Utformningsprinciper Investeringsutfall/budget/prognos

Utformningsprinciper Investeringsutfall/budget/prognos 2012-12-10

Investeringsprojekt i Nekksus Investeringsuppföljning Centralt Investeringsuppföljning Förvaltning • Utfall och masterdata hämtas i Horisonten till Nekksus • Budget och Prognos • Skapas direkt, eller kompletteras i Nekksus • Skapas i verksamhetens projektsystem och överförs till Nekksus • = samlad projektuppföljning i Nekksus Indata Budget/prognos - direkt - justeringar/tillägg Nekksus Investering • Budget/prognosmall • Investeringsprojekt • Planperiod • Per projekt/projektledare Utfall Masterdata Budget/Prognos 2011 och framåt på detaljnivå. Före 2011 saldo per projekt. Huvudbok Delmodell I Projektsystem i verksamheten Projektstruktur • Indata Budget/prognos • på projekt/delprojektnivå • projektledare mfl Utfall Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Investeringsprojekt i Nekksus • Generella förutsättningar • Investeringar hanteras i sex förvaltningar; 200 Fastighet, 230 Lokalförvaltning, 392 Park och Natur, 393 Idrott och förening, 400 Trafik, 540/560 Vatten/Krets • Utformningen i Nekksus skall från start stödja utfallsrapportering, den detaljerade budgetprocessen och de obligatoriska prognosprocesserna, (februari, mars, augusti, oktober) • Uppföljning av finansiell information kring investeringsprojekt görs via rapporten ”Investeringsprojekt”. Rapporten finns tillgänglig för alla användare i de investerande förvaltningarna och för centrala användare som har tillgång till dessa förvaltningar eller till Göteborgs kommun. • I Nekksus finns utfallsdata from 2011. De förvaltningar som har behov har själva sammanställt utfall före 2011 per projekt. Detta har lästs in i Nekksus som ett saldo per 2010-12-31, (även om den avser flera tidigare år). Tänk på att göra rätt val av månad (dec) för att se dessa transaktioner i transaktionsfliken. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Investeringsprojekt i Nekksus, forts • Kontogrupperingar • Utfall presenteras i Nekksus på de koddelsvärden som bokförförts i Horisonten. Presentationen av utfall görs per kontogrupp. Kontogrupperingen för investeringsprojekt skapas i Nekksus i Nekksus via intervall, vid inläsning. Om ett nytt konto läggs till i Horisonten kommer det att sorteras in i dessa intervall. Skulle ett nytt konto falla utanför intervallet kommer det att redovisas under en grupp benämnd SAKNAR GRUPPERING – meddela central systemförvaltning om något konto visas under den grupperingen. • Totalsumman av utfallet på investeringsprojekt benämns ”netto” (inte resultat). • I rapporten för investeringsprojekt visas utfall på kontonivå om kontogruppen markeras. • För investeringsprojekt finns bara en gällande kontohierarki – inte årliga träd som för resultaträkningen. • All manuell inmatning av budget/prognos i Nekksus sker på kontogruppsnivå. Till varje kontogrupp finns ett registreringskonto angivet. Vilket detta är syns i nodträdet för respektive nivå. • Om budget/prognos kommer från försystem kan budget/prognos också förekomma på kontonivå. Detta styrs av informationen från försystemet. • Koder för investeringsprojekt och grupperingar • I investeringsprojektrapporten visas alla utfallsbelopp som finns bokförda på I-projekt. • Projektkoder och aktuella underkoder hämtas varje natt från Horisonten. • Endast koder som finns i Horisonten kan användas för budget och prognos. Detta gäller även koder för sk. ”dummyprojekt”. • Ett antal underkoder för projekt tas med in till Nekksus. Se nästa bild för översikt av dessa. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Viktiga underkoder i Horisonten för investeringsprojekt Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Uppföljning av investeringsprojekt i Nekksus • Utformningsprinciper – Rapport ”Investeringsprojekt” • Rapporten används för att visa både utfall och budget/prognos. • Användare i de investerande enheterna kan se samtliga investerande förvaltningar. Ingen avgränsning endast till egen förvaltning. • Vilka projekt som visas styrs genom val av organisation och projektledare i vänsterkanten. I de fall uppgift om projektledare saknas på projektet, (pga. av att förvaltningen inte använder PANS eller har lämnat fältet tomt på projektet), kommer dessa att visas under en gruppering som heter ”projektledare saknas” per förvaltning. • Filtrering kan dessutom göras med hjälp av de olika flikarna. • Det utfall som visas som i rapporten styrs av valet av månad på samma sätt som i resultaträkningen. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 6

