Nekksus Utdata och prognos

1. Utbildningsmaterial NekksusUtdata och prognos Ver. 2012-08-22

2. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

3. Upplägg för utbildningen • Utbildning uppdelad i två områden, utdata respektive prognos. • Fyra steg gås igenom för resp. område. • Utbildningsmaterialet kan utan anpassning användas för lokal utbildning. • Utbildningen sker i en anpassad utbildningsmiljö. Denna finns tillgänglig för alla förvaltningar och återställs varje natt. • I anteckningsfältet under bilderna finns stödtext/”pratmanus” till utbildaren. 1 PRINCIPER & TEORI 2 VISNING i SYSTEMET 4 FRÅGOR 3 ÖVNINGAR I NEKKSUS NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

4. Konceptmålbild Nytt Ekonomikoncept Budget, Uppföljning, Prognos, Analys Utdata, rapporter Analys Beslutsstöd Budget Prognos Processtöd Framtida behov Verksamhetsansvariga Ekonomichefer Personalchefer Ekonomer/controllers Koncerncontroller m.fl. Budget, prognos och uppföljningsprocessen Koncern- konsolidering 4 Kvalitetssäkrad datalagring (masterdata) Personalsystem 3 2 1 Verksamhets-system Ekonomihantering Operativt ansvariga Ekonomer Ekonomiadministratörer Projektledare m.fl. Ekonomi- och Stödprocesser Leverantör/Inköp Huvudbok(enbart utfall) Projekt Kund Rapporter för de operativa ekonomistödprocesserna Anläggning Bokföring Fakturaunderlag Masterdata Styr- och redovisningsmodeller, hierarkier och kodstrukturer WINST • Verksamhetsdata till NEKKs datalagring • Personaldata till NEKKs datalagring • Presentation av personaldata i NEKK • Presentation av koncernredovisningsdata i NEKK NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

5. Förutsättningar Nekksus Utformning • På projekthemsidan (www5.goteborg.se/nekk) finns dokumentation om systemlösningens utformning i fas 1, se dokument ”Utformningsprinciper och tillämpning” under flik ”Utrullning”. • Användare har tillgång till utdata för hela sin förvaltning. Alla användare har ett förvalt ansvar. • Tillgång till lönetransaktioner på individnivå kräver särskild behörighet. • Inloggning i utbildningsmiljön görs med specifikt användarnamn och lösenord som tillhandahålls av utbildaren. • Inloggning i produktionsmiljön görs med Gbg3000-inloggning, samma inloggning som används vid inloggning i datorn. • Rekommenderade Webb-läsare är Internet Explorer 7, 8 eller 9. Behörighet i Nekksus Teknik NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

6. UTDATA NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

7. Principer utdata Organisation • Organisationsträdet i Nekksus skapas utifrån strukturen i Horisonten. Spelar en central roll i både utdata och prognosprocessen. • Alla upplägg av nya koder (t ex ansvar, objekt) görs liksom tidigare i Horisonten. Giltiga koder och transaktioner läses över från Horisonten till Nekksus varje natt. Information från Kompass läses in i slutet på varje månad. • Utfall 2011 och 2012 • Budget 2012 • Nytt ansvar skapat i Nekksus för att fånga upp kontering på felaktigt ansvar vid inläsning av löneinformation från Kompass. • Utgörs av de tre första positionerna på ansvarskoder i organisationsträdet. Visas i många vyer i Nekksus. Koder och transaktioner Tillgänglig information för utdata AAAA-ansvar Förvaltningsprefix NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

8. Systemvisning Nu går vi in i systemet! Stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

9. Övning 1 – Logga in i Nekksus utbildningsmiljö I den här övningen lär du dig att logga in i Nekksus utbildningsmiljö • Starta Internet Explorer • Skriv in följande länk: http://s005aa50u/utb/ • Logga in med de inloggningsuppgifter som du fått av din lärare NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

