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电子表格与 Excel 的应用

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Presentation Transcript

  1. 电子表格与Excel的应用 Excel 2000

  2. 目 录 1. 电子表格概述 2. Excel的基本知识 3. Excel工作表的基本操作 4. 工作簿的使用 5. 图表的创建与编辑 6. 数据管理与应用

  3. 1. 电子表格概述 1.1 电子表格简介

  4. 1.1 电子表格简介 • 电子表格系统是一种在微机事务管理中广泛采用的、用于模拟纸张上的数据表格的应用程序。电子表格由用行号和列号所标识的单元格组成,在单元格中可以输入文字描述、数值和公式等。 • Excel 2000是Microsoft 公司推出的办公自动化套装软件Office 2000的主要应用程序之一,具有强大的数据计算与分析处理功能,被广泛应用于金融、经济、财会、审计和统计等领域。 • Lotus 123系统是Lotus公司推出的多功能集成软件包

  5. 2Excel的基本知识 2.1Excel的主要功能和特点 2.2 Excel的启动与退出 2.3 Excel的窗口组成 2.4 Excel的工作簿和工作表

  6. Excel 2000的特点 1、支持对电子表格的建立、存贮和管理 2、将多张电子表格组织为工作簿,二维空间->三维空间 3、提供上百种统计图 4、具有数据库管理功能 5、丰富的数据计算功能 6、强大的数据分析功能 7、超级链接功能 8、与因特网的连接方便 9、具有插入图形、预防宏病毒的功能

  7. Excel 2000的主要功能和新增功能 1、Excel 2000的主要功能 2、 Excel 2000的新增功能

  8. 1、 Excel 2000的主要功能 • Excel 2000作为一个被广泛应用的优秀的电子表格软件,主要具有以下功能: • ⑴ 大型表格制作功能:可制作65536行×256列的大型表格,除一般的数据输入、编辑、复制、移动、设置格式、打印等功能外,还有强大的计算功能。

  9. ⑵图表功能:利用系统提供的各种图表,可以直观、形象地表示和反映数据,使得数据易于阅读和评价,便于分析和比较。⑵图表功能:利用系统提供的各种图表,可以直观、形象地表示和反映数据,使得数据易于阅读和评价,便于分析和比较。 • ⑶数据库管理功能:Excel 2000并不是数据库管理系统,但能把工作表中的数据作为数据清单,并且提供排序、筛选、分类汇总、统计和查询等类似数据库管理系统软件的功能。

  10. Excel 2000的新增功能 • Excel 2000与其早期版本相比,更容易使用,这是由于其增加和改进了许多功能,主要体现在以下几个方面: • ⑴ 打开和保存文件⑵使菜单和工具栏个性化 • ⑶ 用4位数表示的日期格式⑷清单自动填充 • ⑸ 使用“Office 剪贴板”收集和粘贴⑹ “剪辑库” • ⑺透明查看⑻ 欧洲货币符号 • ⑼数据透视图报表⑽查看框外的“助手” • ⑾为软件开发人员提供的新功能

  11. 2.2 Excel 2000 的启动与退出 • Excel 2000的启动方法很多,下面介绍几种常用的方法。 • 1、通过“开始”菜单启动 • 2、通过快捷方式启动 3、通过双击应用程序启动 • 4、通过文档菜单启动

  12. Excel 2000 的退出 • 退出Excel 2000时,可以使用以下几种方法: • ⑴ 单击Excel 2000窗口中标题栏最右端的关闭按钮 ×。 • ⑵ 双击Excel 2000窗口中标题栏最左端的控制菜单图标 。 • ⑶ 单击“文件”菜单中的“退出”命令。 • ⑷ 单击标题栏最左端的控制菜单图标 ,再单击其中的“关闭”命令。

  13. 2.3 Excel 2000 的窗口组成 • Excel 2000启动后,出现如下图所示的画面,主要包括以下组成部分: • 1、标题栏 • 2、菜单栏 • 3、常用工具栏和格式栏 • 4、编辑栏 • 5、工作表编辑区 • 6、状态栏

  14. 标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 编辑栏 工 作 表 编 辑 区 状态栏 图 Excel 2000的窗口

  15. 编辑栏 名称栏 公式栏 给用户提供活动单元格的信息。 在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。 由名字栏和公式栏组成。 取消按钮 确认按钮 函数指南按钮

  16. Excel 2000 的联机帮助功能 • Excel 2000的帮助系统主要包括“office助手”和“目录和索引” • 1、Office 助手 • 2、目录和索引

  17. 1、 Office助手 • Office助手采用了动态提示和动画显示方式,跟随用户的每一步操作,自动猜测可能需要的帮助,并随时提醒用户是否需要帮助。 苗苗老师 查查 恋恋 智多星 大眼夹

