Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe

1. Protokoły, sprawozdania, notatki służbowe

2. Protokół jest sprawozdaniem, które sporządza się w formie aktu, ustalając przebieg wydarzeń, dokonane czynności lub stwierdzone fakty

3. Rodzaje protokołów: • protokół zdawczo-odbiorczy, sporządzany jest przy przekazywaniu rzeczy i spraw, zawarte są w nim informacje o przekazywanych sprawach i warto­ściach materialnych, np. ilość, cena, wartość, miejsce i data sporządzania, określenie strony przekazującej i odbierającej, podpisy przekazującego i od­bierającego oraz ewentualnie protokolanta,

4. protokół kontroli, jest sprawozdaniem przeprowadzonej kontroli, zawieraopis czynności kontrolnych oraz stwierdzony stan faktyczny, wskazuje niepra­widłowości i niedociągnięcia, protokół zebrania, ma na celu odtworzenie przebiegu zebrania, zawiera po­rządek zebrania, opis przebiegu zebrania, podjęte uchwały, formułę o zakoń­czeniu, podpisy przewodniczącego zebrania i protokolanta,

5. protokół zdarzeń, zawiera stwierdzenia ściśle określonych faktów i towarzyszących okoliczności, podpisy sporządzających, protokół przesłuchania, sporządza się na formularzach, z protokołu powinnowynikać, kto, gdzie i jakich czynności dokonał, kto był obecny i w jakim cha­rakterze, co ustalono i jakie uwagi zgłoszono do protokołu. Odczytuje się gouczestnikom i przez nich powinien być podpisany po odczytaniu, protokół rozprawy, zawiera określenie rodzaju protokołu, rodzaju rozprawy,przebieg rozprawy, jej wynik, podpisy protokolanta i przewodniczącego.

6. Tabela 2. Części składowe protokołu

8. Sprawozdanie jest to ustny lub pisemny opis wypadków i zdarzeń z określo­nego stanu rzeczy za określony czas. Należy je sporządzić rzetelnie i dokładnie. • Powinno składać się z następujących elementów: • słowo „sprawozdanie" w tytule, • określenie, czego sprawozdanie dotyczy, • okresu, jakiego dotyczy sprawozdanie, • zasadniczej części sprawozdania, w której opisuje się liczbowo albo słownie,zdarzenia czy wypadki i wnioski.

9. Rodzaje sprawozdań: sprawozdanie liczbowe, zawiera dane statystyczne dotyczące działalnościza pewien okres, musi być właściwie wypełnione, bez błędów rachunkowychi zawierać prawdziwe dane. Przygotowuje się je na formularzach lub w tabe­lach opracowanych we własnym zakresie, sprawozdanie ankietowe, polega na zbieraniu informacji za pomocą zada­wania określonych pytań, przedstawionych w specjalnych kwestionariuszach,formularzach ankietowych, • sprawozdania opisowe, stosuje sieje w sprawach, np. sprawozdanie z wyjaz­du służbowego, polega na przedstawieniu w formie pisemnej wypadków, zda­rzeń, wyników, składa się z części wstępnej i końcowej.

12. Notatka służbowa, służy do przekazywania informacji między komórkami organizacyjnymi lub pracownikami, wówczas gdy ustny przekaz nie jest wystarczający. Powinna być prosta, zwięzła i krótka. • Części składowe notatki: • część wstępna, • część zasadnicza, • wnioski.

13. W nagłówku notatki wskazuje się, dla kogo jest ona przeznaczona, od kogo pochodzi i czego dotyczy. Do notatek zalicza się między innymi: życzenia i wnioski interesantów, relacje z przeprowadzonych rozmów telefonicznych. Telefonogram jest to pilna wiadomość przekazana przez telefon lub faks i po sporządzeniu pisemnej notatki przekazana adresatowi

15. Skróty i skrótowce W korespondencji biurowej dopuszczalne jest stosowanie skrótów powszech­nie znanych i zrozumiałych. Ważne jest, by były prawidłowo napisane. 1. Skróty tytułów naukowych i zawodowych - piszemy zawsze małą literą, kropki używamy tylko wtedy, gdy skrót nie kończy się ostatnią literą nazwy, w innym przypadku nie używamy jej, np. prof. - profesor, dr - doktor, mgr - magister, doc. - docent, inż. - inżynier, gen. - generał, red. - redaktor, dyr. - dyrektor, mjr - major, kpt. - kapitan;

16. Skróty powtarzających się często zwrotów mowy potocznej: • szt. - sztuk, • nr - numer, • ul. - ulica, • m. - mieszkanie, • al. - aleja, • wg - według, • poz. - pozycja, • r. - rok, • t. - tom;

17. 3. Skróty miar i nazw jednostek monetarnych (zawsze bez kropki): zł - złoty, gr - grosz, m - metr, cm - centymetr, kg - kilogram, t - tona, l - litr, ha - hektar, km - kilometr;

18. Skrótowce pisane wielkimi literami składające się: • • z początkowych liter poszczególnych wyrazów stanowiących nazwę fir­my, organizacji, instytucji, np.: • PWST - Państwowa Wyższa Szkoła Teatralna, • PKO - Powszechna Kasa Oszczędności, • • głoskowce - zbudowane z pierwszych głosek nazwy, np.: • KUL - Katolicki Uniwersytet Lubelski, • • grupowce - tworzone z grup głosek lub sylab, np.: • POLFA - Polska Farmacja, • • skrótowce mieszane - składają się z sylab liter i głosek, np.: • - MKOL (emkaol) - Międzynarodowy Komitet Olimpijski;

19. 5. Skrótowce pisane małymi literami są to łącznie pisane połączenia kilku skrótów: k.o. - kulturalno-oświatowy, bhp. - bezpieczeństwo i higiena pracy, br. - bieżą­cy rok, jw. - jak wyżej, np. - na przykład, itd. - i tak dalej, itp. - i tym podobne, tj. - to jest, ww. - wyżej wymieniony, cdn. - ciąg dalszy nastąpi, tzn. - to zna­czy, ds. - do spraw, npm. - nad poziomem morza, p.n.e. - przed naszą erą. Należy unikać pisania skrótowców za pomocą kreski „nawiasowej" np. W/w, d/s, k/łodzi, gdyż jest to błąd. Podobnie niewłaściwe jest skracanie wyrazów typu „wiceprezes" następująco: „v-ce prezes"; nieuzasadnione jest zastąpienie litery „w" literą „v", a litery „i" „kreską".