Nekksus Personalbudget (PB)

1. Utbildning Nekksus Personalbudget (PB)

2. Utbildning • Dokumentation och utbildningsmaterial finns på Nekk-projektets hemsida: https://quickr.goteborg.se/stadsledningskontoret_nekk • Utbildningen sker i en anpassad utbildningsmiljö.Denna finns tillgänglig för alla förvaltningar och återställs varje natt. Särskilda inloggningsuppgifter gäller. http://s005aa50u/utb/ • I anteckningsfältet under några av bilderna finns stödtext/”pratmanus” till utbildaren. 1 PRINCIPER & TEORI 2 VISNING i SYSTEMET 4 FRÅGOR 3 ÖVNINGAR I NEKKSUS

3. Förutsättningar PB - Nekksus • PB Nekksus är frivillig för varje förvaltning att använda. Förvaltning anmäler för vilka ansvar de inte önskar aktivera funktionen. Det går att aktivera PB för ansvar under pågående budgetprocess, men det går inte att ta bort en PB-uppgift som har skapats. • Ett PB-budgetförslag skapas per person och ansvar utifrån anställningsinformation för månadsanställda (ordinarie och vikarier anställda den sista dagen i månaden) som hämtas från lönesystemet (via Kompass). • För att arbeta med PB Nekksus krävs ingen särskild behörighet. Användaren får tillgång till PB Nekksus i flik ”Mina uppgifter”. • För att få tillgång till data i de båda rapporterna ”Personalbudgetanalys” och ”Kommentarer” krävs att användaren har behörighet att se individinformation på respektive ansvar/nivå. PB Nekksus – frivillig per ansvar Anställningsinformation från lönesystem Behörighet i PB Nekksus

4. Övergripande beskrivning av PB Nekksus Komplement till övrig budgetering • Valfritt komplement till kontobaserad budget. För ansvar som skall ha PB skapas två budgetuppgifter i Nekksus, en för PB och en för driftsbudget. Den användare som är angiven som inmatare i budgetprocessen blir automatiskt även inmatare på båda budgetuppgifterna. • Budgetförslaget i PB Nekksus innehåller en periodiserad årsbudget beräknad (underlag från kompass) på månadslön och antaganden om tjänstgöring, frånvaro, löneökning och kontering. Semesterberäkning sker utifrån semestergrupp och ålder. Användaren har möjlighet att justera budgetförslaget och kan lägga till/ta bort personer. • Personalbudgeten överförs av användaren från PB Nekksus in i den kontobaserade budgetinmatningen. Användaren kan arbeta parallellt i de båda inmatningsbilderna. Överföring till den kontobaserade budgeten kan ske obegränsat antal gånger till dess att budgeten på ansvaret är godkänd. När driftsbudgeten godkänns så godkänns automatiskt även PB uppgiften. Om driftsbudgeten skickas tillbaka öppnas även PB uppgiften. Budgetförslag per ansvar Överföring från PB till kontobaserad budget

5. Omfattning och innehåll Anställnings- information • Vid generering av budget innehåller PB Nekksus anställningsinformation från senaste inläsningen av data från lönesystemet. Om PB-uppgiften inte har påbörjats sker ny inläsning av anställningsinformation när denna finns tillgänglig. • Användaren periodiserar lönekostnaden över året genom att justera omfattning på tjänstgöring per person och månad på det aktuella ansvaret. Semesterlönekostnad beräknas på bruttolönen (ej hänsyn tagen till frånvaro) per person och periodiseras utifrån index. • PB uppgiften innehåller endast de anställdas tjänstgöring på det aktuella ansvaret. Tänk på att eventuella kostnadsfördelningar kan finnas. • Uppgift om frånvaro läses in från lönesystemet per person. OBS! I budgetförslaget föreslås helårsfrånvaro utifrån frånvaro aktuell månad! Användaren kan ta bort och lägga till frånvaro på både befintlig och fiktiv personal. • Användaren kan lägga till och ta bort anställda. Det kan vara en namngiven person eller fiktiv person (tex vid vakant tjänst). Det går att ange en tjänstgöring på mer än +/-100% ifall det är en utökning/minskning på flera oidentifierade tjänster. Lönekostnad Tjänstgöring Frånvaro Tillägg och borttag

