HUKUK SEKRETERLIGI KURSU

1. HUKUK SEKRETERLIGI KURSU DERS NOTLARI (2009 AGUSTOS EYL�L)

2. SEKRETER KIMDIR

3. B�RO Y�NETIMI VE SEKRETERLIK ALANI DALLARI Y�NETICI SEKRETERLIK TIP SEKRETERLIGI TICARET SEKRETERLIGI HUKUK SEKRETERLIGI

13. HUKUK SEKRETERLIGI KURSU KONULARI

14. B�RO D�ZENININ SAGLANMASI

15. A B�ROLARDA KULLANILAN MALZEMELER

17. I.B�ROLARDA KULLANILAN GERE�LER

18.

20. Yazici Tarayici Evrak imha ve k�git kesme makinesi Hava temizleme makineleri

22. B�RO MAKINALARINI DAHA YAKINDAN TANIYALIM

23. Bilgisayarin Fonksiyonlari Islerin takibi Haberlesme Yazisma, Dosyalama

25. B�rolarda �alisan kisiler bu programlarin tamamini ya da bir kismini g�nl�k �alismalarinda siklikla kullanmak durumunda olduklarindan b�ro �alisanlari a�isindan bu programlar b�y�k �nem tasimaktadir.

26. Ayrica bilgisayarda Dijital optik okuma, kaydetme ve �agirma gibi donanimlar mevcuttur. Dijital telsiz telefon, masa �st�, video konferans gibi hizla gelisen yeni teknoloji b�rolardaki k�git harcamasini azaltmistir. Faks, fotokopi makinesi ve bilgisayar gibi diger iletisim ara�larinin gelismesi, g�n�m�zde yazismayi hizla kolaylastirmistir. Bilgisayarlar sayesinde; b�rolarda yazisma, dosyalama ve arsivleme isi de sanal ortamda internet �zerinden aninda ger�eklestirilmektedir.

27. Iletisim alaninda her t�rl� yazi, sema, fotograf, harita, basili k�gitlari istenilen uzakliga kopyalamak suretiyle ileten, �agdas bir iletisim aracidir. Faks olmazsa olmaz b�ro makinesidir. Faks makinesi, g�nderilmek istenilen yazinin veya herhangi bir dok�manin �ok sayida noktalardan olusmus bi�imdeki metnini elektronik ortamda benzerine d�n�st�rerek sinyaller halinde bir tasiyici dalgaya bildirir. Karsisinda bulunan ayni ara�ta, yani alici istasyonda aynisi kopya olarak �ikar. Faks, katlanmis, kirilmis k�gitlari keserek, par�ali halde verir. Onun i�in k�gitlarin katlanmis veya yipranmis olmamasina dikkat etmek gerekmektedir.

28. Teleks, telefon gibi hatla �alisir. Ancak telefonun aksine kodlanmis sinyalleri yazili mesaj seklinde iletir. Teleks otomatik olarak �alisir. Teleksi �eken kisinin karsisinda, bir teleks operat�r�n�n olmasina gerek yoktur. Teleksi �eken, klavyenin tuslarini kullanarak mesajini yazip iletebilir.

31. 2.B�ro Makinelerinin Kullanimi

32. Makineyle yapilan islerde Isin maliyeti d�ser, Is tikanikligi �nlenir, Hizli ve temiz is �ikar, Zaman tasarrufu saglanir, Isin kalitesi artar, Yapilan islerin kontrol� kolaylasir, Verimlilik artar.

33. 3 B�ro Makinelerinin �zellikleri Makine alirken dikkat etmemiz gereken �zellikleri sunlardir. Makinenin �alisana uyumu. Makinenin �alisma ortamina uyumu(b�roya) Yedek par�a ve teknik destek kolayligidir.

34. B�ro makinelerinin yerleri se�ilirken de titizlik g�sterilmelidir. Makinelerin ortak kullanimda olanlari, t�m kullananlarin kolay ulasabilecegi bir yerde bulundurulmalidir. Kullanilacak bu makinelerin is akisina uygun yere konulmasina dikkat edilmelidir. �alisanlar ile makine arasinda fiziksel uyumu (ergonomik) saglayacak sekilde yerlesim plani yapilmalidir. Makinelerin kullanacak personeli yormayacak sekilde olmasina dikkat edilmelidir. �alisani yormayacak oturma, yorulmadan kullanabilme, rahat g�rebilme imkalari saglanmalidir.

35. B�ro makinelerinin alimi yapildigi zaman belirli s�relerde garanti kapsaminda bakimi ve tamiri i�in gerekli s�zlesmeler yapilmalidir. Her makinenin yetkili servisleri vardir. Bu servisler disinda yaptirilacak tamiratlar, makinenin �retimini yapan firmanin �retimden kaynaklanan sorumluluklarini ortadan kaldirir. Diger yandan makinelerin montaj ve deneme islemleri yetkili servis tarafindan yaptirilmalidir.

37. Demirbas olarak sayamayacagimiz ama islerin yapilmasinda kullanilmasi gereken ara� ve gere�ler ise; kirtasiye (k�git �esitleri, zarflar, �esitli dosyalar, yazi gere�leri gibi), genel kirtasiye (bant kesici, delge�, zimba makinesi, istampa, makas, yapistirici bantlar, ata�, toplu igne gibi) malzemeler b�rolarda g�r�len islerin yapilmasinda �alisanlarin islerini kolaylastiran malzemelerdir.

38. Makine almaya karar vermeden �nce su sorular g�zden ge�irilmelidir:

39. ? ? Alinacak gere� ya da makineler, hizmet ya da mal �retimine en uygun d�seni olmalidir. Bu durum bazen ucuz, bazen pahali, bazen kapasiteli, bazen de basit bir gere� ya da makinenin se�ilmesini ve satin alinmasini gerektirir. Bunun gibi bir sekreter i�in al�alip y�kselebilen, d�nebilen, arkasi ayarlanabilen, oturma yeri rahat bir koltuk, pahali da olsa bir tahta iskemleye tercih edilmelidir. Bu tercih, sekreterlik hizmetinin �zelligi ve geregiyle ilgili oldugu kadar, boy ve �zel ama�la imal edilmis bulunan bir koltukta oturarak �alisan sekreterin �alisma veriminin y�ksek ve kaliteli olacagindandir. ? Makine ve gere�ler ucuz, saglam, kullanisli, rahat t�rde olmalidir. ? Standart, par�asi bulunan, bakimi ve onarimi �lkede yapilan modeller se�ilmelidir. ? �lkede ve �evrede alinacak makineyi kullanabilecek, bakim ve onarimi yapabilecek servis ve teknisyen bulunmalidir. ? Konfor ve g�steris i�in sadelikten vazge�ilmemelidir. (Sadelik g�sterise feda edilmemelidir.) ? Gerektiginde satmalina yerine kiralama yoluna gidilmelidir.

40. Yukarda belirtilen ilkelere uymak i�in b�rolarda kullanilan gere� ve makineleri yakindan tanimak, niteliklerini, �zelliklerini, kapasitelerini, fiyatlarini, bakimlarini bilmek gereklidir. Teknolojinin, otomasyonun s�ratle s�rekli olarak gelistigi g�n�m�zde, herg�n yeni b�ro gere� ve makineleri piyasaya �ikmakta, mevcutlar gelismektedir. Bu nedenle her t�r ve model gere� ve makineyi tanimak bir uzmanlik isi haline gelmistir. Bu konuda y�neticilere organizasyon ve metot uzmanlari yardimci ve yararli olabilirler. Degisik firmalarin mallarini incelemek, saticilarindan bilgi almak, gere� ve makine tanitim kitap�iklarini isteyip inceleyerek uygun bir se�im yapmaya �alismak, bu konuda diger bir uygun yol olabilir.

41. 3. B�ROLARDA �ALISMA ORTAMI VE YERLESME D�ZENININ GELISTIRILMESI

42. Verimliligi saglamak i�in su noktalara dikkat edilmesi gerekmektedir. ? Birbiri ile ilgili is g�renler a�ik b�ro sisteminde yan yana masalara, kapali b�ro sisteminde ise yan yana odalara yerlestirilmelidir. M�d�r odasi ile yardimcisinin odasi, m�d�r odasi ile sekreter odasi gibi. ? Halka dogrudan direkt hizmet veren b�rolar giris katinda ve kapiya yakin yerlestirilmelidir, (gelen-giden evrak servisi gibi) ? Yerlestirme, y�netim a�isindan g�r�s ve denetime destek verecek sekilde olmalidir (sefin masasinin t�m �alisanlari g�recek sekilde yerlestirilmesi gibi). ? A�ik b�ro sisteminde hizmet veriliyor ise m�d�rlerin odalari camli b�lme ile ayrilmalidir. Bu odalarin yerden bir metreye kadar olan kismi tahta, �st� ise cam olmalidir. ? T�m �alisanlarin ortak kullandigi malzemeler herkesin rahat ulasabilecegi bir yere yerlestirilmelidir. ? �alisanlarin bireysel kullandigi gere�ler ise �alisana yakin ve kolay ulasabilecegi bir yere konmalidir. Bu malzemelere ulasmak i�in �ok �aba sarfedilmemelidir. ? B�rolarda kullanim i�in se�ilen mefrusat ve gere�ler ise uygun standartta, rahat ve kullanisli olmalidir. L�ks ve g�steristen ka�inilmalidir. ? Kullnilmayan alan orani en aza indirilmelidir. ? Herkesin rahat hareket edebilmesi i�in yeterince ge�itler birakilmalidir. ? Yangina, kazalara ve kayip d�smelere engel olunacak �nlemler alinmalidir. ? Elektrik, telefon ve bilgisayar kablolari gibi malzemeler a�iktan ge�irilmemelidir. Bu malzemeler i�in gerekli olan prizler makineye yakin olmalidir. A�iktan ge�irilecek kablolar hem tehlikeli olacak hem de estetik olmayacaktir.

43. A�ik B�rolarda Yerlesme Geometrik D�zenleme Asimetrik D�zenleme Okul sirasi gibi masalar Masalar k�meler a�ilar Serbest yerlestirme arka arkaya siralanir olusturacak sekilde siralanir

44. Yerlesim Standartlari

45. A�ik b�rolarda kisi basina ortalama 10 m� ve 30 m3 bosluk standart olarak kabul edilebilir.�esitli pozisyonlar ve hizmetler i�in asagidaki yerlesme standartlarini g�z �n�nde bulundurmak gerekir. Kisi basina 10 m� Y�neticiler i�in 20 m� Y�netici yardimcilari i�in 18 m� 10-12 kisilik toplanti salonu 55 m� Kabul salonu 55 m� M�lakat salonu 18 m� Masalar arasi, 80 cm ve ge�itler 100 cm den daha az olmamalidir. Zorlamalar ya da olanaklar, yukarida g�sterilen standartlarin kisilip genisletilmesini gerektirir.

46. 3.1.5. Bina ve Kat Plani ? �zel b�rolarda �alisan personelin odalarini kendi g�r�s ve zevklerine g�re d�zenlemelerine m�saade edilir. ? Tasinmalarin hafta sonlarinda, tatil g�n ve saatlerinde yapilmasi uygun olur. ? Her binanin giris kapisi karsisina binadaki yerlesme durumunu g�steren bir bina plani asilmalidir. Bu planda her katta hangi birimler bulundugu yazilmalidir

49. Binanin maliyeti d�ser. Isitma, aydinlatma ve diger servisler ucuz olur (ekonomiktir.) Daha az alana, daha kolay ve d�zenli yerlesme olanagi verir (yerden tassaruf saglar.) Kapi �deti ve koridorlar azalir. Dekorasyon ve temizleme maliyeti d�ser. Daha yakindan, etkili kolay g�zetim ve denetim olanagi saglar. Ilgililer birbirlerini daha rahat g�rebilirler. Haberlesme ve is akimi kolaylasir. Makine ve gere�lerin ortaklasa kullanilma kolayligi olur. �rg�tte ve b�rolarda degisimlik gerekirse, gereksinme b�lmelerle kolayca karsilanabilir. Daha iyi fiziksel kosullar saglanmasina elverislidir. Daha etkin y�netim ve denetime m�saittir.

51. Fiziksel Kosullar ve D�zenlemeler

52. B�ro ve is yerinde �alisanlardan tam ve y�ksek verim alinmasi yeterli ve iyi bir aydinlatma ile m�mk�nd�r. Yetersiz ve k�t� isiklandirma verimi olumsuz etkileyecegi gibi, �alisanlarin g�zlerinin bozulmasina da neden olacak, bu da zaman i�inde verimin d�smesi sonucunu getirecektir. Kuskusuz en uygun, zararsiz ve ayrica da bedava olan dogal aydinlatma, baska bir deyisle g�nes isigidir. G�nes isiginin saglanamadigi ya da az oldugu yer ve zamanlarda beyaz isik veren floresan ve civali ampullerin kullanilmasi uygun olacaktir. Bu t�r isigin saglanamadigi hallerde kirmizi isik veren normal ampullerin kullanilmasi dogaldir. Ancak normal ampuller kullanildiginda isigin kamufle edilmesi �nem kazanir. Bunun i�in isik kaynagi ile �alisanlarin arasina ve ampul�n �n�ne buzlucam, beyaz mika, mukavva, hatta kalinca beyaz k�git koymak suretiyle isigin tavana ya da duvara �arparak g�zlere yansimasi �nerilebilir. Isigin, �alisanin sol omuzunun arkasindan gelmesi gerekir. B�ylece bas ve elin g�lgesi yazilan ya da okunan s�zc�g�n sag ilerisine d�ser, okuma ve yazma fonksiyonu engellenmemis olur.

53. Insan vucud� siya uyumlu olacak bi�imde yaratilmistir. �alisma yerinin isi derecesinin verimi olumlu ya da olumsuz olarak �nemli oranda etkiledigini hepimiz biliriz. Fazla sicak, kisilere durgunluk ve tembellik getirir, hareketi azaltir. Fazla soguk monotonluk ve bitkinlik yapar.

54. �alisma yerlerinin isi derecesi i�in evrensel standart bir derece s�ylenemez. �lkemizde isinin is yeri ve b�rolarda 18�22 (ortalama 20) ve evlerde 23 � 25 derece dolaylarinda olmasi kabul edilebilir. Bu derecelerin sicak y�relerde alt sinirda, sicak y�relerde �st siralarda tutulmasi yeterli g�r�lebilir. Yapilan incelemeler, soguga karsi insanlarin yas, cinsiyet, yetistigi �evre,soya �ekim vb. kosullara g�re degisik diren� ve tepki g�sterdigini ortaya koymustur. Bu arada kadinlarin soguga karsi erkeklerden daha diren�li oldugu (kadinlarin erkeklerden daha az �s�d�kleri) saptanmistir.

55. Fazla sicak ve �zellikle fazla soguk havanin bir�ok ciddi hastaliklara yol a�tigi hepimizce bilinir ve denenmistir. Bu nedenle �alisma yerinin havasini, gerektiginde sogutma ve isitma ara� ve sistemleri kullanarak belli bir d�zeyde tutmanin, gerek �alisanlarin sagligi, gerek (dolayli olarak) verimin d�smemesi i�in zorunlu ve �nemli oldugunu ileri s�rmek yanlis olmayacaktir.

56. G�r�lt�ye bir s�re sonra alisildigi g�r�s� yanlistir. Bir s�re sonra g�r�lt�den kulak zari kalinlasmaktadir. Bu da duymayi azalttigindan g�r�lt�ye alisildigi sanilir. G�r�lt�, yalniz isitme duygusunu k�rlestirmez, sagirlik yapmakla kalmaz; siddetine (desibel derecesine), tonuna, s�resine g�re v�cutta bir�ok huzursuzluk ve rahatsizliklara, ciddi hastaliklara neden olmaktadir.

57. Ayrica g�r�lt� sinirlilik yaratir, kalbin �alisma hizini arttirir, damarlarin daralmasina ve dolayisiyla kan basincinin y�kselmesine (y�ksek tansiyona) neden olur, rahat solunum yapmayi engeller, mide ve beyin zari iltihaplanmalarina, g�z bozukluklarina, ruhsal bunalima yol a�ar, insan �mr�n� kisaltir. G�r�lt� beden is�ilerinde %30, fikir is�ilerinde ise %60'a varan verim kayiplarina neden olmaktadir.

