电子表格与 Excel 的应用

1. 电子表格与Excel的应用 Excel 2000

2. 目 录 1. 电子表格概述 2. Excel的基本知识 3. Excel工作表的基本操作 4. 工作簿的使用 5. 图表的创建与编辑 6. 数据管理与应用

3. 1. 电子表格概述 1.1 电子表格简介

4. 1.1 电子表格简介 • 电子表格系统是一种在微机事务管理中广泛采用的、用于模拟纸张上的数据表格的应用程序。电子表格由用行号和列号所标识的单元格组成，在单元格中可以输入文字描述、数值和公式等。 • Excel 2000是Microsoft 公司推出的办公自动化套装软件Office 2000的主要应用程序之一，具有强大的数据计算与分析处理功能，被广泛应用于金融、经济、财会、审计和统计等领域。 • Lotus 123系统是Lotus公司推出的多功能集成软件包

5. 2Excel的基本知识 2.1Excel的主要功能和特点 2.2 Excel的启动与退出 2.3 Excel的窗口组成 2.4 Excel的工作簿和工作表

6. Excel 2000的特点 1、支持对电子表格的建立、存贮和管理 2、将多张电子表格组织为工作簿，二维空间->三维空间 3、提供上百种统计图 4、具有数据库管理功能 5、丰富的数据计算功能 6、强大的数据分析功能 7、超级链接功能 8、与因特网的连接方便 9、具有插入图形、预防宏病毒的功能

7. Excel 2000的主要功能和新增功能 1、Excel 2000的主要功能 2、 Excel 2000的新增功能

8. 1、 Excel 2000的主要功能 • Excel 2000作为一个被广泛应用的优秀的电子表格软件，主要具有以下功能： • ⑴ 大型表格制作功能：可制作65536行×256列的大型表格，除一般的数据输入、编辑、复制、移动、设置格式、打印等功能外，还有强大的计算功能。

9. ⑵图表功能：利用系统提供的各种图表，可以直观、形象地表示和反映数据，使得数据易于阅读和评价，便于分析和比较。⑵图表功能：利用系统提供的各种图表，可以直观、形象地表示和反映数据，使得数据易于阅读和评价，便于分析和比较。 • ⑶数据库管理功能：Excel 2000并不是数据库管理系统，但能把工作表中的数据作为数据清单，并且提供排序、筛选、分类汇总、统计和查询等类似数据库管理系统软件的功能。

10. Excel 2000的新增功能 • Excel 2000与其早期版本相比，更容易使用，这是由于其增加和改进了许多功能，主要体现在以下几个方面： • ⑴ 打开和保存文件⑵使菜单和工具栏个性化 • ⑶ 用4位数表示的日期格式⑷清单自动填充 • ⑸ 使用“Office 剪贴板”收集和粘贴⑹ “剪辑库” • ⑺透明查看⑻ 欧洲货币符号 • ⑼数据透视图报表⑽查看框外的“助手” • ⑾为软件开发人员提供的新功能

11. 2.2 Excel 2000 的启动与退出 • Excel 2000的启动方法很多，下面介绍几种常用的方法。 • 1、通过“开始”菜单启动 • 2、通过快捷方式启动 3、通过双击应用程序启动 • 4、通过文档菜单启动

12. Excel 2000 的退出 • 退出Excel 2000时，可以使用以下几种方法： • ⑴ 单击Excel 2000窗口中标题栏最右端的关闭按钮 ×。 • ⑵ 双击Excel 2000窗口中标题栏最左端的控制菜单图标 。 • ⑶ 单击“文件”菜单中的“退出”命令。 • ⑷ 单击标题栏最左端的控制菜单图标 ，再单击其中的“关闭”命令。

13. 2.3 Excel 2000 的窗口组成 • Excel 2000启动后，出现如下图所示的画面，主要包括以下组成部分： • 1、标题栏 • 2、菜单栏 • 3、常用工具栏和格式栏 • 4、编辑栏 • 5、工作表编辑区 • 6、状态栏

