MS Word 2003

1. MS Word 2003

2. Čo je Microsoft (MS) Word MS Word je štandardným textovým editorom dodávaným spoločnosťou Microsoft (skratka MS) v balíku programov MS Office. Národné prostredie nám zaručí, že sa nebudeme musieť učiť cudzí jazyk, aby sme ho zvládli. Skrátene by sme mohli o tomto programe povedať, že je to taký inteligentný písací stoj.

3. Otvorenie programu Otvoríme aplikáciu MS Word 2003 a to buď cez ikonu na obrazovke alebo cez ponuku Štart – Programy – Microsoft Office – Microsoft Office Word 2003. Zvolíme si v podokne úloh – Vytvoriť nový zošit – Prázdny zošit. Druhá možnosť je kliknúť na tlačidlo, ktorá znázorňuje nový zošit. Tretia možnosť je otvoriť existujúci súbor a to buď cez ponuku Súbor – Otvoriť – vyberieme si uložený dokument z priečinku.

4. Panel s nástrojmi - Štandardný Panel s ponukami Panel s nástrojmi - Formátovanie Záhlavie okna Biela časť pravítok vymedzuje priestor pre text, sivá pre okraje stránky Blikajúci textový kurzor Zvislé pravítko Oblasť pre text dokumentu Pracovná tabla Panel s nástrojmi - Kreslenie Prepínače zobrazenia Vodorovný posúvač

5. Panel s nástrojmi Po štandardnej inštalácií sú v pracovnom okne zobrazené štandardne iba dva Paneli s nástrojmi – panel s nástrojmi – Štandardný a Panel s nástrojmi Formátovací. Ak tam nenachádzame tlačítko, ktoré potrebujeme musíme si ho pridať. Možností je niekoľko: • Zobraziť – Panely s nástrojmi – použiť ponúknutú možnosť • Zobraziť – Panely s nástrojmi – vlastné a vyberieme si, čo potrebujeme • klik do riadku vedľa textového menu – použiť ponúknutú možnosť alebo urobiť vlastný výber • na konci každého Panelu s nástrojmi je tlačidlo, ktoré nám umožní prístup k úprave

7. Pracovná tabla pomáha pri práci tým, že sprístupňuje potrebné nástroje priamo pri práci. Otvára sa automaticky pri vykonaní určitých úloh, napríklad pri otvorení nového dokumentu, požiadaní o Pomocníka alebo vložení obrázka ClipArt. V prípade potreby môže pracovnú tablu otvoriť používateľ. Otvorenie pracovnej tably • Na Panely s ponukami kliknite na Zobraziť a na položku Pracovná tabla. Zatvorenie pracovnej tably • Pracovnú tablu zatvoríte kliknutím na tlačidlo Zavrieť. Ak chcete pracovnú tablu znovu otvoriť, v ponuke Zobraziť kliknite na položku Pracovná tabla. Pracovnú tablu tiež môžete otvoriť alebo zatvoriť stlačením kombinácie klávesov CTRL+F1.

8. Schránka balíka MS Office Zobrazenie obsahu Schránky balíka MS Office:Panel s ponukami: Úpravy – Schránka balíka Office Poznámka: Ak je ikona Schránka balíka Office zobrazená v stavovej oblasti panela úloh systému, Schránka balíka Microsoft Office je už zobrazená v minimálne jednom aktívnom programe balíka Office. Schránku balíka Office v aktívnom programe otvoríte dvojitým kliknutím na ikonu. Ako pracovať sSchránkou balíka Office?