6. Forts. omfattning och innehåll Lönejustering • I PB Nekksus kan förvaltningen ange ett %-löneindex för budgetering av lönejustering per person. Detta index gäller som defalutvärde, men användaren kan justera %-satsen på respektive ansvar och per person. Lönejusteringen gäller från april-dec. • Det är möjligt att skriva kommentar i PB-Nekksus. Kommentaren ingår och sparas tillsammans med ansvarskommentarer från driftsbudgeten. I rapport ”Kommentarer” finns åtkomst till kommentarer så snart den sparats och finns att tillgå för de som har behörighet till individinformation för respektive ansvar/nivå. • Förvaltningen väljer själva vilka koddelar som skall visas för användaren och vara möjliga vid budgetering i PB Nekksus. Det behöver inte vara samma koddelar som i den kontobaserade budgetinmatningen. • Timanställda och arvodesanställda hanteras inte i PB Nekksus. Dessa hanteras tillsammans med budgetering av övriga personalkostnader (tex OB) i den kontobaserade budget-inmatningen. Kommentarer Koddelar och kontering Övriga personalkostnader

7. Periodisering av lönekostnad (exkl semesterlön) • Lönekostnaderna periodiseras per individ utifrån tjänstgöring per månad med hänsyn tagen till frånvaro. • Användaren kan påverka periodiseringen både genom att justera omfattning över årets månader i flik Tjänstgöring och genom ev frånvaro i flik Frånvaro. Nettot mellan dessa bildar en periodnyckel per person. • Om ansvaret har en PB-uppgift kan periodiseringen på kontogrupper som budgeteras i PB Nekksus inte justeras med val av ”Nyckel” i den kontobaserade budgetinmatningen.

8. Periodisering av kostnad för semesterlön • Periodisering av semesterlönekostnad (semesterlön och semesterdagstillägg) sker utifrån index som finns kopplade till semestergruppering i Nekksus. Varje anställning har en semestergrupp angiven i lönesystemet som i sin tur kopplas till en semestergruppering i PB Nekksus. I PB Nekksus går det inte att ändra semestergruppering på befintliga anställningar. Vid nyupplägg av anställd i PB Nekksus måste semestergrupp alltid anges. • För semestergruppen ”Semester” finns en index kurva per förvaltning. • För semestergrupp ”Ferie” finns en gemensam indexkurva framtagen för SDN. • Semestergruppen ”Jämn fördelning ” periodiserar semesteruttaget jämt över året. Semester Ferie Jämn fördelning

9. Frånvaro • Frånvaro kan hanteras på två sätt i PB Nekksus. Antingen genom att justera i omfattningen på en tjänstgöring eller genom att registrera frånvaro på en anställning. Eftersom periodiseringen av lönekostnaden påverkas av vilket val som användaren gör för att registrera frånvaro är det viktigt att välja rätt hantering för aktuell situation. • Genom att ändra omfattning per månad i flik Tjänstgöring Rekommenderas för användning då anställd är helt eller delvis frånvarande från sin tjänst. Kostnad för semester anpassas efter omfattningen av tjänstgöring. Tex om en anställd skall delvis kostnadsfördelas till annat ansvar. • Genom att registrera frånvaro per månad i flik Frånvaro Rekommenderas för användning för anställd med partiell frånvaro. Eftersom semesterlönekostnaden beräknas utifrån tjänstgöring utan hänsyn taget till frånvaro, belastas då ansvaret ändå med kostnaden för semester. Tex om anställd är sjuk eller annan frånvaro som är semestergrundande. OBS Gäller ej om frånvaron är 100%.

10. Kontering • Den kontering som finns på anställningen i lönesystemet följer med över till PB Nekksus och användaren kan justera/komplettera denna kontering. OBS! Konto och motpart visas ej och kan inte heller justeras. • Nya kontogrupperingar har skapats för att separera budget från PB Nekksus från övrig budgetering av personalkostnader. Om ansvaret har en PB-uppgift är vissa kontogrupper spärrade för inmatning i den kontobaserade budgetinmatningen.

11. Sociala avgifter • Sociala avgifter i PB Nekksus beräknas automatiskt utifrån ålder och hamnar på separat konto (56PB ”Po lön PB”) i den kontobaserade budgeten. • I den kontobaserade budgetinmatningen bibehålls befintlig funktionalitet med knapp för automatisk beräkning av sociala avgifter utifrån en fast procentsats inom respektive förvaltning. Beräkningen påverkar endast de konton som inte kommer från PB Nekksus. Sociala avgifter i PB Nekksus Sociala avgifter i kontobaserad budgetinmaning

12. Lönejustering • I PB Nekksus finns möjlighet att budgetera lönejustering. Varje förvaltning anger en %-lönejustering som gäller default på samtliga ansvar inom förvaltningen. Användaren kan justera %-satsen på sitt ansvar, och det går dessutom att ange en avvikande %-sats på individnivå. • Lönejusteringen gäller från april-dec. • Observera att ändringar som görs på ansvarsnivå/förvaltningsnivå skriver över ev gjorda förändringar på individnivå! • I rapport Personalbudgetanalys , (flik ”Per person”) återfinns budgeterad lönejustering till och med vald månad. Denna lista kan var till hjälp och utgöra underlag vid uppbokning av förvaltningens kostnad för lönejustering.

