Intern styrning och kontroll

1. Intern styrning och kontroll Kraven i ISK-ramverketExempel från Arbetsförmedlingen Hur går ni vidare med arbetet på Teknisk-naturvetenskaplig fakultet? Agneta Carlsson, Controllerenheten 12 maj 2011

2. ”Om människor vore änglar skulle inte styrelsen vara nödvändig. Om det vore änglar som styrde människorna skulle varken inre eller yttre kontroll av styrelsen vara nödvändig.”James Madison (1751-1836) Definition av intern styrning och kontroll Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av3 § myndighetsförordningen (2007:515).3 § Myndighetens ledning ansvarar inför regeringen för verksamheten och skall se till att den bedrivs- effektivt och - enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i Europeiska unionen, - att den redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt samt - att myndigheten hushållar väl med statens medel.

3. Styrande dokumentRamverket som reglerar intern styrning och kontroll En väl fungerande intern styrning och kontroll är enligt regeringen nödvändig för att en myndighet ska kunna fullgöra sina instruktionsenliga uppgifter och samtidigt uppfylla verksamhetskraven. Myndighetsförordning (2007:515)3 § Myndighetens ledning ansvarar för att verksamheten bedrivs effektivt och enligt gällande rätt ---, redovisas på ett tillförlitligt och rätt-visande sätt samt att hushålla väl med statens medel.4 § Myndighetens ledning skall säkerställa --- en intern kontroll som fungerar på ett betryggande sätt. Förordning om intern styrning och kontroll (2007:603) 2 § Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhetfullgör de krav som framgår av 3 § myndighetsförord-ningen. Förordning om intern styrning och kontroll (2007:603) 2 § Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 3 § myndighetsförord-ningen. Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag8 § --- Ledningen --- skall i anslutning till underskriften i årsredovisningen lämna en bedömning av huruvida den interna styrningen och kontrollen är betryggande. Internrevisionsförordning (2006:1228) 3 § Internrevisionen ska granska och lämna förslag till förbättringar av myndighetens process för intern styrning och kontroll.

4. Styrande dokumentFörordning (2007:603) om intern styrning och kontroll Den s k FISK:en kom 1 januari 2008 och innebar att kraven på svensk statsförvaltning avseende intern styrning och kontroll anpassades till kraven i näringslivet och till flera andra europeiska länders krav. Genom förordningen stärktes regeringens styrning av statliga myndigheter och kraven på myndigheterna att fullgöra sitt förvaltningsansvar förtydligades. Vilka krav ställs i förordningen?

5. Processen för intern styrning och kontroll Kraven i FISK:en Förordning om intern styrning och kontroll (2007:603)2 § Med intern styrning och kontroll avses den process som syftar till att myndigheten med rimlig säkerhet fullgör de krav som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515). 6 § Dokumentation Den interna styrningen och kontrollen ska utformas så att brister i verksamheten förebyggs, upptäcks och korrigeras.

6. 3 § FISK om Riskanalys En riskanalys skall göras i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk för att de krav som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515) inte fullgörs. IdentifieraVar finns riskerna i genomförandet av uppdraget? VärderaVad är viktigast att förbättra? HanteraVilka åtgärder behöver vidtas? Följ uppHur följer vi upp att förbättringsåtgärd-erna ger önskad effekt? Uppdrag Att göra en riskanalys är att tänka efter före för att kunna göra medvetna val, att bedöma konsekvenser för verksamheten. En riskanalys ger ett underlag för prioriteringar!

7. 4 - 6§§ FISKKraven i FISK:en 4 § KontrollåtgärderMed ledning av riskanalysen skall åtgärder vidtas som är nödvändiga för att de krav som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515) skall fullgöras med rimlig säkerhet. Kontrollåtgärder ska vidtas för identifierade risker som inte kan accepteras. Åtgärderna ska utformas i förhållande till den riskanalys som gjorts och vara inbyggda i såväl organisation som rutiner. 5 § Uppföljning Den interna styrningen och kontrollen skall systematiskt och regelbundet följas upp och bedömas. Vid bedömningen skall iakttagelser som lämnas vid extern revision och internrevision beaktas. Hur följs det upp att förbättringsåtgärderna ger önskad effekt? 6 § Dokumentation Riskanalysen enligt 3 §, kontrollåtgärderna enligt 4 § samt uppföljningen och bedömningen enligt 5 § skall dokumenteras. Vad behöver dokumenteras för att kunna följa processen och för att stödja förbättringsarbetet? ESV:s föreskrift säger att vidtagna eller planerade åtgärder, och hur de ska eller har följts upp och bedömts, ska framgå.