9. Základné operácie • uloženie dokumentu – koncovka .doc • uzavretie dokumentu – Uložiť - Uložiť ako – • použitie tlačidla z panelu s nástojmi - Štandardný • uzavretie programu MS Word • nastavenie strany – vzhľad stránky – lupa • otvorenie súboru • krok späť • klávesové skratky • formátovanie textu

10. Práca s textom Napísaný text upravujeme cez príkaz Formát alebo cez panel s ponukami – Formátovací. Môžeme tiež použiť pravé tlačítko myši a vyberieme si ponuku Písmo. Text môžeme upravovať aj po jednotlivých písmenách, slovách, blokoch a samozrejme aj v celom dokumente. Prvým dôležitým krokom je vyznačiť si časť textu, ktorý chceme upravovať! Aj tu je viac možností: • umiestnime kurzor na začiatok textu, ktorý chceme vyznačiť. Držíme ľavé tlačidlo myši a ťaháme vyznačujúc priestor • dvojklik na slovo vyznačuje celé slovo • trojklik na slovo – označí sa celý odsek Funkcia tlačítka ¶ a s tým súvisiace operácie.

11. Formát písma • formát písma – ponuka: Formát – Písmo • rez písma – tučné, šikmé, podčiarknuté • veľkosť písma • farba písma • štýlpísma • kopírovanie formátu textu

12. Kopírovanie, premiestňovanie, mazanie, návrat Tieto funkcie sa používajú často. Kopírovaniea premiestňovanie - prístup je k ním možný cez Panel s nástrojmi - Štandardný alebo cez kontextovú ponuku pravého tlačítka myši. Mazanie textu dosiahneme vyznačením plochy a stlačením klávesnice Delete. Pri úprave textov je dôležitá klávesnica Návrat, ak chceme vrátiť nejaký krok v úprave textu.

13. Formát odseku Odsek je skupina znakov, slov, viet s rovnakými vlastnosťami písma tvoriacich ucelenú časť (od „enteru“ k „enteru“). Pokiaľ si nevyznačíme časť textu pomocou myši, úpravy sa budú týkať odseku, v ktorom je kurzor. Základné typy zarovnania sú vľavo, vpravo a na stred a do bloku. Prístup k úprave: - Formát – Odsek - ikona z formátovacieho Panelu nástrojov - cez pravé tlačítko myši dostaneme ponuku Odsek

14. Zarážky a tabulátory Zarážky a tabulátory sa používajú na úpravu textu v blokoch. Zarážkami udávame vzdialenosť textu od pravej alebo ľavej hrany listu. Prístup k tejto možnosti je: Formát – Odstavec. Tabulátory nám pomôžu upraviť text do odsekov podľa našich predstáv. Tabulátory máme na: • zarovnanie vľavo • zarovnanie vpravo • zarovnanie na stred • zarovnanie desatinná čiarka • zarovnanie stĺpec

16. Odrážky a číslovanie Táto funkcia sa používa na sprehľadnenie a zjednodušenie textu. Najjednoduchšie je vytvoriť zoznam vypísaním jednotlivých položiek pričom každú z nich ukončíme stlačením klávesnice Enter. Potom si vyznačíme tú časť textu, ktorú chceme upravovať. Zvolíme si postup: - Formát – Odrážky a číslovanie • použijeme jedno z tlačidiel z panelu nástrojov - Formátovanie • pri viacúrovňovom zozname tabulátorom dosiahneme potrebnú úroveň číslovania alebo použitím tlačidla v paneli nástrojov – Formátovanie - Zväčšiť zarážku – Zmenšiť zarážku

17. Orámovanie a podfarbenie Úpravu textu orámovaním a podfarbením je ďalšou možnosťou úpravy odseku. Nastavenia prebiehajú cez: • Formát – Orámovanie a podfarbenie • Orámovanie strany • Podfarbenie Treba však dbať o účelnosť takejto úpravy a hlavne estetiku.

19. Ďalšie dostupné úpravy • Stĺpce - písanie v tvare „novinového príspevku“ – Formát – Stĺpce • Inicálka – ak potrebujeme použiť zaujímavý efekt do textu – Formát – Iniciálka • Veľké písmená – jednoduchá úprava veľkosti písma – Formát – Veľké písmená • Pozadie textu – t.j. samotného papiera. Tlač vyžaduje kvalitnú tlačiareň. • Motív • Orámovanie textu – Formát – Ohraničenie a tieňovanie

20. Štýly a ich formátovanie Zmeniť štýl vieme tiež jednoduchším spôsobom. Vyznačíme si text, ktorý chceme upravovať a cez ponuku Formát – Štýly a formátovanie urobíme úpravu textu. V Pracovnej table si môžeme zvoliť zobrazenie štýlov použitím tlačítka Štýly a formátovanie.

