SISTEM INFORMASI MANAJEMEN

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Sumber : • Drs. Burhanudin, DR, Pengantar Sistem informasi • Davis, Gordon, Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PPM, Seri Pengembangan Manajemen No-90-A, 2002. 1

Pengertian • Burt Scanland dan J. Bernard Keys menyatakan bahwa SIM merupakan suatu sistem formal mengenai hal melaporkan, menggolongkan, dan menyebarkan informasi kepada orang-orang yang tepat dalam suatu organisasi. • Liang Gie berpendapat SIM sebagai jalinan hubungan dan lalu lintas keterangan dalam suatu organisasi melalui proses pengumpulan, pengolahan, pemahaman, dan penyebaran kepada pejabat yang berkepentingan • Dalam Encyclopedia of Management disebutkan bahwa SIM merupakan suatu proses pendekatan yang direncanakan dan disusun untuk memberikan bantuan kepada pimpinan dalam proses manajerial. 2

Pengertian • Dari beberapa pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa SIM merupakan jaringan prosedur pengolahan data yang dikembangkan dalam suatu organisasi dan disahkan bila diperlukan untuk memberikan data kepada manajemen untuk dasar pengambilan keputusan dalam rangka mencapai tujuan. Data-data tersebut diolah oleh manajemen untuk menjadi sebuah informasi. 3

Pengolahan Data • Menurut George R. Terry pengolahan data adalah serangkaian operasi atas informasi yang direncanakan guna mencapai hasil yang diinginkan. • Dengan kata lain, pengolahan data merupakan suatu proses atau langkah yang dilakukan dengan suatu sarana yang memungkinkan untuk membuat suatu data atau mengubah suatu data agar dapat digunakan untuk tujuan tertentu. Dalam artian ini pengolahan data dapat dilakukan dengan sarana komputer maupun secara manual. 4

Pengolahan Data • Ada 8 pokok pengolahan data yang meliputi : • Reading (membaca)‏ • Input Imasukan)‏ • Output (keluaran)‏ • Sorting (menyortir)‏ • Transmiting (memindahkan)‏ • Calculating (menghitung)‏ • Comparing (membandingkan)‏ • Storing (menyimpan)‏ 5

Fungsi Informasi • Dalam pengertian ini yang disebut informasi adalah hasil olahan data sebagai bahan bagi pengambilan keputusan pimpinan. Dalam beberapa referensi disebutkan fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. • Dikatakan mengurangi ketidakpastian karena informasi berfungsi untuk memberikan gambaran tentang suatu permasalahan sehingga pengambil keputusan dapat menentukan keputusan secara lebih cepat. Selain itu informasi juga memberikan standar, aturan, maupun indikator bagi pengambil keputusan untuk menentukan keputusan secara lebih baik. Perlu diingat bahwa informasi hanya dapat menyediakan sebagian sistem yang diperlukan dalam pengambilan keputusan. 6

Fungsi Informasi • Dalam kasus seperti contoh tersebut faktor koordinasi sulit dilaksanakan. Oleh karena itu adanya koordinasi menyebabkan kegiatan yang dilaksanakan tidak efisien dan tidak efektif. • Berangkat dari kondisi seperti tersebut di atas, perlu diciptakan sistem informasi manajemen. Dalam sistem ini informasi sebanyak apapun akan dapat dikelola secara efektif dan efisien. Jenis informasi, pengumpulan informasi, kebutuhan informasi, serta ketepatan penggunaan informasi dapat dikelola. 7

Piramida Organisasi (R. Antoni)‏ Perencaan Strategik : • Penetapan tujuan organisasi • Pendefinisian sasaran, kebijakan dan pedoman umum yang mengarahkan alur untuk organisasi Pengendalian Manajemen : • Teknik perolehan, lokasi pabrik, produk baru • Pemakaian anggaran, laporan, perbedaan Pengendalian Operasional : • Pendayagunaan fasilitas dan sumber • daya yang ada untuk menyelenggarakan • kegiatan

Manajemen Informasi pada Organisasi Manajemen Tingkat Atas • ESS (Executive Support System)‏ Manajemen Tingkat Menengah • DSS (Decision Support System)‏ • MIS (Manajement Information System)‏ • OA (Office Automations)‏ Bagian Oprasional • DP (Data Processing)‏ • TPS (Transaction Processing System)‏

Dimana MANAGER ditemukan? Manajer dapat ditemukan dimana-mana, tetapi perlu disadari bahwa mereka ada diberbagai tingkat dan diberbagai bidang fungsional di dalam perusahaan. Bidang FUNGSIONAL perusahaan, terdiri dari 3 bidang utama, yaitu : 1. Pemasaran 2. Manufaktur 3. Keuangan

Fungsi Manajemen Henry Fayol 1. Planning. Manager merencanakan (plan) apa yang akan mereka lakukan. 2. Organizing. Kemudian, mengorganisasikan (organize) untuk mencapai rencana tersebut. 3. Staffing. Selanjutnya, mereka menyusun staf (staff) organisasi mereka dengan sumber daya yang diperlukan. 4. Directing. Dengan sumber daya yang ada mereka mengarahkan (direct) untuk melaksanakan rencana. 5. Controlling. Akhirnya mereka mengendalikan (control) sumber daya, menjaganya agar tetap beroperasi secara optimal.