14. 标题栏 菜单栏 常用工具栏 格式工具栏 编辑栏 工 作 表 编 辑 区 状态栏 图 Excel 2000的窗口

15. 编辑栏 名称栏 公式栏 给用户提供活动单元格的信息。 在编辑栏中用户可以输入和编辑公式。 由名字栏和公式栏组成。 取消按钮 确认按钮 函数指南按钮

16. Excel 2000 的联机帮助功能 • Excel 2000的帮助系统主要包括“office助手”和“目录和索引” • 1、Office 助手 • 2、目录和索引

17. 1、 Office助手 • Office助手采用了动态提示和动画显示方式，跟随用户的每一步操作，自动猜测可能需要的帮助，并随时提醒用户是否需要帮助。 苗苗老师 查查 恋恋 智多星 大眼夹

18. 2、目录和索引 • 不同于Office助手，“目录和索引”以联机文档形式为用户提供完整的帮助和说明。要使用目录和索引，必须先关闭Office助手。关闭office助手后，单击“帮助”菜单中的“Microsoft Excel帮助”命令即可打开Microsoft Excel帮助的目录和索引。

19. 2.4 工作簿和工作表 • Excel 2000的文档就是工作簿，是由若干工作表组成的，而工作表则是由单元格组成的。 • 1、工作簿 • 2、工作表

20. 1、 工 作 簿 • Excel 2000的工作簿是存储数据、数据运算公式以及数据格式化等信息的文件，即一个工作簿就是一个文件，存放在磁盘上，其默认的扩展名是.xls。Excel 2000允许用户重新命名该扩展名，但最好还是使用默认的。 • 当Excel 2000成功启动后，系统会自动打开一个名为“Book1”的空工作簿，这是系统缺省的工作簿名，用户可以在存盘时按Windows中文件的命名规则重新命名一个“见名知义”文件名。

21. 一个工作簿由若干个工作表组成，其数目受可用内存的限制。每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。一个工作簿由若干个工作表组成，其数目受可用内存的限制。每个工作表都是存入某类数据的表格或者数据图形。工作表是不能单独存盘的，只有工作簿才能以文件的形式存盘。 • Excel 2000启动后，系统默认打开的工作表数目是3个（在某些系统中也可能是16个）。用户也可以修改这个数目，以适应自己的需要，其方法是：单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框，再单击“常规”选项卡，改变“新工作簿内的工作表数”后面的数值。这样就设置了以后每次新建工作簿时同时打的的工作表数。

22. 工作薄（BOOK）窗口 “活动单元格 列标 “全选”按钮 当前工作表 行号 工作表导航按钮 工作表标签

23. 2、工 作 表 • 工作表用于组织和分析数据，是一个由行和列交叉排列的表格。行和列交叉的部分称为单元格，是Excel 2000的基本单元。 • 要对工作表进行操作，必须先打开该工作表所在的工作簿。工作簿一旦打开，它所包含的工作表就一同打开，还可以增加新的工作表。系统给每个打开的工作表提供了一个缺省名：Sheet1、Sheet2、...，用户可以重新为工作表命名。工作表名出现在工作表的最下面一行。

24. 由于工作表名栏区域有限，只能显示部分工作表名，因此，必须利用工作表名栏左边的工作表控制按钮 来显示其他的工作表。单击某个工作表名，它就呈高亮显示，成为当前（活动）工作表（如前图中的Sheet1）。在Excel 2000中，允许同时在一个工作簿中的多个工作表上输入并编辑数据。

