2007–2013 m. Latvijos ir Lietuvos bendradarbiavimo per sieną programa Atsiskaitymo ir mokėjimų tvarka. Bendri reikalav

1. 2007–2013 m. Latvijos ir Lietuvos bendradarbiavimo per sieną programa Atsiskaitymo ir mokėjimų tvarka. Bendri reikalavimai. Ataskaitų formos. Jungtinis techninis sekretoriatas Rygoje info@latlit.eu 2012 m. balandžio 12 d. Panevėžys

2. Teisinė bazė • Programos dokumentas (Programme Document) • Programos vadovas (Programme Manual) • Patvirtinta paraiška (Application Form) • Partnerių deklaracijos • Galimybių studija • Sąmatos, techniniai projektai • Paramos sutartis (Subsidy Contract) • Susiję ESir nacionaliniai teisės aktai • Guidelines for First Level Controllers(Vadovas pirmojo lygio kontrolieriams) (www.latlit.eu /How to implement / Reporting) Taikomos griežtesnės taisyklės!

3. Pirmojo lygio kontrolės tvarka

4. Projekto pradžios ir pabaigos data • Oficiali projekto pradžios ir pabaigos data nurodyta paramos sutartyje • Projektas negali tęstis ilgiau nei nurodyta patvirtintoje paraiškos formoje • Visi mokėjimai turi būti padaryti iki projekto pabaigos datos • Išlaidos po projekto pabaigos datos bus pripažintos netinkamomis finansuoti (tarp jų išlaidos pirmojo lygio finansų kontrolei, galutinės pažangos ataskaitos parengimui)

5. Atsiskaitymo periodai • Projekto įgyvendinimas yra suskirstytas į šešių mėnesių laikotarpius • Pirmasis ir paskutinis ataskaitinis laikotarpis gali būti trumpesnis arba ilgesnis • Nustatomi tikslūs ataskaitiniai laikotarpiai konkrečiam kvietimui teikti paraiškas • Gegužės 1 d. – spalio 31 d.(I, III, IV kvietimo projektai) • Lapkričio 1 d. – balandžio 30 d. (I, III, IV kvietimo projektai) • Už kiekvieną šešių mėnesių laikotarpį JTS turi būti pateikta pažangos ataskaita • Paramos sutartis, § 4, p.8:

6. Atsiskaitymo tvarka 1 periodas 2 periodas 3 periodas Projekto pradžia Partnerio pažangos ataskaita <= 2 mėn. Patvirtinta partnerio pažangos ataskaita <= 10 darbo dienų >= 10 darbo dienų Bendra projekto pažangos ataskaita JTS tikrina 70% PLK PLK TI TI 30% (100%) 5 dienos VP PP PLK mėn 6 0 15 6 9 Max 3 mėn Max 6 mėn 9

7. Atsiskaitymas I: partnerio ataskaita • Partnerio ataskaitos forma

8. Atsiskaitymas I: partnerio ataskaita • VP, PP (-iai) pateikia Pirmojo lygio kontrolei (PLK) ne vėliau kaip per 10 darbo dienų po ataskaitinio periodo pabaigos • PLK patikrina per 2 mėn. nuo ataskaitinio periodo pabaigos • Forma: iš programos internetinės svetainės • Kalba: ataskaita anglų, pridedami dokumentai – lietuvių, anglų • Pateikimas: elektroninė ir spausdintinė versijos (pasirašyta ir antspauduota) • Pridėti: projekto paramos sutartį, partnerystės sutartį, buhalterinius ir kitus dokumentus (išlaidas patvirtinančius buh. dokumentus, sutartis, sąskaitas, viešinimo medžiagą, fotografijas, dalyvių sąrašus, darbo laiko apskaitos žiniaraščius ir kt.) • PLK išduoda: • 1. Partnerio ataskaitos patvirtinimą, 3 kopijos (PLK, PP ir VP) • 2. Tikrintojo tinkamumo patvirtinimą • 3. Išlaidų pasidalijimo atveju vykdančiajam partneriui – išlaidų pasidalijimo patvirtinimą • Visi minėtieji dokumentai – FLC Guidelines priedai

