ROC-UP!-project Een korte inleiding & Overview in 40 slides

1. ROC-UP!-projectEen korte inleiding &Overview in 40 slides Harry Mauw & Arjan Jonker 11 Juli 2013

2. We zijn live in ROC-F ! • Het algemene beeld • Eerste beeld is positief, nu komen de complexere vragen • Aan/afwezigheidsregistratie draait erg goed • Bureau StudentenZaken draait erg goed • Digitale aanmeldingen draait goed • Zorgtrajecten nog niet live • Wat was en is lastig (daarom gestart per mei ipv maart 2013) • Resultaatstructuren (kwalificerend en ontwikkelingsgericht) uit TP • Specialistische intake vergt meer ondersteuning en begeleiding • BPV-proces: zat oorspronkelijk niet in de scope • Rollen en rechten • Document Archivering

3. Gebruikers aan het woord…. Docent Verpleging: “Het is even wennen, maar het programma is makkelijk, logisch, spreekt voor zich en lang leve de Home-knop. Dan begin je gewoon weer even opnieuw”. Teamcoördinator BSZ: ”De mogelijkheden van het pakket zijn boven verwachting”. Teamcoördinator V&V: “ Het presentiesysteem werkt snel en makkelijk, alle informatie rond studenten is geïntegreerd” Teamcoördinator Autotechniek: “Het is wel zo dat als je meer rollen hebt, dat EduArte complexer is in het gebruik.” Medewerkster Matchpoint: “Het is goed werken met EduArte, maar wel wennen” Studieadviseur Matchpoint “Een mooi systeem en ik kan er al aardig de weg in vinden. Er is soms een “anders denken” nodig, bijv. mbt “trajecten”.”

4. Flash-back: aanleiding • Standaard processen en systemen omdat: • We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende regelgeving vanuit de overheid • Efficiency redenen • Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend vermogen aan het ROC biedt • Oplossen spaghetti en overkloppen tussen verschillende systemen • Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket: • Studentenadministratie & diplomeren • Aan- en Afwezigheid • OnderwijsCatalogus & examineren • Volg & zorg • Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

5. Het vertrek: uniformering en standaardisering …. • Voor ICT • Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties • Eén basisregistratie voor alle studentgegevens • Nieuw DataWarehouse voor management rapportages • Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service) • Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM, Choices) uitfaseren …. • Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels • Eén procesinrichting • Standaardiseren processen, één inrichting voor alle MBO-colleges, geen maatwerk • Digitaal portaal voor studenten en ouders (moet de info wel kloppen..) • En ook: • Omnummering studenten (ROC-F) • Gegevens medewerkers uit RAET

6. Procesteams Eduarte implementatie ROC-UP! Eduarte implementatie Team Kernregistratie Team Onderwijscatalogus & Examineren Team Aan- en afwezigheid Team Volg & Zorg Team Conversie Team Datawarehouse & Interfaces

7. We zijn live: communicatie & Nazorg • Nazorg • Eerste lijn: ServiceDesk ICT en emailadres: eduarte@talnet.nl • Teams on-site: • Leverancier, ICT en Functioneel Beheer • Teams on-site: herkenbaar en aanspreekbaar • Eerste dag lekker druk….daarna niet meer, tweede week op halve kracht • Specialisten team voor de echt ingewikkeld vragen • Communicatie & training • Twaalf nieuwsbrieven vooraf • Train-the-trainers (eigen trainers !) en trainingen • E-learning • Regelmatig een nieuwsflits • Alle nieuws ook direct op de site www.roc-up.nl

8. Maar we zijn nog niet klaar…… Self Service voor Studenten (en ouders) Tokens BPV-module Digitale facturatie en incasso van lesgelden Optimalisatie

9. Hoe verder ? • Uitbouwen en stabiliseren EduArte voor ROC-F • Self Service, BPV, Facturatie • EduArte voor BSZ bij ROCvA • Vervanging Peoplesoft • Koppeling naar TP-omgeving voor uitwisselen deelnemergegevens • Uitrol naar de MBO-colleges • Aan/afwezigheidsregistratie • Onderwijscatalogus, cijferregistratie, examinering • Volg • Zorg

10. Planning • Begin september 2013 live: Uitrol Fase-2 ROC-Flevoland • Eind 2013 live: Uitrol Fase-3 ROC-Flevoland • Begin 2014 (Exacte datum moet nog worden bepaald): Uitrol EduArte voor BSZ ROCvA (dus alleen de KernRegistratie Deelnemers) • Begin 2014 (ook hiervoor moet de exacte datum nog worden bepaald): uitrol EduArte voor Aan/Afwezigheidsregistratie in ROCvA voor alle MBO-colleges tegelijkertijd • In de loop van 2014: starten met verdere uitrol EduArte (BPV, Volg & Zorg etc). Dit zal gefaseerd gaan, de uitrolvolgorde moet nog worden bepaald.

