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INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA AU-09

INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA AU-09. 6 al 10 de junio de 2011. ISO9001:2008. Fecha de auditoría: 6 al 10 de junio de 2011 Tipo de auditoría: Interna / Anual Criterios aplicados: Documentación vigente del SIGC – UQROO Norma ISO 9001:2008.

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INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA AU-09

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  1. INFORME FINAL DE LA AUDITORÍA AU-09 6 al 10 de junio de 2011 ISO9001:2008

  2. Fecha de auditoría: • 6 al 10 de junio de 2011 • Tipo de auditoría: • Interna / Anual • Criterios aplicados: • Documentación vigente del SIGC – UQROO • Norma ISO 9001:2008

  3. Cliente de la Auditoría : Alta Dirección de la Universidad de Quintana Roo, quien definió los objetivos y el alcance de la misma. Objetivo de auditoría: Verificar la eficacia de los procesos del SIGC. Alcance de la auditoría: Procesos declarados en el SIGC. No se incluyen las dos nuevas Divisiones Académicas de Ciencias de la Salud y Playa del Carmen.

  4. Procesos auditados Procesos estratégicos

  5. Procesos auditados

  6. Procesos auditados

  7. Hallazgos • Generales: • Presentan ante la Alta Dirección en sesión de trabajo. • Particulares: • -Respecto a cada proceso auditado: • Entregados al responsable del SIGC quien los sociabilizará con los responsables de cada proceso.

  8. Hallazgos

  9. Hallazgos

  10. Hallazgos

  11. Hallazgos

  12. Hallazgos

  13. Hallazgos

  14. Observaciones

  15. RESUMEN HISTÓRICO

  16. NO CONFORMIDADES MAYORES PERSISTENTES • 4 observaciones permanecen desde 2008. • 2 de las no conformidades no menores en 2009 pasaron a mayores en 2010 y han sido persistentes desde entonces.

  17. DIAGNÓSTICO A LA ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS (DRH-001)

  18. GENERALIDADES • Por medio de entrevista y revisión documental se verificó el cumplimiento de la auditoria AU-09. • Los datos presentados a continuación son el resultado de las entrevistas a los responsables de la administración de la administración de recursos humanos a nivel institucional en las unidades Chetumal y Cozumel.

  19. OBJETIVOS • Verificar el cumplimiento de la norma ISO 9001:2008, en sus apartados: • 6.2 “Recursos Humanos”, con especial énfasis: • 6.2.2 “Competencia, Formación y Toma de Conciencia” • 6.4 “Ambiente de Trabajo” • 7. Realización del Producto • 8. Medición, Análisis y Mejora • Identificar el nivel de eficacia en el marco del Sistema de Gestión de la Calidad implementado a nivel institucional. • Detectar Oportunidades de Mejora.

  20. EVENTOS DE INTEGRACIÓN • La unidad Chetumal señala que uno de los eventos se lleva a cabo en Chetumal y otro en Cozumel. Se realizan de forma anual y participan 180 trabajadores 80 de cada unidad. • Para el caso de Cozumel, estos eventos se consideran como deportivos y familiares. Con 35 trabajadores. • Respecto a eventos culturales la unidad Chetumal declara impartir clases de yoga, inglés y natación. Con 56 participantes. • Existe evidencia de la realización de los cursos pero estos NO están declarados en el SIGC.

  21. CONTRATACIÓN DE PERSONAL • Se realiza en la unidad Chetumal a petición de las áreas interesadas, por lo que no existe un plan anual. • Las áreas definen la contribución del personal al desarrollo del proceso. • El comité de evaluación es quién define que el personal a contratar sea el más competente. • Se ha realizado una mejora al solicitar una evaluación psicométrica en el proceso de contratación.

  22. CAPACITACIÓN, EDUCACIÓN Y FORMACIÓN • Chetumal • Se realizaron 4 de 7 cursos planeados. • Se llevaron a cabo 2 diplomados para secretarias y 2 cursos de hábitos de dirección efectiva. • Se beneficiaron 23 trabajadores. • Los cursos que se imparten son en temas generales por lo que no se puede medir el impacto de la capacitación en el desarrollo del proceso. Tampoco existen parámetros de evaluación. • Cozumel • Se cumple con lo planeado en el área de capacitación. • Se beneficiaron 12 trabajadores.

  23. AMBIENTE DE TRABAJO • Se desconoce el ambiente de trabajo en el que labora el personal. En el caso de Cozumel se cuenta con un diagnostico. • No existen parámetros para saber si el personal cuenta con el mejor ambiente de trabajo para el desarrollo de sus actividades. • No hay plan de trabajo para trabajar en este tema.

  24. EN RESUMEN • No hay registro de estos procedimientos en el SIGC. • No hay una clara coordinación entre las unidades académicas. • No hay un plan de capacitación basado en la detección de necesidades acordes a los procesos. • No hay un plan para que el ambiente de trabajo sea el adecuado. • aunque existe una normatividad laboral y se ha colocado en la página del SIGC no se tiene la certeza de que el personal conoce dicha normatividad.

  25. ANÁLISIS ESTADÍSTICO DE LA AUDITORÍA AU-08

  26. GENERALES • Se emplearon 3 herramientas: • Encuesta a los integrantes del proceso: • Se aplicaron un total de 103 encuestas. En 2009 se encuestaron 116 y en 2010 a 120. • Se realiza una comparación para los resultados obtenidos en 2010 y 2009, para las preguntas en las que se cuenta con información histórica. • Se realizó una revisión a las fichas de proceso documentadas, para verificar el nivel de implantación. • Diagnóstico al SIGC mediante una entrevista al representante del SIGC en la UQROO.

