INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO BOLIVAR

1. INSTITUTO UNIVERSITARIO DE TECNOLOGÍA DEL ESTADO BOLIVAR ACCESS

2. INTRODUCCION Un gestor de base de datos es un programa que permite introducir y almacenar datos, ordenarlos y manipularlos. Organizarlos de manera significativa para que se pueda obtener información no visible como totales, tendencias o relaciones de otro tipo. Debe permitir en principio: • Introducir datos • Almacenar datos • Recuperar datos y trabajar con ellos.

3. Objetivo: Capacitar al participante en el uso del paquete Access, como una poderosa herramienta para el uso de técnicas de bases de datos.

4. Contenido 1. Elementos básicos de Access 2. Crear, abrir y cerrar una base de datos 3. Crear tablas de datos 4. Modificar tablas de datos 5. Las relaciones 6. Los formularios 7. Las Consultas 8. Los informes

5. Elementos Básicos Access Desde el botón Inicio Situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Colocar el cursor y hacer clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador buscar Microsoft Access, hacer clic sobre él, y se arrancará el programa.

6. Barra de Titulo Barra de Menú Barra de Herramientas Pantalla Inicial Al arrancar Access aparece una pantalla inicial como ésta, se detallará sus componentes principales. Barra de Estado

7. Barra de Menús Los menús desplegables de la barra de menús contienen elementos básicos: a) Comandos inmediatos: Se ejecutan de forma inmediata al hacer clic sobre ellos. Se reconocen porque a la derecha del nombre de comando, o no aparece nada o bien aparece la combinación de teclas para ejecutarlo desde el teclado. Por ejemplo, en el menú Archivo, el comando Cerrar.   b) Comando con ventana: Al hacer clic, aparece una ventana que nos pedirá que rellenemos algunos campos y que tendrá botones para aceptar o cancelar la acción. Se distinguen porque el nombre acaba en puntos suspensivos. Por ejemplo, en el menú Archivo, Abrir...  

8. Crear, abrir y cerrar BD. Para crear una base de datos, seguir los siguientes pasos: • Ir al menú Archivo. • Elegir la opción Nueva base de datos... Al hacer clic sobre el botón Nuevo de la barra de herramientas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo:

9. Crear, abrir y cerrar BD Posteriormente, se coloca el nombre con el cual se va a guardar la base de datos. Va a guardarse, con extensión .MDB

10. Abrir una Base de Datos…

11. Cerrar una Base de Datos…

12. Tipo de Datos Descripción Nombre del campo Crear Tablas de Datos • Para crear una tabla utilizando otro método, se continuará con los siguientes pasos: • Abrir la base de datos donde se quiere crear la tabla. • Hacer clic sobre la opción Crear una tabla en vista diseño de la ventana de la base de datos. • Hacer clic sobre el botón Nuevo            de la ventana de la base de datos. • Seleccionar Vista Diseño. • Hacer clic sobre el botón Aceptar.

13. Tipo de Datos Descripción Nombre del campo Crear Tablas de Datos … La clave principal proporciona un valor único para cada fila de la tabla, la cual sirve de identificador de registros de forma que con esta clave se pueda conocer sin ningún tipo de equivocación el registro al cual identifica. No puede haber más de una clave principal, aunque sí puede una tabla tener una clave principal compuesta por más de un campo.

14. Crear Tablas de Datos … • Para asignar una clave principal a un campo, se continuará con los siguientes pasos: • Hacer clic sobre el nombre del campo que será clave principal. • Hacer clic sobre el botón Clave principal         de la barra de herramientas. • A la izquierda del nombre del campo aparecerá una llave que indica que dicho campo es la clave principal de la tabla. • A partir de ahora se puede Guardar la tabla, • Ir al Menú Archivo • Elegir opción Guardar • Colocar el Nombre a la Tabla y luego hacer click en Aceptar.

15. Tipos de Datos

16. Tipos de Datos

17. Crear Tablas de Datos … Ejemplo: Crear la Tabla Alumnos, con los campos de Nombre, CI, Dirección, Edad; donde el campo clave es la CI.

18. Modificar Tablas de Datos… • Aquí se puede aplicar las técnicas de Edición de Registros para modificar tanto • La definición de una tabla como • Losdatos introducidos en ella.

19. Modificar Tablas de Datos… • Modificar el Diseño de una tabla. • Si una vez creada una tabla, si se quiere cambiar algo de su definición (por ejemplo, añadir una nueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) se debe realizar una modificación en su diseño: • Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a modificar. • Seleccionar la tabla a la que se quiere modificar su diseño, haciendo clic sobre ésta para que su nombre aparezca remarcado. • Hacer clic sobre el botón Diseño de la ventana de la base de datos. • Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la tabla para añadir otro campo. • Guardar la tabla.