21. Šablóny Ak si nevieme poradiť s úpravou listu alebo dokumentu môžeme použiť šablónu, ktorú má MS Word zabudovaný v základnom programe alebo si stiahnuť ďalšie z internetu.

23. Tlač a ukážka pred tlačou Po definitívnej úprave textu zostáva už len posledná operácia a tou je tlač. Pred tlačou možno ešte dodefinovať základné konfigurácie a nastavenia strany. Veľmi užitočné je pred tlačou skontrolovať vzhľad tlačeného dokumentu. K potrebný údajom sa dostaneme cez Súbor – Ukážka pred tlačou alebo cez tlačidlo v paneli s nástrojmi - Štandardný. Ak sme spokojní s nastaveniami môžeme dokument vytlačiť buď cez ikonu v riadku úloh alebo cez ponuku Súbor – Tlač, kde pri tlači už len upravíme rozsah tlače – napr. všetko, aktuálna stránka, stránky od – do ...

24. Hlavička a päta Sú to nezávislé sa správajúce bloky textu umiestnené pri hornom a dolnom okraji stránky opakujúce sa na každej stránke celého daného dokumentu. Pri úprave listov môžeme potrebovať aby sa objavil rovnaký text na každej strane napr. názov firmy, dátum, číslo strany, logo firmy. Túto potrebu nám uspokojí ponuka – Zobraziť - Hlavička a päta. Potom upravujeme podľa vlastnej potreby Ak ju chceme vytvoriť, zmeniť, doplniť zvolíme postup Zobraziť – Hlavička a päta a vykonáme potrebné úpravy. Pri zmene obsahu je možnosť 2x klinúť do priestoru Hlavičky alebo Päty a priestor sa otvorí na úpravy.

25. Hlavička dokumentu Päta dokumentu

26. Nastavenie strany Dokument si upravujeme podľa svojich predstáv. Nenastavujeme len okraje a veľkosť stránky, ale aj iné užitočné údaje. Napríklad, ak máme dokument, ktorý má viac stránok je veľmi užitočné si ich očíslovať. Postup: Vložiť – Čísla strán ...alebo Súbor – Vzhľad stránky.

27. Kontrola pravopisu Nie je nič horšie, keď odovzdáme list s pravopisnými chybami. Z časti to môžeme „ošetriť“, ak použijeme kontrolu pravopisu. Prístup je cez Nástroje – Pravopis a gramatika alebo cez tlačítko F7. Je možné nastaviť aj kontrolu pravopisu, kde nám program podškrtne nesprávne napísané slová. Prístup: Nástroje – Možnosti – záložka Kontrola pravopisu.

29. Vyhľadávanie a opravy Ak je textový dokument rozsiahly a potrebujem nájsť konkrétne slovo, vetu, časť v dokumente, môžeme použiť postup Úpravy – Hľadať – Nahradiť – Prejsť na. • Funkcia klávesnice Nahradiť. • Prejsť na – dovoľuje rýchly presun v rozsiahlom dokumente zadaním čísla príslušnej časti. • K automatickým opravám sa dostaneme cez – Nástroje – Možnosti automatických opráv...

30. Obrázky Do textového dokumentu môžeme vkladať aj viaceré grafické objekty. Môžu to byť: • obrázky • grafy a diagramy • clipart • automatické tvary – Word Art • organizačný diagram • blok textu • vkladanie už existujúceho súboru

31. Tvorba tabuľky v programe MS Word Pre niektoré slovné a číselné údaje je výhodnejšie, ak ich zoradíme do tabuľky. Tvorba tabuľky v programe MS Word: • Panel s ponukami: Tabuľka – Navrhnúť tabuľku otvorí Panel s nástrojmi s názvom: Tabuľky a orámovanie • Panel s nástrojmi - Štandardný, tlačidlo: Vložiť tabuľku - Tabuľky a orámovanie. Treba však podotknúť, že na tvorbu tabuliek je vhodnejšie používať program MS Excel!

