Company’s Management & Organs

1. Company’s Management & Organs Dr. ZahirabtMohdIshan MGM4321

2. Content • Decision-making & co. management • Division of powers • Role of company’s officers • Corporate Governance

3. Introduction • Co’s distinguishing feature: • Depends on terms of AoA, general principles of company law & the CA 1965.

4. Decision Making • Managing companies is about making decisions.

5. Kinds of Decision Companies’ Make

6. Division of powers • Depends on the law & co’s AoA. • Legal rules: Organs of company Organic theory of company

7. Division of powers • Relationship between board & general meeting is not hierarchical. • Legal effect: Decision properly made by the proper party is the company’s decision.

8. Summary • BoD& members in gnrl meeting: each is an organ of the company. • Each organ has right to make particular decisions. Each is sovereign with respect of those decisions. Cannot follow other’s instruction nor usurp other’s decision making power. • Respective powers determined by the law & AoA. • That power is a power to act as the company ( would bind the company) or to delegate power. - Modern company law recognisesBoD as having original power to bind the co within the scope of its authority as stated in AoA. Previously BoD was primarily an agent/delegates of members.

9. Kuasa Pengurusan Pengarah • Biasanya, disebut dlm AoA. • Susunan A Jadual ke4, Perkara 73-76 memperincikan kuasa pengarah dlm sesebuah sykt. • Namun, kuasa pengarah dlm Perkara 73 adalah tertakluk kpd: kesemua perkara kecuali yg secara jelas telah dinyatakan dlm Aoa/ Akta Syarikat sebagai kuasa pemegang saham/ahli utk diputuskan dlm mesyuarat sykt.eg: kuasa utk mengubah, menambah apa-apa terma dlm perlembagaan sykt, menyingkir pengarah dll memerlukan keputusan mesyuarat drp ahli sykt.

10. AhlitidakbolehmengatasikeputusanLembagaPengarah • Automatic Self-Cleansing Filter Syndicate Co Ltd v Cunninghame [1906] ~ AoAmemberikanparapengarahkuasaumumpentadbiransyktnamuntertaklukkpdresolusikhasolehahli. Seorgpemegangsahammengaturpenjualanaset & akujanjisyktkpdsykt lain & buatmesyuaratutkdptkanpersetujuanpemegangsaham lain. Resolusibiasadiperolehi. Para pengarahtaksetujukrntidakpercayajualanituutkkepentingansykt. Mahkamah: bersetujudgnparapengarahbhwkeputusanspengurusansyktdlmperkaratersebut, berdasarkanAoA, adalahdlmbidangkuasapengarah. Para ahlitidakbolehsecararesolusibiasamelampauikuasapengarah.

11. John Shaw & Sons (Salford) Ltd v Shaw 1935] 2 KB 113 : Majoritilembagapengarahmemutuskanutkmenyamanbeberapapengarahutkmendptkansemulahutangsyarikat. Namun, mesyuaratahliygdidorongolehpengarahterbabitmemutuskansebaliknya. Mah: kuasamembuattuntutanundang-undangterletakpadakuasaumumLembagadlmpengurusansprtterteradlmAoA & ahlitidakbolehmelampauikuasaitu.

12. Howard Smith Ltd v Ampol Petroleum Ltd: Majlis Privy: “ directors, within their management powers, may take decisions against the wishes of the majority of s’holders, & … the majority of s’holders cannot control them in the exercise of these powers while they remain in office.”

13. Pilihanygbolehdibuatolehparaahliygtidakbersetujudgnkeputusanlembagapengarah:Pilihanygbolehdibuatolehparaahliygtidakbersetujudgnkeputusanlembagapengarah: “…If powers of management are vested in the dirs, they & they alone can exercise these powers. The only way in which the general body of the s’holders can control the exercise of the powers vested by the AoA is by altering their AoA, or if opportunity arises under the AoA, by refusing to re-elect the dirs of whose action they disapprove. They cannot t’selves usurp the powers which by the AoA are vested in the dirs any more than the dirs can usurp the powers vested by the AoA in the general body of s’holders.” (per Greer LJ in John Shaw at 134).

