Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

1. Digitalizacija poslovnih dokumenata – skeniranje

2. UVOD • Digitalizacija - Sastavni dio poslovnih procesa modernog poslovanja • Uvođenjem računala u poslovne procese uporaba papira nije se smanjila • Mnogobrojne informacije po stolovima, u registratorima, ormarima, arhivima • Ne povećava se produktivnost, troškovi čuvanja, teško pronalaženje

3. Rješenje • Korištenje tehnologije skeniranja • Skeniranje predstavlja početak automatiziranog poslovnog procesa • Mnoga poduzeća odlučuju se na skeniranje papirnatih dokumenata

4. SKENER KAO UREĐAJ • Skener (engl. scanner) je uređaj koji služi za digitalizaciju fotografija, dokumenata, crteža i transparentnih medija • Skeniranje je postupak kojim se slika pretvara u digitalni oblik, koji se dalje obrađuje na računalu • Tri osnovne vrste skenera su: ručni, plošni i rotacijski

5. Ručni skener • postoje u nekoliko oblika: • mali skeneri slični olovci za skeniranje teksta ili crtičnog koda (engl. bar code) • uređaji malo veći od miša. • Značajke ručnih skenera: • niska cijena • niska kvaliteta.

6. Plošniskener • Drže se na stolu pored računala (zovu se i stolni skeneri) • Stolnih skenera ima crno-bijelih i u boji • Format je najčešće A4 ili rjeđe A3 • Razlučivost stolnih skenera je do 1200 dpi, a rabe najčešće 12 bita po boji • Najrasprostranjenija vrsta skenera

7. Rotacijski skener • Vrlo su skupi • Razlučivost od 2400 do 9600 dpi • Rabe se za profesionalnu primjenu gdje je potrebna vrhunska kvaliteta skeniranja

8. ZNAČAJKE SKENERA • Format - veličina predloška koji se može odjednom skenirati (A4, A3) • Razlučivost - (rezolucija, engl. resolution) je najvažnija značajka skenera. Izražava se brojem točaka po inču (engl. dots per inch, dpi) Skenirana fotografija u različitim razlučivostima

9. ZNAČAJKE SKENERA • Broj bita po boji - računalo pretvara sliku u brojeve Prikaz plohe s postupnim prijelazom od crne do bijele boje s različitim brojem bita (s lijeva na desno: 1 bit, 2 bita, 3 bita, 4 bita i 8 bita)

10. ZNAČAJKE SKENERA • Brzina - broj listova koje može obraditi u minuti • pages per minute – ppm (broj listova u minuti) • images per minute – ipm (broj slika u minuti). • Volumen skeniranja - navodi se u broju stranica koje skener može skenirati na dan (ovisi o kvaliteti dijelova ugrađenih u skener te o njemu ovise i troškovi održavanja skenera) • Uvlačenje dokumenata - suvremeni skeneri s ADF-om (Auto Document Feeder), sa sustavima detekcije višestrukog uvlačenja papira, spajalica itd. • Automatska obrada skenova   - softver za automatsko očitavanje podataka (OCR - Optical Character Recognition)

11. PROCES SKENIRANJA • Sam proces skeniranja možemo podijeliti na 3 osnovne funkcionalne cjeline: • PRIPREMA PAPIRNATIH DOKUMENAT • pod pripremom podrazumijeva se različite radnje koje se moraju ručno obaviti prije samog skeniranja • to uključuje otvaranje kuverti, uklanjanje spajalica, sortiranje prema veličini, boji ili vrsti dokumenta, orijentaciju, vađenje iz registratora, ispravljanje savinutih listova itd.

12. PROCES SKENIRANJA • SKENIRANJE I POBOLJŠANJE KVALITETE SLIKE • Kvaliteta i brzina skeniranja ovisi o kvaliteti pripreme materijala za skeniranje, o značajki i postavki skenera te o kvaliteti i načinu upotrebe softvera za poboljšanje kvalitete slike • softver za poboljšanje kvalitete slike ubrzava proces skeniranja te smanjuje ukupne troškove. • softver za poboljšanje kvalitete slike trebao bi biti obveznim dijelom sustava za skeniranje. • može biti ugrađen u sam skener ili može biti dio obrade slike na računalu

13. PROCES SKENIRANJA • INDEKSIRANJE I IZVLAČENJE INFORMACIJA, PROVJERA I IZVOZ DIGITALNIH DOKUMENATA • informacije koje se izvlače iz pojedinih dokumenata moraju se unaprijed definirati • način njihova izvlačenja: • ručno • automatski – OCR • treba odrediti koji dokumenti ili informacije moraju ići na dodatnu provjeru prije izvoza u digitalni arhiv