10. Övning 2 – Arbeta med en rapport I den här övningen lär du dig att öppna och arbeta med en rapport • Klicka på flik Ekonomi • Klicka på Resultaträkning till höger på skärmen • Du får nu upp en resultaträkning som visar summan av ansvar Skolan och Biblioteket. • Välj ansvar Skolan genom att klicka på ansvar i vänstermenyn • Byt period till februari i väljaren högst upp på skärmen • Klicka på raden för kontogrupp ”Förbrukn matr o rep” i flik Översikt • Klicka på flik Motpart • Nu visas kontogruppen ”Förbrukn matr o rep” uppdelad per motpartsgrupp • Återställ rapporten genom att klicka på pil-ikonen NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

11. Övning 3 – Anpassa kolumner I den här övningen lär du dig att välja kolumnuppsättning • Ta fram en resultaträkning för summerad nivå (Skolan + Biblioteket). I detta fall är denna nivå förvald, så du behöver inte göra något aktivt val • Byt till kolumnuppsättning ”Standard” i väljaren högst upp • Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

12. Övning 4 – Välj och återställ urval I den här övningen lär du dig att välja och återställa urval • Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: • Ansvar = Skolan • Period = Februari • Kontogrupp = ”Entr o köp av verks” När raden är vald blir den kursiv och gulmarkerad. • Visa utfall på denna kontogrupp uppdelat per motpartsgrupp • Gör ett urval på motpartsgrupp ”1-4 Extern” genom att klicka på raden. • Återgå till flik Översikt och analysera urvalet • Välj bort urvalet för motpart • Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

13. Övning 5 – Visa transaktioner I den här övningen lär du dig att borra dig ner till transaktioner och sedan vidare till underlag/faktura • Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: • Ansvar = Biblioteket • Period = Mars 2012 • Verksamhet = K200 Bibliotek • Återgå till flik Översikt och analysera resultaträkningen • Välj kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep” • Scrolla ner i vyn och välj konto 6431 ”Böcker tidningar och facklit” • Granska transaktioner genom att klicka på flik Transaktioner • Klicka på rubriken Belopp för att sortera listan i storleksordning • Titta på underlaget på den transaktion som har högst belopp • Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

14. Övning 6 – Analysera utfall per period I den här övningen lär du dig att se utfall fördelat per period • Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: • Ansvar = Biblioteket • Kontogrupp= Taxor avg ersättn • Verksamhet = K Kultur • Klicka på flik Period för att visa utfall per månad • Tips! Använd ”Visa/dölj sidomeny” för att få bättre plats på skärmen • Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

15. Övning 7 – Sparade urval I den här övningen lär du dig att spara ett urval i en rapport för att kunna använda det igen • Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: • Ansvar = Skolan • Period = Februari 2012 • Verksamhet = G910 Skolmåltider • Klicka på diskettikonen i rapportfliken. • Klicka på ”Spara nuvarande urval” • Döp urvalet i titelfältet. Spara. • Återställ rapporten till ursprungsläge • Hämta det sparade urvalet genom att klickapå diskettikonen. Klicka på raden för valt urval. Klicka sedan på ”Ladda urval” • Återställ rapporten till ursprungsläge NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

16. Övning 8 – Export till Pdf och Excel I denna övning lär du dig att exportera rapporter till Pdf och Excel för att kunna skriva ut eller arbeta vidare med rapporten • Ta fram en resultaträkning och gör urval enligt nedan: • Ansvar = Skolan • Period = Mars 2012 • Klicka på ikonen för Excel. • Klicka på ”Exportera fil” och ”Öppna” • Nu öppnas rapporten i Excel • Stäng rapporten. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

17. Övning 9 – Analysera lönekostnader (Principer) • Rapporten Lönekostnader visar lönekostnad per kontogrupp samt uppgift om arbetade timmar, årsarbetare och månadsarbetare. • Källdata för lönekostnader är Horisonten. Lönekostnader är enligt definitionen Lönekostnad i Rappet (UR) och omfattar lönekonton 50-53 exkl konto 5011 och 5041. • Uppgifter om arbetade timmar samt års- och månadsarbetare kommer från Kompass, och uppdateras i slutet på varje månad. • Arbetade timmar visas med värden både per period och ackumulerat. Månadsarbetare visar endast värden per period. Årsarbetare visar endast ackumulerade värden. • Uppgifterna om ”Lönekostnad per timme” samt ”Lönekostnad per årsarbetare” är mått som beräknas i Nekksus. • Rapport Lönekostnader-Individnivå kräver särskild behörighet och är endast tillgänglig för användarens särskilda löneansvar och här finns möjlighet att borra sig vidare ner till lönetransaktioner på individnivå. Denna individinformation visas endast med namn, ej med personnummer och visas enbart för konton som ingår i rapporten. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