14. Pilihanuntukahli: • S.128(1): syktawam: ahlibolehmemecatpengarahsebelumtamattempohjawatannyamelaluiresolusibiasadgn (s.128(2)) notiskhasdiberikansebelummesyuarat. Sesalinannotisitudiberikankpdpegarahberkenaan. Pengarahituadahakutkdidengarisemasamesyuarattersebut. • AhlibolehmengubahAoAbagimenghadkankuasapengarahbertindaktanpamendptkandahulupersetujuanparaahli [resolusikhasubah AoA:s.31] Eg, ahlibolehbersetujumemindaAoAsupayapemegangsahambolehmemberikebenaranutkjenistransaksitertentu. Hanyautktindakanakandtgbukanretrospektif. -Members cannot use power to requisition /call a meeting of members to things within BoD’s power (NRMA Ltd v Parker (1986)

15. Peranan Pegawai-pegawai Syarikat • Terdiri drp: • Pengarah2 sykt – tak kurang dr 2 org (Lembaga Pengarah) • Setiausaha • Pegawai2 sykt. • Lembaga: bertindak secara bersama utk kepentingan sykt. • Terbahagi kpd pengarah eksekutif- dilantik sebagai pegawai tetap & Pengarab bukan eksekutif (sambilan)

16. Fungsi Pengarah • Bergantung kpd jenis sykt ~ Bagi sykt kecil, pengarah ada kuasa mutlak dlm pengurusan perniagaan. ~ Bagi sykt gergasi, pengarah biasanya hanya menjlnkan kerja-kerja penyeliaan/pemantauan bagi kerja-kerja yg dijlnkan oleh org bawahannya.

17. Setiausaha Sykt • SU sykt: s.139(1): setiapsyktygditubuhkandibawah AS mestimempunyaiseorang/lebih SU sykt. • SU pertamamestidicatatdlmMoA/AoA. • SU seterusnyadilantikolehparapengarah. • Terma, upah & syaratjawatanditentukanolehpengarah. DinyatakandlmAoA (lih. Perkara 95 Susunan A) • Jawatan SU takbolehdibiarkankosonglebihsatubulanpadasesuatumasa (kemukanotiskpdpengarah, @ jikatiada, kpdPendaftar. Efektif 1 bulandrtarikhnotisitu.) • Liabilitibagiapa-apaperbuatan @ peninggalanygdilakukansebelumjawatandikosongkanmasihada.

18. KelayakanSetiausahaSykt • Ciri-ciri: individusebenar, cukupumur, bermastautindi Malaysia (s.139(1)) • S. 139A: SU mestiseorangahlibadanprofesional /mana-manabadan lain ygdiiktiraf; & berlesen yang diberiPendaftar (permohonanlesendlmborang & caraygditentukanPendaftar). • S.139B: Pemberian /pembaharuanlesen (tempoh 3 tahun) bergantungkpdkelakuan, kelayakan & pengalamanpemohon, & selepasmenimbangkankepentinganawam.

19. SU HilangKelayakan • S.139C: • Bankrapygbelumdilepaskan • Disabitkankesalahandlm/luarM’sia[dibwh s. 130(1): berkaitanpenganjuranpembentukan/ pengurusansykt; fraud/takjujur; & dibwh s.132(kewajipanberlakujujur & berkerajinanmunasabah),132A(Bursa Saham:penggunaantakbetulutkmendptkanmaklumatsulitutkkepentingansendiri/org lain) /303 (tidakjujurdlmhalakaun-akaunsempurnatidakdisimpan] • Terhentimenjadiseorangahlibadanygdiiktiraf • Terhentisebagaipemeganglesensah.

20. Peranan SU Sykt • Memastikansyktmematuhisemuaperuntukan AS: keep necessary registers, sends out notices, organizes meetings, takes down minutes & files whatever forms required by Registrar. • Melaksanakantugas-tugasygdiarahkanolehpengarah ~ tiadatanggungjawabmenentukanpolisikorporatttphanyamelaksanakannya. 3. Perananskrg, biasanyadisyktbesar, gabungantugassebagaipenasihatkorporat (co’s chief in-house lawyer) atauadat’jawab substantial utk program compliancesykt

21. Hubungankontrakdgnsykt; merupakanpekerjasykt • Panorama Dvlpments (Guildford) Ltd v Fidelis Furnishing Fabrics Ltd: adakuasautkmengikatsyktkpdkontrakygdibuatdlmskoptugasadministratifnya; kuasazahir. • Mohamad b Othman v Abdul Shattar b Abdul Rahim [1987]: biasanya, SU sykttiadakuasautkbuatkeputusankomersilbagipihaksykt.

22. Pegawai2 Lain • Peranan: bertindak atas arahan yg diberikan oleh para pengarah berdasarkan peranan yg dipersetujui dlm kontrak pekerjaan yg ditawarkan kpd pegawai sykt ~ pengurusan harian oleh pengurusan eksekutif sykt.

