ENTREPRISE et DEMATERIALISATION

1. ENTREPRISE et DEMATERIALISATION Une étude réalisée dans le cadre du C2i Métiers du Droit de l'Université Jean Moulin Lyon 3, par des étudiants de Master 2.

2. De quoi s'agit-il ? Entreprise Dématérialisation • Structure économique et sociale • Regroupement de moyens humains, matériels et immatériels • Fourniture de biens ou de services • But de rentabilité • Mise en œuvre de moyens électroniques • Opérations de traitement, d'échanges et de stockage virtuels • Absence de support papier

3. Capacité organisationnelle Stratégie Sécurité Partage d'informations Fluidité Performance Traçabilité • Les manifestations de la dématérialisation en entreprise ? • Les enjeux de la dématérialisation ? • La dématérialisation en entreprise : avantages ou inconvénients ?

4. Plan La dématérialisation de la création d'entreprise II. La dématérialisation dans le fonctionnement de l'entreprise III. La dématérialisation dans la fin de vie de l'entreprise IV. Avantages et inconvénients de la dématérialisation au sein de l'entreprise

5. I. La dématérialisation de la création d’entreprise Plus besoin de sortir de chez soi

6. A) La mise en place d’instruments sécurisés Le Guichet unique électronique de création d’entreprise • Loipour l’initiative numérique du 1er aout 2003 insatisfaisante • Regroupement de la CCI, URSSAF, CMA, Greffiers des TC et Chambres de l’agriculture, APCE et INPI pour la création du Guichet unique de création d’entreprise le 1er janvier 2010 • Procédure du site www.guichet-entreprise.fr : description du projet (activité, effectif, localisation) et désignation du CFE compétent …. Il faut maintenant sécuriser les documents …

7. La signature électronique Née de la loi du 13 mars 2000 : Mécanisme de sécurisation des données et d’authentification de leurs auteurs Conditions de protection : une signature authentique, infalsifiable, non réutilisable, inaltérable et irrévocable. Nécessité d’un certificat électronique donnant l’identité du porteur de clé et la clé publique : existence de PSC La cryptographie asymétrique

8. B) Le lancement de l’activité • Invitation par mail avec un lien, un seul clic et aucune installation • Objectifs : pas de frais de déplacement, rapidité assurée, alternative au recrutement physique Le visio-recrutement

9. Le contrat de travail électronique • Création de l’article 1369-8 du Code civil par l’ordonnance du 16 juin 2005 : autorisation d’envoi d’une lettre recommandé relative à la conclusion ou à l’exécution d’un contrat par courrier électronique. Intervention d’un décret le 2 février 2011 permettant l’application de ce dispositif au contrat de travail. • Procédure : courrier acheminé par un procédé sécurisé permettant d’identifier le tiers, de désigner l’expéditeur et de garantir l’identité du destinataire ; contenu de la lettre adressé au destinataire par voie électronique.

10. II. La dématérialisation dans le fonctionnement de l’entreprise OBJECTIF ZERO PAPIER ........ DEMATERIALISEZ !

11. 1) La migration progressive du support papier vers le numérique A) La dématérialisation d’un point de vue matériel Les moyens : Le cloudcomputing L’intranet de l’entreprise

12. Le Cloud Computing • Hébergement décentralisé : • plus de gestion des serveurs par l’entreprise • l’entreprise ne connaît pas le lieu de stockage • L’accès, via un réseau, à un centre de stockage de données

13. L’intranet de l’entreprise • Un réseau informatique interne à l’entreprise (stockage, communications…) • Fonctionnant sur le modèle de l’Internet • Souvent connecté à Internet • Permet l’accès à des documents, services, au sein de l’entreprise

14. Que dématérialiser ? • Les documents papiers reçus par l’entreprise (courriers….) • Les documents existants déjà dans l’entreprise (originaux papiers numérisés pour archivage, exemple de la facture électronique….) • Notion de dématérialisation « à la source » (dès l’origine sous format électronique, il n’y a jamais eu de support papier : e-mail, fichiers numériques…)

15. La nécessité de l’archivage • Stocker et Conserver des informations • Composante incontournable • Sécurise, rend aisément accessible les documents • Loi du 13 mars 2010 : même valeur que le document papier, à condition que le document soit établi et conservé de façon à garantir son intégrité.

