第三章 电算化账务处理子系统

1. 第三章 电算化账务处理子系统 第一节 账务处理子系统的总体设计 第二节 电算化会计的数据输入 第三节 账簿的登录 第四节 会计凭证和账簿的输出

2. 财务及企业管理信息系统 购销存 财务 管理分析 应收子系统 应付子系统 总账子系统 工资子系统 固定资产系统 成本管理 资金管理 报表 子系统 采购子系统 存货子系统 销售子系统 财务分析 系统 领导查询系统 决策支持系统 其他管理系统 会计信息系统的总体结构

3. 会计信息系统各子系统之间数据关系

4. 现金 银行存款 日 记 账 核 对 经济业务 收 款 付 款 转 账 原始凭证 总分类账 会计报表 记账凭证 核 对 明细分类账 手工账务处理流程之 记账凭证核算组织程序 7

5. 月末 处理 编制 报表 原始凭证 编制科目 汇总表 记账凭证 填制和审核凭证 科目汇总表 收款 凭证 付款 凭证 转账 凭证 登记各种 明细账 登记总账 登记日记账 日记账 明细账 总账 报表 手工账务处理流程之 科目汇总表核算组织程序 8

6. 总账系统的特点 • 遵循复式记账原则 • 有借必有贷，借贷必须相等 • 资产 = 负债 + 所有者权益 • 利润 = 收入 - 费用 • 以记账凭证为起点 • 原始凭证 • 来自其他系统的转账 • 实现信息的多元分类 • 按科目、部门、供应商、客户、专项等分类核算

7. 第一节 账务处理子系统的总体设计 一、系统分析 • 功能与任务：输入并审核记账凭证，登记账簿，结账、输出账务信息，为报表编制提供数据，辅助功能（银行对账、部门、项目、往来等核算） • 凭证输入： • 手工先行填制记账凭证，再据以输入机内 • 直接根据已经审核的原始凭证，由操作人员在机上编制记账凭证 • 账簿登录、结账与记账 • 账簿文件的设置：设置尽可能少的账簿文件 • 结账的设置 • 凭证、账簿输出

8. 账务处理子系统数据流图

9. 总账系统模块结构

10. 第一节 账务处理子系统的总体设计 二、功能模块的划分 • 初始化模块：科目设置、期初余额录入、外币、凭证类别、结算方式等 • 凭证输入模块：凭证录入、审核、凭证汇总、凭证输出 • 期末处理模块：登账、结账模块（） • 出纳处理：银行对账模块 • 证账输出模块 • 系统服务模块：数据的备份、非常故障的处理、权限管理

11. 帐务系统的数据结构 • 账务系统的数据结构通过数据库设计实现 • 决定处理程序 • 影响数据处理的效果 • 主要文件 • 凭证 • 科目 • 用户 • 项目 • 部门等

13. 主要文件的结构 1/1 • 凭证 • 主表（日期、凭证类型、凭证号、制单、审核、出纳、记账) • 单证（序号、凭证号、摘要、科目代码、借方金额、贷方金额、货币、数量、单价） • 总账 • 总账（科目代码、 ）

14. 四、账务处理子系统与其他各子系统之间的数据联系四、账务处理子系统与其他各子系统之间的数据联系 销售与应收账款 成本管理 工资管理 总账 固定资产管理 存货管理 会计报表 财务分析与管理 采购与应付账款

15. 第一节 账务处理子系统的总体设计 五、账务处理子系统数据文件的设置 • 凭证类数据文件 • 原始凭证库文件 • 记账凭证库文件 • 账簿文件 • “银行对账单”文件 • 其他文件

16. 第一节 账务处理子系统的总体设计 六、科目代码设计 • 通常采用区间码的方式对会计科目编码。它是一种分段组合编码，每一代码由若干段数码组成。每一段有固定的位数，代表一定的含义。 • 对科目可以进行再一次的编码，形成会计科目的助记码。助记码可以根据会计科目的发音、含义、英语缩写等容易的记忆方法编制，其目的在于帮助软件的使用人员迅速找到所需的会计科目和代码，提高输入速度。 • 举例：4-2-2-2

17. 第二节 电算化会计的数据输入 一、记账凭证的输入 • 记账凭证的内容 • 凭证日期 • 凭证编号：手工编号和自动编号 • 摘要：常用摘要 • 科目编号 • 金额 • 凭证输入的检验控制 • 输入前审核：主要是通过人工方式对各原始输入凭证进行合理、合法、真实和正确性的检查。 • 输入时的逻辑校验 • 输入后的数据校对：人工校对、二次键入校对、数据平衡校对

18. 第二节 电算化会计的数据输入 二、凭证的审核与修改 • 凭证未审核记账：谁出的错误由谁更正。 • 已审核未记账：由审核人员消审后录入人员修改。 • 已记账：只能采用红字冲销法或补充登记法予以更正。一般常用方法是：输入一张红字冲销凭证以冲销错误凭证，然后再将正确凭证输入。 目前的会计软件都提供“反结账、反记账、取消审核”的功能。

19. 第三节 账簿的登录 明细账、日记账和总账均由电脑记账。 登账的结果，就是将凭证临时库文件的所有记录均添加到凭证档案库文件中，添加后，凭证临时库文件的所有记录也就被永久删除了。

20. 第三节 账簿的登录 为防止记账中断现象发生的方法： • 通过硬件解决：安装不间断电源（ＵＰＳ），防止系统突然断电。 • 通过计算机程序解决：由计算机记账模块在记账前自动对有关文件做一次强制备份，把记账前的数据备份到硬盘的另一个地方，如果记账不成功，计算机自动恢复记账前的状态，再重新记账。

