LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LOPEZ DEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

1. CURSO: “ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS” LIC. ERIC GUILLERMO CONDE LOPEZDEPARTAMENTO DE DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO

2. Índice • Módulo 1. NORMATIVIDAD. • Módulo 2.CLASIFICACION DE LA INFORMACION. • Módulo 3. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. • Módulo 4.INTRUMENTOS DE CONTROL Y CONSULTA ARCHIVISTICA. • Módulo 5.PROCESO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. • Modulo 6.-DIGITALIZACION DE DOCUMENTOS (SADI).

3. OBJETIVO • Capacitar a los participantes en la organización de los archivos documentales del Instituto Politécnico Nacional; con base en la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública.

4. Introducción • La Cultura de Transparencia y Acceso a la Información en nuestro país es incipiente; si bien la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos consagra la obligación del Estado de Garantizar el Acceso a la Información, no es sino hasta la expedición de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental( LFTAIPG) DOF 11 DE JUNIO DE 2002, que se promueve ese Derecho Fundamental y se obliga a todo el aparato gubernamental a transparentar y rendir cuentas de sus actos a los ciudadanos.

5. Fundamentación • La desorganización de los documentos se equipara a su inexistencia, ya que si no se localiza el documento requerido no podrá accederse a la información que contiene; por ello, la adecuada organización de los archivos es condición fundamental para cumplir con los preceptos legales consciente de la necesidad de instruir sobre estos procedimientos para organizar y archivar la documentación que reciben en general las diferentes unidades administrativas, así como la importancia de capacitar, para unificar criterios y lineamientos adecuados de aplicación general que permitan mejorar el desempeño de las tareas documentales en cada una de las dependencias.

6. MODULO 1 NORMATIVIDAD Objetivo Particular: Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de archivo. Así como el grado de utilización de las normas internacionales de descripción archivística y de aplicación.

7. Normatividad Aplicable en materia de Archivos • ConstituciónPolítica de los Estados Unidos Mexicanos. • Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • (D.O.F 11 de Junio del 2002) . • Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental. • (D.O.F 11 de Junio del 2003) • Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública. • (D.O.F 20 de Febrero del 2004) • Acuerdo por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia. (D.O.F 12 de Julio del 2010)

8. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental Disposiciones Generales Artículo 1. La presente Ley es de orden público. Tiene como finalidad proveer lo necesario para garantizar el acceso de toda persona a la información en posesión de los Poderes de la Unión, los órganos constitucionales autónomos o con autonomía legal, y cualquier otra entidad federal. Capítulo I, TÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES COMUNES PARA LOS SUJETOS OBLIGADOS Martes 11 de Junio de 2002 DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACION

9. Reglamento Interior delInstituto Federal de Acceso a laInformación PúblicaGubernamental Artículo 1. ElpresenteReglamentotiene por objeto establecer la estructura y regular el funcionamiento y operación del Instituto Federal de Acceso a la Información Pública.

10. Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y entidades de la Administración Pública. • Primero. Los presentes Lineamientos establecen los criterios de organización y conservación de la documentación contenida en los archivos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, con el objeto de que éstos se conserven íntegros y disponibles para permitir y facilitar un acceso expedito a la información contenida en los mismos.

11. ACUERDO por el que se emite el Manual Administrativo de Aplicación General en Materia de Transparencia. • ARTICULO PRIMERO.- El presente Acuerdo tiene por objeto dictar la política, así como las disposiciones y acciones en materia de transparencia, rendición de cuentas y acceso a la información pública que las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y la Procuraduría General de la República deberán observar con la finalidad de aprovechar bajo criterios de eficiencia, simplificación y desarrollo administrativo, los recursos y los procedimientos técnicos con que cuentan para mejorar la gestión pública a su cargo, así como la atención a los particulares.

12. MODULO 2 CLASIFICACION DE LA INFORMACION Objetivo Particular: Conocer y aplicar las disposiciones legales en materia de clasificación de la información. Así como el uso de leyendas y caratulas para identificar la información clasificada.