16. a. La dématérialisation et les déclarations administratives 2) La dématérialisation des traitements comptables et déclarations administratives

17. Au niveau des déclarations fiscales Au niveau des déclarations sociales Deux types : les déclarations fiscales et sociales • télédéclaration ou télérèglement • ex pour la TVA : mode EFI ou mode EDI • ex pour l’IR : uniquement mode EFI. • www.impots.gouv.fr www.net-entreprises.fr

18. b. La dématérialisation des traitements comptables • Qu’entend-t-on par « traitements comptables »? • Bilan • Compte de résultat • Trois étapes pour le traitement automatisé sous forme numérique : • Numérisation des documents • Archivage des documents • Transmission des documents (ex : workflow) • Validation des écritures comptables + Transfert des écritures vers des logiciels comptables + Passage d’ordre de banque • importance de la signature électronique : articleR123-173 code de commerce

19. 3) Les problèmes pouvant se poser liés à la protection de l’information • Deux problématiques : • Authentification des échanges (solution : le certificat électronique, précité) • Sécurité : Protection des bases de données et des réseaux

20. Les risques : • les virus et programmes malveillants • les emails frauduleux • le piratage (délinquance informatique) • l'espionnage industriel • la malversation • la perte d'informations confidentielles • la perte d’un certain contrôle sur le stockage des données • conservation non pérenne ? Due à la technique • l'erreur de manipulation

21. Les solutions : • protéger l'accès à internet • protéger le réseau informatique • auditer le contenu de votre site web, vitrine sur internet de votre entreprise • sauvegarder les données informatiques • filtrer les courriers électroniques • sensibiliser les utilisateurs • anticiper les incidents et minimiser leurs impacts • une protection pénale : articles 323-1 et suivants du Code Pénal

22. La notion d’intelligence économique = Maîtrise de l’information stratégique • Triptyque : • Acquérir l’information stratégique pertinente • Protection des informations (sensibles) • Influence : propager une information favorisant la stratégie

23. B) La dématérialisation d’un point de vue relationnel

24. 1) Les relations internes et externes de l’entreprise a. Les relations internes • Réorganisation de l'entreprise en permanence, dans un souci d'efficacité • Illustration avec le reengineering: • l'identification et la suppression des tâches inutiles • leur remplacement par des processus plus efficaces • Reconfiguration transversale avec pour objectif : • la diminution des coûts • l'amélioration de la qualité et des délais • Analyse des processus dans leur ensemble et non ponctuellement • Aboutissant à une véritable refonte

25. Principale conséquence • La suppression et/ou la redistribution des tâches Cependant • La réorganisation en profondeur peut être évitée • grâce à l'infogérance(externalisation, en tout ou partie, • des services informatiques en les confiant à un prestataire) • Exemples : • Communication par e-mail • Bulletins de paye numérisés

26. Adhésion des collaborateurs nécessaire. D'où une association en amont du processus de dématérialisation qui passe par un accompagnement en interne, en raison : de la distance entre individus qui diminue de frontières géographiques constamment repoussées Conditions

27. b. Les relations externes • Principalement les relations avec les clients et les fournisseurs • Meilleur moyen de communiquer : INTERNET, généralement bien intégré dans : • le mode de vie des consommateurs • le mode de fonctionnement des professionnels • Usage d'Internet en constante augmentation chez les consommateurs (près de 75 % des ménages équipés d'Internet haut débit, selon une étude INSEE réalisée en 2010) • Conséquence : évolution et création de nouvelles attentes

28. Meilleure information du consommateur • Volonté de transparence passant par : • la comparaison des prix • les avantages et offres soumis à conditions • un service après vente • des informations diverses (plan d'accès, carte de visite)

29. Meilleure interaction avec l’entreprise • Avec : • une prise en charge plus rapide des demandes • une plus grande personnalisation des offres et services • un contact possible à partir de n'importe où • IDEE PRINCIPALE : le consommateur doit aussi trouver son intérêt

30. Aspects financiers divers • une amélioration des flux de trésorerie • la réduction des délais de paiement • Exemple : la facturation électronique

31. 2) La confidentialité des correspondances • Principalement la confidentialité des correspondances électroniques des salariés à l'ère d'Internet • Trois arrêts, rendus le 2 février 2011 par la Cour de cassation : cette confidentialité ne s'applique que lorsque la correspondance n'a aucun rapport avec l'exercice de l'activité professionnelle

32. 3) La E-reputation d’une entreprise • Avoir une réputation sur le Web • Savoir la gérer • Principal problème : la visibilité (plus de 300 millions de sites recensés en avril 2011)

33. Une solution : le recours au web-marketing • Toute opération permettant d'améliorer la visibilité d'un site en utilisant Internet comme un canal de prospection, via : • les réseaux sociaux • les annuaires de référencement en ligne • les classements des principaux moteurs de recherche • Existence de fournisseurs spécialisés dans ce domaine • Véritable stratégie (blogs, flux RSS, liens, etc.)