25. 每个工作表的行用1、2、3、4、...表示，称为行号，最多可达65536行；列则用A、B、C、D、...、Z、AA、AB、...、AZ、BA、BB、...、BZ、CA、CB、...、IV表示，称为列标，最多可达256列。因此，每个工作表最多可有65536×256个单元格。每个工作表的行用1、2、3、4、...表示，称为行号，最多可达65536行；列则用A、B、C、D、...、Z、AA、AB、...、AZ、BA、BB、...、BZ、CA、CB、...、IV表示，称为列标，最多可达256列。因此，每个工作表最多可有65536×256个单元格。

26. 3Excel工作表的基本操作 3.1 工作表数据的输入 3.2 公式和函数的使用 3.3 基本编辑操作 3.4 工作表的修饰与排版

27. 3.1 Excel工作表数据的输入 1）、单元格和单元格区域的选择 • 选取单元格：单击该单元格。 • 编辑单元格：双击该单元格。 • 选取整行（列）：单击行号或列标。 • 选取整个工作表：单击“全选”按钮。 • 选取某区域：拖动鼠标；或单击起始单元格后 按下Shift单击最后一个单元格。 • 选取不连续的区域：按下Ctrl键，然后单击所 要选取的单元格即可。

28. 取消单元格选定区域 • 如果要取消某个单元格选定区域，则单击工作表中其他任意一个单元格即可。 在选择区域中移动 当选择了所需要的单元格区域之后，可以用Tab键在选择的单元格区域间移动，但一定不要使用箭头键和鼠标，否则就会取消所选择的单元格区域。

29. 2） 数 据 输 入 • 创建一个工作表，首先要向单元格中输入数据。Excel 2000能够接受的数据类型，可以分为文字（或称字符）、数字（值）、 日期和时间、公式与函数等。在数据的输入过程中，系统自行判断所输入的数据是哪一种类型，并进行适当的处理。因此，在输入数据时，必须按照 Excel 2000的规则进行，否则，可能会出现意想不到的结果。

30. 在输入文字、数字、日期或时间时，先单击需要输入数据的单元格，接着，输入数据并按回车键或Tab键。在输入文字、数字、日期或时间时，先单击需要输入数据的单元格，接着，输入数据并按回车键或Tab键。 • 1、文字（字符或文本）型数据及输入 • 2、数字（值）型数据及输入 • 3、日期和时间型数据及输入 • 4、填充数据

31. 1、文字（字符或文本）型数据及输入 • 在Excel 2000中，文字可以是数字、空格和非数字字符的组合。例如，Excel 2000将下列数据均视作文字：10AA109、127AXY、12-976和208 4675。 • 在默认状态时，所有文字在单元格中均左对齐。如果要改变其对齐方式，则单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“对齐”选项卡，从中选择所需选项。如果要在同一单元格中显示多行文本，则选中“对齐”选项卡中的“自动换行”复选框。

32. 在当前单元格中，一般文字直接输入即可。如果输入的字符串的首字符是“ = ”号，则应先输入一个单引号“ ’ ”，再输入等号和其他字符。例如，输入“ ’＝3＋8 ”，按回车键后显示＝3＋8，但如果不输入单引号“ ’ ”，则系统将认为是公式输入，回车后显示的是3＋8的和11。如果输入的文字是类似于邮政编码之类的数字，则应先输入单引号“ ’ ”，再输入数字，或者用双引号括起来作为公式输入。例如，邮政编码257061是文字型数据，在输入时应输入“ ’257061”或者“＝"257061"”。如果要在单元格中输入硬回车，则按Alt＋回车键。

33. 输入文字时，文字出现在活动单元格和编辑栏中。此时，按Backspace键可以删除插入点左边的字符，按Delete键可以删除插入点右边的字符。如果要确认在当前单元格中输入的数据，则可以单击“编辑栏”中的“输入”按钮或者按回车键、Tab键或光标移动键。如果想取消此次操作，则可以单击“编辑栏”中的“撤消”按钮或者按Esc键。输入文字时，文字出现在活动单元格和编辑栏中。此时，按Backspace键可以删除插入点左边的字符，按Delete键可以删除插入点右边的字符。如果要确认在当前单元格中输入的数据，则可以单击“编辑栏”中的“输入”按钮或者按回车键、Tab键或光标移动键。如果想取消此次操作，则可以单击“编辑栏”中的“撤消”按钮或者按Esc键。

