Atelier « Synchronisation des PIMs »

1. Atelier « Synchronisation des PIMs » DRCE/DSA/SMN

2. Sommaire Introduction Partie 1 : les alternatives à Orange pour la synchronisation des pims 1er cas client : solution gmail 2ème cas client : solution outlook connector Partie 2 : les solutions Orange pour la synchronisation des pims 3ème cas client : solution orange Conclusion

3. Introduction Les objectifs de l’atelier Savoir accompagner un client sur une solution de synchronisation de ses PIMs en fonction de ses besoins et de son environnement technique tout en préconisant une solution Orange

4. Les différents éléments à prendre en compte pour proposer une solution de synchronisation au client OS des terminaux le choix du client Matériels détenus La localisation du client Réseau couverture et débit Solution de synchronisation Les solutions orange Volume des données Le profil informatique Compte Mail existant La facturation La sécurité Type de données Logiciels de Synchronisation installés Les compétences informatiques Les compatibilités Le temps

5. Contexte client 3 salariés de la société Envain Materiaux veulent synchroniser leurs PIMs (contacts, calendrier, tâches) sur leurs nouveaux téléphones Quelle est la solution de synchronisation la mieux adaptée ?

6. Partie 1 : les alternatives à orange pour la synchronisation des pims

7. 1er cas clientSolution Gmail

8. Présentation du cas client Le client utilise un mobile sous l’OS Android 4.x (Samsung Galaxy S4). Nomade, il souhaite avoir une synchronisation sans fil des données PIM avec son logiciel Microsoft Outlook 2007. Son ordinateur est équipé du système d’exploitation Windows Seven 32 bit. Le client possède une adresse mail @gmail.com et ne souhaite pas avoir un autre compte mail. Il souhaite voir ses 2 calendriers parfois complétés par sa secrétaire.

9. Quelle solution est la plus adaptée au client ? La solution la plus adaptée au besoin du client est Google. Le client ne veut pas un autre compte mail. Le client possède seulement une @gmail. Les 2 calendriers doivent être accessibles. Le client souhaite une synchronisation distante. A votre avis, quelle solution peut on proposer au client ? Si autre qu’Orange, quels sont les éléments qui ont orienté votre choix vers cette solution ?

10. Synchronisation des contacts (1/5) Outlook 2007 doit d’abord synchroniser les contacts avec le service web de Gmail. Le plugin à utiliser est Outlook4Gmail. Le lien pour télécharger le plugin : Outlook4gmail La synchronisation des contacts du service web de Google vers le mobile se fait dans un 2e temps.

11. Synchronisation des contacts (2/5) Outlook : installation de Outlook4gmail 1 2 Outlook4gmail est maintenant installé. Passons au paramétrage.

12. Synchronisation des contacts (3/5) Outlook : paramétrage de Outlook4gmail 1 1 2 2 3 3 4 4

13. Synchronisation des contacts (4/5) Outlook-Google : la synchronisation est-elle automatique ? Le contact d’Outlook s’est bien rajouté sur Gmail… … et inversement. • Non, la synchronisation fonctionne mais n’est pas automatique. • Deplus, en passant par outils/outlook4gmail/upgradecontacts, les contacts ne se sont pas mis à jour lors d’un rajout sur Outlook 2007. • Il faut passer par options/onglet outlook4gmail et cliquer sur le bouton upgrade contacts. • La concordance des champs est respectée lors de la synchronisation. Même les photos des contacts sont synchronisées.

14. Synchronisation des contacts (5/5) Mobile : rattacher un nouveau contact à Google Soutien métier Les contacts issus de Gmail ont un symbole Google bleu à leur droite. 1. rajout d’un compte Gmail 2. cliquer sur Synchroniser Contacts 3. les contacts apparaissent dans l’application dédiée. Lors du rajout d’un contact, il faut le rattacher au compte Google. Par effet de synchronisation, ce contact se retrouvera ensuite dans Outlook 2007.

15. Synchronisation du calendrier (1/7) Outlook 2007 doit d’abord synchroniser le calendrier avec le service web de Gmail. Le plugin à utiliser est Google calendar sync. Un lien pour télécharger le plugin : Google calendar sync Pour information, Google ne propose plus de télécharger le plugin sur son site. Le support n’est plus assuré pour les utilisateurs de ce service même si il est maintenu … pour le moment. La synchronisation du calendrier du service web de Google vers le mobile se fait dans un 2e temps.