8. Modell för struktur och systematik – kontrollsystem COSO Tillförlitlig och rättvisande redovisning Rättssäkerhet Effektivitet EFFEKT! Uppföljning/Utvärdering: Handlar om chefers ansvar för att säkerställa att kontrollsystemet utvärderas/ anpassas utifrån förändrade förutsättningar och behov så att det ajourhålls och ”lever”. Målet för ISK-processen är att med rimlig säkerhet genomföra en verksamhet som uppfyller kraven i MyndF och i FISK. FÖRBÄTTRA! Kommunikation:Väl fungerande information och kommunikation mellan nivåerna i organisationen. Processer AGERA! Kontrollaktiviteter:Kontrollaktiviteter/-åtgärder är de åtgärder och rutiner som utarbetas utifrån riskerna för att upptäcka, åtgärda och förebygga fel. Organisation PRIO! Riskanalys: En händelse utgör ett hot (en risk) när den medför att myndigheten bedriver sin verksamhet på ett sådant sätt att man inte fullgör sina uppgifter/når sina mål med beaktande av verksamhetskraven. GRUNDEN! Kontrollmiljö: I en organisation finns såväl formella som informella mönster. Det gäller att skapa en miljö eller kultur där alla är medvetna om vilka spelregler, attityder och värderingar som gäller – m a o organisationens etik och moral. Den sk kontrollmiljön påverkas av hur chefer lever upp till synen på ISK och vilken standard som de sätter för övriga medarbetare.

9. Kontrollmiljön är grunden Kontrollmiljön anger tonen i en organisation och består av både formella och informella mönster som skapas av de som finns och samverkar i organisationen. En god kontrollmiljö handlar helt enkelt om att skapa en kultur och ett regelverk där samtliga i organisationen är medvetna om vilka spelregler som gäller och att ansvar och befogenheter är klart definierade och kommunicerade.

10. Värdegrund för statligt anställdaStatstjänstemannen arbetar i medborgarens tjänst Statsförvaltningen ska bygga på och understödja demokrati, mänskliga rättigheter och rättssäkerhet samtidigt som den erbjuder en effektivverksamhet med ett tydligt medborgarperspektiv. --- Detta ställer höga krav på den enskilda statstjänstemannens kompetens såväl som på myndighetsledningens arbete med att organisera och utveckla verksamheten.Den gemensamma värdegrunden för de statsanställda, KRUS

11. COSO-modellens koppling till Förordningen om intern styrning och kontroll Kontroll-miljö Kommuni-kation

12. Intern styrning och kontroll vid Umeå universitet • Fyra olika fokusområden vilka följer indelningen i US beslutade VP; • Utbildning • Forskning • Samverkan och innovation • Verksamhetsstöd Riskanalys Riskanalys: Identifiera riskerna och värdera dessa så att åtgärder kan vidtas vid uppkomst. Riskanalysen ska vara en del av planeringsprocessen och uppdateras årligen.

13. Riskanalys: Fokusområde Verksamhetsstöd. Risk att Umeå universitet inte hushåller väl med statens medel

14. Riskanalys: Fokusområde Verksamhetsstöd. Risk att Umeå universitet inte hushåller väl med statens medel

15. ”Säll är den som har som rättesnöre att tänka efter före.”Tage Danielsson BIKUPA Var bedömer ni att de största riskerna finns för att verksamheten inom Tek Nat-fakultet inte kan bedrivas effektivt och utifrån gällande riktlinjer?