34. 2、数字（值）型数据及输入 • 在Excel 2000中，数字只可以为下列字符：0－9、＋（正号）、－（负号）、，（千分位号）、/、＄、%、.（小数点）、E、e。Excel 2000将忽略数字前面的＋（正号），并将单个英文句点视作小数点，所有其他数字与非数字的组合均作文本处理。 • 在默认状态下，所有数字在单元格中均右对齐。如果要改变其对齐方式，则单击“格式”菜单中的“单元格”命令，再单击“对齐”选项卡，并从中选择所需的选项。

35. 输入分数时，应在分数前输入0（零）及一个空格，如分数1/2应输入0 1/2。如果直接输入1/2或01/2，则系统将把它视作日期，认为是1月2日。输入负数时，应在负数前输入减号－，或将其置于括号( )中。如－2应输入－2或(2)。 • 单元格中的数字格式决定Excel 2000在工作表中显示数字的方式。如果在“常规”格式 的单元格中输入数字，Excel 2000将根据具体情况套用不同的数字格式。例如，如果输入＄14.73，Excel 2000将套用货币格式。如果要改变数字格式，则先选定包含数字的单元格， 再单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“数字”选项卡，再根据需要选定相应 的分类和格式。

36. 如果单元格使用默认的“常规”数字格式，Excel 2000会将数字显示为整数、小数，或 者当数字长度超出单元格宽度时以科学记数法表示。采用“常规”格式的数字长度为11位， 其中包括小数点和类似“E”和“＋”这样的字符。如果要输入并显示多于11位的数字，可 以使用内置的科学记数格式（即指数格式）或自定义的数字格式。 • 无论显示的数字的位数如何，Excel 2000都只保留15位的数字精度。如果数字长度超出了15位，Excel 2000则会将多余的数字位转换为0（零）。

37. 3、日期和时间型数据及输入 • Excel 2000将日期和时间视为数字处理。工作表中的时间或日期的显示方式取决于所在 单元格中的数字格式。在键入了Excel 2000可以识别的日期或时间型数据后，单元格格式会 从“常规”数字格式改为某种内置的日期或时间格式。在默认状态下，日期和时间型数据在单元格中右对齐。如果Excel 2000不能识别输入的日期或时间格式，输入的内容将被视作文本，并在单元格中左对齐。

38. 一般情况下，日期分隔符使用“/”或“-”。例如，2004/10/5、2004-10-5、5/Oct/2004或5-Oct-2004都表示2004年10月5日。如果只输入月和日，Excel 2000就取计算机内部时钟的年份作为默认值。例如，在当前单元格中输入4-28或4/28，按回车键后显示4月28日，当再把刚才的单元格变为当前单元格时，在编辑栏中显示2004-4-28（假设当前是2004年）。Excel 2000对日期的判断很灵活：例如，输入2004-4-30时，Excel 2000经过判断将认为是日期型数据；输入5-Oct、5/Oct、Oct-5或Oct/5时，都认为是10月5日。

39. 时间分隔符一般使用冒号“ : ”，例如，输入7 : 0 : 1或7 : 00 : 01都表示7点零1秒。可以只输入时和分，也可以只输入小时数和冒号，还可以输入小时数大于24的时间数据。如果要基于12小时制输入时间，则在时间（不包括只有小时数和冒号的时间数据）后输入一个空格，然后输入AM或PM（也可以是A或P），用来表示上午或下午。否则，Excel 2000将基于24小时制计算时间。例如，如果输入3 : 00而不是3 : 00PM，将被视为3 : 00AM保存。