34. III. La dématérialisation dans la fin de vie de l’entreprise

35. A) La dématérialisation de la cessation de l’activité de l’entreprise • Formulaires de déclaration de radiation d’entreprise imprimables : • pour les entreprises personne physique et personne morale sur le site officiel Service-Public.fr (dématérialisation partielle car envoi par courrier) • pour les auto-entrepreneurs sur le site CFE  lautoentrepreneur.fr (dématérialisation totale)

36. Formulaires de demande de sauvegarde, redressement et liquidation judiciaires imprimables sur les sites Internet des Tribunaux de commerce (dématérialisation partielle car dépôt du dossier sur rendez-vous)

37. B) La dématérialisation de la cessation de l’activité du salarié • Le e-licenciement : question ouverte MAIS difficultés tenant à l’ordre public (entretien préalable physique + signature obligatoire de la lettre de licenciement)

38. L’attestation d’assurance chômage : • Définition : obligatoire  droits au chômage ; à défaut de transmission  préjudice du salarié  dommages et intérêts • Depuis le 1er janvier 2012 : simple faculté  obligation pour les entreprises ≥ 10 salariés.

39. IV. Avantages et inconvénients de la dématérialisation dans l’entreprise

40. Avantages Economies : productivité, gain de place Développement durable : diminution du rejet de déchets Partage des connaissances à l'échelle mondiale (revenus différés) • Optimisation des divers outils • Evolution, modernisation de l'entreprise : ré-émergence du patrimoine de l'entreprise • Rapidité, réactivité de l'entreprise et de ses employés • Possibilité de travail à domicile

41. Inconvénients • Mauvaise maitrise de l'e-réputation de l'entreprise • Mauvaise maitrise de l'outil informatique : risque de perte de données • Nécessité de formations pour s'adapter • Confusion vie de l'entreprise/vie privée : disponibilité des informations à tout moment et partout • Coût élevé du matériel informatique • Consommation électriqueaccrue

42. Conclusion • Inégalités des entreprises face à la dématérialisation (coûts, réorganisation) • Inquiétude quant à la pérennisation des informations (essor de coffre-fort électronique) L’ensemble de nos sources est à retrouver sur la page du groupe : http://groups.diigo.com/group/ c2i-ent-demat-lyon-3

43. Méthodologie utilisée dans le cadre de cette présentation

44. Les outils • Communication de groupe via une mailing list • Création d’une mailing list: c2ientdemat@groups.live.com • Difficulté : premier essai via Google (groupe Gmail), échec. Réussite d’intégration définitive de tous les membres via Hotmail.

45. L’organisation du travail via un espace commun • Agenda de groupe, espace de stockage de documents et travail de partage, sur la page du groupe C2ientdemat via Skydrive : https://groups.live.com/P.mvc#!/c2ientdemat/ • Grande efficacité de cet outil, tous les travaux des membres du groupe y sont publiés.

46. Le partage dans la recherche des informations • Sauvegarde et partage de Bookmarks via le site Diigo : http://groups.diigo.com/group/c2i-ent-demat-lyon-3 • Aucune difficulté, instrument utile

47. Les échanges via un réseau social • Groupe social Facebook : https://www.facebook.com/groups/310421555657175/ • Très utilisé, permet à chacun de faire un point, de donner son avis, de s’organiser…

48. Outil de diffusion publique d’un travail • Blog juridique : http://c2ientreprisedemat.wordpress.com/ • Au départ Legavox, puis option finale pour WordPress. (Mise en page plus libre et tableau de bord plus complet)

49. Organisation d’une conférence virtuelle: second Life • Découverte d’un outil nouveau • Difficulté de connexion et de compréhension du fonctionnement par certains membres • Résultat final : réunion satisfaisante et utile à l’avancée des travaux

50. L’organisation • Présentation du C2i, formation du groupe, choix du sujet et mise en place des outils précités • Recherches personnelles par chacun • Mises en commun des recherches, élaboration d’un plan et d’un document faisant office de base de travail. • Réunion second life • Répartition entre les membres de l’élaboration du PowerPoint et centralisation du PowerPoint • Organisation de la présentation • En parallèle : travail sur le blog