11. Lessons learned • Wat ging goed • Betrokkenheid en inzet eigen mensen • Mixed teams van ROCvA en ROC Flevoland • Standaardiseren • Nazorg na go-live • Conversie Noise en CRM • Wat kan beter • Conversie structuren en resultaten TP, en ook cijfers uit losse excels meenemen • Eerder beginnen met opschonen van medewerker gegevens, roosters, organisatiestructuur etc • Rollen en rechten

12. Overview EduArte in 40 slides

13. Inhoud • Aanleiding en overview • Wat gaat er op hoofdlijnen veranderen? • Processen • Studenten administratie • OnderwijsCatalogus & Examineren • Aan- en afwezigheidsregistratie • Volg & Zorg

14. Aanleiding • Standaard omdat: • We blijvend moeten voldoen aan de steeds strenger en strakker wordende regelgeving vanuit de overheid • Efficiency redenen • Afzonderlijke keuzes per MBO-college strategisch gezien geen onderscheidend vermogen aan het ROC biedt • Geïntegreerd en dus alle administratieve taken in één pakket: • Studentenadministratie & diplomeren • Aan- en Afwezigheid • OnderwijsCatalogus & examineren • Volg & zorg • Na eindpresentatie en beoordeling is gekozen voor Eduarte

15. Uniformering en Standaardisering …. • Voor ICT • Versimpeling ICT-landschap, goedkopere licenties • Eén basisregistratie voor alle studentgegevens • Nieuw DataWarehouse voor management rapportages • Eén systeem => 1 pakket op basis van SAAS (software as a service) • Dus bestaande systemen (Noise, TP, Peoplesoft, CRM,Choices) uitfaseren …. • Invoer van studentgegevens bij de bron, dus afschaffen “losse” Excels • Eén procesinrichting • Standaardiseren processen, één inrichtingen voor alle MBO-colleges, geen maatwerk • Digitaal portaal voor studenten en ouders (moeten de info wel kloppen..) • En ook: • Omnummering studenten (ROC-F) • Gegevens medewerkers uit RAET

16. Procesteams Eduarte implementatie ROC-UP! Eduarte implementatie Team Kernregistratie Team Onderwijscatalogus & Examineren Team Aan- en afwezigheid Team Volg & Zorg Team Conversie Team Datawarehouse & Interfaces

17. Wat gaat er op hoofdlijnen veranderen.… • Een ander pakket, dus een andere userinterface • Wettelijke eisen (bv voor inschrijving, diplomering, cijfers) worden ‘ingebakken’ in EduArte zodat hierin geen fouten gemaakt kunnen worden. • Onze gemeenschappelijke kaders uit “De standaarden 2.0” worden ‘ingebakken’. Binnen de kaders kan een team een eigen invulling aan het onderwijs geven. • Gemeenschappelijk gedeelde gegevens, dus strakke autorisaties • Met EduArte krijgen we een modern pakket. Educus is marktleider in de MBO markt (circa 30 ROC’s geïmplementeerd)

18. ROC-UP!Procesgroep Kernregistratie Procesigenaar Sandra Lim A Po

19. Welke processen vallen onder Kernregistratie?

20. Wat zijn belangrijke veranderingen met de komst van EduArte? • Visie op ‘intake’ • Algemene intake en Specialistische intake • Manier van archivering • Archivering is digitaal, direct in EduArte of via Verseon • Digitale archief is alleen te benaderen vanuit Eduarte; de documenten die een medewerker mag inzien wordt bepaald door een rol die een medewerker heeft • Begripsveranderingen • Verbintenis • Groepen • Het gebruik van clustergroepen binnen alle MBO Colleges (ter ondersteuning van de flexibilisering van het onderwijs • Invoering van workflows • Doorgeven van mutatie van het DUF (doorstroom uitstroomformulier) • Volgtijdelijkheid/verantwoordelijkheden bij diplomering