  18. 2、目录和索引 • 不同于Office助手,“目录和索引”以联机文档形式为用户提供完整的帮助和说明。要使用目录和索引,必须先关闭Office助手。关闭office助手后,单击“帮助”菜单中的“Microsoft Excel帮助”命令即可打开Microsoft Excel帮助的目录和索引。

  19. 2.4 工作簿和工作表 • Excel 2000的文档就是工作簿,是由若干工作表组成的,而工作表则是由单元格组成的。 • 1、工作簿 • 2、工作表

  20. 1、 工 作 簿 • Excel 2000的工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件,即一个工作簿就是一个文件,存放在磁盘上,其默认的扩展名是.xls。Excel 2000允许用户重新命名该扩展名,但最好还是使用默认的。 • 当Excel 2000成功启动后,系统会自动打开一个名为“Book1”的空工作簿,这是系统缺省的工作簿名,用户可以在存盘时按Windows中文件的命名规则重新命名一个“见名知义”文件名。

  21. 一个工作簿由若干个工作表组成,其数目受可用内存的限制。每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的,只有工作簿才能以文件的形式存盘。一个工作簿由若干个工作表组成,其数目受可用内存的限制。每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的,只有工作簿才能以文件的形式存盘。 • Excel 2000启动后,系统默认打开的工作表数目是3个(在某些系统中也可能是16个)。用户也可以修改这个数目,以适应自己的需要,其方法是:单击“工具”菜单中的“选项”命令,打开“选项”对话框,再单击“常规”选项卡,改变“新工作簿内的工作表数”后面的数值。这样就设置了以后每次新建工作簿时同时打的的工作表数。

  22. 工作薄(BOOK)窗口 “活动单元格 列标 “全选”按钮 当前工作表 行号 工作表导航按钮 工作表标签

  23. 2、工 作 表 • 工作表用于组织和分析数据,是一个由行和列交叉排列的表格。行和列交叉的部分称为单元格,是Excel 2000的基本单元。 • 要对工作表进行操作,必须先打开该工作表所在的工作簿。工作簿一旦打开,它所包含的工作表就一同打开,还可以增加新的工作表。系统给每个打开的工作表提供了一个缺省名:Sheet1、Sheet2、...,用户可以重新为工作表命名。工作表名出现在工作表的最下面一行。

  24. 由于工作表名栏区域有限,只能显示部分工作表名,因此,必须利用工作表名栏左边的工作表控制按钮 来显示其他的工作表。单击某个工作表名,它就呈高亮显示,成为当前(活动)工作表(如前图中的Sheet1)。在Excel 2000中,允许同时在一个工作簿中的多个工作表上输入并编辑数据。

  25. 每个工作表的行用1、2、3、4、...表示,称为行号,最多可达65536行;列则用A、B、C、D、...、Z、AA、AB、...、AZ、BA、BB、...、BZ、CA、CB、...、IV表示,称为列标,最多可达256列。因此,每个工作表最多可有65536×256个单元格。每个工作表的行用1、2、3、4、...表示,称为行号,最多可达65536行;列则用A、B、C、D、...、Z、AA、AB、...、AZ、BA、BB、...、BZ、CA、CB、...、IV表示,称为列标,最多可达256列。因此,每个工作表最多可有65536×256个单元格。

  26. 3Excel工作表的基本操作 3.1 工作表数据的输入 3.2 公式和函数的使用 3.3 基本编辑操作 3.4 工作表的修饰与排版

  27. 3.1 Excel工作表数据的输入 1)、单元格和单元格区域的选择 • 选取单元格:单击该单元格。 • 编辑单元格:双击该单元格。 • 选取整行(列):单击行号或列标。 • 选取整个工作表:单击“全选”按钮。 • 选取某区域:拖动鼠标;或单击起始单元格后 按下Shift单击最后一个单元格。 • 选取不连续的区域:按下Ctrl键,然后单击所 要选取的单元格即可。

  28. 取消单元格选定区域 • 如果要取消某个单元格选定区域,则单击工作表中其他任意一个单元格即可。 在选择区域中移动 当选择了所需要的单元格区域之后,可以用Tab键在选择的单元格区域间移动,但一定不要使用箭头键和鼠标,否则就会取消所选择的单元格区域。

