Arbeiten mit Office Bausteine empfängergerechter Präsentation

1. Arbeiten mit OfficeBausteine empfängergerechter Präsentation

2. Viel zu viel Textdafür aber nur hier • Eigentlich sollte man meinen, mehr als 20 Jahre Siegeszug von Office-Anwendungen hätte zur Perfektion der Präsentation von Arbeitsergebnissen geführt. • Allein, ich erlebe tagtäglich, dass dem nicht so ist: Dateien ohne eigenen Namen, überquellende Seiten mit quietschbunten Bildern, Mails ohne Betreff mit Anhängen, Schriftenwirrwarr in Textblöcken, die sich nach dem Lotto-Prinzip auf Seiten verteilen. Dafür aber mit allen nur erdenklichen Über- und Ein- und Ausblend-Effekten. • Letzteres zeigt mir: es sind nicht fehlende Anwender-Kenntnisse der gängigen Office-Anwendungen. Es spielt auch keine Rolle, ob MS oder Open Office verwendet wird. Es mangelt eher am Gefühl dafür, was dem geneigten Empfänger zugemutet wird. • Ich habe gelernt, dass Klappern zum Handwerk gehöre. Deshalb messe ich der Darbietung als solcher auch den ihr gebührenden Raum zu. • Darum wird dies auch keine Anleitung für ein Programmpaket sein, auch wenn die Beispiele mit den Programmen des Marktführers, Versionen bis 2003, erstellt wurden. • Es geht mir viel mehr um die Technik des „Klapperns“.

3. ² Q Qualität

4. Q² = inhaltliche Qualität X Qualität der Darbietung

5. das Wichtigste • zuerst • 2. • 3. • 4. • 5. • innerhalb einer Präsentation • innerhalb einer Aufzählung

6. weniger • ist mehr

7. ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte

8. seriös bleibenbloß keine der mitgelieferten Cliparts

9. unsere Aussage passt … wenn wir denn mit dem vorgefertigten Layout arbeiten

10. gutes Aussehen nützt Die echten Hingucker sprengen den Rahmen

11. Seiten organisiertwenn auch nur für den Druck

12. wenige Sekunden beim Speichern

13. so fällt das Suchen leichter Datum der Urfassung ein aussagefähiger Name Version immer dann neu, wenn nach Weitergabe geändert

14. 1 Wer 1-malig auftritt, wird erkannt • Es gibt nur • 1 Logo • 1 Schrift (na ja) • 1 Farbzusammenstellung • 1 Seitenaufteilung • 1 Art der Einrückung egal, ob für • Briefbögen • Präsentationen • Visitenkarten • Homepage

15. wir nutzen 1-malige Farben … und der „richtigen“ Schrift Firma A Firma B S

16. Aussagen lassen sich strukturieren • Ebene 0 • Ebene 1 • Ebene 2 • Ebene 3 • Die Gliederung nutzt • sofort das gewünschte Schriftbild • mit gewünschter Einrückung • Schreiben in der Gliederungssicht • … • und keine Probleme beim Kopieren Die Gliederung in der Menüleiste

17. vom Wert der Bulletpoints Keiner will langatmig lesen, dass der Vortragende seine Gedanken geordnet hat Vortragsstruktur wird vorausgesetzt

18. loslegen wie gewünscht

19. vorbelegt siehe weiter vorn

20. size matters * • Heute hat jeder Speicherplatz genug. Aber • wie lange dauert das Speicher? • wie viele MB gehen beim Versenden durch die Firewall? • Daher • Mit einem Rechts-Click auf das • Bilddessen Eigenschaften öffnen * manchmal sind Anglizismen doch schön