40. 如果要输入当天的日期，则按Ctrl ＋;（分号）。如果要输入当前的时间，则按Ctrl ＋ Shift ＋ :（冒号）。 • 时间和日期可以相加和相减，并可以包含到其他运算中。如果要在公式中使用日期或时间，则用带引号的文本形式输入日期或时间值。例如，下面的公式得出的差值为68： • ＝”2004/5/12 ” － ” 2004/3/5 ” 。

41. 4、填 充 数 据 • 使用“自动填充”功能，可以填充相同数据，也可以填充数据的等比数列、等差数列和日期时间数列等，当然还可以输入自定义序列。 • 在介绍填充方法之前，先介绍两个概念，即具有增减可能的文字型数据和不具有增减可能的文字型数据。前者指的是含有数字的文字型数据，如第1章、2001年等；后者指的是不含有数字的文字型数据，如中国、山东、济南等。

42. ⑴ 同时在多个单元中填充相同数据（即复制填充） • ① 填充相同的数字型或不具有增减可能的文字型数据： • 单击填充内容所在的单元格，将鼠标移到填充柄上，当鼠标指针变成黑色十字形时，按住鼠标左键拖动到所需的位置，松开鼠标，所经过的单元格都被填充上了相同的数据。拖动时，上、下、左、右均可，视实际需要而定。 • ② 填充日期时间型及具有增减可能的文字型数据： • 操作方法同①，只是在拖动填充柄的同时要按住Ctrl键。

43. ⑵ 填充自动增1序列 • ① 填充数字型数据： • 操作方法：按住Ctrl键拖动填充柄。 • ② 填充日期时间型及具有增减可能的文字型数据： • 操作方法：直接拖动填充柄。

44. ⑶ 输入任意等差、等比的数列 • 先选定待填充数据区的起始单元格。输入序列的初始值。再选定相邻的另一单元格，输入序列的第二个数值。这两个单元格中数值的差额将决定该序列的增长步长。选定包含初始值的单元格，用鼠标拖动填充柄经过待填充区域。如果要按升序排列，则从上向下或从左到右填充。如果要按降序排列，则从下向上或从右到左填充。如果要指定序列类型，则先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。 • 以上这些操作，也可以通过“编辑”菜单中的“填充”选项的级联菜单中的相应命令来完成。

45. ⑷ 创建自定义序列 • 通过工作表中现有的数据项或以临时输入的方式，可以创建自定义序列或排序次序。 • ① 利用现有数据创建自定义序列 • 如果己经输入了将要用作填充序列的数据清单，则可以先选定工作表中相应的数据区域 。接着，单击“工具”菜单中的“选项”命令，再单击“自定义序列”选项卡。然后，单击“导入”按钮，即可使用选定的数据清单，如下图所示。

46. 图 利用现有数据创建自定义序列

47. ② 利用临时输入方式创建自定义序列 • 如果要输入新的序列列表，则需要先选择上图中“自定义序列”列表框中的“新序列”选项，然后在“输入序列”编辑列表框中，从第一个序列元素开始输入新的序列。在输入每个元素后，按回车键。整个序列输入完毕后，单击“添加”按钮。

48. ⑸ 记忆式键入 • 如果在单元格中输入的起始字符与该列已有的录入项相符，则可以自动填写其余的字符，但只能自动完成包含文字的录入项，或包含文字与数字的录入项，即录入项中只能包含数字和没有格式的日期或时间。如果接受建议的录入项，则按回车键：如果不想采用自动提供的字符，则继续输入。如果要删除自动提供的字符，则按Backspace键。

49. 3.2 公式和函数的使用 1、公式 2、函数

50. 1、 公 式 • 公式中元素的结构或次序决定了最终的计算结果。Excel 2000中的公式遵循一个特定的语法或次序：最前面是“ = ”或“＋”，接着是通过运算符隔开的参与计算的元素（运算数）。每个运算数可以是不改变的数值（常量数值）、单元格或单元格区域引用、标志、名称或工作表函数。