  29. 2) 数 据 输 入 • 创建一个工作表,首先要向单元格中输入数据。Excel 2000能够接受的数据类型,可以分为文字(或称字符)、数字(值)、 日期和时间、公式与函数等。在数据的输入过程中,系统自行判断所输入的数据是哪一种类型,并进行适当的处理。因此,在输入数据时,必须按照 Excel 2000的规则进行,否则,可能会出现意想不到的结果。

  30. 在输入文字、数字、日期或时间时,先单击需要输入数据的单元格,接着,输入数据并按回车键或Tab键。在输入文字、数字、日期或时间时,先单击需要输入数据的单元格,接着,输入数据并按回车键或Tab键。 • 1、文字(字符或文本)型数据及输入 • 2、数字(值)型数据及输入 • 3、日期和时间型数据及输入 • 4、填充数据

  31. 1、文字(字符或文本)型数据及输入 • 在Excel 2000中,文字可以是数字、空格和非数字字符的组合。例如,Excel 2000将下列数据均视作文字:10AA109、127AXY、12-976和208 4675。 • 在默认状态时,所有文字在单元格中均左对齐。如果要改变其对齐方式,则单击“格式”菜单中的“单元格”命令,再单击“对齐”选项卡,从中选择所需选项。如果要在同一单元格中显示多行文本,则选中“对齐”选项卡中的“自动换行”复选框。

  32. 在当前单元格中,一般文字直接输入即可。如果输入的字符串的首字符是“ = ”号,则应先输入一个单引号“ ’ ”,再输入等号和其他字符。例如,输入“ ’=3+8 ”,按回车键后显示=3+8,但如果不输入单引号“ ’ ”,则系统将认为是公式输入,回车后显示的是3+8的和11。如果输入的文字是类似于邮政编码之类的数字,则应先输入单引号“ ’ ”,再输入数字,或者用双引号括起来作为公式输入。例如,邮政编码257061是文字型数据,在输入时应输入“ ’257061”或者“="257061"”。如果要在单元格中输入硬回车,则按Alt+回车键。

  33. 输入文字时,文字出现在活动单元格和编辑栏中。此时,按Backspace键可以删除插入点左边的字符,按Delete键可以删除插入点右边的字符。如果要确认在当前单元格中输入的数据,则可以单击“编辑栏”中的“输入”按钮或者按回车键、Tab键或光标移动键。如果想取消此次操作,则可以单击“编辑栏”中的“撤消”按钮或者按Esc键。输入文字时,文字出现在活动单元格和编辑栏中。此时,按Backspace键可以删除插入点左边的字符,按Delete键可以删除插入点右边的字符。如果要确认在当前单元格中输入的数据,则可以单击“编辑栏”中的“输入”按钮或者按回车键、Tab键或光标移动键。如果想取消此次操作,则可以单击“编辑栏”中的“撤消”按钮或者按Esc键。

  34. 2、数字(值)型数据及输入 • 在Excel 2000中,数字只可以为下列字符:0-9、+(正号)、-(负号)、,(千分位号)、/、$、%、.(小数点)、E、e。Excel 2000将忽略数字前面的+(正号),并将单个英文句点视作小数点,所有其他数字与非数字的组合均作文本处理。 • 在默认状态下,所有数字在单元格中均右对齐。如果要改变其对齐方式,则单击“格式”菜单中的“单元格”命令,再单击“对齐”选项卡,并从中选择所需的选项。

  35. 输入分数时,应在分数前输入0(零)及一个空格,如分数1/2应输入0 1/2。如果直接输入1/2或01/2,则系统将把它视作日期,认为是1月2日。输入负数时,应在负数前输入减号-,或将其置于括号( )中。如-2应输入-2或(2)。 • 单元格中的数字格式决定Excel 2000在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式 的单元格中输入数字,Excel 2000将根据具体情况套用不同的数字格式。例如,如果输入$14.73,Excel 2000将套用货币格式。如果要改变数字格式,则先选定包含数字的单元格, 再单击“格式”菜单中的“单元格”命令,然后单击“数字”选项卡,再根据需要选定相应 的分类和格式。

  36. 如果单元格使用默认的“常规”数字格式,Excel 2000会将数字显示为整数、小数,或 者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”格式的数字长度为11位, 其中包括小数点和类似“E”和“+”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字,可 以使用内置的科学记数格式(即指数格式)或自定义的数字格式。 • 无论显示的数字的位数如何,Excel 2000都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位,Excel 2000则会将多余的数字位转换为0(零)。

  37. 3、日期和时间型数据及输入 • Excel 2000将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在 单元格中的数字格式。在键入了Excel 2000可以识别的日期或时间型数据后,单元格格式会 从“常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。在默认状态下,日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel 2000不能识别输入的日期或时间格式,输入的内容将被视作文本,并在单元格中左对齐。