20. Modificar Tablas de Datos… • Para introducir datos en una tabla, se procederá con los pasos siguientes: • Abrir la base de datos donde se encuentra la tabla a rellenar. • Seleccionar la tabla a rellenar, haciendo clic sobre esta para que su nombre aparezca remarcado. • Hacer clic sobre el botón Abrir de la ventana de la base de datos. • Aparecerá la ventana de hoja de datos.

21. Cantidad de Registros Primer Registro de la Tabla Registro Anterior de la Tabla Registro Posterior de la Tabla Ultimo Registro de la Tabla Modificar Tablas de Datos La Tabla Alumnos, se procede a llenarla con los datos de los estudiantes. Si lo que se quiere es Modificar algún Valor Introducido, se tiene que situar sobre el valor a modificar y volverlo a escribir.

22. Modificar Tablas de Datos… • Borrar un Registro: • Seleccionar el registro a eliminar haciendo clic sobre el cuadro de la izquierda del registro. • Hacer clic. • El registro quedará seleccionado. • Pulsar la tecla SUPR del teclado.

23. Tabla, registro y campo Un programa de base de datos almacena la información que se introduce en forma de tablas como las que se puede observar, por ejemplo, en una lista telefónica: Tenemos 3 items: Nombre, Dirección y Teléfono

24. Tabla, registro y campo… La información referida a una persona, aparece en una fila de la tabla: a esto es lo que se denomina Registro. A cada una de las partes en las que se ha desglosado la información se le denomina Campo y al conjunto formado por todos los registros, Tabla. Registro: es el concepto básico en el almacenamiento de datos. El registro agrupa la información asociada a un elemento de un conjunto y está compuesto por campos. Tabla:conjunto de registros homogéneos con la misma estructura.

25. Registros Tabla, registro y campo … Campos Tabla

26. Tipos de base de datos: planas y relacionales Para hacer una base de datos (BD) que cumpla las funciones de una lista telefónica se necesita una sola tabla, pero puede haber casos en los que se necesite más de una. Por Ejemplo: Un hospital, necesitará almacenar más datos además del nombre y dirección de sus pacientes. Tendrá que llevar, a parte de otras cosas, constancia de las visitas que un paciente haga al hospital. ¿Es posible almacenar esta información en una sola tabla?

27. Tipos de base de datos: planas y relacionales

28. Tipos de base de datos: planas y relacionales… Pero se plantea un problema: si cada vez que viene un paciente al médico se le tiene que abrir una ficha, en poco tiempo los datos personales del paciente (dirección y teléfono) estarán repetidos muchas veces. Si esto se multiplica por todos los pacientes la base de datos contendrá gran cantidad de datos redundantes innecesarios, lo que aumentará su tamaño y la hará menos eficaz. Para hacer una base de datos como ésta se usarán necesariamente varias tablas que luego se relacionarán por un campo común en ambas.

29. Tipos de base de datos: planas y relacionales… Separando la información que contiene la tabla en dos Tabla, llamadas Visitas y Médico. Donde se clasifica la información de acuerdo a los campos que forman parte de la tabla. Visitas

30. Tipos de base de datos: planas y relacionales… Campo común: Código del Doctor Médicos A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional.

31. Tipos de base de datos: planas y relacionales… De esta manera se consigue que no haya datos repetidos. Con esta estructura cada vez que venga un paciente, no es necesario volver a introducir sus datos personales. Basta con introducir su código para que el Gestor de base de datos sepa de qué paciente se trata. Para que se pueda establecer esta relación es necesario que las dos tablas contengan un campo en común (en este caso el código del médico). A esta forma de organizar la base de datos mediante distintas tablas relacionadas por campos comunes se le llama base de datos relacional. Cuando se utiliza solamente una tabla, se trata de una base dedatos plana.

32. Ejemplos de Base de Datos Relacionales… Otra base de datos posible para un hospital sería ésta: guardar sólo información sobre los pacientes, los doctores y las especialidades. Se asumirá que cada médico tiene sólo una especialidad y que cada paciente tiene asignado un médico de cabecera la estructura de la base de datos sería ésta: Se observa que existen relacionesentredistintos objetos de la realidad. Estas relaciones deben respetarse para luego poder recuperar información de manera precisa y rápida. Esta base de datos relacional estará formada por tablas. Con la característica de que las mismas se relacionan entre sí mediante uno o más campos.

33. Ejemplos de Base de Datos Relacionales… Se puede decir que cada objeto de la realidad será una tablaen la base de datos y que hay que buscar la manera de reflejar las relaciones antes mencionadas. Así, para este ejemplo, se pueden emplear las siguientes tablas: Pacientes Médicos

34. Ejemplos de Base de Datos Relacionales… Médicos Especialidad

35. Ejemplos de Base de Datos Relacionales… Tabla de Pacientes El campo médico de cabecera es el encargado de representar la relación, la cual interesa almacenar de acuerdo a la realidad. Tabla de Médicos En este caso el campo especialidad es el encargado de relacionar las dos tablas.