9. Atsiskaitymas II: projekto ataskaita • VP remdamasis partnerių ataskaitų duomenimis parengia bendrą projekto ataskaitą ir pateikia (PLK) ne vėliau kaip likus 10 darbo dienų iki ataskaitos pateikimo JTS termino • PLK patikrina projekto progreso ataskaitą • Forma: JTS atsiųsta dalinai užpildyta • Kalba: ataskaita anglų, pridedami dokumentai – lietuvių, anglų • Pateikimas: el. ir spausd. versijos (spausdintinė: pasirašyta, antspauduota) • Pridėti: visųpartnerių ataskaitų PLK patvirtinimus, partnerių PLK tinkamumo patvirtinimus, išlaidų pasidalijimo patvirtinimus vykdantiesiems partneriams, papildomus dokumentus (viešinimo medžiaga, fotografijos, dalyvių sąrašai ir kt.) • PLK išduoda: • 1. Projekto progreso ataskaitos patvirtinimą (en. Сonfirmation by the First Lever Controller). (Patvirtinimas - ataskaitos formoje) • 2. PLK tinkamumo patvirtinimą (en. Certificate of Proficiency of the Lead Partner First Level Controller)

10. Atsiskaitymas III: projekto ataskaita • VP pateikia PLK patvirtintą projekto progreso ataskaitą JTS ne vėliau kaip po 3 mėn. po ataskaitinio periodo pabaigos (tiksli data paramos sutartyje) • JTS patikrina projekto progreso ataskaitą • Kalba: ataskaita anglų, pridedami dokumentai – lietuvių, anglų • Pateikimas: el. ir spausd. versijos (spausdintinė: pasirašyta, antspauduota) • Pridėti: visųpartnerių (ir VP) ataskaitų PLK patvirtinimų kopijas, VP PLC partnerio PLK tinkamumo patvirtinimą (originalą), partnerių PLK tinkamumo patvirtinimus, išlaidų pasidalijimo patvirtinimus vykdantiesiems partneriams, papildomus dokumentus (viešinimo medžiagą, fotografijas, dalyvių sąrašus ir kt.) • Nusiunčia patvirtinimą tvirtinančiajai institucijai

11. Atsiskaitymas III: projekto ataskaita • Su galutine projekto pažangos ataskaita VISI projekto partneriai turi pateikti Partnerio pažymą po projekto įgyvendinimo Lead Partner / Project Partner Statement after Project implementation (Guidelines For First Level Controllers, Annex VIII)

12. Pridedami dokumentai (bendra projekto ataskaita) Renginiai (seminarai, susitikimai ir kt.): • ataskaita, protokolas, jeigu yra • dalyvių su parašais atskirai kiekvienai dienai sąrašas • renginio darbotvarkė • renginio fotografijos • mokymų ar konsultacijų vertinimo santrauka • dalomoji medžiaga Produktams, kuriuos parengė subrangovai: • parengti dokumentai (i.e. studijos, tyrimai) Informacijos ir viešinimo medžiaga • spaudos pranešimai, bukletai, nuotraukos ir kt. Infrastruktūros objektų ir įrangos nuotraukos 12

13. Auditas ir kontrolė • Pirmojo lygio kontrolė – išlaidų, veiklų, informavimo/viešinimo ir ataskaitų tikrinimas (visi partneriai). • Auditas (atlieka nacionalinės audito institucijos). Projektai auditui bus atrenkami atsitiktine tvarka. • Kiti galimi patikrinimai (kitos atsakingos Programos institucijos, kaip Europos Komisijos audito tarnybos, Europos auditorių teismas, nacionalinės institucijos, JTS/VI, TI). • Projektai gali būti patikrinti, netgi jiems pasibaigus. • Todėl svarbu užtikrinti saugų visų projekto dokumentų laikymą iki 2021 m. gruodžio 31 d.