13. TIPOS DE INFORMACION PÚBLICA (No tiene Leyenda) PÚBLICA Art. 7LFTAIPG Información RESERVADA Art. 13, 14,15 LFTAIPG CLASIFICADA Leyenda • CRITERIOS DE CLASIFICACION: • RESERVADO • CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL Art. 18,19 LFTAIPG

14. INFORMACIÓN PÚBLICA Es aquella que tiene relación con el uso y destino delos recursos públicos.

15. INFORMACIÓN PÚBLICA • Información generada o administrada por la dependencia: • Trámites Administrativos. • Estadísticas diversas. • Resultados de encuestas. • Oficios generados por la Dependencia. ( siempre que no existan datos clasificados:reservadoso confidenciales) • Remuneraciones: • Sueldos de los servidores públicos. • Prestaciones de servidores públicos. • Programas de Subsidio: • Información sobre la planeación y programación de la dependencia. • Ejercicio Presupuestal. • Padrón de Beneficiarios de programas de becas y estímulos. • Resultados, indicadores de impacto, informes, evaluaciones. • Gasto Operativos, Administrativos y de Representación.

16. NO SE COLOCA LEYENDA POR SER DOCUMENTO PUBLICO D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 DOCUMENTO PÚBLICO

17. INFORMACIÓN RESERVADA Aquella información que se encuentra temporalmente restringida al usuario por considerar que su divulgación traería un daño presente probable y Especifico. La que protege el interés de particulares y aquellas cuestiones que son fundamentales para la existencia y permanencia del Estado mismo.

18. INFORMACIÓN RESERVADA • La que por disposición expresa de una Ley sea considerada reservada, comercial reservada o gubernamental reservada. • Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal.

19. INFORMACIÓN RESERVADA • Las averiguaciones previas. Se considera como tal la información resultante de la etapa durante la cual el Ministerio Público realiza todas aquellas actuaciones y diligencias necesarias para conocer la verdad histórica de un hecho posible constitutivo de delito, a efecto de ejercitar o no la acción penal. • Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado (fallo, laudo o sentencia). • Procedimiento de responsabilidad de los servidores públicos en tanto no se hayan resuelto. • Opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva.

20. INFORMACIÓN RESERVADA Existen otros supuestos de información clasificada como reservada, establecidos en los artículos 13 y 14 de la LFTAIPG: • Seguridad nacional, seguridad pública o defensa nacional. • Conducción de negociaciones internacionales. • Estabilidad financiera, económica o monetaria del país. • Actividades de verificación del cumplimiento de las leyes, prevención o persecución de delitos, entre otros.

21. LEYENDAS DE CLASIFICACIÓN: RESERVADA • SE CLASIFICA COMO RESERVADO POR UN TIEMPO DETERMINADO • SE DESCLASIFICA SI EL ASUNTO YA CONCLUYÓ • O EL PERÍODO DE RESERVA SE CUMPLIÓ • QUEDANDO EL DOCUMENTO O EXPEDIENTE COMO PÚBLICO POR • EL MISMO PERIODO DE TIEMPO DE RESERVA EN EL ÁREA QUE • CLASIFICÓ

22. PERIODOS DE RESERVA (1er PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS RESERVADO DESCLASIFICADO Concluyó el tiempo, pero el asunto aún NO = NO PRESTAR (2do PERÍODO DE RESERVA) DE 1 HASTA 12 AÑOS RESERVADO DESCLASIFICADO PÚBLICO Se guarda en el área como… = NO PRESTAR

23. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002 DOCUMENTO RESERVADO

24. Información Confidencial RELATIVA A DATOS PERSONALES. La información concerniente a una persona física, identificada o identificable • Origen étnico o racial. • Características físicas. • Características morales. • Características emocionales. • Vida afectiva. • Vida familiar. • Domicilio particular. • Número telefónico particular. • Patrimonio. • Ideología. • Opinión Política. • Creencia o convicción religiosa. • Creencia o convicción filosófica. • Estado de salud física. • Estado de salud mental. • Preferencia sexual. • Otras análogas que afecten su intimidad, como la información genética.

25. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados: En este supuesto se deberán señalar los documentos que contengan información confidencial, siempre que tengan el derecho de clasificar la información, de conformidad con las disposiciones aplicables. • La relativa al patrimonio de una persona moral. • La que comprenda hechos y actos de carácter económico, contable, jurídico, administrativo relativos a una persona, que pudiera ser útil para un competidor. Por ejemplo, la relativa a detalles sobre el manejo del negocio del titular, sobre su proceso de toma de decisiones o información que pudiera afectar sus negociaciones, acuerdos de los órganos de administración, política de dividendos y sus modificaciones o actas de asamblea.