  27. OBJETIVO • Conocer la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad mediante distintas herramientas de evaluación que fortalezcan las visitas de auditoría. • Revisar puntos de la norma ISO-9001 en los que el SIGC vigente podría estar incurriendo en faltas.

  28. ANÁLISIS DE LA ENCUESTA A LOS INTEGRANTES DEL PROCESO • La encuesta contiene un total de 28 preguntas. • Se aplicaron al personal operativo presente en la auditoría. • Para este año se incluyen preguntas relacionadas con el uso y socialización de la parrilla OVAR y estos resultados se comparan con una entrevista realizada al responsable de este instrumento.

  29. 1. ¿SABES DÓNDE CONSULTAR EL SIGC? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” Se mantiene por tercer año consecutivo el porcentaje , con 3%, de personas que manifiesta no saber donde se consultar el SIGC.

  30. 2. ¿UTILIZAS EL SIGC? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” Se ve un incremento paulatino del uso del SIGC llegando a un 96% para este 2011.

  31. 3. ¿CADA CUÁNDO LO UTILIZAS? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…”

  32. 4. ¿PARA QUÉ LO UTILIZAS? Punto(s) de la norma: 4. Sistema de Gestión de la Calidad 5. Responsabilidad de la dirección 6. Gestión de los recursos 7.Realización del producto 8. Medición, análisis y mejora

  33. 5. ¿CONOCES LOS PROCESOS DE TU ÁREA? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 7 Realización del producto

  34. 6. ¿CÓMO PARTICIPAS EN EL PROCESO DE TU ÁREA? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…”

  35. 7. ¿HAZ RECIBIDO UNA CAPACITACIÓN RESPECTO AL SIGC? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…”

  36. 8. ¿HAZ RECIBIDO CAPACITACIÓN PARA DESEMPEÑAR TU PROCESO? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 6.1 Provisión de recursos “Determinar y proporcionar recursos…” 6.2 Recursos Humanos “6.2.1…el personal debe ser competente…”

  37. 9. ¿CONOCES EL PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR TU TRABAJO? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 6.1 Provisión de recursos “Determinar y proporcionar recursos…” 6.2 Recursos Humanos “6.2.1…el personal debe ser competente…” 7 Realización del producto

  38. 10. ¿CÓMO SABES QUE ESTÁS REALIZANDO BIEN TU TRABAJO? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 8 Medición, análisis y mejora

  39. 11-¿EN LA ÚLTIMA AUDITORÍA TUVIERON ALGUNA OBSERVACIÓN? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 8 Medición, análisis y mejora “8.2.2 Auditorías internas…8.5.2 Acción correctiva…8.5.3 Acción preventiva…”

  40. 12¿SABES DE ALGUNA ACCIÓN TOMADA PARA MEJORAR TU TRABAJO? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 8 Medición, análisis y mejora “8.2.2 Auditorías internas… 8.5.2 Acción correctiva…8.5.3 Acción preventiva…”

  41. 13-¿HAZ APLICADO ACCIONES CORRECTIVAS? • Medición, análisis y mejora • 8.5.2 Acción correctiva “ Tiene el propósito de eliminar la causa raíz de las no conformidades reales a un requisito ya sea del sistema, los establecidos por la organización o del producto. La acción correctiva tiene que evitar la recurrencia de la no conformidad detectada…”

  42. 14-¿HAZ APLICADO ACCIONES PREVENTIVAS? • Medición, análisis y mejora • 8.5.2 Acción preventiva “ … busca eliminar la causa de no conformidades potenciales…”

  43. 15-¿CONSIDERAS QUE CUENTAS CON LOS RECURSOS NECESARIOS PARA REALIZAR TU TRABAJO? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 6 Gestión de los recursos “…provisión de recursos… recursos humanos… infraestructura… ambiente de trabajo…”

  44. 16-¿CÓMO EVALÚAS TU AMBIENTE DE TRABAJO RESPECTO A : Punto(s) de la norma: 6.4 Ambiente de trabajo “Determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto…”

  45. AMBIENTE DE TRABAJO EN 2011 Punto(s) de la norma: 6.4 Ambiente de trabajo “Determinar y gestionar el ambiente de trabajo necesario para lograr la conformidad con los requisitos del producto…”

  46. 17-¿HAY CÍRCULO DE CALIDAD EN TU ÁREA DE TRABAJO? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 8 Medición, análisis y mejora “8.2.2 Auditorías internas…8.5.2 Acción correctiva…8.5.3 Acción preventiva…”

  47. 18-¿PARTICIPAS EN EL CÍRCULO DE CALIDAD? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 8 Medición, análisis y mejora “8.2.2 Auditorías internas…8.5.2 Acción correctiva…8.5.3 Acción preventiva…”

  48. 19-¿CADA CUÁNDO SE REÚNE EL CÍRCULO DE CALIDAD? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 8 Medición, análisis y mejora “8.2.2 Auditorías internas…8.5.2 Acción correctiva…8.5.3 Acción preventiva…”

  49. 20- ¿CONOCES A TUS PROVEEDORES? Punto(s) de la norma: 5.1 Compromiso de la dirección “La alta dirección debe proporcionar evidencia de su compromiso con el desarrollo e implementación del SGC así como la mejora continua en la organización…” 5.5.3 Comunicación Interna “La alta dirección debe asegurarse que se establecen los procesos de comunicación interna, considerando la eficacia del SGC…” 8 Medición, análisis y mejora “8.2.2 Auditorías internas…8.5.2 Acción correctiva…8.5.3 Acción preventiva…”

  50. 21- ¿CADA CUÁNDO EVALÚAS A TUS PROVEEDORES? • Medición, análisis y mejora • 8.4 Análisis de datos • 7.4 Compras

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