Fælles regional indkøbspolitik

1. Fælles regionalindkøbspolitik - gældende for alle ansatte og alle arbejdspladser i Region Midtjylland… Indkøb og Logistik www.regionmidtjylland.dk

2. Indhold • Ny indkøbspolitik • Proces og tilblivelse • Vision • Overordnet strategi • Indhold • Udmøntning og implementering Indkøb og Logistik

3. Proces og tilblivelse • 1. kvartal 2007: Intern høring i Region Midtjylland af forslag til indkøbspolitik samt internt temamøde herom. • 28. marts 2007: Regionsrådet vedtager en foreløbig indkøbspolitik som et arbejdsgrundlag for administrationen. • 28. marts 2007: Regionsrådet nedsætter et midlertidigt politisk udvalg. • April-juni 2007: Udvalget udarbejder udkast til endelig indkøbspolitik. • 7. juni 2007: Offentligt høringsmøde. • 12. juni 2007: Direktionen fremlægger udkast for regionens MED-udvalg. Udvalget drøfter udkastet 25.-26 juni. • 22. august 2007: Regionsrådet vedtager politikken. Indkøb og Logistik

4. Vision Region Midtjylland vil skabe en moderne indkøbsorganisation, der løser opgaverne effektivt og professionelt, og samtidig tage hensyn til bæredygtighed i forhold til eksempelvis arbejdsmiljø, miljø og etiske forhold. Politikken skal støtte visionen. Indkøb og Logistik

5. Overordnet strategi • Bæredygtige udbud og indkøb • Udbuds- og indkøbsprocesser som samlet helhed • Standardisering, effektivitet og professionalisme • Miljø, arbejdsmiljø og etik. • Involvering af brugerne • Høj faglighed ved valg af produkter. • Inddragelse af eksperter. • Digitalisering • Innovativ på det digitale område. • Udnyttelse af teknologiske muligheder. • Effektiv implementering af indkøbsaftaler. Indkøb og Logistik

6. Overordnet strategi • Kommunikation • Redskab til at udbrede kendskabet til indkøbsaftaler og resultater. • Skabe grundlag for effektiv implementering af indkøbsaftaler. • Samarbejde • Konstruktivt samarbejde med leverandører og øvrige partere. • Sikre de bedst mulige betingelser for indkøbs- og forsyningsprocesser. Indkøb og Logistik

7. Indhold • Gyldighed og omfang • Gælder hele Region Midtjylland og omfatter alle køb af varer, tjenesteydelser samt bygge- og anlægsopgaver inkl. leje og leasing. • Alle udbud og kontrakter med leverandører, tjenesteydere og entreprenører skal koordineres med Indkøb og Logistik. • De enkelte afdelinger og institutioner er selv ansvarlige for at efterleve indkøbspolitikken samt kasse- og regnskabsregulativet. Indkøb og Logistik

8. Indhold • Indkøbsorganisation • Enstrenget organisation, hvor Indkøb og Logistik koordinerer alle udbud og udbudsafviklingen heraf (herunder procesunderstøttelse og rådgivning). • Indkøb og Logistik refererer ledelsesmæssig til Jens Anton Dalgaard (udredningsarbejde er sat i gang). • Indkøb og Logistik refererer organisatorisk til Regionsøkonomi. • En tværgående styregruppe for indkøbsområdet drøfter den årlige indkøbsstrategi – herunder indsatsområder og ressourcebehov, som godkendes af direktionen. Indkøb og Logistik

9. Indhold • Bæredygtige indkøbUdbud og indkøb skal ske ud fra forretningsmæssige kriterier, hvor der ved det konkrete indkøb anlægges en helhedsbetragtning, der sikre bæredygtige indkøb i forhold til: • Miljø • Arbejdsmiljø • Etik • Totaløkonomi Indkøb og Logistik

10. Indhold • Miljø • Hensyn til at mindske miljøbelastningen. • Vægte produkter som i fremstilling, distribuering anvendelse og bortskaffelse, belaster miljøet mindst muligt. • Tilstræbe anvendelse af økologiske fødevarer. • Vægte produkter, der kan genanvendes. • Vægte energibesparende produkter. • Nærmere retningslinjer afventer en miljøpolitik. Indkøb og Logistik

11. Indhold • Arbejdsmiljø • Ved valg af leverandører vægtes et sikkert og sundt fysisk og psykisk arbejdsmiljø på arbejdspladsen. • Ved valg af produkter og leverandører vægtes hensynet til arbejdsmiljøet for medarbejderne (brugerne) i Region Midtjylland. • Ved valg af produkter og leverandører vægtes logistiske hensyn. • Nærmere retningslinjer afventer en politik for arbejdsmiljø. Indkøb og Logistik

