stranu originalne ponude, uključujući i sve strane financijske ponude te upisuju redni broj na kopije ( i parafiraju) • Paralelno utvrđuje, upisuje i javno konstatira i slijedeće elemente: • Redni broj ponude upisan na vanjskoj omotnici,

18. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Ime ponuditelja (ukoliko nije vidljiv na omotnici, onda se ime javno konstatira prilikom čitanja cijene) • Dan prispijeća (i točno vrijeme u slučaju ponuda prispjelih na zadnji dan) • Stanje paketa (mora jamčiti povjerljivost sadržaja), • Da li ponuda sadrži “Tender submission form”, • Da li ponuda sadrži “Tenderer’s Declaration” i to za svakog člana u slučaju konzorcija • Javno čitanje cijene iz “Tenderer’s Declaration”,

19. Javno otvaranje – formalna usklađenost • Da li ponuda sadrži jamstvo za ozbiljnost ponude (Tender guarantee), ukoliko je isto predviđeno. • Konačnu odluku o formalnoj prihvatljivosti ponude • Predsjedatelj prije otvaranja ponude, obavještava ponuditelje i o eventualnim izmjenama i povlačenju ponuda koje su zaprimljene u roku • Ponude prispjele nakon roka se otvaraju nakon završetka javnog otvaranja (vraćanje jamstva za ozbiljnost ponude)

20. Javno otvaranje – formalna usklađenost - Tajnik završava izvještaj sa javnog otvaranja i dostavlja izjavu o povjerljivosti i nepristranosti na potpis svim članovima povjerenstva • predsjedatelj zaključuje kontrolnu listu, svi članovi odbora za ocjenjivanje potpisuju izvještaj sa javnog otvaranja • izvještaj sa javnog otvaranja se dostavlja Delegaciji na ex-ante

21. Administrativna usklađenost ponuda - provodi se temeljm tkz. “Administrative compliance” obrasca - ako je smisao kontrole formalne usklađenosti utvrditi da li postoje elementarni dijeloviponudbene dokumentacije, u administrativnom dijelu kontroliramo da li je sadržaj dostavljene dokumentacije usklađen sa uvjetima nadmetanja

22. Administrativna usklađenost ponuda • ukoliko u ponudbenoj dokumentaciji postoje ozbiljni nedostaci ili sadržaj eklatantno ograničava prava ugovaratelja u budućoj provedbi ugovora, ponuda se odbija • koncept potpunosti ponudbene dokumentacije • proporcionalnost i diskrecijsko odlučivanje odbora za ocjenjivanje

23. Administrativna usklađenost ponuda “Adminstrative compliance grid”: • državljanstvo ponuditelja • potpunost ponudbene dokumentacije (Instructions to tenderers, TS) • upotreba službenog jezika postupka • potpunost – Tender submission form

24. Administrativna usklađenost ponuda • potpisi (ovlaštena osoba) – Tenderer’s declaration(s) • ostale administrativne odrednice iz natječajne dokumentacije (primjer: LEF, podugovaratelji itd.)

25. Tehnička usklađenost ponuda - pomoćni individualni obrasci za ocjenjivanje: • Kvalifikacijski kriteriji • Tehnički kriteriji • Upute za popunjavanje: čitko napisano ime na prvoj strani, paraf na svim stranama, potpis ocjenjivača na zadnjoj strani • Glavni obrazac (“Evaluation grid”) se popunjava temeljem ocjena i komentara iz pomoćnih obrazaca (potpisuju ga svi članovi povjerenstva sa pravom glasa) • Paralelno: tajnik odbora priprema izvještaj u kojem rezimira sve odluke i korespondenciju odbora za ocjenjivanje

26. Tehnička usklađenost ponuda • Kontrola usklađenosti tehničke ponude sa tehničkom specifikacijom – da/ne pristup (jedan “ne” je dovoljan za konstatiranje tehničke neusklađenosti) • Kontrola usklađenosti traženih usluga (servis, post-prodaja itd.) – da/ne pristup • Pregledavaju se financijske ponude za koje nedvojbeno utvrđeno da zadovoljavaju sve formalne, administrativne i tehničke uvjete opisane u natječajnoj dokumentaciji

27. Pregled financijskih ponuda • formalne pretpostavke (DDU paritet, cijena iskazana u eurima, sve stavke u predviđenoj količini, unutar pojedine grube nabave uključene) • Aritmetička točnost • Diskrepancija: • Između jedinične cijene i totala (umnožak j. cijene i količine) • Između iznosa iskazanog u brojkama i slovima

28. zaključak i priprema izvještaja - ugovor se dodjeljuje ponuditelju koji je dostavio formalno, administrativno i tehnički prihvatljivu ponudu sa najnižom cijenom (koncept “best value for the money”) • Tajnik odbora priprema izvještaja koji potpisuju svi članovi odbora za ocjenjivanje • odbor za ocjenjivanje ne odlučuje o dodjeli ugovora, već samo daje preporuku tijelu nadležnom za nabavu (Contracting Authority) • Tijelo nadležno za nabavu provjerava izvještaj i zaključke te odlučuje da li će odobriti izvještaj (suglasnost potvrđuje potpisom izvještaja)

29. zaključak i priprema izvještaja U slučaju odbijanje izvještaja, isti se može: • Vratiti na postupanje odboru za ocjenjivanje • Proslijediti nepotpisan ex-ante tijelu sa obrazloženjem i prijedlogom daljnjih aktivnost (npr. provođenje pregovaračkog postupka temeljem dostavljene pregovaračke strategije)

30. Preporuke /analiza testa Najčešći razlozi odbijanja preporuka odbora za Ocjenjivanje prema učestalosti: • Predložena ponuda premašuje financijske resurse alocirane za tu grupu nabave (Lot) • Previd ili nedosljednost u pristup odbora za ocjenjivanje tijekom pregleda tehničkih ponuda • Nedosljedna ili netočna primjena kvalifikacijskih kriterija - provođenje kratkog testa kojim se simuliraju situacije iz prakse (vrijeme: 10 minuta + analiza rezultata)

31. Pitanja ?

32. Hvala na pažnji…