  38. 一般情况下,日期分隔符使用“/”或“-”。例如,2004/10/5、2004-10-5、5/Oct/2004或5-Oct-2004都表示2004年10月5日。如果只输入月和日,Excel 2000就取计算机内部时钟的年份作为默认值。例如,在当前单元格中输入4-28或4/28,按回车键后显示4月28日,当再把刚才的单元格变为当前单元格时,在编辑栏中显示2004-4-28(假设当前是2004年)。Excel 2000对日期的判断很灵活:例如,输入2004-4-30时,Excel 2000经过判断将认为是日期型数据;输入5-Oct、5/Oct、Oct-5或Oct/5时,都认为是10月5日。

  39. 时间分隔符一般使用冒号“ : ”,例如,输入7 : 0 : 1或7 : 00 : 01都表示7点零1秒。可以只输入时和分,也可以只输入小时数和冒号,还可以输入小时数大于24的时间数据。如果要基于12小时制输入时间,则在时间(不包括只有小时数和冒号的时间数据)后输入一个空格,然后输入AM或PM(也可以是A或P),用来表示上午或下午。否则,Excel 2000将基于24小时制计算时间。例如,如果输入3 : 00而不是3 : 00PM,将被视为3 : 00AM保存。

  40. 如果要输入当天的日期,则按Ctrl +;(分号)。如果要输入当前的时间,则按Ctrl + Shift + :(冒号)。 • 时间和日期可以相加和相减,并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间,则用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如,下面的公式得出的差值为68: • =”2004/5/12 ” - ” 2004/3/5 ” 。

  41. 4、填 充 数 据 • 使用“自动填充”功能,可以填充相同数据,也可以填充数据的等比数列、等差数列和日期时间数列等,当然还可以输入自定义序列。 • 在介绍填充方法之前,先介绍两个概念,即具有增减可能的文字型数据和不具有增减可能的文字型数据。前者指的是含有数字的文字型数据,如第1章、2001年等;后者指的是不含有数字的文字型数据,如中国、山东、济南等。

  42. 同时在多个单元中填充相同数据(即复制填充) • ① 填充相同的数字型或不具有增减可能的文字型数据: • 单击填充内容所在的单元格,将鼠标移到填充柄上,当鼠标指针变成黑色十字形时,按住鼠标左键拖动到所需的位置,松开鼠标,所经过的单元格都被填充上了相同的数据。拖动时,上、下、左、右均可,视实际需要而定。 • ② 填充日期时间型及具有增减可能的文字型数据: • 操作方法同①,只是在拖动填充柄的同时要按住Ctrl键。

  43. ⑵ 填充自动增1序列 • ① 填充数字型数据: • 操作方法:按住Ctrl键拖动填充柄。 • ② 填充日期时间型及具有增减可能的文字型数据: • 操作方法:直接拖动填充柄。

  44. ⑶ 输入任意等差、等比的数列 • 先选定待填充数据区的起始单元格。输入序列的初始值。再选定相邻的另一单元格,输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值的单元格,用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列,则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列,则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型,则先按住鼠标右键,再拖动填充柄,在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键,在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。 • 以上这些操作,也可以通过“编辑”菜单中的“填充”选项的级联菜单中的相应命令来完成。

  45. ⑷ 创建自定义序列 • 通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式,可以创建自定义序列或排序次序。 • ① 利用现有数据创建自定义序列 • 如果己经输入了将要用作填充序列的数据清单,则可以先选定工作表中相应的数据区域 。接着,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“自定义序列”选项卡。然后,单击“导入”按钮,即可使用选定的数据清单,如下图所示。

  46. 图 利用现有数据创建自定义序列

  47. ② 利用临时输入方式创建自定义序列 • 如果要输入新的序列列表,则需要先选择上图中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项,然后在“输入序列”编辑列表框中,从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后,按回车键。整个序列输入完毕后,单击“添加”按钮。

  48. ⑸ 记忆式键入 • 如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符,则可以自动填写其余的字符,但只能自动完成包含文字的录入项,或包含文字与数字的录入项,即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受建议的录入项,则按回车键:如果不想采用自动提供的字符,则继续输入。如果要删除自动提供的字符,则按Backspace键。

  49. 3.2 公式和函数的使用 1、公式 2、函数

  50. 1、 公 式 • 公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。Excel 2000中的公式遵循一个特定的语法或次序:最前面是“ = ”或“+”,接着是通过运算符隔开的参与计算的元素(运算数)。每个运算数可以是不改变的数值(常量数值)、单元格或单元格区域引用、标志、名称或工作表函数。