16. Arbetet med intern styrning och kontroll i Arbetsförmedlingen

17. Organisation

18. Generaldirektörens arbetsordning för Arbetsförmedlingen • 5 Chefers verksamhets- och personalansvar • 5.1 Verksamhetsansvar (utdrag från) • 5.1.1 Leda, styra och följa upp • Chefen har ansvaret för att leda, styra och följa upp verksamheten inom sitt ansvarsområde och inom tilldelad budget. Chefen ansvarar för att verksamheten bedrivs med god intern styrning och kontroll. • Chefen ska ta fram nödvändig arbets- och delegationsordning inom ramen för sitt område. Chefen ska delegera arbetsuppgifter samt rätten att fatta beslut så att verksamheten kan bedrivas effektivt och rättssäkert. --- • Chefen ska bedriva verksamheten effektivt och i enlighet med gällande författningar (grundlag, lag, förordning, föreskrift), interna instruktioner och allmänna råd. • Chefen ska följa upp, dokumentera och rapportera risker som medför att verksamheten • inte kan bedrivas effektivt, • inte kan bedrivas enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i EU, • inte kan redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt, • inte kan hushålla väl med statens medel. • --- 5 Chefers verksamhets- och personalansvar 5.1 Verksamhetsansvar (utdrag från) 5.1.1 Leda, styra och följa upp • Chefen har ansvaret för att leda, styra och följa upp verksamheten inom sitt ansvarsområde och inom tilldelad budget. Chefen ansvarar för att verksamheten bedrivs med god intern styrning och kontroll. • Chefen ska ta fram nödvändig arbets- och delegationsordning inom ramen för sitt område. Chefen ska delegera arbetsuppgifter samt rätten att fatta beslut så att verksamheten kan bedrivas effektivt och rättssäkert. --- • Chefen ska bedriva verksamheten effektivt och i enlighet med gällande författningar (grundlag, lag, förordning, föreskrift), interna instruktioner och allmänna råd. • Chefen ska följa upp, dokumentera och rapportera risker som medför att verksamheten • inte kan bedrivas effektivt, • inte kan bedrivas enligt gällande rätt och de förpliktelser som följer av Sveriges medlemskap i EU, • inte kan redovisas på ett tillförlitligt och rättvisande sätt, • inte kan hushålla väl med statens medel. • ---

19. Arbetsförmedlingensinterna instruktionerom Intern styrning och kontroll (utdrag) 1. Modell för intern styrning och kontroll Intern styrning och kontroll ska ske i enlighet med COSO-modellen. 2. Riskanalys 2.1 En riskanalys i syfte att identifiera omständigheter som utgör risk för att de krav som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515) inte fullgörs ska genomföras eller uppdateras:3. Kontrollåtgärder Kontrollåtgärder ska vidtas för att minimera eller eliminera risker som inte accepterats vid genomförd riskanalys. 4. Kommunikation Identifierade risker som bedöms vara väsentliga för den egna verksamhetens förmåga att fullgöra de krav som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515), och som inte kan åtgärdas inom den egna verksamheten, ska rapporteras till närmast överordnad chef. 5. Uppföljning Uppföljning och bedömning av intern styrning och kontroll av myndigheten ska göras utifrån en fastställd modell. Bedömning av uppnådd mognadsgrad ska göras utifrån fastställda värderingskriterier. 6. Dokumentation Risker som har bedömts vara väsentliga för myndighetens förmåga att fullgöra de krav som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515) ska redovisas i myndighetens kontrollplan.

20. Arbetsförmedlingens handläggarstöd för arbetet med intern styrning och kontroll (utdrag) Syfte med handläggarstödet Handläggarstödet ska göra processen tydlig för chefens arbete med intern styrning och kontroll inom Arbetsförmedlingen. Att arbeta systematiskt med intern styrning och kontroll är en förutsättning för att ledningen ska uppfylla de krav som ställs i 3 § Myndighetsförordningen (2007:515).

21. Intern styrning och kontroll som en del i verksamhetsstyrningen 3. Prel nationell verksamhetsplan inkl medelstilldelning 5. VP och nationell kontrollplan fastställs 6. Regional och lokal riskbedöm-ning samt regional och lokal VP 4. Regleringsbrev 10. Riskomvärdering, nationell Januari 2. Riktlinjer nytt år 1. Riskbedömning myndigheten VP K-plan 7. Förbättringsåt-gärder i regional och lokal kontroll-plan formuleras Mars September Juni 9. Ev. korrigering av inriktning av styrning/ uppföljning 8. Riskomvärdering, nationell

22. Lokal struktur för styrning och uppföljning InstruktionRegleringsbrevRiskanalys nationellVP nationell, regional och lokalStyrkortKontrollplan nationell, regional Operativa mål Indikatorer Kvalité! Effektivitet! Kundnytta! Styrkort Stickprov och dialog Uppföljning! Dialoger! Egenkontroll Lokal kontrollplan 2010 (struktur)