26. LEYENDA DE CLASIFICACIÓN: CONFIDENCIAL FECHA DE CLASIFICACION: 26 DE JULIO DE 2011 UNIDAD RESPONSABLE: DIRECCION DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS CARÁCTER: CONFIDENCIAL PARTES CLASIFICADA: RFC. FUNDAMENTO LEGAL: Artículo 3, Fracción II, Articulo 18, Fracción, II y 21 de la LFTAIPG, Lineamiento 32º, Fracción XVII

27. LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA CLASIFICACIÓN Y DESCLASIFICACIÓN DE LA INFOMACION D. O. F. 18 DE AGOSTO DE 2003 LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL D. O. F. 11 DE JUNIO DE 2002 DOCUMENTO CONFIDENCIAL

28. CARÁTULA DE INFORMACIÓN CLASIFICADA COMO RESERVADA Y CONFIDENCIAL

29. Índices de expedientes Clasificados como Reservados • Artículo 17. Las unidades administrativas elaborarán semestralmente y por rubros temáticos, un índice de los expedientes clasificados como reservados. Dicho índice deberá indicar la unidad administrativa que generó la información, la fecha de la clasificación, su fundamento, el plazo de reserva y, en su caso, las partes de los documentos que se reservan. En ningún caso el índice será considerado como información reservada. • El titular de cada dependencia o entidad deberá adoptar las medidas necesarias para asegurar la custodia y conservación de los expedientes clasificados. • En todo momento, el IFAI tendrá acceso a la información reservada o confidencial para determinar su debida clasificación, desclasificación o la procedencia de otorgar su acceso.

30. CLASIFICACIÓN DE LA INFORMACIÓN • LEYENDA QUE SE COLOCA EN LOS OFICIOS CLASIFICADOS. • CARÁTULAS DE INFORMACIÓN CLASIFICADA • RESERVADA • CONFIDENCIAL • ÍNDICES DE EXPEDIENTES RESERVADOS

31. AUTORIDADES DE TRANSPARENCIA Dependencia Federal Comité de Información(CI) Unidad de Enlace(UE) Coordinación de Archivos Solicitante de Información Gubernamental Clasificación de la Información de Acuerdo con la LFTAIPG Art. 7,13,14,18,19 Organización de Archivos (Clasificación Archivística de Acuerdo con el Catalogo SADI-CADIDO) Unidades Administrativas Archivos Trámite, Concentración e Histórico

32. PROCESO DE ACCESO A LA INFORMACIÓN 2° SOLICITUD DE INF. infomex www.infomex.org.mx MÓDULO BÁSICO DE LA UNIDAD DE ENLACE(UE) UNIDAD DE ENLACE RECEPCIÓN – TURNA LA SOLICITUD A LA UNIDAD ADMINISTRATIVA 1° 3° Solicitante de Información Gubernamental UNIDAD ADMINISTRATIVA LOCALIZA Y ENVIA LA INFORMACION A LA UNIDAD DE ENLACE UNIDAD DE ENLACE RECIBE – ANALIZA- ENTREGA LA INFORMACIÒN AL SOLICITANTE ENTREGA VERSIONES PUBLICAS D.O.F. 16-Abril-2006 4° 6° 5°

33. RESPONSABILIDADES Y SANCIONES DE ACUERDO CON LA LFTAIPG

34. Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES • Serán causas de Responsabilidad Administrativa de los servidores públicos POR INCUMPLIMIENTO de las obligaciones establecidas en la LFTAIPG las siguientes: • Usar, sustraer, destruir, ocultar, inutilizar, divulgar o alterar, total o parcialmente y de manera indebida información que se encuentre bajo su custodia, a la cual tengan acceso o conocimiento con motivo de su empleo, cargo o comisión; • II. Actuar con negligencia, dolo o mala fe en la sustanciación de las solicitudes de acceso a la información o en la difusión de la información a que están obligados conforme a esta Ley;

35. Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES III. Negar intencionalmente información no clasificada como reservada o no considerada confidencial conforme a esta Ley; IV. Clasificar como reservada, con dolo, información que no cumple con las características señaladas en esta Ley. La sanción sólo procederá cuando exista una resolución previa respecto del criterio de clasificación de ese tipo de información del Comité, el Instituto, o las instancias equivalentes previstas en el artículo 61; V. Entregar información considerada como reservada o confidencial conforme a lo dispuesto por esta Ley; VI. Entregar intencionalmente de manera incompleta información requerida en una solicitud de acceso, y

36. Art. 63 RESPONSABILIDADES Y SANCIONES VII. No proporcionar la información cuya entrega haya sido ordenada por los órganos a que se refiere la fracción IV anterior o el Poder Judicial de la Federación La responsabilidad a que se refiere este Articulo cualquiera otra derivada del incumplimiento de las obligaciones establecidas en esta Ley, será sancionada en los términos de la Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos. La infracción prevista en la fracción VII o la reincidencia en las conductas previstas en las fracciones I a VI de este Articulo, serán consideradas como graves para efectos de su sanción administrativa.