21. We onderscheiden 2 vorm van intake • Algemene intake • Verantwoordelijkheid van het onderwijs, afspraak wordt ingepland door Studentenzaken, in directe samenspraak met de intake-verantwoordelijke van het Onderwijs • Elke student krijgt een algemene intake: • Er wordt bepaald of een student toelaatbaar is voor de opleiding • Een kopie van het ID van de student wordt ingeleverd t.b.v. de inschrijving • Een scan het paspoort wordt gemaakt t.b.v. de studentenpas • Specialistische intake • Specialistische intake is een verantwoordelijkheid van Matchpoint / LEC • De intake-afspraak wordt ingepland door Matchpoint / LEC • En verder: • Intake is voorafgaand aan de plaatsing van een student in het Onderwijs! (En vindt NIET plaats na plaatsing)! • Studenten die zich aanmelden voor een opleiding die al ‘vol’ is, krijgen altijd een (specialistische) intake! Met als resultaat: • Plaatsing binnen een andere opleiding • Doorverwijzing • Wachtlijst voor de betreffende opleiding

22. Archiveren Gearchiveerde documenten kunnen alleen opgevraagd worden via: EduArte Zorg & Volg / Intake Archivering: Matchpoint, Onderwijs, … Bekostigingsdocumenten Archivering: STZ Standaard brieven Archivering: STZ, Matchpoint, Onderwijs, … VERSEON VERSEON EDUARTE Het digitale archief is alleen te benaderen vanuit EduArte; de documenten die een medewerker mag inzien wordt bepaald door de ‘rol’

23. Het begrip ‘Verbintenis’ • Het begrip ‘Verbintenis’ is nieuw! binnen EduArte • De verbintenis is de ‘relatie’ tussen de student en de onderwijsinstelling • We kennis 3 soorten verbintenissen binnen EduArte: • Verbintenis op de IntakeResultaat: Plaatsing OF Afwijzing • Verbintenis op de OnderwijsovereenkomstResultaat: Inschrijving OF Uitschrijving • Verbintenis op de BPV OvereenkomstResultaat: Afgesloten BPV Overeenkomst OF Beëindigde BPV Overeenkomst

24. Groepen & mutaties in opleidingsstatus • We onderscheiden verschillende soorten groepen: • Plaatsingsgroep: groep studenten die geplaatst kunnen worden in een opleiding • Basisgroep: vergelijkbaar met lesgroep (ROCF) en roostergroep (ROCvA) • Clustergroep: groep van studenten die op een keuzevak moeten worden ingeschreven (ter ondersteuning van de flexibilisering van het onderwijs) • Mentorgroep: groep studenten die onder één coach/mentor valt (NB: wordt alleen gebruikt als de mentorgroep afwijkt van de basisgroep • Doorgeven mutaties opleidingsstatus: gaat via het DUF (Doorstroom Uitstroom Formulier) op basis van een voorgedefinieerde routering in het systeem (‘workflow’): • Wijzigen van opleiding • Doorstromen binnen een afdeling (van niveau x naar (x+1)) • Vertragen (blijven zitten) & versnellen • Tussentijds beëindigen

25. Diplomeren • Diploma-aanvragen: • Een diploma kan alleen worden aangevraagd door de TEC • Een diploma kan alleen worden aangevraagd als er een verbintenis bestaat voor de opleiding waarvoor het diploma moet worden uitgegeven • De routing voor een aanvraag duurt dus langer dan vroeger • Het is niet mogelijk om ‘op basis van vriendendiensten’ diploma-aanvragen in behandeling te nemen! • Diploma-uitdraai • Diploma’s worden uitgedraaid door BSZ, op verzoek van de TEC • Diploma’s worden niet uitgedraaid als er geen volledig (bekostigings)dossier aanwezig is! • Resultatenlijsten (summatief/kwalificerend) worden door BSZ uitgedraaid, als de resultaten zijn vrijgegeven door de TEC. De resultatenlijst wordt door BSZ gevoegd bij het diploma • Resultateninvoer is geen verantwoordelijkheid van BSZ

26. ROC-UP! OnderwijsCatalogus & Examineren Procesigenaar Ine Komen

27. OnderwijsCatalogus & Examineren • De examinering wordt per domein ingevuld en beheerd. • Het onderwijs wordt transparanter: • De cesuur is bij iedereen bekend • Slaag- en zakregelingen worden eenduidig en gaat ook op slot, iedereen dient zich daaraan te houden. • Resultaten kunnen regelmatig ingevoerd worden en door de ijk- en meetmomenten is goed te volgen hoe een student ervoor staat. • Deze ijk- en meetmomenten kunnen per half jaar zijn of per jaar of in een enkel geval per 1 ½ jaar. De lerarenagenda uit EduArte kan iedere docent zelf gebruiken om de resultaten duidelijk en inzichtelijk te houden. • Het proces van inschrijving gaat veranderen: • Het wordt mogelijk om per kwalificatie dossier of zelfs in een domein in te schrijven. Een goede onderwijscatalogus helpt hierin leerweg en resultaten goed inzichtelijk te maken.