Model-Model Sistem Yang Umum Pada Perusahaan • Sistem Lingkaran Terbuka • Perusahaan dengan Sistem Lingkaran Terbuka/Perusahaan Sistem Terbuka, berhubungan dengan lingkungannya. Begitu pula arus sumber dayanya (sumber daya fisik). Ambil contoh perusahaan manufakur, mengolah bahan mentah menjadi bahan produksi siap pakai. 12

Sedikit sekali perusahaan yang memiliki sistem berjenis lingkaran terbuka, karena dengan tidak adanya umpan balik akan sulit untuk dilakukan control atas produk yang dihasilkan. Pada akhirnya kegiatan perusahaan akan bermuara pada kebangkrutan (collaps). • Sistem Lingkaran Tertutup • Dengan sistem tertutup, proses pengendalian atas produk yang dihasilkan dapat terus dilakukan. Umpan balik yang terdapat pada sistem jenis ini menjadi unsure jalannya pengendalian atas produk yang dihasilkan.

Umpan balik yang berguna untuk proses pengendalian adalah Informasi dengan dmensi-dimensi sebagai berikut: Relevansi, Akurasi, Ketepatan Waktu, Kelengkapan

Personalia A Keuangan SIM B C Sosial 15

Perkembangan Sistem Informasi Manajemen • Sebuah organisasi yang besar yang memiliki jaringan transaksi yang cukup besar, sangat membutuhkan tersedianya informasi. Selain itu adanya departemenisasi dalam suatu organisasi kebutuhan informasi bukan merupakan persoalan yang sederhana. Kebutuhan informasi bukan hanya berkaitan dengan relasi di luar organisasi, tetapi juga berkaitan dengan person-person yang ada pada departemen dalam organisasi yang bersangkutan. Oleh karena itu diperlukan koordinasi dan komunikasi yang sistematik. • Semakin kompleksnya kegiatan dan berkembangnya unit / departemen yang ada dalam suatu organisasi semakin mempersulit koordinasi dan komunikasi apabila tidak diciptakan suatu sistem. Akibatnya efisiensi dan efektifitas menjadi sesuatu yang sulit untuk diwujudkan. Sebagai contoh, seandainya suatu organisasi memiliki 3 orang pimpinan dari unit-unit yang ada di dalamnya. Masing-masing pimpinan akan mengambil informasi dari unit-unit yang ada yang terkait dengan keputusan yang akan diambil, khususnya yang terkait dengan tugas substansi masing-masing unit. 16

Personalia A Keuangan B Sosial C Oleh karena itu dalam perkembangan SIM harus direncanakan agar mampu berfungsi secara efektif, SIM harus mendapat data-data yang sedekat-dekatnya dengan pencipta data, dan mendistribusikan pada pengolah informasi yang membutuhkan. 17

Peranan Sistem Informasi dalamOrganisasi dan manajemen • Penerapan sistem informasi berdasarkan komputer dapat mempengaruhi struktur organisasi, motivasi dalam organisasi, manajemen, dan pengambilan keputusan. • Fungsi manajemen antara lain: perencanaan, pengorganisasian, penyusunan staf pengkoordinasian, pengarah dan pengendalian. • Dalam menjalankan fungsi manajemen, manajer terlibat dalam membentuk kegiatan yang berhubungan dengan (1) penstrukturan, (2) pengambilan keputusan, dan (3) interaksi manusia 18

Fungsi Manajemen 19

Kebutuhan Organisasi untukMengolah Informasi • Kebutuhan sebuah organisasi untuk mengolah informasi adalah sebagai fungsi dari faktor: (1) ketidakpastian tugas, (2) banyaknya unsur yang relevan untuk pengambilan kepuasan dan (3) saling ketergantungan unit keorganisasian. 20

Faktor dalam pengolahan informasi 21

Keuntungan SIM • Beberapa keuntungan dari SIM adalah: • Pimpinan dapat memanfaatkan waktu secara efektif dan efisien • Pengumpulan data berlangsung secara sistematika dan periodik • Butir-butir data tidak perlu diperbanyak walaupun dapat digunakan oleh beberapa keperluan • Efisiensi meningkat. 22

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN