TRAKYA KALKINMA AJANSI

1. TRAKYA KALKINMA AJANSI 2013/14 Proje Teklif Çağrısı Proje Uygulama Eğitimi

2. İçerik • Bölüm 1. İZLEME VE DEĞERLENDİRME • İzleme & Değerlendirme Unsurları • Süreçler ve İçerik • Araçlar • Bölüm 2. PROJE UYGULAMA_1 • Ödemeler • Satın alma • Bölüm 3. PROJE UYGULAMA_2 • Sözleşme Değişiklikleri • Görünürlük • Önemli Hususlar

3. TRAKYA KALKINMA AJANSI Bölüm 1 İzleme ve Değerlendirme

4. Neredeyiz? İzleme & Değerlendirme “Etkin Kaynak Yönetimi”

5. İzleme & Değerlendirme Aktörleri “ Kamu kaynaklarının etkin kullanımı”

6. YARARLANICILARA YÖNELİK SÜREÇLER irl

7. YARARLANICI&IDB UZMANI BERABERCE YÜRÜTÜLEN SÜREÇLER irl

8. PROJE GEREĞİ YARARLANICININ YÜRÜTTÜĞÜ SÜREÇLER irl

9. İzleme & Değerlendirme - Araçlar İzleme Ziyareti Raporu Ekipman Fiziksel Kontrol Listesi Anlık İzleme Ziyaretleri Erken Uyarı Raporu Usulsüzlük Raporu irl

10. Erken Uyarı Raporu (Düzeltici Tedbirler Prosedürü) • Aynı konuda 2 defa erken uyarı raporu düzenlenmesi halinde • Ajans, destek tutarının %1’i oranında cezai şart uygulama hakkını haizdir. irl

11. Usulsüzlükler irl Kasıtlı usulsüzlükler Kasıtlı olmayan usulsüzlükler • - Suç teşkil eden hallerde savcılığa suç duyurusunda bulunma • Ajans ve devlet desteklerinden mahrum kalma • Fesih yaptırımları • - İnceleme • Sözleşme Feshi / Durdurma / Düzeltici Tedbir Alma • Fesih yaptırımları

12. TRAKYA KALKINMA AJANSI Bölüm 2 Proje Uygulama Süreci Ödemeler Satın Alımlar

13. Hibe Ödemeleri AJANS HESABI HİBE PROJE HESABI ▶ Ön ödeme tutarı, ilk izleme ziyareti sonrasında yapılacak Hibenin %20-60’ ı olacak şekilde belirlenir. ▶ Ödemeler, hak ediş esasına göre gerçekleştirilir ve Ajans, usulüne uygun olarak yapılmış harcamalara eş finansmanı oranında katılır.

14. Ön ( Avans ) Ödemeleri • Sözleşmede taahhüt edilen eş finansmanın tamamı veya % 20-60’lık kısmı proje hesabına yatırılır. • Alınan malzeme/hizmet karşılığı düzenlenen fatura/sözleşme evrakları karşılığında yatırılan bu avans tutarından alacaklı hesabına eft/havale yapmak sureti ile ödeme yapılır. • Harcama belgeler, ödeme dekontları, mal/hizmet kabul tutanakları, demirbaş kaydı gibi evrak uzmana iletilir. ( posta, elden veya e-posta ile) • KAYS üzerinden ön ödeme talebi yapılır ve ilgili belgeler yüklenir • Yukarıdaki işlemlerin tamamlanmasından sonra Ajans, eş finansmanın avans oranı kadar oran ile hibeden proje hesabına para aktarırı. • Faturalardan kalan borçlar ve diğer ödemeler Ajans ön ödeme ( avans ) tutarından alacaklı hesabına eft/havale yapılır

15. Ara/Nihai Ödemeler • Avans ödemesinden geriye kalan tüm ödemeler Raporlama esasına göre hak ediş prensibi ile ödenir. • Ara/Nihai ödeme alınabilmesi için RAPORLAMA yapılması esastır. • Rapor Dosyanın içerik evrakı olan fatura tutarları ve proje hesabından yapılan ödemeler dikkate alınarak ara/nihai ödeme tutarları belirlenir. AJANS BANKA HESABI HİBE YÜKLENİCİ (ALACAKLI) HESABI PROJE HESABI EFT/HAVALE EFT/HAVALE EŞ FİNANSMAN Proje Yaralanıcı Hesabı

16. Satın Alma Süreçleri – Temel İlkeler • Yeterli Şartname • (Örn. Teknik şartnameler, iş tanımları, keşif özetleri, iş sözleşmeleri vb.) • Marka, model, menşei, patente yönelik özellikler ve tanımlamalara yer verilmemelidir. • Satın alma süreçleri adil rekabet şartlarına uygun gerçekleştirilmelidir. (Tarafsız, eşit muamele ve ihtiyaçlara uygun) • Satın alıma konu olan işler, etkin duyuru ilkesine uygun biçimde potansiyel yüklenicilere bildirilmelidir. irl ! Çıkar İlişkisi: Projenin hazırlanmasına katılan herhangi bir firma veya uzman bu hazırlık çalışmasına dayalı ihalelere iştirak etmemelidir.

17. Satınalma Süreçleri – Temel İlkeler • Satın alma süreçleri ile ilgili tüm belgeler kayıt altına alınmalı ve 10 yıl saklanmalıdır. • Satın almalar ile ilgili maliyetler, yararlanıcının veya ortaklarının muhasebe hesaplarında kayıtlı olmalıdır ve saptanabilir, doğrulanabilir ve destekleyici belgelerin asılları ile kanıtlanabilir olmalıdır. • Maliyetler, proje uygulama döneminde gerçekleşmiş olmalıdır. irl Lotlama: Benzer niteliklere sahip (aynı yüklenicinin sağlayabileceği mal ve hizmet alımı ya da yapım işlerinin gruplandırılması) işlemidir. Örn. Bilgisayar + Yazıcı + Tarayıcı !

18. Satın Alma Rehberi – Satın Alma Usulleri irl

19. Satın Alma Rehberi – Temel İlkeler • Geriye dönük olarak hiçbir ihale yapılamaz. • İhalelerde Trakya Kalkınma Ajansı’nın yayınladığı standart belge ve formatlar kullanılmalıdır. • Mal ve Yapım işleri ihalelerinde, ihalenin verilmesinde tek kriter fiyattır. İhale, teknik şartnameyi karşılayan ve çözüm önerileri uygun nitelikte teklifler arasından en düşük teklifte bulunan istekliye verilecektir. irl

20. Örnek Satın Alma Süreci – Makine Alımı • Teknik şartnamenin hazırlanması • 3 Teklif (Doğrudan Temin) veya İhale Sürecine Gidilmesi • Sözleşme • Fatura • Garanti Belgesi • Mal alımı kabul tutanağı • Yükleniciye borç bulunmadığına dair yazı • Dekont • Demirbaş kaydı • Fotoğraflar irl

21. Satın Alma Rehberi – Temel İlkeler • İhalelere Katılamayacak Olanlar • İflas etmiş, işleri mahkemelerce idare edilmekte olan, alacaklılar ile bir ödeme anlaşması yapmış olan, ticari faaliyetlerini askıya almış olan veya ulusal mevzuat veya yönetmeliklerde öngörülen bir prosedürden kaynaklanan benzer nitelikte herhangi bir durumda bulunan kişiler, • Kesinleşmiş bir mahkeme kararıyla, mesleki davranışa ilişkin bir suçtan dolayı mahkûm olmuş kişiler (affın söz konusu olmadığı durumlar), • Sözleşme Makamının doğrulayabileceği herhangi bir yoldan kanıtlanmış ciddi mesleki yanlış veya davranış suçundan dolayı mahkûm olmuş kişiler, • Sosyal güvenlik katkılarının ödenmesiyle ilgili yükümlülükleri veya vergilerin ödenmesi ile ilgili yükümlülükleri yerine getirmemiş olan kişiler, • Dolandırıcılık, yolsuzluk, bir suç örgütü içinde yer almak suçlarından veya ulusal mali çıkarlara ters düşecek başka bir yasadışı faaliyetten dolayı kesinleşmiş yargı kararı ile mahkum olanlar, • Aynı Sözleşme Makamıyla, bir başka sözleşme veya Kalkınma Ajanslarınca sağlanan mali destekler kapsamında finanse edilen bir başka sözleşme çerçevesinde yükümlülüklere uymamak yüzünden ciddi bir sözleşme ihlali içinde oldukları ilan edilmiş olan kişiler. irl

22. TRAKYA KALKINMA AJANSI Bölüm 3 Sözleşme Değişiklikleri Görünürlük Önemli Hususlar

23. Sözleşme Değişiklikleri • Sözleşmelerde değişiklik yapılmaması esastır. • Eğer değişiklik gerekirse: • Proje amacını değiştirmemeli • - Gerekçeleri sağlam olmalı ve belgelerle desteklenmeli • - Sözleşme süresi zarfında olmalı ve geriye dönük olmamalı • Destek kararını sorgulatmamalı ve eşit muamele ilkesine uygun olmalı

24. Sözleşme Değişiklikleri

25. Sözleşme Değişiklikleri Tüm değişiklik talepleri uzmana danışılmalıdır. Değişiklik talebinin KAYS üzerinden kaydı yapılmalıdır. ! Sözleşme değişikliğinin proje amaçlarını gerçekleştirmek için zaruri olduğu gerekçelendirilmelidir. Bütçede kullanılmayan ya da tasarruf edilen kaynakların bulunması yeni faaliyetlerin eklenmesi için yeterli neden değildir.

26. Görünürlük “Görünürlük Rehberi” Görünürlük kuralları, proje nihai ödemesi yapıldıktan sonra 3 yıl süre ile sağlanacaktır. Gerçekleştirilmeyen her bir görünürlük uygulama ve faaliyeti için ajans, destek tutarının %1’i oranında cezai şart uygulama hakkını haizdir.

27. Proje Kapsamında Projenin Yürütüldüğü Mekan / Yer

28. Proje Kapsamında Projenin Yürütüldüğü Ofis

29. Proje Kapsamında Temin Edilen Makine Ekipman

30. Basın Bülteni / Web Sitesi

31. Davetiye ve CD

32. Açılış Organizasyonu / Seminerler

33. El İlanları ve Broşürler

34. Proje Dosyaları / Ara ve Nihai Raporlar

35. Kısa Kısa… • Projenin uygulanmasına, iki taraftan en son imzalayan tarafın imzaladığı günden itibaren başlanır. • Ajansla yapılan tüm yazışma ve görüşmelerde Sözleşme Numarası’nın belirtilmesi gerekmektedir. • Sözleşmeye ilişkin damga vergisinin tek nüsha üzerinden ödendiğine dair belge ön ödeme yapılmadan önce ajansa teslim edilir. • Yararlanıcı Beyan Raporları’nın sunulmasında sözleşmenin imzalandığı tarihten itibaren 2 aylık dönemler göz önüne alınır. • Açık ihale gerektiren durumlarda, ihale dosyası yayınlanmadan en az on gün önce kontrol amaçlı olarak ajansa sunulmalıdır.

36. Kısa Kısa… • Proje hesabından aylık en fazla 1.000 TL’lik nakit ödeme yapılabilir. • Destek miktarı 200.000 TL ve üzerinde olan projelerde YMM / SMMM Odası veya SPK’ca onaylanmış bağımsız denetim şirketine mensup onaylı bir denetçi tarafından denetim gerçekleştirilebilir. • Projenin mali sorumlusu ve denetimi gerçekleştirecek kurum sözleşme imzalanmasını müteakip en geç otuz gün içerisinde ajansa bildirilmelidir. ( BİLDİRİM MEKTUBU)

37. TRAKYA KALKINMA AJANSI Teşekkür Ederiz… infoidb@trakyaka.org.tr