18. Övning 9 – Analysera lönekostnader I denna övning lär du dig att arbeta med rapporten Lönekostnader – Individnivå. • Öppna rapport Lönekostnader – Individnivå och gör urval enligt nedan: • Ansvar = Biblioteket • Period = Mars 2012 • Analysera lönekostnaderna • Visa utfall per månad genom att klicka på flik Period. • Analysera grafen nedanför tabellen • Klicka på trekants-ikonen framför kontogruppen ”Semesterlön” och välj konto 5111 genom att klicka och markera raden. • Klicka på flik Lönetransaktioner för att visa transaktioner på kontot. • Stäng rapporten. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

19. Avslutande tips! • Använd F11 för helskärm. • Pil-knapp för att dölja vänstermeny ger mer plats på skärmen. • Knapp ”återgår till ursprungsläge” är användbar vid arbete med rapporter. • Det går att dölja kolumner i rapporter genom högerklick på kolumnrubrik. • Använd ”Sparade urval” för urval i rapporter som användas löpande. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

20. PROGNOS NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

21. Prognosprinciper • I Göteborgs stad finns idag fyra obligatoriska prognostillfällen per år, Prognos februari, Prognos mars, Prognos augusti och Prognos oktober. • Förutom dessa prognostillfällen kommer det att i Nekksus skapas möjlighet för varje förvaltning att arbeta med ytterligare prognostillfällen. • Viktigt att lokal tidplan finns framtagen för prognosarbetet inom förvaltningen. • Centrala krav för inmatning av prognos är att den skall registreras på: • Kontogrupp • Motpartsgrupp XXXX, NNNN och Förvaltningsinternt (Förvaltningsinternt skall vara 0) • Endast SDN och Social resursnämnd: verk 1 position (undantag försörjningsstöd) • Varje förvaltning kan dessutom ha ytterligare krav för prognosinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

22. Principer för prognosprocessen • Nekksus skapar prognosförslag genom att kombinera utfall och senast godkända prognos (eller budget vid första prognostillfället). En ny årsprognos skapas och användaren registrerar ändringar till detta prognosförslag. • All prognosinmatning i Nekksus sker på ansvarsnivå och godkänns på överliggande nivå. Om någon på överliggande nivå vill göra en justering av den uppsummerade prognosen görs detta antingen genom att prognosen skickas tillbaka en nivå i organisationen eller genom att en justering görs på annat ansvar, så kallat justeringsansvar. • Samtliga ansvar tilldelas en uppgift vid varje prognosversion (prognostillfälle). Till varje uppgift skall det finnas angivet vem som är prognosimatare och vem som är godkännare. • Samtliga ansvar och nivåer måste vara godkända innan förvaltningen som helhet kan godkännas. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

23. Processflöde Godkänn OK Analys av underliggande prognoser Förvaltningscentralt Skicka tillbaka EJ OK Godkänn OK Analys av prognos på underliggande ansvar Skicka tillbaka EJ OK Verksamhet (flera nivåer) Klarmarkera Granska / justera prognos på ansvar* * Registrering på justeringsansvar en möjlighet. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

24. Prognosprocessen i Nekksus • Status • Ej Påbörjad • Påbörjad • Klarmarkerad • Godkänd NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

25. Systemvisning Nu går vi in i systemet! Stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

26. Övningar – prognos • Starta Internet Explorer. • Skriv in följande länk till Nekksus utbildningsmiljö: http://s005aa50u/utb/ • Logga in i utbildningsmiljön med de inloggningsuppgifter som du fått av din utbildare. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