16. Synchronisation du calendrier (2/7) Outlook : installation de Google calendar sync Il faut fermer le logiciel Outlook AVANT de cliquer sur OK. Google calendar sync est installé. Passons au paramétrage.

17. Synchronisation du calendrier (3/7) Outlook : paramétrage de Google calendar sync 1 Saisir les identifiants Gmail. 2 Choisir le double sens 3 Choisir l’intervalle de synchronisation 4

18. Synchronisation du calendrier (4/7) Outlook-Google : Synchronisation d’un seul calendrier Les rendez-vous Outlook sont bien passés sur Google agenda. Le rajout d’un rendez-vous dans Google agenda passe bien dans Outlook après synchronisation. Seul le calendrier principal de Outlook 2007 se synchronise avec le calendrier de Google agenda. Les calendriers secondaires ne sont pas synchronisés. La synchronisation n’est pas immédiate mais en fonction du choix dans les paramètres du plugin.

19. Synchronisation du calendrier (5/7)Outlook-Google : la synchronisation n’est pas automatique De nouveau, la synchronisation n’est pas automatique, même après avoir changer 120 minutes sur 10 minutes lors de l’installation. Méthode de synchronisation manuelle 1.Il faut faire un clic droit sur l’icône en bas à droite dans la barre de notification. 1 2.Il faut faire un clic gauche sur Sync pour que la synchronisation se réalise. 2

20. Synchronisation du calendrier (6/7) Mobile : S calendar avec gestion de calendriers multiples Samsung a intégré son application calendrier nommé S Planner dans certains mobiles comme le Galaxy S4. Il existe d’autres applications calendrier, gratuites, qui fonctionnent de la même manière (ex: Google agenda). Tout rajout de rendez-vous rattaché au calendrier Gmail ou à l’un de ses agendas secondaires apparaitra dans Google agenda sur le site web. Les agendas secondaires de Google agenda apparaissent dans S Planner sous le calendrier principal Gmail.

21. Synchronisation du calendrier (7/7) Mobile : application Google agenda pour tout mobile android Cette application est gratuite et disponible à partir du Play Store. Elle convient pour la plupart des mobiles Android. Par défaut, seul le calendrier principal est synchronisé. Notre client ayant aussi un 2e calendrier il faudra penser à le cocher dans les paramètres pour le voir .

22. Tâches et Notes (1/4)quelles possibilités de synchronisation ? Le client, nomade, souhaite une synchronisation sans fil de ses Tâches et Notes de son ordinateur avec son mobile. Connaissez vous un service Google pour la gestion des Tâches et les Notes ? Pour les Notes, il existe l’application mobile Google Keep. Les notes saisies sontsynchronisées et visibles sur le sitehttps://drive.google.com/keep. Pour les Tâches, il faut passer par une application mobile tierce. (ex: Gtask). La consultation des tâches se fait sur le site de Google calendar. Il n’existe pas de service permettant la synchronisation des Tâches et des Notes entre Outlook et Google. Pour ce besoin, Google propose un service mais il est payant (Google app for business).

23. Tâches et Notes (2/4) un service de Notes avec Orange Connaissez-vous une solution en rapport avec Orange ? Ordinateur : Evernote existe sous la forme d’un plugin qui se rajoute à Outlook. La synchronisation se fait à chaque lancement du plugin. Mobile : Evernote existe sous la forme d’une application pour mobile. Evernote est partenaire avec Orange. C’est une option disponible pour nos clients OBS avec 1Go de données inclus. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter la fiche du web de l’assistance Evernoteet le site https://evernote.com/. La synchronisation entre le mobile et l’ordinateur est ici possible.

24. Tâches et Notes (3/4) Outlook : installation et utilisation du plugin Evernote 2 Cliquer sur le plugin Evernote 1 Retour dans Outlook pour la saisie d’une tâche ou note. 1 2 Cliquer pour ajouter la tâche sur le serveur d’Evernote

25. Tâches et Notes (4/4) Mobile : utilisation de l’application Evernote La tâche s’est bien synchronisée. A chaque modification ou saisie d’une note/tâche sur le mobile, cela apparait sur Outlook. L’inverse n’est pas vrai.