37. MODULO 3 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Objetivo Particular: Conocer el estado de la infraestructura física de los archivos. El estado de organización y conservación de expedientes en medio de soporte físico. Identificar los sistemas utilizados para la gestión de los archivos

38. ¿Por que Organizar los Archivos? • La Ley Federal de Transparencia propició e impulsó la regulación de los archivos, en virtud del papel protagónico que tienen como fuentes primarias de la información y a que conservan y resguardan los documentos que prueban la existencia y el buen o mal funcionamiento de las instituciones. Si no existieran los archivos, simplemente no habría información, y por ende nada que probara o sustentara la gestión de las instituciones, ni que proporcionar al ciudadano. • Por lo que la aportación será en la labor de laadministración de archivos y documentos, que permitirá re-encarar las tareas en elmanejo de archivos, contemplando,selección, descripción, clasificación, ordenamiento y conservación de archivos y documentos, de manera que elservicio de archivística sea de calidad y aporte a la salud de laorganización.

39. LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Administración Pública:Es el conjunto de operaciones encaminadas a cumplir o hacer cumplir la política, la voluntad de un gobierno, como es expresada por las autoridades competentes. Es pública porque comprende las actividades de una sociedad sujeta a la dirección política, las cuales son ejecutadas por las instituciones gubernamentales. Es administración porque implica la coordinación de esfuerzos y recursos, mediante los procesos administrativos básicos de planeación, organización, dirección y control.

40. Funciones Administrativas SOBERANIA defensa, relaciones exteriores, policía, iglesia, instituciones: elecciones, información ECONOMICAS moneda, crédito, comercio exterior, precios, inversión, agricultura, industria, energéticos PRINCIPALES COLECTIVAS SOCIALES salud, higiene, vivienda, urbanismo, relaciones laborales, asistencia social, EDUCATIVAS investigación científica, educación general, para adultos, etc. CULTURALES entretenimiento ADMON. DE RECURSOS AUXILIARES SERVICIOS INTERNOS HUMANOS, MATERIALES, FINANCIEROS, DE SERVICIOS JURÍDICOS O CONTENCIOSO DIRECTIVASMANDO, SUPERVICIÓN, ASESORIA(Estudios y formulación de Programas) ORGANIZACIÓN(Servicios) CONTROL(Operaciones y Relaciones Públicas) INFORMACIÓN Y DOCUMENTOS = ARCHIVOS

41. PROCESO ADMINISTRATIVO

42. ¿Que es la información? • La información es el conocimiento que los hombres perciben por medio de uno o más de sus sentidos. La información permanece intangible hasta que está representada de una manera formal con datos. Cuando la información está representada como datos en un documento puede ser guardada, comunicada y usada.

43. DOCUMENTOS • Los reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que se inscriba o genere en el ejercicio de las facultades o la actividad de los sujetos obligados y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier soporte, sea papel, casette, video, electrónico, informático u holográfico.

44. Soporte de los documentos • La mayoría de los documentos se sigue produciendo en papel, pero se utilizan también otros soportes como acetato de celulosa o poliéster, como en los rollos de microfilme, microfichas, discos o cintas, películas o videos, cintas magnéticas y discos ópticos, entre otros.

45. Ciclo Vital del Documento ARCHIVO DE CONCENTRACION (ETAPA SEMIACTIVA) Transferencia Secundaria Transferencia Primaria ARCHIVO HISTORICO (ETAPA INACTIVA) ARCHIVO DE TRAMITE (ETAPA ACTIVA) D O C U M E N T O

47. Organización de Archivos Operaciones que hacen posible el acceso y control documental de un archivo Sistema de Clasificación Métodos de Ordenación

48. SISTEMAS DE CLASIFICACIÓNOrganización Administrativa • Organización: Es la operación intelectual y mecánica por la que las diferentes agrupaciones documentales se relacionan de forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales para revelar su contenido e información.

49. Sistemas de Clasificación: Conjunto de reglas que permiten clasificar los expedientes de una manera uniforme. Ejemplo: CATALOGO SADI-CADIDO(Organización por series Documentales).

50. CLASIFICACIÓN ARCHIVISTICA Clasificación: Es el acto de agrupar documentos por semejanzas y separar por diferencias. Clasificación: es dividir o separa un conjunto de elementos estableciendo clases, grupos o series, de tal manera que dichos grupos queden integrados formando parte de una estructura de un FONDO