23. Om arbetet med kontrollplanen Risker som har bedömts vara väsentliga för myndighetens förmåga att fullgöra de krav som framgår av 3 § myndighetsförordningen (2007:515) ska redovisas i myndighetens kontrollplan. Av kontrollplanen ska också framgå: • vidtagna eller planerade åtgärder, • hur åtgärderna ska eller har följts upp och bedömts, ansvar för genomförande och tidsramar. • kontrollplaner ska upprättas på avdelnings-, marknads- och arbetsmarknadsområdesnivå. På avdelnings- och marknadsområdesnivå ska dokumentation ske i den mall som fastställts för Arbetsförmedlingen. Intern instruktion om intern styrning och kontroll ang dokumentation

24. Exempel struktur kontrollplan

25. Mall för dokumentation av riskanalys

26. Från identifierad risk till riskreducering Riskanalys Riskanalys 3 § Kontrollåtgärder formuleras för kritiska risker Kontrollåtgärder 4 § Kontrollåtgärder genomförs Kontrollåtgärderna och effekterna av insatserna följs upp vid resultatdialoger o likn Utifrån resultatet av åtgärderna genomförs nödvändiga kompletterande förbättringsinsatser Uppföljning 5 § Resultat, iakttagelser och effekter av insatserna Dokumenteras i kontrollplanen Dokumentation 6 § Omvärdering av riskerna genomförs i slutet av året. Riskreducering!

27. Intern styrning och kontroll vid Umeå universitet Kontrollplan Kontrollplan: Systematisk uppföljning för att utveckla intern styrning och kontroll och följa upp riskanalysen. Årlig kontrollplan.

28. Kontrollplan: Riskområde - personal och verksamhetsstöd

29. BIKUPA”Tre rubriker ni inte vill se i tidningen om Teknisk-naturvetenskaplig fakultets verksamhet”

30. Chef i Arbetsförmedlingenhar ansvar för att säkerställa betryggande intern styrning och kontroll av den egna verksamheten Effekt UPPDRAGET KLARAT Resurser UPPDRAGET Resultat Samtliga chefer har ansvar för att säkerställa betryggande intern styrning och kontroll av den egna verksamheten. Det innebär att ha en målmedveten styrnings- och uppföljningsprocess som påverkar organisationens beslut och beteende i riktning mot önskat resultat, effektivitet och ekonomisk ställning.

31. Systematik som ger förutsättningar för effektiva förbättringsinsatser Genomföra Planera ESV:s handledning Intern styrning och kontroll:”Grundtanken är att all verksamhet ska planeras, styras och följas upp med beaktande av de grundläggande momenten riskanalys, kontrollåtgärder, uppföljning och dokumentation. Först då kan intern styrning och kontroll sägas vara integrerad i verksamheten och sägas vara ett verktyg för ledningens styrning av verksamheten och inte enbart för att kontrollera den.” Risker Agera utveckla förbättra Följa upp

32. Ansvar för intern styrning och kontroll Fakultetens ansvar • FN ska årligen följa upp samtliga verksamheter inom fakulteten. I detta ansvar ingår att kvalitetssäkra och utveckla metoder samt arbetssätt inom hela fakulteten Institutionernas/enheters ansvar • Inst/enhet ansvarar för att säkra och utveckla intern styrning och kontroll inom sitt ansvarsområde. • Enl ekonomistyrregler ansvarar chef för att Umu`s interna ekonomi-, personal- och studieadministrativa bestämmelser följs i enlighet med gällande anvisningar samt följer beslutad delegationsordning, t.ex attest och beslut om avtal.

33. Vad behöver ni utveckla inom TekNat-fakultet för att leva upp till kraven i FISK:en? BIKUPAReflektera kring vilka områden och rutiner som ni kan behöva utveckla för att kunna arbeta systematiskt med att hantera era risker? Verksamhetsdialoger?Nyhetsbrev/Styrsignaler? Operativa mål?Lokal kontrollplan? Stickprov/Kvalitetsuppföljning?Ärendegenomgångar? Åtgärdsplaner utifrån revisionsrapporter? Riskanalyser? Värdegrundsdiskussioner?Delegering av beslutsbefogenheter?

34. Litteraturtips! • Handledning Intern styrning och kontrollESV 2209:38 • Systematiserat sunt förnuftESV 2011:2 • Intern styrning under kontrollESV 2010:33 • Intern kontroll En del av verksamhets- och ekonomistyrningenÖhrlings PriceWaterhouseCoopers, KomRev 2005 • Intern styrning och kontroll i staten – Förslag till ett gemensamt ramverk FinansdepartementetDs 2006:15