26. Pas de synchronisation : la BIG astuce !! • Le client a fini l’installation des plugin, de rajouter son compte Gmail sur son Samsung Galaxy S4. • La synchronisation s’est correctement déroulée, tout est à jour. • Le lendemain, il a rajouté des rendez-vous sur le mobile ainsi que des contacts. De retour à son bureau, après la synchronisation manuelle dans Outlook, rien de nouveau n’est apparu sur son ordinateur. En consultant les services Web de Google, les nouvelles données ne sont pas présentes non plus. Avez-vous une idée de ce qui se passe ? La réponse est dans le forum ici. Sur le mobile après activation synchro Sur le mobile avant activation synchro activation de la synchronisation des données

27. 2ème cas client :Solution Outlook Connector

28. Le contexte client M. Clément de la société Evain Matériaux vient d’acquérir un nouveau mobile, le Nokia Lumia 820. Comme il est souvent en déplacement sur des chantiers et qu’il n’emporte pas forcément son PC, il veut avoir accès à ses contacts et son agenda aussi bien sur son logiciel de messagerie Outlook (en version 2007). Il a déjà un compte Windows Live qu’il a utilisé pour activer son nouveau mobile (ID : supportobs@live.com, MDP : Synergie13). Le client appelle munit de son PC sous Windows 8 et de son Nokia Lumia 820.

29. Exercice Parmi ces 4 propositions, quelle solution allez-vous proposer au client? Et, expliquez pourquoi? Temps : 5mn de réflexion 5 mn de restitution par COA

30. Les propositions Outlook Hotmail Connector PC Sync d’Orange

31. La solution La solution la plus adaptée à la demande du client est d’installer Outlook Hotmail Connector. Pourquoi? cette solution est compatible avec des terminaux sous Windows Phone 7 et 8, pour utiliser Outlook Hotmail Connector, il faut disposer d'un compte Windows Live Hotmail, cette solution est compatible avec Outlook 2003, 2007 et 2010, et en plus, elle est gratuite.

32. Et les solutions Orange ?

33. Est-ce qu'une solution Orange peut répondre au besoin de M. Clément ? • L’application Sauvegarde Mobile, qui permet de sauvegarder les données (telles que contacts, agenda et tâches) du mobile vers Orange.fr, n’est pas compatible avec les terminaux sous Windows Phone 8. • Les terminaux compatibles sont les Nokia Lumia 610, 710, 800 et 900 (sous WP7) mais uniquement pour la sauvegarde des contacts. • L’application PC Sync, qui permet de synchroniser les données d’Outlook (contacts, tâches et calendrier) sur le portail Orange.fr, est compatible avec Windows 7 et 8 (32 ou 64 bits) et supporte Outlook 2003, 2007, 2010 ou 2012. • Mais ces informations doivent ensuite être synchronisées avec le mobile via le Cloud d’Orange. • L’application Cloud d’Orange est compatible avec les terminaux sous WP8.

34. La solution Orange : le Cloud d’Orange et PC Sync Le Cloud d’Orange et PC Sync sont des solutions Orange adaptées. nous allons accompagner le client dans l’installation d’une autre solution adaptée : Outlook Hotmail Connector. choix du client qui veut continuer par windows live

35. Les différentes étapes de mise en place de la solution

36. Le paramétrage du mobile (cf. sur DIGIT 3G) Puis cliquer sur pour « Ajouter un compte e-mail » et sur « Compte Microsoft » (ou Windows Live) Entrer l’adresse de messagerie et le mot de passe du compte Windows Live, puis appuyer sur « Se connecter » Le Nokia Lumia se synchronise avec Windows Live

37. Téléchargement d’Outlook Hotmail Connector Aller sur le site de Microsoft (Lien : http://office.microsoft.com/fr-fr/outlook-help/microsoft-office-outlook-hotmail-connector-overview-HA010222518.aspx) pour télécharger Outlook Hotmail Connector. Attention! La version 32 bits peut être utilisée avec Outlook 2003, 2007 ou 2010. Mais, la version 64 bits est disponible pour la version 64 bits d’Outlook 2010 uniquement.