59. B�ro ve is yerlerinde verimli �alismayi etkileyen diger bir husus rutubet derecesidir. Uygun rutubet derecesi, havadaki su buhari oraninin %50 dolaylarinda oldugu durumdur. Rutubet derecesinin, %30'dan az, %70'den fazla olmasi organizma �zerinde �nemli olumsuz etkilere neden olmaktadir. �zellikle fazla rutubet nezleye, bas agrisina, sinirlilige, isteksizlige, fiziksel g�c�n d�smesine ve bunalima yol a�abilir. Bu durum; yaslilarla, kalp, damar hastaligi ile y�ksek tansiyonu olanlar i�in daha �nemli olur. �alisma verimi d�ser, ise devamsizliklar artabilir. Rutubetli havalarda fazla terleme ve su kaybi olacagindan, ince kiyafetler giymek, g�nesten ka�mak, bol su ya da �ay i�mek, sulu besin yemek, kis ise kalorifer radyot�rlerine su kaplari takmak ya da �zerlerine su dolu kaplar koymak yerinde olur. Fazla kuru havanin da bas agrisi, bogaz kurulugu ve fiziksel gevseme yapacagi g�zden uzak tutulmamalidir.

60. Verimi etkileyen fakt�rlerden biri de b�rolardaki estetik ve dekoratif d�zenlemelerdir. Isyeri ya da b�rolarda yasamimizin uzun yillari ve g�n�m�z�n �nemli bir kismi ge�mektedir. Bu yerlerin, i�inde huzurla, rahat ve mutlu olarak yasanabilir bir atmosfere sahip olmasi gerekir. En uygun atmosfer doga kosullari olarak kabul edilmektedir. Bu ilkeden hareket edilerek asagida konular �zerinde durulacaktir. Renkler, dekorasyon, m�zik, temizlik

61. Sekreterlik Meslegi ve Yorgunluk Yorgunluk, belli bir isi yapan kisinin fizyolojik nedenlerle s�z konusu isi daha fazla devam ettiremeyecegi bir psiko-somatik t�kenme noktasina gelmesidir. Yorgunluk bazen �l��lebilir ve g�r�n�r d�zeyde olur. Yorgun insanin motivasyonu ve verimi d�ser. Yorgunluk belirtilerinin ortaya �ikmasi i�in insanin �ok agir fiziksel isler yapmasi gerekmeyebilir. Bu nedenle ergonomik yaklasimlarda fizyolojik ve psikolojik yorgunluk durumlarindan bahsedilir. Ideal yeteneklere sahip insanlar tarafindan isletilecegi varsayimi �zerine dizayn edilen ve teknolojik aygitlarla donatilan organizasyonlar, fiziksel ve psikolojik yorgunluklara neden olabilir.

62. ? Isin monoton olusu ve iste inisiyatif kullanma olanaginin olmamasi, ? Isin s�re�lerine bireyin kendisini katma olanaginin olmamasi ve isin otomatik veya yari otomatik olmasi, ? Iste g�d� ve d�rt� eksikligi. Bu, hem d�s�nsel a�idan, hem de duygusal a�idan isin �alisana ilgin� gelmemesi sonucunda ortaya �ikar.

63. Fiziksel yorgunluk, doku ve organlarin uyariciligini yitirmesidir. Ayrica, kaslara bagli olarak ortaya �ikan bir yorgunluk, kendini kramplar ve agrili sertlesmelerle g�sterir. Bu t�r sinir disi bir yorgunluk, sinir merkezlerini etkileyerek, sinirsel bir yorgunluga sebebiyet verir ki, bunun da en a�ik belirtisi uykusuzluktur. Fiziksel yorgunluga karsi, dinlenme yoluyla yeniden g�� kazanilir. Yorgunluk hali, az �ok gizli sekilde geliserek motivasyonun azalmasina neden olur.

64. Psikolojik yorgunluk genellikle modern �retim tekniginin ortaya �ikardigi bir yorgunluk bi�imidir. Yaratici yeteneklerini isin s�re�lerine katmayi arzu eden biri i�in monoton bir is, son derece yorucu olabilir.

65. Zihinsel yorgunluk t�rlerini tespit etmek, diger yorgunluk t�rlerini tespit etmekten daha zordur. Degisik is gruplari �zerinde yapilan tibbi-psikolojik arastirmalar, zihinsel yorgunlugun, insani isini zor yapar hale getirir ve psikolojik durumunda kalici degisiklikler yapar.

66. KAYNAK�A Milli Egitim Bakanligi Megep Mod�lleri. www.ticaretmeslekliseliler.com