Helyszíni projektzáró ellenőrzés tapasztalatai

1. Helyszíni projektzáró ellenőrzés tapasztalatai TÁMOP 3.2.3-08/1-2009-0035 „ + 1 esély Zemplénben” – A Művelődés Háza és Könyvtára felnőttképzési kapacitásának fejlesztése a Sárospataki Kistérség lakói életminőségének javítására

2. Az ellenőrzésről általában • Ellenőrző szerv bejelentkezése telefonon és írásban • A záró PEJ-ben leírtakat - eredeti dokumentumokkal - támasztja alá a helyszíni ellenőrzés / szabályszerű, szabályozott, gazdaságos, hatékony és eredményes/ • Kedvezményezett feladatai: • dokumentum megőrzési kötelezettség • információs szolgáltatási kötelezettség, • elkülönítési kötelezettség, • ellenőrzés-tűrési kötelezettség, • képviselet biztosítása

3. Ellenőrzés folyamata • Egyidejű szakmai és pénzügyi ellenőrzés • Jelen vannak: • Vezetőellenőr, ellenőr • Intézmény képviselete, projektmenedzser, projektasszisztens

4. Szakmai ellenőrzés dokumentumai • Záró Pej indikátorainak helyszíni bemutatása • Helyi igényfelmérést bemutató tanulmány • Arculati kézikönyv • Képzési tevékenységet alátámasztó komplex dokumentáció (képzési tájékoztató, jelentkezési lap, felnőttképzési szerződés, előzetes tudásfelmérés, haladási napló, jelenléti ív, oktatói képesítések igazolása, résztvevői elégedettség mérés, oktatói elégedettség mérés, modulzáró vizsga dokumentumai, tanúsítvány átvételének igazolása)

5. Szakmai megvalósulást alátámasztó dokumentumok • Munkanélküli státusz igazolása • Programakkreditációt igazoló eredeti FAT határozatok • Projektet népszerűsítő rendezvények jelenléti íve (sorszámozott) • Tananyagok – haladási naplók • Sajtóközlemények • Vállalt rádió és TV megjelenések • Banner

6. Pénzügyi ellenőrzés folyamata • A pályázat pénzügyi dokumentumai banki időrend szerint, elkülönítve • Szúrópróba alapján kiválasztott tételek ellenőrzése: Árajánlat kérő, árajánlat, kiválasztási jegyzőkönyv, megrendelés-szerződés, teljesítés igazolás, bankkivonat • Főkönyvi kimutatás - Időrendi költségvetési elszámolás • Valamennyi 500.000 Ft feletti tétel • Eszközbeszerzések tételes, darabszám szerinti ellenőrzése, nyilvántartásba vétel, kartonozás, leltári szám

7. Kiírásnak megfelelő személyi feltételek: szakmai gyakorlat, iskolai végzettség, közalkalmazotti jogviszony Személyi jellegű kifizetések: megbízási szerződés, jelenléti ív, teljesítés igazolás A projekt megvalósulásával összefüggő személyi dokumentumok

8. Az ellenőrök hiányosságai • Nem volt nyitóértekezlet, megbeszélés, az ellenőrzés menetének tisztázása • Nem ismerték a projekt időtervét- félreértések adódtak • Intézményi képviselet tisztázása

9. Az ellenőrzés pozitívuma • Pályázat lezárása – elkészült jegyzőkönyv megállapításai • Tapasztalat a kedvezményezett számára – segítség egyéb tevékenység dokumentálásához

10. Köszönöm megtisztelő figyelmüket! Csatlósné Komáromi Katalin igazgató A Művelődés Háza és Könyvtára Cím: 3950 Sárospatak, Eötvös út 6. Telefon: 47 311-811 Fax: 47 312-812 info@amuvelodeshaza.hu www.amuvelodeshaza.hu