Webový systém pro příjem požadavků a řešení úkolů s modulem HelpDesk

1. Webový systém pro příjem požadavků a řešení úkolů s modulem HelpDesk

2. Agenda • Obecný princip správy požadavků v TaskPoolu • TaskPool detailně • Modul HelpDesk detailně • Přínosy pro zákazníka • Průběh implementace • Výroba a distribuce • Reference

3. Současná komunikace neefektivní ŘEŠITELÉ/PROJEKTOVÝ TÝM ? nepřehledná nespolehlivá PŘEKONANÁ Jistota doručení? Termíny? ? Priority? Delegování skupině? Vývoj požadavku? ZADAVATELÉ/KLIENTI

4. modul framework Řízená komunikace s využitím TaskPoolu ZADAVATELÉ/KLIENTI ŘEŠITELÉ efektivní centralizovaná řízená přehledná

5. TaskPool a modul HelpDesk • TaskPool - zlepší komunikaci nad Vašimi požadavky v různých oblastech firemních procesů • task management • incident / change management (ISO) • revize dokumentace, příprava smluv • bugfixing, apod. • Modul HelpDesk - spolu s TaskPoolem zajistí sofistikované řízení helpdeskových požadavků, jako jsou incidenty, dotazy, náměty, metodické pokyny anebo informace o produktech a službách.

6. Objasnění použitých termínů • Task – jednotlivý úkol, požadavek, ticket • Pool – oblast pro tasky stejného typu • Typické příklady poolů: • Servisní požadavky • Obchod – zakázky • Interní úkoly • Marketing • Programátoři – vývoj a další … • Helpdesk – webové plně konfigurovatelné rozhraní pro zadávání požadavků

7. Přehledné pracoviště podpůrného týmu Přepínání filtrů a poolů Filtr podle čísla tasku nebo fultextový filtr Seznam požadavků v daném poolu Základní statistiky uživatele Počet tasků na obrazovce, procházení mezi stránkami

8. Na první pohled viditelný stav požadavků Požadavek je převzat Globální číslo tasku (unikátní) Výpis historie komunikace a události každého tasku na první pohled Stav, číslo a název tasku Popis tasku - zadání Termín a zadavatel Odpovědný řešitel Požadavek je zpožděn

9. Rolemi řízený přístup k informacím a akcím Rolím umožňujete provádět: • Akce - Co mohou s požadavkem dělat • Jaká pole (informace) požadavku mohou vidět • Jaká pole požadavku mohou měnit Pozn. Pro každý pool lze definovat konkrétní uživatele do různých rolí nebo jej do poolu ani nevpustit Přístup k akcím dle role Příklad definice Dynamických polí pro požadavky v tomto poolu a rolemi řízený přístup k nim

10. Způsob práce s požadavky Vložte komentář, který neuvidí druhá strana… • K požadavku můžete v každém kroku připojit komentář, soubor a nebo provést jinou akci • Práva k akcím jsou konfigurovatelná v závislosti na • rolích • a na stavu, ve kterém požadavek je Změňte prioritu Přidělte úkol a nastavte/změňte mu termín splnění Změňte stav S využitím dynamických polí si vytvořte libovolné akce a dejte k nim práva rolím dle uvážení

11. Dynamická pole • Vytvořte si vlastní pole ve formuláři požadavku • Definujte práva pro úpravu dynamických polí 1) Definice listboxu ve 3 jazycích 2) Definice hodnot listboxu 3) Výsledek pro uživatele v konkrétním poolu

12. Dynamické filtry Vytvořte, pojmenujte a uložte si vlastní filtry • Nadefinujte si vlastní filtry nad požadavky skutečně flexibilně, např.: • Vypiš požadavky z poolu X a Y, kde jsem řešitelem, priorita je 1 a termín vyprší zítra • Vypiš požadavky řešitele X, které jsou zpožděné • Vypiš požadavky ve stavu Z, kde je A zadavatelem a já řešitelem • V dynamických filtrech můžete použít veškeré vlastnosti požadavku včetně vámi nadefinovaných dynamických polí Mezi filtry se můžete jednoduše přepínat