32. Výber z Panela s ponukami Zadanie základných parametrov tabuľky

33. Automatický formát tabuľky

34. Úprava tabuľky Rozmery jednotlivých buniek tabuľky môžeme zmeniť niekoľkými spôsobmi: • posúvanie pomocou značky v rozhraní stĺpov a riadkov • zmenou parametrov pomocou Tabuľka - Vlastnosti a to buď cez kontextovú ponuku pravého tlačidla myši – Vlastnosti tabuľky – okno - Tabuľka – vlastnosti alebo cez Panel s ponukami – Tabuľka – Vlastnosti tabuľky - okno Tabuľka - vlastnosti Obsah tabuľky meníme podobne ako text. • Text v každej bunke, riadku alebo stĺpci môžeme upravovať rovnako, ako iný text mimo tabuľky (teda môžeme meniť font, veľkosť…). Ak chceme upravovať celý riadok, resp. stĺpec, musíme ho označiť. Existuje na to niekoľko spôsobov, nám postačí jednoduché vyznačenie textu

36. Práca s rozsiahlymi dokumentmi Poznámka pod čiarou sa využíva vtedy, ak potrebujem do textu zaradiť poznámku. Postup je Vložiť – Odkaz – Poznámka pod čiarou. Komentáre sú užitočné pokiaľ si chceme niečo poznačiť na okraj dokumentu. Postup je Vložiť – Komentár. Značky sa nám objavujú hlavne počas práce, keď kopírujeme do dokumentu nejaký údaj, ak máme možnosť úpravy. Sledovanie zmien sa využíva, keď potrebujeme vidieť ako prebiehala úprava dokumentu.

37. Vytvorenie obsahu dokumentu Rozsiahle dokumenty sa doplňujú obsahom. Ak na nadpisy v texte dokumentu použijeme štýly: „Nadpis 1, Nadpis 2 a Nadpis3“, ktoré sa nachádzajú na Paneli s nástrojmi – Formátovanie, je vygenerovanie obsahu veľmi jednoduché. Postup je nasledujúci: • textový kurzor postavíme na miesto, kde chceme obsah vytvoriť • na Paneli s ponukami vyberieme: Vložiť – Odkaz – Register a zoznamy..., záložka Obsah • v časti Formáty máme na výber rôzne grafické podoby obsahu • potvrdením OK sa obsah vygeneruje Vygenerovaný obsah je pole, ktoré má väzby na nadpisy. Ak podržíme klávesnicu Ctrl a prejdeme na položku obsahu kurzorom myši, zobrazí sa rúčka a stlačením ľavého tlačidla myši sa textový kurzor presunie na patričný nadpis v dokumente.

38. Vygenerovaný obsah dokumentu Štýl – Nadpis3 Štýl – Nadpis3 Štýl – Nadpis3 Štýl – Nadpis3

39. Zmena obsahu dokumentu Ak urobíme zmeny v texte dokumentu, obsah dokumentu sa automaticky neaktualizuje. Ako dosiahneme aktualizáciu: Obsah najprv zvýrazníme, potom stisneme klávesu F9 alebo použijeme pravé tlačidlo myši, vyvoláme kontextovú ponuku a vyberieme: Aktualizovať pole. Zobrazí sa dialógové okno s otázkou, či chceme aktualizovať čísla strán alebo celý obsah. Iný spôsob je zobraziť špeciálny Panel s nástrojmi – Tvorba prehľadu(Panel s ponukami: Zobraziť – Panel s nástrojmi – Tvorba prehľadu), ktorý slúži výhradne pre tvorbu obsahu v dokumente. Na tomto Paneli s nástrojmi nájdete aj tlačidlo: Aktualizovať obsah.

