DEMATERIALISATION

1. DEMATERIALISATION Dématérialisation de la transmission des actes soumis au contrôle de légalité

2. I - Présentation de l'application Les acteurs : • Au niveau central : • Le maître d’ouvrage : la DGCL • Le maître d’œuvre : la DSIC • Au niveau local : • Les collectivités et associations d’élus (AMF, ADF, etc.) • Les 2000 agents des préfectures, sous-préfectures et SGAR concernés par le contrôle de légalité

3. Urbanisation d’ACTES C’est un outil qui permet ou permettra d’être en relation avec toutes les entités administratives d’une manière dématérialisée et en temps réel. I - Présentation de l'application

4. Sas web MI Tiers de transmission SMPT MI AR, échanges avec les CEPL et messages d’erreurs I - Présentation de l'application Circuit de transmission d’un acte Envoi de l’acte Dépôt flux ip sécurisé Collectivité ou EPL Préfecture ou sous-préfecture Serveur Actes Emission de l’accusé de réception

5. ACTES, qu’est-ce que c’est ? I - Présentation de l'application Il permet : • Un échange dématérialisé des actes, des accusés de réception, des courriers (lettre simple, lettre d'observation, demande de pièces complémentaires....) • Le suivi de tout le processus de contrôle de légalité des actes avec calcul automatique des délais de recours • Le contrôle budgétaire automatisé également

6. II – Comment l’application se présente pour la collectivité Envoi d’un acte au contrôle de légalité

7. II – Comment l’application se présente pour la collectivité Interface fictive d’un TdT 1. Accéder à l’application

8. II – Comment l’application se présente pour la collectivité Interface fictive d’un TdT 2. Décrire l’acte à télétransmettre

9. II – Comment l’application se présente pour la collectivité Interface fictive d’un TdT 4. Le maire ou l’élu habilité signe «électroniquement» l’acte et : • Soit renvoie l’acte à l’agent habilité à le télétransmettre au contrôle de légalité • Soit envoie l’acte lui-même depuis son ordinateur

10. II – Comment l’application se présente pour la collectivité Interface fictive d’un TdT 5. Consulter les retours préfecture

11. II – Comment l’application se présente pour la collectivité Interface fictive d’un TdT 6. La télétransmission est confirmée

12. II – Comment l’application se présente pour la collectivité Interface fictive d’un TdT 7.Afficher l’accusé de réception de l’acte télétransmis

13. III – Les avantagespour la collectivité • Suppression des photocopies de tous les actes soumis au contrôle de légalité. • Réduction des coûts : • Papier • Photocopie • Affranchissement • La collectivité devient actrice de la protection de l’environnement.

14. III – Les avantagespour la collectivité • La collectivité est assurée que l’acte est bien arrivée en Préfecture ou en Sous-Préfecture car l’application Actes émet un accusé de réception à chaque document télétransmis. • Gain réel de temps : en 3 clics les documents sont télétransmis (très intéressant pour les budgets et les marchés).

15. IV – Les avantagespour les services de l’Etat • Partage de l’information en temps réel. • Facilite le travail de contrôle, les personnels peuvent mieux se consacrer à leur mission de conseil auprès de la collectivité. • Plus d’archivage papier. Les actes sont classés sur la plate forme du Ministère de l’Intérieur.

16. V – Moyens nécessaires pour mettre en œuvre les télétransmissions • Choisir un tiers de télétransmission (liste arrêtée par le Ministère de l’Intérieur). • Signer une convention entre le représentant de la collectivité (Maire, Président EPCI) et le représentant de l’Etat. • Disposer de l’application TOTEM pour transmettre les documents budgétaires sous format XLM. Application gratuite à télécharger. • Disposer de la nomenclature qui permet de classer les actes.

17. PJ émises par tiers Ordonnateur Fournisseurs PJ émises par des tiers Pièces comptables + PJ Ordonnateurs CDG-D Pourquoi la dématérialisation ? Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance. DGFiP

18. Les enjeux de la dématérialisation La dématérialisation répond à des exigences de développement durable 55 % • 76 500 collectivités et établissements publics locaux • Economie en coût de gestion des supports de traitement des données budgétaires et comptables : - Coût du papier, de l ’impression, de son stockage, de son affranchissement postal ou de son transport - Coût d ’archivage des documents papier conservés par l ’organisme.

19. Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011. Une démarche partenariale Structure Nationale Partenariale Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010rassemblant l’ensemble des préconisations nationales Charte nationale Partenariale Signée le 07.12.2004 13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers) 6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS) La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières Accessible sur : http://www.collectivites-locales-gouv.fr Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jour l’arrêté du 27 juin 2007: :(BCFR0750735A) généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 2015, en remplacement des protocoles historiques

20. Qu ’est-ce qu’on dématérialise ? • Les pièces comptables : • Les mandats • Les titres de recette • Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ils sont signés électroniquement Le passage au PES V2 emporte la dématérialisation des bordereaux de titres et de mandats.