13. Další užitečné funkce • Skryté komentáře (druhá strana vidí vaše komentáře dle vašeho rozhodnutí) • Volitelné cykly workflow (separátně pro každý pool): • Vyjednávání podmínek (např. změna termínu, ceny realizace), Kontrola/vrácení požadavku, Potvrzení/vrácení požadavku • Volitelné stavy workflow (separátně pro každý pool): • Povolit realizaci požadavku, Převzít k realizaci, Čekání na informaci, Vyfakturován,… • Plně konfigurovatelné priority tasku (separátně pro každý pool): • Filtrování dle priorit • Vlastní definovatelné priority pro jednotlivé pooly (např. critical, high, medium, low) • Definovatelná práva k editaci/zobrazování priority

14. TaskPool – shrnutí • Seznámili jste se s funkčnostmi systému TaskPool – nyní budete moci řídit různé požadavky: • Úkoly (liniové, projektové) • Dotazy (zákazníci, produkty, metodická podpora) • Problémy, incidenty (ISO, projekty, IT) • Obchodní oblast (poptávky, zakázky, podpora jiných oddělení) • Připomínky (dokumenty, produkty) apod. • Nyní Vás seznámíme s nadstavbou TaskPoolu - modulem HelpDesk, který Vám umožní: • Zapojit do systému řádově více uživatelů(zadavatelů) bez vytváření účtů v systému a nákupu uživatelských licencí. • Vytváří plně konfigurovatelné GUI pro uživatele

15. analýza • zpracování Princip modulu HelpDesk Sledování stavu požadavku zadavatele: Zadání požadavku: ŘEŠITELÉ/PROJ. TÝM • www-formuláře 1. notifikace • e-mail 2. www-rozhraní ZADAVATELÉ/KLIENTI

16. modul framework Místo modulu HelpDesk v řešení • Požadavky zadavatelů z www formulářů nebo emailů jsou zpracovány modulem HelpDesk a předány do TaskPoolu k řešení podpůrným týmem • Podpůrný tým zpracovává požadavky v TaskPoolu a poskytuje je zpět HelpDesk modulu, který zajistí komunikaci s žadateli

17. Vstupní www formuláře pro žadatele • Nadefinujete si v HelpDesk modulu vstupní formuláře pro zadávání požadavků podle vašich potřeb (vzhled, obsah a strukturu). Nakonfigurujte si vlastní formuláře pro sběr požadavků Formuláře umistěte v rámci vašeho webu na intra/extra/internetu

18. Sumarizace To byly rozšiřující možnosti HelpDesk modulu • TaskPool = řešení pro správu úkolů v týmu, incidentů, problémů, změn, připomínek • TaskPool + HelpDesk modul = flexibilní řešení pro helpdesk, produktovou podporu, metodickou podporu, apod.

19. Přínosy pro Vás • TaskPool je FLEXIBILNÍ (široce konfigurovatelný vlastními silami bez programování) • TaskPool je UNIVERZÁLNÍ (použijte pro taskmanagement, helpdesk, bugfixing, revize, projekty,… to vše díky flexibilitě) • Neustálý řízený rozvoj Vašeho řešení (upgrady s implementací know-how trhu) • Jeden systém, jedno uživatelské rozhraní pro různé aplikační oblasti (taskmanagement, bugtracking, issuelog, helpdesk,…) • Rychlé nasazení (dny) díky jednoduchosti a uživatelské přívětivosti • Customizace systému dle požadavků zákazníka • Výborná cena a jednoduché licencování (neomezený počet žadatelů o podporu a neomezený počet poolů) • Lokální podpora systému přímo výrobcem

20. Průběh implementace

21. Výroba a distribuce • výroba systému, vývoj a implementace u zákazníka • prodej systému

22. Výběr z referencí

23. Kam se obrátit TaskPoolu Vás nasadíme v řádu dnů, neváhejte nás kontaktovat! Pavel NovákSales consultant email: pavel.novak@taskpool.czmobil: +420 724 040 343 Tomáš TintěraManager email: tomas.tintera@taskpool.cz

24. Dotazy a poděkování Rád zodpovím dotazy nebo připomínky … … děkuji za Vaši pozornost.