14. Reikalavimai buhalterinei apskaitai • Projekto partneriai privalo užtikrinti: • atskirą apskaitos sistemą • specialų projekto apskaitos kodą (Tarybos reglamentas (EB) Nr. 1083/2006, 60 str. d punktas) registruoti projekto išlaidas apskaitos sistemoje ir nurodyti projekto numerį, trumpą projekto pavadinimą, veiklos paketą, partnerio pavadinimą užrašant arba uždedant antspaudą ant sąskaitų, čekių/mokėjimo nurodymų ir sutarčių originalų. Jeigu yra vietos, taip pat reikėtų nurodyti Programos pavadinimą • buhalterijos formas/apžvalgas – t.y. visų pavedimų projekto išlaidoms apmokėti sąrašą pagal nacionalines apskaitos taisykles

15. Euro naudojimas • Išlaidos nacionaline valiuta (ne eurais) turi būti konvertuojamos į eurus 4 skaičių po kablelio tikslumu (pvz.: 1,0234). • Siekiant išvengti apvalinimo skirtumų finansinėje ataskaitoje išlaidos turi būti apvalinamos iki 2 skaičių po kablelio. • Projekto partneriai turi sekti Latvijos banko ir Lietuvos banko kasdienį valiutos keitimo kursą. • Vadovaujantysis partneris iš tvirtinančiosios įstaigos gautas lėšas turi laiku pervesti projekto partneriams.

16. Lėšų panaikinimas De-commitment • Lėšų panaikinimo procedūra gali būti taikoma projektams: • ilgesniems nei du ataskaitiniai laikotarpiai • kurie yra pusiau baigti projektai ir • kurie daugiau kaip 20 % nevykdo išlaidų įsisavinimo plano Todėl svarbu, kad projektai: • vykdytų išlaidų įsisavinimo planą • laiku ir pilnai atsiskaitytų • Paramos sutartis, § 4, p.8:

17. Projekto pajamos • Visos pajamos gautos įgyvendinant projektą ir 5 metus nuo jo užbaigimo turi būti atskaičiuotos nuo tinkamų finansuoti išlaidų sumos • Visi projekto partneriai yra atsakingi už gaunamų pajamų apskaitą, jos dokumentavimą – kad prireikus būtų galima atlikti patikrinimą • Jeigu kontrolės procedūrų metu nustatomas neleistinas pelno gavimas, gali būti priimtas sprendimas grąžinti visas arba dalį projekto išlaidų, susijusių su pelno gavimu • Pvz.: seminaro, konferencijos dalyvio mokestis, • įmoka už brošiūras, knygas, • pajamos už nuomą, • pajamos už paslaugas.

18. Projekto pajamos • Partnerio ataskaita

19. Projekto pajamos • Bendra projekto pažangos ataskaita

20. 10% ir 20% taisyklės • Ne daugiau kaip 20% Programos finansavimo gali būti skirta Kauno apskričiai (gretutinė teritorija). • Ne daugiau kaip 10% Programos finansavimo gali būti skirta išlaidoms už Programos ir ES ribų. • Taisyklės galioja Programos (ne projektų) lygyje. Paraiškos forma: 20

21. 10% ir 20% taisyklės • Partnerio ataskaita 21

22. 10% ir 20% taisyklės • Bendra projekto pažangos ataskaita 22

23. Atkreipkite dėmesį • Dažniausiai projekto išlaidų/ataskaitų apmokėjimas užtrunka dėl sekančių priežasčių: • Nepateikti auditorių patvirtinimai • Nepateiktas PLK tinkamumo patvirtinimas (Certificate of Proficiency of theLeadPartner First Level Controller) • Nėra parašų, datų !!! • Sumos auditorių patvirtinimuose skiriasi nuo sumų ataskaitoje • (PLK nepatalpina patvirtinimų ir partnerių ataskaitų į Programos duomenų bazę) • Su bendra projekto ataskaita sekretoriatui nereikia pateikti Paraiškos formos, Galimybių studijos, Paramos sutarties, Partnerystės sutarties (kopijų) ! 23

24. Kontaktai www.latlit.eu Latvijos ir Lietuvos programa Jungtinis techninis sekretoriatas Valstybinė regioninės plėtros agentūra Ausekla g. 14–8 LV–1010 Ryga, Latvija LT mob. tel.: +370 6999 4692 Faksas: +371 6735 0623 El. paštas: info@latlit.eu 24