21. 结账功能 • 结账步骤 1.检查该月的所有凭证是否均已记账，结账日期是否正确，其它相关子系统的数据是否传递完毕等。若结账条件不满足，则退出本模块。 2.备份结账前的数据。 3.结账 4.如果是年结，系统会产生下年度的空白账户文件，并结转年终余额。 5.当成功地结账后，系统做结账标志，此后不能再输入该月的凭证。若结账不成功，则恢复到结账前的状态，重复上述过程，重新进行结账。 • 结账用于终结某月的账务处理，记账一月可以记数次账，但只能结账一次。

22. 第四节 会计凭证和账簿的输出 • 输出的方式 • 打印输出：套打、全打 • 显示输出：所见即所得 • 磁盘或网络输出：接口设计 • 账簿输出格式 • 日记账：三栏式。 • 明细账：有三栏式和多栏式两种。 多栏明细账一般按其下级科目分设若干个金额栏。 • 总账：可用三栏式总账，也可用科目余额发生额对照表代总账。

23. 查询功能 • 查询 主要查询总帐、明细帐、日记帐、辅助帐、凭证信息。 • 查询方式有：简单条件查询、组合条件查询、模糊条件查询等。 • 组合条件查询有： 1、对凭证文件：支持日期、科目代码和凭证号等的组合查询 2、对科目余额文件：可提供月份、科目代码等条件的组合查询 3、对日记帐文件：能提供月、日、科目代码等条件的组合查询 4、对明细帐文件：应提供月、日、科目代码等条件的组合查询 5、辅助帐或其他信息的查询：

24. 数据维护与系统管理 • 数据备份 • 数据备份操作是为了保证数据文件的可靠和安全，将存放在计算机硬盘中的数据备份到硬盘的其它目录、软磁盘或磁带上的操作。 • 备份的软盘至少有一份存放在距离机房较远且安全可靠的地点，以防止火灾等发生造成对备份数据的破坏。 • 数据恢复 • 当系统数据发生丢失破坏时，可以将原来备份的数据重新恢复到失误前的数据状态。

25. 其它若干辅助管理模块设计 一、银行对账模块设计 计算机账务系统中，不存在日记账、总账和明细账间的对账。 由于未达账项的存在，仍需进行银行对账。 应包括：初始化余额调节表、 输入或获取银行对账单、 机器自动对账或人机对账、 显示和打印对账结果（银行存款余额调节表）、 删除已达账。 二、往来核算与管理 （一）建立往来单位通信录 包括往来单位编号、名称、所属地区、电话、地址、邮编、开户银行、账号、税号、信用状况、联系人等。 （二）设置往来单位期初未达往来账

26. （三）往来查询 输出往来余额表、往来明细账等。 （四）往来核销 自动或手工勾销“两清”往来账，并且清理往来账。 自动核销又包括逐笔核销和全额核销。一般先手工核销，后自动核销。 （五）账龄分析 根据财会人员输入的往来科目、时间期限，计算机自动输出某一往来科目下所有客户的账龄分析表。 注意： 对于往来业务比较多、管理要求高的企业来说，账务处理子系统中的往来模块并不能满足需要，应通过应收、应付子系统核算和管理往来业务。

27. 三、项目核算与管理 （一）项目定义 1、定义项目大类：将单位若干项目划分为若干类。 如： 项目类号 项目大类名称 KYXM 科研项目 GCXM 工程项目 2、定义具体项目。 指定义每一项目大类下有哪些具体项目. 如某一工程项目的具体项目包括:项目代码、项目名称、开始日期、完工日期、项目性质、项目负责人等。 3、录入项目期初数与计划数。 （二）项目账表输出 1、项目总账。反映项目对应各个科目的各期发生额和余额。 2、某科目的项目明细账。某科目下项目的明细数据。

28. 3、某项目的明细账。某具体项目对应各个科目的明细数据。3、某项目的明细账。某具体项目对应各个科目的明细数据。 4、项目统计表。反映各个项目在各个对应科目下的期初余额、借贷方发生额及期末余额的汇总报表。 5、项目执行计划报告。是各项目的实际执行情况与计划数的对比报表。 项目统计表

29. 四、部门核算与管理（一）部门核算1、输出部门核算账：部门总账和部门明细账2、核对部门账。（二）部门管理1、部门收支分析表：系统自动提供反映各个部门或部分部门指定期间内的收入情况或费用开支情况汇总分析的报表。2、部门计划执行报告：系统自动提供反映各部门的实际执行情况与计划数对比分析的报告。 部门收支分析表

30. 五、自动转账 在日常会计业务中，存在一类凭证（多为转账凭证），每月反复有规律地重复出现，即凭证中摘要、借方和贷方科目相同，金额的来源或计算方法基本不变，只有凭证中的金额每月不等。 另外，工资、固定资产等子系统每月也要向账务处理子系统传递转账凭证。这些凭证都可用自动转账模块自动编制。 （一）定义自动转账分录 如； 转账序号：XX 摘要： 分摊技改办制造费用 科目代码 部门 方向 公式 40103 一车间 借 取借方金额合计 40501 技改办 贷 取本月40501科目月末余额*0.3 40502 技改办 贷 取本月40502科目月末余额*0.3 40503 技改办 贷 取本月40503科目月末余额*0.3

31. （二）生成自动转账分录----机制凭证 第一次定义，以后每月发出指令后自动生成，并保存在临时凭证文件中。 （三）获取外部数据 工资、固定资产等业务子系统实现自动转账的方式有两种： 一是各有关业务子系统直接编制出记账凭证供账务处理子系统调用； 二是有关子系统先根据会计上的要求对本系统的原始数据进行分类统计，最后统一汇集到自动转账模块，然后利用生成自动转账模块得到机制凭证。