Uppföljning av investeringsprojekt i Nekksus • Utformningsprinciper – Rapport ”Investeringsprojekt”, forts • Första två flikarna visar samtliga investeringsprojekt för den valda organisationen (förvaltning eller lägre nivå). Den första fliken visar netto per projekt och den andra fliken visar bruttosiffror per projekt, dvs utgifter/inkomster och netto. • I de övriga flikarna visas de olika konteringsdimensionerna på samma sätt som i resultaträkningen. • Dessutom finns några flikar för underkoder: • Invest.omr – visar ”netto” per investeringsområde (PREGEN4). I rapporten sker en gruppering av investeringsområdena. • Expl.projekt– visar ”netto” per exploateringsprojekt. I denna flik är det möjligt att se samtliga deltagande förvaltningars andel av exploateringsprojekten om summanivån för samtliga förvaltningar väljs i ”Urval ansvar” till vänster i vyn. • Prie – visar ”netto” per priegruppering • Phuv – visar ”netto” per huvudprojekt (underkoden Phuv används för närvarande endast av 400 Trafik.) • Spec – visar ”netto” per speckod. Speckoderna är grupperade utifrån underkoden STYP. För fastighet N200 är speckod obligatorisk för exploateringsprojekt och skall alltid ingå i någon av grupperingarna. Det finns ingen kontroll att STYP är ifylld för en speckod. Fastighet ansvarar själva för att följa upp om några exploateringsprojekt saknar STYP. • Övriga förvaltningars speckoder är grupperade under SAKNAR GRUPPERING. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 7

Uppföljning av investeringsprojekt i Nekksus, forts • Utformningsprinciper – Rapport ”Investeringsprojekt, forts • Transaktioner visas på samma sätt som i resultaträkningen per period eller ackumulerat beroende på vilket belopp som markerats. • Vilka värden som visas i rapporten styrs genom val av kolumnuppsättning. • Följande kolumnuppsättningar finns att välja på : • Projekt - Visar utfall och budget/budget med fokus på valt år. I rapporten visas också utfall för tidigare år. • Utfall, netto per år – Visar utfall per år för de senaste 4 åren, dvs innevarande år och 3 år tidigare. I Nekksus finns data på transaktionsnivå från 2011. Vissa förvaltningar har lagt in utfall före 2011 som en bokning per 2010. Detta innebär att under 2013 så kommer rapporten att visa 2010-2013. 2014 är önskemålet att 2010 och 2011 summeras i första kolumnen – funktionalitet för detta skall om möjligt utvecklas. • Planperiod budget – Visar budget för planperioden och kommande framtida år på samma sätt som i inmatningsmallen för budget. För passerade år innebär detta att budget är ersatt med utfall enligt de regler som gäller för budgetgenerering – se vidare bild 17. • Rapporter för tillsyn och skötsel, reparationer och förebyggande underhåll finns ännu ej framtagna i Nekksus. • I rapporten finns också en flik ”Definitioner” som beskriver innehållet i vissa av kolumnerna. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 8

Betydelsen av år och period i kolumnuppsättningarna Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Centrala krav för investeringsbudget Centrala krav • Respektive investerande förvaltning skall kunna redovisa budget/prognos för sina investeringsprojekt uppdelade på: • Förvaltning • Område/projekt – (Investeringsområde, gruppering av PRGEN4) Grupp av projekt eller enstaka projekt. Indelningen bestäms för varje förvaltning i samråd med SLK. • Exploateringsprojekt/Investeringsprojekt (PRIE) • För exploateringsprojekt skall också en uppdelning kunna ske utifrån om mark, park etc. (STYP - underkod på spec; gäller för N200). • Uppföljning av utfall, budget och prognos per år inom planperioden men också budget/prognos för perioder efter denna. • . Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 10