27. Övning 10 – Klarmarkera prognos I den här övningen ska du lära dig att granska, kommentera och klarmarkera/godkänna en prognos • Klicka på flik Uppgifter • Du hamnar nu under fliken ”Mina uppgifter” och här visas de uppgifter som användaren har att göra. I detta exempel finns det två uppgifter. • Välj att arbeta med prognos för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” på raden Biblioteket. • Du får nu upp det prognosförslag som systemet skapat för ansvaret. • Klicka på flik Analys månader och granska hur prognosen är fördelad över året. • Klicka på flik Kommentar Ansvar och skriv en kommentar. Spara. • Återgå till flik Översikt och klarmarkera prognosen genom att klicka på knappen ”Klarmarkera”. • Uppgiften har nu förflyttats från ”Mina uppgifter” till ”Mina klarmarkerade uppgifter”. Du kan granska din prognos i efterhand men inte göra några ändringar. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

28. Övning 11 – Justera prognos på kontogrupp I den här övningen ska du lära dig att ändra ett prognosförslag och att skriva en kommentar på kontogrupp • Klicka på flik Uppgifter • Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” • Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Taxor avg ersättn” genom att klicka på raden. När raden är vald blir den kursiv och gulmarkerad. • Välj flik Prognos och ändra prognosen till 650 tkr. Spara. • Välj flik Översikt och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Taxor avg ersättn”. • Välj flik Kommentar-kontogrupp och skriv en kommentar till ändringen du gjort. Spara. • Stäng flik Prognosinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

29. Övning 12 – Justera prognos per månad I den här övningen ska du lära dig att ändra ett prognosförslag per månad • Klicka på flik Uppgifter • Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” • Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep” genom att klicka på raden. • Välj flik Prognos månad och ändra beloppet till -50 i månaderna mars, april och maj. Ändra beloppet till 0 i juni och juli. Spara. • Välj flik Översikt och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep”. • Stäng flik Prognosinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

30. Övning 13 – Justera prognos på konto I den här övningen ska du lära dig att ändra prognos på konto • Klicka på flik Uppgifter. • Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Entr o köp av verks” genom att klicka på raden. • Välj flik Prognos detaljer och justera prognos på konto 4643 ”Köp stödverks - färdiglagad mat” till -1200 tkr. Spara. • Välj flik Översikt och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Entr o köp av verks”. • Stäng flik Prognosinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

31. Övning 14 – Arbeta med filtrering I den här övningen ska du lära dig att arbeta med filter. För de förvaltningar som arbetar med prognos på flera koddelar kan filtrering underlätta prognosinmatning • Klicka på flik Uppgifter • Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” • Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Förbrukn mtrl o rep” genom att klicka på raden. • Välj flik Prognos detaljer. Nu visas alla konton och alla kodkombinationer där det finns utfall, budget eller prognos registrerat. • Ställ (klicka inte!) muspekaren på konto 6431 och högerklicka. • Du får nu upp en ruta där du kan välja • ”Filtrerar på detta värde” • Nu visas endast de rader där det finns värde på konto 6431. • Ta bort filtreringen genom högerklick - ”Ta bort filter” • Stäng flik Prognosinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

32. Övning 15 – Arbeta med filtrering i flera steg I den här övningen ska du lära dig att arbeta med filter i flera steg. • Klicka på flik Uppgifter. • Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Välj att ändra prognosen på kontogrupp ”Övr verks kostnader” genom att klicka på raden. • Välj flik Prognos detaljer och filtera enligt nedan: • Konto = 6121 • Verk = G100 • Projekt= DG12 • Ändra prognosen på filtrerad rad till -20 tkr. Spara. Ta bort filter. • Klicka på flik ”Översikt” och kontrollera beloppet på kontogrupp ”Övr verks kostnader”. • Stäng flik Prognosinmatning. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

33. Övning 16 – Beräkna sociala avgifter I den här övningen ska du lära dig funktionen att beräkna prognos på sociala avgifter • Som stöd för användare finns automatisk beräkning av sociala avgifter vid prognos av lönekostnader. Systemet beräknar sociala avgifter utifrån det genomsnittliga utfall som det aktuella ansvaret har haft innevarande år. • Klicka på flik Uppgifter. • Välj att arbeta med prognos för ansvar Skolan genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Välj kontogrupp ”Lön ersättn o förmån” och gå till flik prognos. • Ändra prognosen på vald kontogrupp till -5100. Spara. • Klicka på knappen ”Beräkna sociala avgifter”. • Observera att det inte går att ångra denna beräkning, den sparas automatiskt. • Kontrollera att beloppet ändrats på kontogrupp ”Soc avg o pensionsk”. • Klarmarkera prognosen för ansvar Skolan. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