28. Uitgangspunten Onderwijscatalogus • De onderwijscatalogus bestaat uit 2 hoofdgroepen: • Kwalificerende eenheden (Domein) • Ontwikkelingsgerichte eenheden (MBO College) • De inrichting van de onderwijscatalogus is gebaseerd op: • de standaarden 2.0, de onderdelen B en C, • Het opleidingstraject en De uitstroom. • Ontwikkelingsgerichte opleidingen worden uniek gemaakt per MBO college. Dit vanwege de inhoudelijke verschillen in het ontwikkelingsgerichte deel tussen de MBO colleges.

29. Uitgangspunten Examinering • Elke exameneenheid die een bijdrage levert voor het resultaat op kerntaakniveau, generieke examen eenheden en L&B worden geregistreerd in het examendossier. • Het examendossier bevat maximaal 2 lagen (diep) en een registratie van de resultaten op werkproces niveau (certificeerbare eenheden). • Het examenprogramma wordt opgesteld/vastgesteld door de domeinexamen commissie. De planning van de examens wordt door de teamexamen commissies verzorgd • Eindresultaten worden vastgelegd met: • O,V,G op kerntaakniveau (=beroepsgericht) • Cijfers voor generieke vakken • L&B voldaan/niet voldaan • Omzetting van onderliggende cijfers naar O,V,G vindt zo laat mogelijk plaats. • In de examenregeling worden de criteria vastgelegd voor de zak/slaag regeling.

30. Uitgangspunten ontwikkelingsgericht deel Ontwikkelingsgerichte eenheden worden benoemd per fase met onderliggende onderwijsperioden. De ontwikkelingsgerichte eenheid voor de TOA nulmeting heeft een onderliggende onderwijsperiode 0. Voor het monitoren van de voortgang van de student worden per fase en onderliggende onderwijsperiode de resultaten per ontwikkelingsgerichte eenheid geregistreerd. TOA tussentoetsen worden onder de ontwikkelingsgerichte eenheden geplaatst. Het ijkmoment (beslismoment) valt samen met het einde van een fase. Het einde van een fase valt altijd samen met het einde van een periode. In de onderwijsregeling beschrijft het MBO College de wijze van meten en ijken (de regeling van meten en ijken).

31. Uitgangspunten Onderwijscatalogus & Examinering Lerarenagenda Ontwikkelingsgerichte eenheden Kwalificerende eenheden Ex.e. Ex.e\WP TOA Beroepsgericht KT 1 • Presentatie • Toets • Pr.opdracht Ex.e. Ex.e. KT 2 Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. KT .. Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. nulmeeting onderwijsperiode 0 onderwijs periode 2 onderwijs periode .. Generiek Gen. Ex.e. Ex.e. onderwijs periode 1 onderwijs periode 3 • SO • Toets Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. Ex.e. L&B L&B BPV Docent richt in Onderwijsteam ontwikkelt / beheer richt in Domein ontwikkelt / beheer richt in Meet- en ijkmomenten

32. Relatie proeve-kerntaak Kerntaak 1 Kerntaak 2 Resultaat 1: V Resultaat 1: V Resultaat 2: G Examen eenheid KT overstijgende PVB Examen eenheid KT Resultaat 1: V Resultaat 2: G Het eindresultaat van een proeve (O-V-G) , in het geval van een kerntaakoverstijgende proeve, wordt doorgezet naar de kerntaken waar deze aan gerelateerd is.

33. Relatie werkproces-certificeerbare eenheid Certificeerbare eenheid Res. WP 1.2: G Res. WP 2.1: V Indien in het KD sprake is van een certificeerbare eenheid dan moeten de resultaten op werkprocesniveau worden geregistreerd.

34. Leraren agenda

35. ROC-UP!Aan- en afwezigheidregistratie Proceseigenaar Odette Vermeulen

36. Processen Aan- en afwezigheidregistratie • Aan- en afwezigheidregistratie • Overdracht roostergegevens • Registreren aan- en afwezigheid • Analyseren aan- en afwezigheidregistratie (Business Objects) • Toelevering verantwoordingsinformatie • Publicatie roostergegevens

37. Overdracht roostergegevens (1) • Gestandaardiseerde roosterbare eenheden • Vastgestelde codes en benaming (obv samengestelde en geschoonde lijst) • Roosterbare eenheden worden centraal beheerd door Functioneel Beheer • Roosteren op basis van groepen (basis en clustergroepen) • BSZ plaatst studenten in basisgroepen middels EduArte (huidig situatie) • Onderwijs plaatst zelf studenten in clustergroepen middels EduArte. • Tijdseenheden • Wijzigen rooster • Roosters worden in geheel overschreven • Aan- en afwezigheid registraties gedaan door een docent bij een student blijven altijd behouden ook al wordt achteraf een rooster weggegooid of overschreven in EduArte