Investeringsbudget i Nekksus • Inmatning av budget • Inmatningsmall för investeringsbudget/prognos har sin ingång via projekt, inte ansvar som inmatningsmall för drift. • Budget och prognos för I-projekt skapas i Nekksus via inmatningsmallar eller via inläsning från försystem. • Godkännandeprocess • För budget skapas ingen godkännandeprocess. Budgeten uppdateras så snart användaren sparar. För att undvika misstag skall endast de användare som är anmälda från förvaltningarna ha tillgång till inmatningsmallen. Dessa användare läggs in via en arbetsyta av central systemförvaltning. • Detta innebär också att budgeten löpande visas i investeringsprojektrapporten, inte först när den är godkänd. • Detta innebär också att förvaltningarna löpande måste själva kontrollera att alla projekt blivit korrekt budgeterade och att förvaltningens totala belopp är korrekta. • Budgetjusteringar • Eventuella budgetjusteringar läggs in i samma inmatning och dessa slår igenom så snart de är sparade. Det går inte att spåra olika versioner av budget utan endast senaste version finns lagrad. • Eftersom fg prognos utgör prognosförslag för nästa prognos måste eventuella budgetjusteringar som lagts in också göras i nästa prognos. • Tänk på möjligheten att begränsa antalet användare som har tillgång till inmatningen för att minimera risken för felaktiga justeringar. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Investeringsbudget i Nekksus • Budgetversioner • Investeringsbudget finns i en version per år, denna version omfattar dock flera år. • De olika versionerna benämns Budget XXXX för planperiod XXXX-XXXX. Även om planperioden endast omfattar 4 år kommer budget att kunna läggas på 8 år i varje version. • Den budget för vilken inmatning nu påbörjas är ”Budget 2013 för planperioden 2011-2014”. Under hela 2013 kan budgetjusteringar göras av denna och den kommer då att ändras i enlighet med dessa. Inför budget 2014 måste en ny version skapas som då skall ha namnet ”Budget 2014 för planperioden 2011-2014”. • I samband med inmatning under senare delen av 2013 måste användaren kunna välja vilken version som skall påverkas. (Ej löst i nuvarande utformning). • I rapporten för investeringsprojekt presenteras budgetvärden i olika kolumnuppsättningar. • I den kolumnuppsättning som benämns ”Projekt” visas aktuell helårsbudget för valt år. Från start (2012 dec till slutet av januari 2013) visas de budgetvärden som finns i Horisonten. • Efter 31;e januari visas värden från ”Budget 2013 för planperioden 2011-2014”. Efter 31:e januari 2014 visas istället värden från budget 2014 för planperioden 2011-2014”. • I fliken ”planperiod budget” visas alltid de värden som gäller för budgetåret, dvs om valt år är 2013 så visas ”budget 2013 för planperioden 2011-2014”. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Inmatning av budget/prognos • Inmatningsmall budget/prognos • Budget/prognos görs endast på kontogrupp och ej på konto, det finns därför inget behov av detaljerad mall. • Eftersom investeringsbudget inte periodiserad per månad kommer inmatningen endast att hantera årsbelopp, ej månader. Underlag för mer detaljerad likviditetsuppföljning måste därför hämtas ur andra sammanställningar. • Varje förvaltning kan själva bestämma vilka koddelar som skall visas i inmatning utöver konto – se nästa bild. • Flikar i inmatningsmall per projekt(investeringsområde): • Översikt • Inmatning - Budget • Kommentarer per projekt/projektområde • I inmatningsmallen visas utfall/budget för tidigare år och för innevarande år som jämförelse. Detta innebär att rader skapas för varje kodkombination som förvaltningen valt att visa. • Utfall för innevarande år uppdateras varje natt. Tänk på att det inte endast är stängda månader, vilket innebär att om man är i oktober så kommer rapporten för investeringsprojekt att visa utfall t om september medan utfallet i inmatningsmallen är ackumulerat utfall för helåret vilket kan innehålla transaktioner också för oktober, november och december. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Inmatning av budget/prognos, forts • Koddelar i inmatningsmall budget/prognos (utöver projekt) Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Inmatning av budget/prognos • Val av inmatningsnivå • Det finns två olika alternativ att mata in budget på investeringsprojekt; • på projektnivå, • på investeringsområde. • Förvaltningen väljer själv vilken nivå som man vill använda sig av inför varje budgetprocess. Valet registreras i Nekksus via en arbetsyta som underhålls av central systemförvaltning (från start). • Följande gäller för budget 2013: • Gbg vatten/Kretslopp – budget på investeringsområde • Park och Natur – budget på enstaka projekt • Idrott och Förening – budget på enstaka projekt • Lokalnämnden – budget på investeringsområde • Fastighetskontoret – budget på enstaka projekt • Trafik – budget på enstaka projekt Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Inmatning av budget/prognos, forts 1. Inmatning på projekt: • Samtliga investeringsprojekt som är öppna under budgetåret är tillgångliga för inmatning i inmatningsmallen för budget. (Ingen selektering på from datum sker eftersom det finns behov av att kunna ändra budget för framtida år på stängda projekt.) • Vid inmatning görs först en selektering per projektledare, dvs användaren väljer förvaltning och därefter projektledare. Samtliga projekt för den valda projektledaren visas och därifrån väljs aktuellt projekt för inmatning. • För de projekt där underkoden PANS ej är ifylld kommer det att finnas en gruppering per förvaltning som heter ”projektledare saknas”. Under den finns de projekt som saknar ”PANS”. För de förvaltningar som inte använder PANS kommer samtliga projekt att ligga under denna gruppering. För de förvaltningar som använder ”PANS” kommer de projekt som av någon anledning ej har PANS ifylld att återfinnas. • I de fall framtida budget/prognos inte är definierad på projektnivå måste dessa belopp läggas in på någon form av dummyprojekt minst per investeringsområde. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 16