21. Intermezzo:Technik ist nicht Design • Ging es bisher eher um technische Fragen, und um solche eines standardisierten Erscheinungsbilds, so ist dies doch noch lange nicht die • WeltgutenDesigns oder guter Seitengestaltung: • http://www.sethgodin.com/freeprize/reallybad-1.pdf • http://www.ueberzeugend-praesentieren.de • http://www.designmeltdown.com/chapters/DesignPrinciples/ • oder auch in Papier • ZEN oder die Kunst der Präsentation, Garr Reynolds, Addison-Wesley • Wie aus Zahlen Bilder werden, Gene Zelazny, div. Verlage • Ganz nebenbei: • In einer Präsentation spielt der Vortragende die wichtigste Rolle, • viel mehr noch als Inhalte oder das Layout: • http://www.ted.com

22. Intermezzo:wenn es richtig gut werden soll • www.feng-gui.com • simuliert, wie das Auge Aufmerksamkeit schenkt Schade, dass die Seite jetzt nur noch zeitweise kostenlos arbeitet

23. … und in der Tabellenkalkulation ? … lassen sich auch die meisten Einstellungen hinterlegen diese Anzeige ist nur zu sehen, wenn der Explorer richtig eingestellt ist

24. Vorbelegung EXCEL 2003 die Farbe zum Beispiel * und auch die Dateieigenschaften * wie das geht: siehe Anhang

25. Seiteneinstellungen vorbelegt

26. Blättern leicht gemacht Überschriften von Spalten / Zeilen werden in der Bildschirmanzeige fixiert … und nicht etwa geteilt

27. Orientierung über Register hinweg daher dürfen Registernamen selbst bei begrenzter Länge aussagefähig sein

28. ? welche Zahl ist die größte

29. Zahlen lesegerecht • immer linksbündig • immer gleich viel • Nachkommastellen • in einer Spalte • im übrigen braucht niemand eine Pseudo- • Genauigkeit* von mehr als 2 Stellen • Tausender-Punkt • wenn die Zahlen groß sind • dann brauchen sie auch keine Nachkommastellen * Physiker und Buchhalter mögen es mir nachsehen

30. Zahlen ohne Einheit gibt es nicht • die Zahl selbst oder • der Kopf der Spalte und sowieso immer • die Achsen in • Grafiken

31. stetige Summensind keine Gewähr für Vollständigkeit jede 0 ist 1 zu viel

32. die Ecken beim Runden

33. von XLS nach PPT • Kopieren + Einfügen geht schnell, • bläht aber die Dateigröße auf, • daher

34. Anhang

35. Farben vorbelegen(EXCEL 2003) • Dazu öffnen wir an beliebiger • Stelle die Farbauswahl, egal • ob • Farbe Fläche • Farbe Linie • Farbe Text • 1. Schritt • wir holen den für uns „richtigen“ Farbcode aus einer bestehende Präsentation

36. Farben vorbelegen(EXCEL 2003) • 2. Schritt • wir öffnen in mappe.xlt die Optionen für die Farbvorgabe

37. Farben vorbelegen(EXCEL 2003) • 3. Schritt • wir übertragen unsere Farbfolge aus Powerpoint • für die Diagrammfüllfarben • für die Diagrammlinien • für die Standardfarben

38. Farben vorbelegen(EXCEL 2003) • 4. Schritt speichern, fertig

39. Zu Risiken und Nebenwirkungen …(EXCEL) • EXCEL 2003 ist bezüglich der Vorbelegung von Farben deutlich schlechter konzipiert als EXCEL 2007ff. Bei der Übertragung auf andere Rechner wird lediglich die Position in der Farbtabelle angewendet. Nicht jedoch der Farbcode selbst. • Ergo: • Auf dem empfangenden Rechner ergibt sich im Zweifel damit ein völlig anderes Farbspiel. Daher taugt das zuvor beschriebene Verfahren nur, wenn Inhalte eingefügt werden (s.o.), oder aber zum Druck (gerne auch in eine pdf-Datei). • Alternativ wird statt in Mappe.xlt in eine andere xlt-Vorlage gespeichert. Damit bleiben die Farben zumindest auf dem eigenen Rechner bei Empfang fremder Dateien erhalten. • Ab EXCEL 2007 ist dann alles ganz anders.