13. Kontroller! • I PB Nekksus finns inbyggda kontroller för att minska risken för felhantering vid budgetinmatning. • I flik ”Kontering” finns en konteringskontroll som indikerar när kontering på någon person avviker från 100%. Dessutom får användaren en felsignal vid överföring till driftsbudget om att inte samtliga anställda är konterade till 100%. • För att uppmärksamma att det är frånvaro budgeterad på en person finns i flik Tjänstgöring kolumnen ”Frånvaro”. Om det finns budgeterad frånvaro anges detta med en 1.a i kolumnen på raden för aktuell person. • Under Fliken ”Kontroll sem.period.budget” i rapporten ”Personalbudgetanalys” kan kontroll göras att samma siffror återfinns i budget helår som i den semesterperiodiserade budgeten. En differens kan uppstå om användaren glömt klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”. En röd ”plupp” visar om det finns differens mellan semesterperiodiserad budget och helårsbudget. • Konteringskontroll • Frånvarokontroll • Kontroll av överföring till driftsbudget

14. Systemvisning Nu går vi in i systemet! Ytterligare stödanteckningar till utbildaren finns i anteckningsfältet

15. UTDATA

16. Rapport Personalbudgetanalys • Användaren kan när som helst under sitt budgetarbete analysera sin budget i rapporten Personalbudgetanalys. • Här återfinns värden från PB så snart användaren klickat på ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”. • Det går bra att ha rapporten Personalbudgetanalys öppen samtidigt som användaren arbetar med PB-uppgiften. Tänk på att ”ladda om” i rapporten för att uppdatera värden. • Rapporten finns tillgänglig hela året, inte enbart under pågående budgetprocess. • Rapporten kan användas för alla nivåer inom förvaltningen och omfattar även detaljer på individnivå. • Rapporten kräver behörighet att se individinformation på angivet ansvar/nivå. • Alla lönekostnader i denna rapport visas exklusive PO. Utfall som visas i rapporten kommer dels från Horisonten och dels från Kompass. Viktigt att notera är att det endast är utfall för de konton som är med i PB, sannolikt finns utfall på andra personalkonton.

17. Övningar – personalbudget • Starta Internet Explorer. • Skriv in följande länk till Nekksus utbildningsmiljö: http://s005aa50u/utb/ • Ändra Server till UTB Personal • Användarnamn och lösenord – se separat information

18. Övning 1 – Arbeta i PB Nekksus I den här övningen ska du lära dig att granska, kommentera och överföra din personalbudget till den kontobaserade budgeten • Klicka på flik Uppgifter och välj att arbeta med personalbudget genom att klicka på knappen ”Inmatning/Klarmarkering” på raden PB Skolan. • Du hamnar nu i flik Översikt . • Kontrollera att Göta Borg har en tjänstgöring med 100% på ansvaret genom att välja måttet ”Tjänstgöring omräknat till heltid” i rullistan för Mått- Översikt PB personal. • Byt till mått ”Månadslön brutto exkl lönejustering” och kontrollera att det är korrekt månadslön på Göte Borg. • Klicka på flik Kommentarer och skriv en kommentar som avser hela ansvaret. Spara. • Kommentars fältet är detsamma som i driftsbudget och informationen visas på båda ställena så snart den sparats. • Återgå till flik Översikt och klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”. • Klicka på flik Uppgifter och öppna den kontobaserade budgetinmatningen. Kontrollera att personalbudgeten har överförts till driftsbudgeten och att kommentaren från PB återfinns här.

19. Övning 2 – Ändring av tjänstgöring i PB Nekksus I den här övningen ska du lära dig att justera tjänstgöring på en anställd. • Göte Borg skall under vårterminen delvis arbeta på annan skola. • Klicka på flik Tjänstgöring och ändra omfattningen på Göte Borg till 50% från januari till juni. Spara. • Eller • Klicka på flik Per person och leta upp Göte Borg i rullistan. Ändra på raden för tjänstgöring omfattningen till 50% från januari till juni. Spara. • Kontrollera i flik Översikt att antal tjänster omräknat till heltid på verksamhet ”G100 Skola år 0-9 undervisning” har minskat till 1,75. • Klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”. Kontrollera i den kontobaserade budgetinmatningen att gjord justering har överförts. Är inmatningsbilden för driftsbudget sedan tidigare öppen – högerklicka och ladda om.