14. Dijagram procesa skeniranja

15. Mogućnosti digitalizacije • Digitalizacija se može provesti na više načina: • samo skeniranje dokumenta da bi se dobila njegova slika - jednostavnije, ali dokument ima nekoliko MB po stranici  • skeniranje i pretvaranje dobivene slike u tekst - zahtijeva OCR, ali dokument ima nekoliko KB po stranici • kombinacija 1. i 2. - čuvanje neobrađenih slika uz OCR za dijelove koji sadrže tekst 

16. Pohranjivanje  • mikrofilm – dugi vijek trajanja, ali otežana naknadna obrada i pretraživanje zapisa • magnetski medij – trake, diskete, magnetske kasete – otežano čitanje • optički medij (CD, DVD) – danas najčešći

17. PREDNOSTI • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? • na obradu dokumenata troši se i do 2/3 radnog vremena • 40 posto od tog vremena gubi se na traženje informacije • pravovremeni pristup i pregled dokumenata • pojednostavljeni rad sa dokumentima • brzo tekstovno pretraživanje • digitalni dokumenti su autentični originalima • jedan dokument je na raspolaganju većem broju osoba

18. PREDNOSTI • Zašto digitalno arhiviranje i upravljanje dokumentima? • veća pouzdanost, sigurnost, prepoznatljivost • manji troškovi traženja, kopiranja, slanja, prostora • mogućnost pristupa preko interneta • troškovi optičkih medija za pohranu jeftiniji su od papira • ubrzati protok informacija, a isključiti njihov gubitak i potrebu kopiranja • skraćuje se vrijeme obrade

19. NEDOSTACI • Nedostaci digitalizacije • digitalni formati nisu “okom čitljivi” dok papir ostaje “oku čitljiv”, bez potrebe za dodatnom opremom • digitalna zaštita – najveći problem • brze izmjene tehnologije i brzo zastarijevanje traži stalno prebacivanje na nove digitalne medije i nove formate • nedostatak standarda koji digitani primjerak smatra valjanim dokumentom, iako je u svijetu sve veća tendencija ka priznavanju digitalnih dokumenata ravnopravnim papirnima • u Hrvatskoj situacija nije do kraja sređena (zakon o PDV-u traži npr. da imate račune na papiru )

20. SLUČAJ IZ PRAKSE • Privredna banka Zagreb - uvođenje dokumentacijskog sustava temeljenog na digitalizaciji poslovnih dokumenata • Svrha projekta: • implementirati sustav skeniranja i OCR obrade • digitaliziranje kreditne dokumentacije • rasteretiti bankare od poslova kao što su unos podataka • U izradi se koriste 4 temeljne tehnologije: scan tehnologija, mikrofilm tehnologija, OCR tehnologija te document managment tehnologija.

21. Poslovni sustav PBZ-a

22. Statistički pokazatelji • brzina obrade s početnih 60 predmeta po čovjeku u danu porasla je na 90 predmeta • postotak odbijenih kreditnih zahtjeva pao je sa 25% na 15% • odzivno vrijeme palo je s 3h na 15min

23. ZAKLJUČAK • Među brojnim tehnološkim inovacijama u suvremenom poslovanju, skener zasigurno dolazi među najvažnije • Njegova korisnost i laka uporaba, u kombinaciji s pristupačnom cijenom, čine ga idealnim za sve vrste poslovanja • Ubrzava rad s klijentima, olakšava prijenos informacija te znatno reducira potrebu za fizičkim prostorom kod arhiviranja • U eri digitalizacije, skener se postavlja kao nužnost u svakom poslovanju

24. LITERATURA • V. Čerić, M. Varga, Informacijska tehnologija u poslovanju, Element, Zagreb, 2004 • Srića, V., Kliment, A., Knežević, B., Uredsko poslovanje, Strategija i koncepti automatizacije ureda, Sinergija, Zagreb, 2003. • http://www.bds.hr/dnn/Default.aspx?tabid=164 Skeniranje, digitalizacija i arhiviranje dokumenata, 17.12.2007. • http://www.mikrocop.com/hr/files/konf07/PBZ%20slucaj%20iz%20prakse_Tomislav%20Premuz.pdf PBZ iskustvo u izgradnji dokumentacijskog sustava, 17.12.2007. • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=54&KatID=5&ClanakID=599 Inteligentno s podacima, 17.12.2007. • http://racunala.ttf.hr/files/Skeniranje.pdf Skener i skeniranje, 17.12.2007. • http://www.trend.hr/clanak.aspx?BrojID=50&KatID=22&ClanakID=560 Digitalizacija papirnate dokumentacije, 17.12.2007.