38. Overdracht roostergegevens (2)

39. Registreren aan- en afwezigheid (1)

40. Registreren aan- en afwezigheid (2) Uitgangspunten/aandachtspunten: • Aan- en afwezigheid registraties gedaan door een docent bij een student blijven altijd behouden • Onderwijs is zelf verantwoordelijk voor het plaatsen van studenten in clustergroepen. • Indien meerdere docenten zijn geroosterd op één vak/groep, dan zullen de docenten onderling afspraken moeten maken wie registreert in EduArte. • BPV staat op het rooster en wordt geregistreerd

41. Analyseren aan- en afwezigheidregistratie (1)

42. Analyseren aan- en afwezigheidregistratie (2) Uitgangspunten/aandachtspunten: • De leerplichtwet (tot 18) & RMC Wet (18 tot 23) • Proces van verzuim melden is administratief belegd • Docent wordt geïnformeerd over het proces maar heeft geen invloed • Procedures zijn vastgelegd in het verzuimprotocol • De presentiebeheerder is verantwoordelijk voor uitvoering van het wettelijke proces van melden • Rapport voor betrouwbare signalering in ontwikkeling (Eduarte) • Voor ROC Flevoland tijdelijke oplossing vanuit B.O. • DUO meldingen via een automatische koppeling

43. Toelevering verantwoordingsinformatie (1) Uitgangspunten/aandachtspunten: • De presentiebeheerder is verantwoordelijk voor het aanleveren van informatie aan Leerplicht • Dienst DOI is verantwoordelijk voor het aanleveren aan de IC • Management informatie voor intern gebruik

44. Publicatie roostergegevens (1) Uitgangspunten/aandachtspunten: • Publicatie roosters via EduArteSelf Service te benaderen voor eens student via een browser.

45. ROC-UP!Volg en Zorg Proceseigenaar Bastiaan Smits

46. INTAKE In procesbeschrijving en werkwijze Intake, onderscheid in: • onderwijsintake ('groen') • studenten die direct naar opleiding kunnen. Opleidingsgebonden tests wo. taal en rekenen, motivatie. Ook specifiek zoals: (vb: defensie, sport, auditie artiest) soms ook tests in periode 1 van schooljaar • specialistischeintake met aanvullendeinformatie/tests ('rood"). • Ookt.b.v. entree en (naarverwachting) passendonderwijs. Uitvoering door LEC/MP. Voorbeelden: dyslexie, beroepskeuze, capaciteiten. Uitvoeringvoordat tot inschrijvingwordtovergegaan

47. VOLG 1/2 • Loopbaanbegeleiding • Indeling in groepen; koppeling van studenten aan loopbaanbegeleider • Inzage in resultaten, per student en per groep. • Afhankelijk van rol, inzage en/of lees- en schrijfrechten • Resultaten: • ontwikkelingsgericht. Dat wat je ziet (cijfers, werkprocessen enz.), is gebaseerd op inrichting onderwijscatalogus in onderwijseenheden. • Meet- en ijkpunten. Gekoppeld aan fase. • Examenresultaten (summatief)

48. VOLG 2/2 • Presentie, (maatregelen als schorsing, te laat komen, uit klas gestuurd) • Doen van zorgaanvragen en monitoring voortgang • BPV, ook presentie en vorderingen van ontwikkelingen • Toewijzen pluscoach en (op termijn) (uren)verantwoording • Gebruik van notities voor communicatie • Koppelingmet outlook agenda (bijv. intakegesprekinplannen in agenda intakerdoor BSZ)

49. ZORG • Volgen gehele zorgtraject, afhankelijk van toebedeelde rol • Rollen: loopbaanbegeleider, zorgcoördinator, LEC/MP, evt. externe • Proces is vergelijkbaar als nu in TP • Anders/nieuw: • inzage of studenten voor examens hulpmiddelen nodig hebben • vb.: bij dyslexie meer tijd, grotere letters

50. Hoofdlijn proces-ontwerp: twee hoofdstromen Van aanmelding tot plaatsing Intake & plaatsing Loop Baan Begeleiding Aanmelding door student Uitvoeren en rapporteren Aanmelden toetsen Testen & assesments Verlenen Zorg Zorg coördinatie MBO-college Verlenen Zorg