20. Övning 3 – Tillägg av anställd i PB Nekksus I den här övningen ska du lära dig att göra tillägg av anställd i din personalbudget • Klicka på flik Tillägg och borttag. • I fältet för namn på anställd skriver du ”Ersättare för Göte Borg”. • I fältet för from period väljer du ”Jan” i rullistan. • I fältet för heltidslön fyller du i valfritt belopp för månadslön. • I fältet för tjänstgöring fyller du i 50%. • I fältet för semestergrupp väljer du ”Sem” i rullistan. • Eftersom du inte ännu vet vilken person som skall vara ersättare för Göte Borg kan fältet för semesterdagar blankt. Då så sätts ett defaultvärde, 25 dagar så snart du klickat på spara. • Gå till flik Per person och leta fram personen ”Ersättare för Göte Borg” i rullistan Anställning. • Ändra tjänstgöringen för ersättaren till endast den period som Göte Borg är frånvarande genom att sätta 0 i månaderna juli – dec. Spara.

21. Övning 4 – Justera kontering i PB Nekksus I den här övningen ska du lära dig justera konteringen på anställd i din personalbudget. • Klicka på flik Per person och välj Ersättare för Göte Borg i rullistan för anställning. • Komplettera konteringen på vald person i rutan längst ner med verksamhetskod G100. Spara. • Nu skall vi testa att göra fel! • Gå till flik Kontering och ändra konteringen på Göte Borg till 50% i jan. Spara. • Kontrollera att Göte Borg nu återfinns i konteringskontrollistan överst i vyn. • Försök att överföra din personalbudget till den kontobaserade driftsbudgeten. Vad händer då? • Justera så Göte Borg återigen blir konterad till 100%. Spara. • Kontrollera att kontrollistan nu inte längre innehåller någon signal. Klicka på ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”.

22. Övning 5 – Registrera frånvaro i PB Nekksus I den här övningen ska du lära dig att registrera frånvaro på en anställd i din personalbudget. När en anställd är frånvarande men har en semestergrundande frånvaro är det viktigt att kostnad för semester budgeteras. Genom att registrera frånvaro i flik Frånvaro (istället för som minskad omfattning i flik Tjänstgöring) budgeteras semesterlönekostnad även för frånvaron (gäller EJ 100% frånvaro) Göta Borg kommer vara deltids sjukskriven jan-feb. • Klicka på flik Frånvaro och välj Göta Borg i rullistan för Anställning. • Registrera frånvaron 75% i jan och feb. Spara. Gå till flik Tjänstgöring och kontrollera att det finns en 1:a framför Göta Borg i listan, vilket indikerar att det finns frånvaro registrerat på personen. • Gå till flik Översikt och välj mått ”Tjänster omräknat till heltid” och kontrollera att Göta Borgs tjänstgöring nu är 0,88. • Klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”.

23. Övning 6 – Budgetera för löneökning I den här övningen ska du lära dig att justera löneökningen i personalbudgeten Varje förvaltning anger en default lönejustering som gäller från april-dec. Användare kan justera procentsatsen på ansvar och per person. • Klicka på flik Lönejustering och kontrollera att det ligger en procentsats på samtliga anställda förutom Ersättare för Göte Borg. • Ändra procentsatsen till 2% för ansvaret. Spara och kontrollera att procentsatsen förändras för samtliga personer på ansvaret. • Justera procentsatsen för Ersättare för Göte Borg till 1,5%. Spara.

24. Avslutande tips! • Glöm inte att klicka på knappen ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget”. • I rapport Personalbudgetanalys finns möjlighet att säkerställa att inga differenser finns mellan PB och driftsbudget, se flik Kontroll sem.period.budget . • Det går utmärkt att ha båda budgetuppgifterna (PB och driftsbudget) öppna samtidigt. På så sätt kan man se hur personalbudgeten påverkar driftsbudgeten. • Om du vill delvis vill justera konteringen på en anställd – lägg då till en rad i flik ”Kontering”. • Tänk på att du kan behöva byta år i rapport Personalbudgetanalys. • Då ny överföring skett från PB och användaren klickat på ”Semesterperiodisera och överför till driftsbudget” behöver rapporten Personalbudgetanalys rapporten laddas med hjälp av högerklick och ”ladda om”. • Om en ny person/anställning lagts till eller tagits bort i PB krävs att rapporten Personalbudgetanalys laddas om genom att klicka på ”Återställ till utgångsläget” för att ändringen skall visas i rapporten.