Gestão de Compras para Instituições Sociais GOS - AESE 2014 Lisboa, 5 de Maio Porto, 6 de Maio

1. Gestão de Compras para Instituições Sociais GOS - AESE 2014 Lisboa, 5 de Maio Porto, 6 de Maio

2. Programa 17:00 Boas vindas. Apresentação do tema e dos participantes 17:10 Não é milagre reduzir custos e aumentar qualidade 17:40 Teatro HotelShop – A Abastecedora Ideal 18:00 Intervalo 18:15 Os 40 ladrões nas Compras 18:45 Teatro HotelShop – O Lar dos Bons Amigos

3. Os 5 milagres da redução de custos

5. 1º milagre:Compreender que o maior inimigo da redução de custos é a inércia

8. “Não hámatériamaisdelicadaneminiciativamaisperigosaquepromover a mudança. Porqueaquelequequisermudarteráporinimigosimplacáveistodosaquelesque beneficiavam da ordemantiga e terá um apoio nãomuitoentusiastadaquelesquepodemsair beneficiados.”Nicolau Maquiavel

9. “Mesmo sem prospecção de mercado, mesmo sem análise de produtos e preços e mesmo sem avaliação comparativa de fornecedores, é possível comprar “mais do mesmo” ao “fornecedor do costume”. Essa é a grande vantagem da inércia. Uma grande vantagem: É que não dá trabalho.” Miguel Paredes Alves

10. Prof. Harry HarlowUniversidade de Wisconsin

11. 2º milagre:Compreender que combater a inércia compensa (mas dá trabalho…)

12. O melhor incentivo contra a inércia:

13. Amplitude média do custo de um mesmo produto alimentar em função do know-how, investimento em tempo e poder negocial de quem compra

14. 3º milagre Compreender o que é que compramos Nós não compramos “produtos” Nós compramos: ingredientes • forma (preparação e embalamento) • tempo • lugar • serviços

15. 4º milagre Compreender o processo de compra

16. Selecionar produto • Para que serve o produto? • Pode ser substituído por outro com melhor rentabilidade? • Pode incorporar menos/mais mão-de-obra? • Prazo de validade adequado à nossa capacidade de armazenamento? • Pode ser negociado individualmente, ou em cabaz?

17. Verificar conformidade do produto com a especificação • Conformidade “no papel” • Peso • Aspecto/estado de conservação • Temperatura • Embalamento • …é importante vistoriar armazém • e camiões do fornecedor…a segurança é sua responsabilidade

18. Avaliar Fornecedor e Condições de Entrega • Antecedência da encomenda/ Prazo de entrega • Horário de entrega • Frequência de entregas • Exigência de encomendas mínimas • Capacidade do fornecedor responder a imprevistos, e rapidez • Referências e Certificações do Fornecedor

19. Comparar custo • Prazos de pagamento • Preço, e a sua consistência

20. Para fazer tudo isto bem feito, precisa do

21. 5º milagre Ter (ou obter) Capacidade Negocial

22. Capacidade Negocial • Tempo

23. Capacidade Negocial • Tempo • Know-how

24. Capacidade Negocial • Tempo • Know-how • Poder negocial

25. HotelShop ajuda-o(a) no 5º milagre • (obter know-how, tempo e poder negocial) • Ajuda a conhecer o mercado • Faz a contratação com múltiplos fornecedores (Centrais centralizam contratação) • Reduz custos administrativos com muitos pagamentos (Centrais centralizam pagamentos) • Proporciona preços mais baixos, beneficiando da capacidade negocial da central de compras

27. Teatro HotelShop A Abastecedora Ideal

28. ABASTECEDORA IDEAL“ONDE O CLIENTE NUNCA FICA MAL”

29. Abastecedora Ideal 4,39€ 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 0,65€ 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 2,29€ 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 6,99€ 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 3,80€

30. DISTRIBUIDORAALIANÇA “QUANTO MENOR O NOSSO CUSTOMAIOR A SUA POUPANÇA”

31. Distribuidora Aliança 3,64€ 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 0,45€ 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 1,90€ 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 6,40€ 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 3,00€