12. Indhold • Etik • Krav om, at ethvert arbejdsforhold hos leverandører, tjenesteydere og entreprenører samt deres underleverandører sker på et etisk forsvarligt grundlag, hvor de grundlæggende menneskerettigheder overholdes. • Ingen anvendelse af ulovligt børnearbejde. • Krav om, at der i samarbejdsrelationerne mellem regionen, leverandører, tjenesteydere, entreprenører og deres underleverandører ikke forekommer nogen form for korruption. Indkøb og Logistik

13. Indhold • Totaløkonomi • Alle udbud vurderes ud fra en totaløkonomisk betragtning således at logistiske hensyn, prisen på tilknyttede serviceydelser, betingelser for levering og fragt, implementeringsomkostninger, leverandørskift m.v. inddrages. Indkøb og Logistik

14. Indhold • Udbudskriterier • Ved udbud skal det sikres at der opnås: • De bedst mulige priser for den rette kvalitet. • Stor leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser. • Bedst mulige service. • De bedst mulige betalingsbetingelser. • De bedst mulige arbejdsmiljø- og miljøforhold. Afhængigt af det konkrete udbud vil forholdene have forskellige vægtning… Indkøb og Logistik

15. Indhold • Aftaleformer • Obligatoriske O- og K-aftaler. • Direktionen fastsætter retningslinjer for anvendelse af indkøbsaftalerne efter indstilling fra styregruppen. • Alle aftaler skal dokumenteres skriftligt i en kontrakt. Indkøb og Logistik

16. Indhold • Brugerinvolvering • Krav om inddragelse af brugere for at sikre høj faglighed og effektiv implementering af aftalerne. • Digitalisering • Krav om udbredelse af e-handel. • Størst mulige del af udbuds- og indkøbsprocessen skal foregå digitalt. • Obligatorisk at bruge e-handel i takt med at det udbredes. • Vægt på digitale analyser af indkøbsdata. Indkøb og Logistik

17. Udmøntning og implementering • Vejledninger og samarbejde på vej… • Retningslinjer for brugerinddragelse • Beskrivelse af udbudsproces • Samarbejde med Regionsforeningen, Udvikling og Arbejdsmiljø, Regional Udvikling, Hospitalernes hygiejnefolk, eksterne eksperter m.fl. Indkøb og Logistik

18. Udmøntning og implementering • Brugerinddragelse • Retningslinjer er udarbejdet (formidles internt og eksternt) og omhandler: • Indledning • Gyldighed og omfang • Brugergruppens ansvar og beføjelser • Indkøbs- og udbudslederens/indkøberens ansvar og beføjelser • Den lokale ledelses ansvar • Udvælgelse og sammensætning af brugergrupper • Brugergruppens opgaver - arbejdsprocessen Indkøb og Logistik

19. Udmøntning og implementering • Politikker på vej • Logistikpolitik • Servicestrategi (og udbudspolitik) • Miljøpolitik • Arbejdsmiljøpolitik Indkøb og Logistik

20. Udmøntning og implementering • Anbefaling fra det politiske udvalg: • At der stilles krav om at leverandører skal leve op til FN’s børnekonvention og FN’s menneskerettigheder • At Region Midtjylland tilslutter sig Elsparefondens vejledninger • At der ved udbud tages hensyn til, at der fortsat er mulighed for at samarbejde med inovative leverandører om eksempelvis produktudvikling – eksempelvis ved ikke altid at udbyde hele regionens forbrug af en bestemt vare. Indkøb og Logistik

21. Udmøntning og implementering • At man ved udbud, hvor eksempelvis hurtige leverancer er afgørende, overvejer at opdele udbuddet i flere geografiske områder af regionen, således at også mindre/lokale virksomheder har mulighed for at byde på opgaven. • At der fra udvalget side opfordres til, at der af folk med viden på miljøområdet udarbejdes en årlig handlingsplan med fokusområder for miljøområdet. • At der fra udvalgets side opfordres til, at man også igennem vækstforum søger at skabe bedre rammer for produkt- og idéudviklingen i regionen idet viden og innovation er en vigtig ressource. Indkøb og Logistik

22. Udmøntning og implementering • Øvrige tiltag: • Kommunikation (specifikt): • Præsentation på hjemmesider og intranet • Kommenteret udgave med relevante links • Trykte og elektroniske vejledninger • Møder og seminarer • Kommunikation (generelt): • Overordnet kommunikationsstrategi • Generel markedsføring af IKL (og servicedesken) • Årsrapport for Indkøb og Logistik Indkøb og Logistik