36. Ejemplos de Base de Datos Relacionales… Tabla de Especialidades Cada tabla está compuesta por registros, y en este caso, cada registro contendrá la información pertinente de: un paciente, un doctor o una especialidad. A su vez, cada registro está formado por diferentes campos, por ejemplo, para la tabla de pacientes se tendrá los siguientes campos: Nombre, Apellidos, Dirección, Teléfono, Identificador. A cada campo se le asociará un tipo de datode acuerdo con lo que se quiera guardar en él.

37. Base de Datos en Red El uso de una base de datos de una lista telefónica personal es muy distinto del uso de una base datos de un hospital, una empresa o un banco. La lista telefónica sólo lo utilizará una persona cada vez, mientras que las otras bases de datos necesitarán ser consultadas al mismo tiempo por muchas personas desde distintos sitios. En la base de datos de un hospitalmuchas personas pueden necesitar acceder a los datos de un paciente al mismo tiempo: una enfermera en una planta para conocer la dosis a suministrar de los medicamentos; el médico para estudiar el caso de ese paciente; y desde administración necesitarán los datos sobre ese paciente para elaborar el costo de su hospitalización. Todos ellos necesitarán por tanto hacer consultas o introducir nuevos datos.

38. Base de Datos en Red… Esto sería imposible si la base de datos estuviera situada en un computador al que no se puede acceder más que sentándose delante. Si se colocarán en varios sitios computadores con bases de datos iguales, al final del día y tras las operaciones que se hayan realizado. Para este tipo de bases de datos con múltiples usuarios aparecieron las llamadas bases de datos de red. Estas están situadas en un único computador llamado Servidor (generalmente computador de gran potencia) y se puede acceder a ellas desde terminales y/o computadores con un programa que permita el acceso a ella, los cuales los se llaman clientes, que viene a representar cualquiera de los usuarios.

39. Base de Datos en Red… Los Gestores de bases de datos de este tipo permiten que varios usuarios realicen operaciones sobre ella al mismo tiempo: uno puede hacer una consulta al mismo tiempo que otro, situado en un lugar diferente, está introduciendo datos en la base.

40. NORMALIZACION La normalización se encarga de obtener los datos agrupados en distintas tablas siguiendo una serie de pasos, de tal manera que los datos obtenidos tienen una estructura óptima para su implementación, gestión y explotación desde distintas aplicaciones futuras. Una de las ventajas principales que se obtiene al realizar la normalización es que la información no estará duplicada innecesariamente dentro de las estructuras: habrá mínima redundancia.

41. Ejemplo NORMALIZACION Un conjunto de proveedores distribuyen artículos en ciudades específicas. Las ciudades se encuentran agrupadas por regiones, pero un proveedor solo puede cubrir una ciudad. Cada proveedor es capaz de distribuir artículos que están numerados consecutivamente. Los campos vienen representados por: Proveedor, Región, Ciudad, Artículo y Cantidad.

42. Ejemplo NORMALIZACION La siguiente tabla muestra la distribución de los artículos que son distribuidos por cada proveedor y las existencias actuales de estos. Los campos vienen representados por: Proveedor, Región, Ciudad, Artículo y Cantidad.

43. Ejemplo NORMALIZACION PRIMERA FORMA NORMAL Una relación esta en primera forma normal si y solo si los dominios de sus atributos solo contienen valores atómicos (no se puede dejar ninguna casilla o celda vacía).

44. Ejemplo NORMALIZACION PRIMERA FORMA NORMAL CLAVE(PROV, ART)

45. Ejemplo NORMALIZACION SEGUNDA FORMA NORMAL Una relación esta en segunda forma normal si y solo si esta en primera forma normal y cada atributo no primo* es completamente dependiente de la llave primaria. *ATRIBUTO PRIMO: es aquel que forma parte de la llave primaria. CLAVE (PROV, ART)

46. Ejemplo NORMALIZACION SEGUNDA FORMA NORMAL CLAVE(PROV)

47. Ejemplo NORMALIZACION TERCERA FORMA NORMAL Una relación esta en tercera forma normal si y solo si esta en segunda forma normal y todo atributo no primo es dependiente no transitivamente de la clave primaria.     No se cumple la tercera forma normal porque hay transitividad de un proveedor a región. CLAVE(PROV, ART)

48. Ejemplo NORMALIZACION CLAVE(PROV, ART)

49. Ejemplo NORMALIZACION CLAVE (PROV)

50. Ejemplo NORMALIZACION CLAVE(CIUDAD) Se considera que un esquema que alcanza tercera forma normal es eficiente.