32. Comparação ABASTECEDORA IDEAL DISTRIBUIDORA ALIANÇA 2 Armazéns Porto e Lisboa 15 Viaturas Transporte Mercadorias 4 Vendedores Encomendas feitas por telefone/Email/Fax Entregas por Rota no máximo 2 vezes por semana com janela de horas definidas Visita dos vendedores 1 vez por mês aos clientes Armazéns/Viaturas lavados 1 vez ao dia • 18 Armazéns, em todo o país • 200 Viaturas Transporte de mercadorias • 100 Vendedores • Call Center c/atendimento 24 h/dia • 20 Operadoras no Call Center constantes • Prazo Entrega – 2 Horas/pedido c/entregas 24Horas /dia • Visita diária dos vendedores aos clientes • Armazéns/Viaturas Lavados 3 vezes ao dia com água desmineralizada

33. Distribuidora Aliança Abastecedora Ideal 3,64€ 4,39€ 30 Kg Pescada 3 África do Sul Congelado 0,65€ 0,45€ 36 Kg Maçã Starking 60/65 24 Kg Frango + 1,2Kg S/Miúdos Congelado 2,29€ 1,90€ 15Kg Migas Bacalhau Atlântico Norte Congelado 6,99€ 6,40€ 36Kg Carne Picada Bovino Congelado 10% Gordura 3,80€ 3,00€ 451,71€ 375€ TOTAL DA ENCOMENDA 76,71€ POUPANÇA 17% 3.988,92€ POUPANÇA / ANO

34. Teatro HotelShop (Porto) A Abastecedora Ideal Cast ALUNA………………………………………………Inês de Castro (Infantário da Esperança) MIGUEL PAREDES ALVES………………..….Vasco da Gama(Infantário da Esperança) LUÍS VIEIRA DA SILVA………..…………..Fernão de Magalhães(Abastecedora Ideal) JOÃO ALVES………………………………….…..Bartolomeu Dias (Distribuidora Aliança)

35. Intervalo

36. Os 40 ladrões nas compras João Alves

37. Relação qualidade/preço • Os 40 ladrões

38. Optimização da relação Qualidade/Preço • Factores determinantes • Conhecimento dos produtos • Eficácia dos produtos • Necessidade • Racionalidade (compra programada)

39. Os 40 ladrões

40. na Compra • na Receção de Mercadorias • no Armazenamento • no Aviamento às secções • na Pré-Preparação • na Produção • no Serviço

41. Compra Comprar demasiada quantidade Comprar quantidade insuficiente Comprar tarde ou cedo demais Comprar sem especificações - qualidade, peso, tipo Não ter uma politica de compras com pesquisa de mercado Não ter um orçamento para compras Sem controle de faturas e preços Corrupção

42. Receção de Mercadorias Roubo por quem recebe as mercadorias Falta de registo de entradas Inexistência de sistema de créditos para bens não recebidos, estragados ou de baixa qualidade Falta de pesagem e controle da mercadoria à entrada Produtos perecíveis deixados fora de armazém

43. Armazenamento Mercadorias mal acondicionadas/embaladas Armazenamento à temperatura ou humidade impróprias Falta de inspeção diária dos produtos armazenados Má higienização do economato e dos equipamentos de frio Preços da fatura não controlados Falta de inventário (periódico ou permanente) Falta de atribuição de responsabilidade pela receção/controle de mercadorias

44. Aviamento às valências • Falta de registo e controle das saídas do economato • Autorizar entrada de estranhos no economato sem a presença do responsável

45. Pré-Preparação Falta de ementas mensais com cálculo de refeições a servir por cada prato Não utilização de fichas técnicas de prato (receitas pré-aprovadas, pesadas e calculadas) Excesso de corte de legumes e carne Falta de controle do rendimento de cada peça (% da peça que é aproveitada) Escolha indevida de produtos com/sem mão de obra incorporada

46. Produção Produção em excesso (desperdício) Métodos de confeção errados Cozinhar a temperaturas erradas e/ou demasiado tempo Má programação de alimentos a confecionar (demasiado cedo ou demasiado tarde)

47. Serviço Mau doseamento de pratos (não cumprimento das capitações) Utensílios para servir (empratar) de dimensões diferentes Falta de aproveitamento de sobras depois do serviço Falta de verificação das doses servidas Desleixo

48. Falta de verificação do nº de dietas/pratos normais servidos Falta de comparação entre os custos orçamentados, os reais e apuramento das discrepâncias Falta de separação entre custos de alimentação dos utentes e do pessoal Caixote do lixo

49. Em resumo: • NA GESTÃO DE COMPRAS É FUNDAMENTAL: • Estar atento ao Ali Babá e aos 40 ladrões • Saber escolher e avaliar produtos • Seleccionar os melhores parceiros • Fazer bem as contas e não ir só atrás do preço