34. Övning 17 – Skicka tillbaka prognos I den här övningen är du en chef som skall granska och skicka tillbaka en prognos till underliggande nivå i organisationen • Klicka på flik Uppgifter och välj att öppna aktivitet • ”Godkänn aktivitet”. • Välj att arbeta med prognos för ansvar Biblioteket genom att klicka på ansvar Biblioteket till vänster i bilden. • Analysera prognosförslaget i flik Resultaträkning översikt. • Välj att skicka tillbaka prognosen genom att klicka på ”Skicka tillbaka”. • Det kommer nu upp en ruta där det är tvingande att skriva en kommentar till mottagaren av uppgiften. • Klicka i rutan för ansvar Biblioteket och skriv • en kommentar. • Klicka på ”Skicka tillbaka”. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

35. Övning 18 – Läsa och skriva en flödeskommentar I den här övningen har du fått tillbaka din prognos från din chef • Klicka på flik Uppgifter. Välj att arbeta med prognos för ansvar Biblioteket genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering”. • Klicka på knappen ”Flödeskommentarer” och läs kommentaren som din chef har skrivit. • Gör en valfri ändring i din prognos. • Skriv en flödeskommentar till din chef om gjord ändring genom att klicka på knappen ”Flödeskommentarer” och därefter knappen ”Skapa ny”. Spara. • Klarmarkera prognosen. • Obs! För att läsa kommentar från underliggande • nivå måste användaren klicka i rutan • ”Visa kommentar från underliggande flödesnivåer”. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

36. Övning 19 – Rapport ”Prognosanalys” I denna övning ska du lära dig att analysera prognos i rapporten Prognosanalys • Användaren kan när som helst under sitt prognosarbete analysera sin prognos i rapporten Prognosanalys. Här har användaren möjlighet att själv välja vilka kolumner man vill använda för sin analys. Tänk på att uppdatera rapporten med högerklick och ”Ladda om”. Observera att här visas prognoser under pågående process och skall inte förväxlas med senast godkända prognos av förvaltningen som finns i resultaträkningen. Dessutom kan denna rapport vara användbar för att analysera prognoser som gjorts tidigare under året. Genom att använda väljaren kan även utfall från tidigare månader visas. • Klicka på flik Ekonomi och öppna rapport Prognosanalys. • Gör val av vad som skall visas i rapporten genom att välja version. Håll nere Ctrl-knappen och välj : Prognos mars, Utfall föregående år, Budget helår. • Analysera din prognos. • Stäng rapporten. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

37. Avslutande tips! • Glöm inte att alltid spara före klarmarkering. • Vid prognosinmatning kan det underlätta att samtidigt ha rapport ”Prognosanalys ” öppen. Tänk på att ”Ladda om” för att uppdatera rapporten. • Filtrering kan underlätta vid prognosinmatning. • För att se vilka konton som är så kallat förvalt konto vid prognos på kontogrupp, sök fram lista ”Kontogruppering budget/prognos” som finns sökbar i sökfältet alt. under ”Gå till” under rubrik ”Övriga rapporter”. • I prognosinmatning finns möjlighet att ta bort rad. Tänk på att utfallsposter inte tas bort. Beloppet hamnar istället med vänt tecken i prognos för att det ska bli noll på raden totalt. NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

38. Utbildningsmiljö • Utbildningen sker i en anpassad utbildningsmiljö • Övningarna i utbildningsmaterialet är anpassade efter denna miljö • Särskilda inloggningsuppgifter distribueras • Finns tillgänglig för alla förvaltningar och återställs varje natt http://s005aa50u/utb/ NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

39. Datorhjälpen • Användarstöd finns som guider i Datorhjälpen. Här finns också de övningar som ingår i utbildningen. • Länk till Datorhjälpen hittar ni på startsidan i Nekksus och under frågeteckensymbolerna (”?”) i systemet. http://www.datorhjalpen.goteborg.se NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus

40. Kontakt nekk@stadshuset.goteborg.se NEKK | Utbildningsmaterial Nekksus