23. KawalanPengurusanSykt (Corporate Governance) • Berhubungcarasesebuahsyktditadbirdandikawal. • Menggambarkancarapengaturandalamansyktygdiselaraskandgnfaktorluaransprtkehendakperundangan /tekananekonomi, memperuntukkan: • Perananmembuatkeputusanutkdibahagikankpdahli, lembagapengarah & pengurusaneksekutif; • Keputusan2 utkdiperoleh & dilaksanakan; • Perlaksanaankuasaolehpembuatkeputusanutkdipantau & dikajisemula, • Insentif2 pembuatkeputusanjikabertindakataskepentingansyarikat & disincentivesjikabertindakdgncaraygmemudaratkansykt.

24. Eg: sykt yg tersenarai dlm Bursa M’sia dikehendaki mendedahkan segala maklumat ttg kawalan pengurusan sykt dlm laporan tahunan sykt. Ini termasuk; • Ahli lembaga pengarah sykt termasuk pengerusi & pengarah eksekutif/ bukan eksekutif sykt; • Cara perlantikan pengarah baru sykt, kriteria utk jadi ahli lembaga pengarah • Pemantauan ttg pengurniaan gaji pengarah, perlantikan auditor sykt dll

25. Kepentingan Melaksanakan Kawalan Pengurusan Sykt yg Baik • Utk memastikan sykt ditadbir dan dikawal menurut kaedah paling efisien dlm melindungi & menaja kepentingan ahli-ahlinya. • Terutamanya: seiringan dgn kehendak AS mengenai – record keeping, ROC filings, accounting reports & audit

26. Penyimpanan Rekod [Record Keeping] • Rekod-rekodperakaunan [s.167+s.4(1)] • Minit-minitprosiding [s.156] • Daftra-daftar (termasukindeks, bukuminit/bukuakaun) [s.358] eg. s.158(1)- daftar ahli2 sykt s.115(2) – salinans’caragadaian s.70(1) – daftarpemegangdebentur s.69L – daftarpemegangsyerterbesarsykt lain2 – ss. 68A, 134(1), 92(1) & 141(1).

27. ROC filings • Sykt dikehendaki memfailkan beberapa dokumen sykt di S’jaya Sykt: utk membolehkan org awam membuat siasatan ke atas dokumen sykt tersebut bg mengetahui perjlnan sykt sekiranya mereka berminat melabur dlm sykt tsbt. • Ini termasuk pulangan tahunan – mengandungi maklumat ttg pejabat didaftarkan, pengarah2, ahli2 sykt, hutang2 sykt dll.

28. Auditing reports • S.166A – laporan kewangan mestilah diaudit mengikut piawaian Akta Laporan Kewangan 1997. • Terpakai kpd sykt berhad & sykt persendirian yg besar modalnya. • Juruaudit sykt mestilah seorg yg berdaftar menurut s.8 AS • S.9 – kelayakan juruaudit • S.174 (1) – t’jwb juruaudit utk melaporkan kpd ahli2 sykt atas akaun yg bakal dibentangkan dlm mesy agung.

29. COMPANIES’ MEETINGS

30. Jenis-jenis Mesyuarat • Mesy statutori- s.142: diadakan sekali shj dlm tempoh hayat sykt tersebut (dlm tempoh 3 bulan pertama & tak kurang 1 bulan slps tarikh perniagaan sykt dimulakan). • Mesy Agung Tahunan (AGM)- s.143: diadakan sekali dlm setahun. • Mesy Agung Luarbiasa (EGM)- Per.43 Susunan A “Kesemua mesy agung selain drp mesy agung tahunan hendaklah dinamakan mesy agung luar biasa”. • Mesy kelas. • Mesy Lembaga Pengarah.

31. Tujuan Mesyuarat • Mendapat penyelesaian masalah • Memberi maklumat kpd ahli ttg pencapaian & perjalanan sykt • Mendapatkan kelulusan atas sebarang usul yg dicadangkan

32. Tujuan AGM • Memenuhi kehendak s. 143(1) • Membentangkan akaun untung rugi sykt yg tlh diaudit – s.169(1) • Melantik juruaudit sykt- s.172(2) • Per. 46, Susunan A- * mempertimbangkan akaun2 teraudit, laporan pengarah sykt & juruaudit * melantik & menetapkan pembayaran juruaudit * melantik semula pengarah bg menggantikan pengarah bersara * mengisytiharkan dividen yg dicadangkan oleh pengarah

33. Terma-terma terlibat dlm mesyuarat • Korum: jumlah minimum yg perlu hadir utk mengadakan/mengesahkan mesyuarat [eg Per 47, Susunan A] • Proksi: wakil/ejen utk menghadiri/ mengundi dlm mesy bg menggantikan ahli • Usul: cadangan yg dibuat utk dibincangkan • Resolusi: Usul yg diterima/diluluskan dlm mesyuarat • Minit: rekod bertulis mengenai resolusi & urusan lain yg dibincangkan dlm mesyuarat.