40. Hromadná korešpondencia Hromadná korešpondencia (Mail Merge – pojem merge: spojiť, zlúčiť, splynúť): kombinácia dvoch dokumentov, z ktorých sa vygeneruje dokument ďalší. Prvý dokument taktiež nazývame počiatočný, - je to v našom prípade dokument MS Wordu - môžu to byť listy, E-mailové správy, obálky, menovky, adresár. Tento dokument obsahuje zlučovacie polia, ktoré majú väzbu na druhý, zdrojový dokument. Teda: druhý dokument je zdrojom dát pre hlavný dokument. Obsahuje dáta v tabuľkách vytvorených v programoch MS Word, MS Excel, MS Access-e alebo databázové súbory vytvorené v iných databázových systémoch. Proces vytvorenia dokumentov sa nazýva zlučovanie. ZDROJOVÝ DOKUMENT (ZOZNAM) v programe MS EXCEL MUSÍ ZAČÍNAŤ NA PRVOM HÁRKU A PRVOM RIADKU !!!

41. Hromadná korešpondencia Ako postupovať? Panel s ponukami: Nástroje – Listy a korešpondencia - Hromadná korešpondencia...otvorí sa v časti Pracovná tabla sprievodcaHromadnou korešpondenciou. Sprievodca Hromadnou korešpondenciou pozostáva zo 6 častí, ktoré nás postupne privedú k zlúčenému dokumentu.

43. Výber typu dokumentu Výber typu dokumentu: • V prvom okne Sprievodcu Hromadnou korešpondenciou je potrebné vybrať aký typ dokumentu chcete vytvárať. • Je možné si vybrať z nasledujúcich možností: • listy, • e-mailové správy, • obálky, • menovky • adresár Označenie poradia kroku

44. Výber počiatočného dokumentu Výber počiatočného dokumentu: V druhom okne Sprievodcu Hromadnou korešpondenciou je potrebné si vybrať ako chcete list vytvoriť: • Použiť aktuálny dokument, • Použiť šablónu, • Použiť existujúci dokument, na vytvorenieHromadnej korešpondencie. Možnosť návratu na predchádzajúci krok

45. Výber príjemcov: • V treťom okne budete k počiatočnému dokumentu hľadať súbor, v ktorom sú uložené dáta, teda zdroj dát. Pripomeňme si, že naším zdrojom dát je excelovská tabuľka - súbor adresy.xls. • Klikneme na príkaz Prehľadávať a otvoríme náš súbor. Následne klikneme na príkaz Upraviť zoznam príjemcov... a zobrazí sa nasledujúce okno:

46. Použitie existujúceho zoznamu indikuje veta.... V tomto kroku máme možnosť si vybrať aj iný zoznam alebo potvrdený zoznam príjemcov hromadnej korešpondencie upraviť.

47. Vytvorenie obsahu listu: • Do počiatočného dokumentu sa vkladajú tzv. zlučovacie polia. Označujú miesta, na ktoré budú vložené dáta zo zdroja dát. • Môžu mať rôzne usporiadanie a nastavenie. Nastavíme kurzor na konkrétne miesto v dokumente a klikneme na Ďalšie položky... • Otvorí sa nám okno, v ktorom si vyberieme požadovaný typ údajov. Ďalšie položky.... a Vloženie zlučovacieho poľa

48. Takto vyzerá dokument Hromadnej korešpondencie s vloženými zlučovacími poliami

49. Ukážky listov: • V tomto bode si môžeme prezrieť ukážky vytvorených listov. Stále však máme možnosť upravovať zoznam príjemcov aj robiť akékoľvek zmeny.

50. Dokončenie zlúčenia: • Najvýhodnejšie je kliknutím na voľbu Upraviť jednotlivé listy... počiatočný dokument a zdroj dát zlúčiť do nového dokumentu, ktorý si uložíme a môžeme ho v prípade potreby upraviť pred samotným tlačením. • Kliknutím na príkaz Tlačiť, sa počiatočný dokument a zdroj dát zlúčia, dáta sa priamo vyexportujú na tlačiareň bez možnosti kontroly zlúčeného dokumentu. • Zlúčený dokument hromadnej korešpondencie (má toľko strán, koľko bolo adresátov listu). • Novo vytvorený súbor je možné uložiť pre prípad, ak by sme ho potrebovali v budúcnosti.