38. Installation d’Outlook Hotmail Connector Enregistrer le fichier « OutlookConnector.exe » sur le disque dur de l’ordinateur du client, Pour Outlook 2007, à la fin de l’installation, fermer et relancer pour que le menu "Outlook Connector" s’ajoute à Microsoft Outlook

39. La synchronisation du calendrier et des contacts

40. Synchronisation du calendrier : 1. Ajout du compte Microsoft dans le calendrier Outlook 1 Depuis Outlook, cliquer sur « Outlook Connector » et « ajouter un nouveau compte ». Et, entrer l’adresse de messagerie et le mot de passe du compte Windows Live. 2 3 Fermer et ouvrir Outlook Dans calendrier, il apparaît un calendrier propre au compte Windows Live

41. Synchronisation du calendrier : 2. Copie du calendrier Outlook sur le compte Microsoft 4 Sélectionner le calendrier principal d’Outlook 5 Cliquer sur copier Sélectionner le compte Windows Live et valider par « OK » 6 • Il est possible de gérer et synchroniser plusieurs calendriers, notamment des calendriers partagés entre le Calendrier Windows Live et Outlook.

42. Synchronisation du calendrier : 3. La synchronisation fonctionne La synchronisation fonctionne mais elle n’est pas automatique! Le calendrier Outlook de M. Clement est copié sur son compte Windows Live mais il doit continuer à l’utiliser dans Outlook pour que les modifications ou ajouts soient tous synchronisés sur son compte Microsoft et donc son Nokia Lumia.

43. Synchronisation des contacts : 1. Exporter les contacts depuis Outlook 1 Depuis Outlook, aller sur « Fichier » puis sur « Importer et exporter » 2 Sélectionner « Exporter vers un fichier » puis cliquer sur « Suivant » 3 Sélectionner « Valeurs séparées par une virgule (Windows) » puis « Suivant »

44. Synchronisation des contacts : 1. Exporter les contacts depuis Outlook 4 Dans le dossier « Sélectionner fichier à exporter de », sélectionner « Contacts » puis « Suivant » 5 Entrer un nom de fichier et l’enregistrer, cliquer sur « Suivant » puis sur « Terminer » Les contacts sont maintenant exportés dans un fichier CSV

45. Synchronisation des contacts : 2. Importer le fichier CSV dans le compte Microsoft 1 Depuis le lien http://people.live.com, se connecter au compte Windows Live. 2 Cliquer sur « Importer depuis un fichier ». 3 Sélectionner « Microsoft Outlook (avec CSV) », cliquer sur « Parcourir » pour choisir le fichier CSV créé, puis cliquer sur « Importer contacts ». 3 2

46. Synchronisation des contacts : 3. Synchroniser le compte Microsoft avec le mobile 1 Depuis le mobile, aller sur le compte Microsoft déjà crée dans « Email+comptes ». 2 Faire un appui long sur ce compte et cliquer sur « Synchroniser  ». Les contacts d’Outlook, déplacés sur le compte Microsoft, sont maintenant synchronisés avec le Nokia Lumia de M. Clement.

47. Synchronisation des contacts : 3. La synchronisation fonctionne La synchronisation fonctionne mais elle n’est pas automatique! En cas d’ajout ou de modification d’un contact sur Outlook, le client devra réexécuter cette procédure pour les synchroniser avec le compte Microsoft. Et, toute modification effectuée sur le Nokia Lumia ou sur le compte Microsoft ne sera pas répercutée dans les contacts Outlook. Pour les synchroniser, le client devra passer par Hotmail Outlook Connector. En revanche, le Nokia Lumia continuera de se synchroniser avec le compte Microsoft.

48. Les points clés

49. Les points clés à retenir Le calendrier et les contacts se synchronisent entre le Windows Phone et le compte Microsoft. Entre le compte Microsoft et Outlook, il faut passer par Outlook Hotmail Connector et faire la manipulation manuellement pour récupérer le Calendrier et les Contacts. La solution Outlook Hotmail Connector est compatible Outlook 2003, 2007 et 2010. Il est possible de gérer et synchroniser plusieurs calendriers, notamment des calendriers partagés entre le Calendrier Windows Live et Outlook.

50. Quelques astuces