21. Qu ’est-ce qu’on dématérialise ? • Les pièces justificatives (PJ) : Produites par les tiers : • Factures • Pièces d’exécution de marchés publics Produites par la collectivité : • Paye • Délibérations, arrêtés et décisions • Pièces de passation de marchés publics • Actes d’engagement • Contrats • Intervention sociales • États de frais déplacement • Factures de recette • Documents budgétaires • etc ...

22. Préalable VALIDATION du progiciel EDITEUR S’articule en 4 phases pour garantir la qualité de l’information et l’exploitation par Hélios • Le préalable : la validation complète du logiciel de l’éditeur associée à une collectivité représentative sur les domaines gérés, suivie par la Mission Déploiement de la Dématérialisation (MDD) de la DGFIP • Une phase de cadrage destinée à préciser le périmètre et le calendrier des travaux • Une phase de test menée par lacollectivité avec le soutien de l’éditeur • Le passage en production des domaines de la dépense et de la recette : dès que les flux sont corrects (tests OK) et validés par la DRFiP/DDFiP , la date est arrêtée avec la MDD • Le passage à la dématérialisation (arrêt des flux papier) peut s’effectuer après quelque temps d’usage Le processus de passage au PES Phase 3 Phase 2 Étape 3 VALIDATION de la collectivité Étape 4 PASSAGE en PRODUCTION et à la DEMATERIALISATION Phase 1 Étape 1 LANCEMENT Étape 2 CADRAGE

23. La dématérialisation des pièces justificatives Leur référencement dans le PES V2 (PES-PJ) Le référencement s ’appuie sur deux éléments : • L’identifiant unique (identifiant technique) • remplace l’agrafe du mandat/titre et de la PJ • lie sans ambiguïté le mandat/titre à sa PJ (obligation réglementaire pour la collectivité) • est partagé par tous les acteurs de la chaîne : ordonnateur, comptable, juge des comptes • Le nom de la PJ dématérialisée • indispensable pour une meilleure gestion des documents • nécessaire pour l ’archivage.

24. La dématérialisation des documents budgétaires • Une offre de dématérialisation des documents budgétaires au format XML • Budget principal, budget supplémentaire, décisions modificatives et compte administratif • Nomenclatures comptables : M14, M52, M71, M4 et M4x • Intégralité du document budgétaire (y compris les annexes) • Tous les organismes relevant des nomenclatures précitées, avec ou sans le PES d’Hélios • La mise en œuvre par la collectivité repose sur : • la mise à jour du progiciel financier pour générer les documents sous la forme de fichier au format XML • l’outil TOTEM qui permet d’enrichir le fichier (compléter les annexes des documents) : outil mis à disposition des collectivités, gratuitement par la DGCL, à l’adresse : http://odm-budgetaire.org • l’outil XéMéLiosV5 pour visualiser des documents dématérialisés. Outil gratuit http://www.xemelios.org • Le document dématérialisé est transmis : • à la DGCL (Actes-budgétaire) • à la DGFiP (Hélios) et in fine à la CRC dans l'archive du compte de gestion sur pièces dématérialisé • Les modalités de transmission à Hélios : • PES-PJ autonome typé document budgétaire disponible depuis l’été 2012 • Modification par le comptable assignataire du paramétrage de transmission pour les documents budgétaires au niveau des protocoles d’échanges pour le budget collectivité concerné • A titre transitoire, l'ordonnateur continue d’attester le caractère exécutoire sur la délibération papier qui accompagne le flux PES ou le CDROM

25. Son impact sur TIPI La collectivité a le choix, selon les situations précisées ci-dessus, entre : • Le PES titre individuel, • Le PES titre récapitulatif + le PES titre ORMC. Avec l ’arrêt de ROLMRE au 1er janvier 2015, la collectivité doit passer au PES V2 avant cette date pour poursuivre la gestion TIPI, sauf si elle fait du prélèvement à l ’initiative du comptable. Dans ce cas, le passage au PES V2 doit être anticipé au 1er février 2014.

26. En conclusion • Les collectivités concernées par le prélèvement doivent dès à présent privilégier une démarche globale du processus de dématérialisation de la chaîne comptable et financière. • Celle-ci s ’effectue en trois étapes : • 1 Changement de protocole pour le PES V2 ( en recette et dépense ) • 2 Signature électronique des bordereaux • 3 Dématérialisation des Pièces Justificatives qui peuvent être menées de façon simultanées ou étalées dans le temps en fonction du rythme d ’avancement du projet et de l ’implication de ses différents acteurs (Ordonnateur, éditeur, réseau DGFIP).