Inmatning av budget/prognos, forts • 2. Inmatning på investeringsområden (gruppering av PREGEN4): • Varje investeringsprojekt har i Horisonten en underkod som heter PRGEN4. Alla PREGEN4 värden tas in i Nekksus. Dessa är på en relativt detaljerad nivå. I Nekksus sker en gruppering av PRGEN4-värdena i två nivåer uppåt för att kunna visa informationen mer summerad och för att kunna registrera budget/prognos på en mer summerad nivå. • Det är grupperingsnivån ovanför PRGEN4 som är den nivå som kan väljas för budget/prognos. • För varje investeringsområde (grupp av PRGEN4) måste ett projekt finnas angivet i bakgrunden som blir det projekt på vilken budget/prognos registreras. Om användaren försöker spara en budget/prognos på ett investeringsområde som inte har något projekt angivet kommer att detta felsignaleras. Om inmatning sker på investeringsområde kan ”dummyprojekt” användas och dessa måste läggas upp i Horisonten. • Uppgift om vilket projekt som är registeringsprojekt underhålls i samma arbetsyta som där val av inmatningsalternativ för budget/prognos för respektive förvaltning anges. Underhålls av central systemförvaltning från start. • I de fall man har valt att lägga budget/prognos på investeringsområde skall utfallet med automatik summeras upp i denna nivå i inmatningsmallarna. • Om man har valt att lägga budget (prognos) på investeringsområde kommer valet av projektledare i inmatningsbilden inte att vara relevant. Välj därför alltid summeringsnivån ”underkod PANS” i projektledarväljaren. Annars kommer inmatningsbilden endast visa en begränsad bild av investeringsområdet. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 17

Inmatning av budget, forts Årsbudget för jämförelse mot utfall i uppföljningsrapport under 2013 Budget 2013 för planperioden 2011-2014. • Budgetinmatning för Budget 2013. • Denna ger möjlighet att mata in budget 2013 för planperioden 2011 – 2014 och för kommande år. • När budgetinmatningen genereras skall följande gälla: • Belopp visas alltid i tkr vänt tecken (utgifter = minustecken) • * Utfallskolumnen för 2012 är inmatningsbar men uppdateras med automatik när 2012 är stängd. • I mallen visas också utfall 2012 löpande som information. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 18

Planperiod budget/prognos samband Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Inmatning av budget, forts I översikt visas endast aktuellt projekt eller investeringsområde. För översikt av hela förvaltningen används rapporten ”Investeringsprojekt” – kolumnuppsättning för budget. Det finns ingen separat budgetanalysrapport. Inmatning av investeringsbudget – urval på förvaltning – projektledare och projekt. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Inmatning av budget, forts Inmatning kan ske för planperiod men också för kommande år efter planperiodens utgång Förvaltningen väljer själv vilka koddelar som skall visas utöver konto. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos

Sammanslagning av krets och vatten • Från 2013-01-01 kommer Kretsloppsnämnden 560 och Göteborg Vatten 540 att slås samman till en förvaltning. Förvaltningens prefix kommer att vara 560. • Ett saldo av periodens (månadens) utfall på investeringsprojekt kommer varje månad att bokföras per konto, ansvar, verk, motpart och projekt. (ansvar = ansvar för vatten). • De pågående investeringsprojekt som idag har prefix 540 kommer att läggas upp på nytt med prefix 560 med giltighet from 2013-01-01. Projekten kompletteras med korrekta underkoder som inleds med prefix 560. Detta innebär att ett pågående projekt kommer att kunna bestå av ”två” projekt. Eftersom ansvaren inom 540 från 2013-01-01 kopplas till förvaltning 560 kommer både 540 och 560 projektet att synas under förvaltning 560 för 2013. • Investeringsbudget läggs in i Nekksus på förvaltning 560 – per investeringsområde på projekt som inleds med 560. För att utfallet på de projekt som inleds med 540 skall sorteras in i investeringsområdena för 560 kommer underkoden PRGEN4 för 540-projekten att inledas med 560. Samma sak görs för underkoden SAMINV där 540 byts till 560. Utformningsprinciper investeringsprojekt utfall/budget/prognos 22

Utformningsprinciper Investeringsutfall/budget/prognos