Multipartij samenwerking: een huwelijk uit vrije keuze

1. Multipartij samenwerking: een huwelijk uit vrije keuze Studiedag over samenwerkingsverbanden binnen de welzijnssector ‘Samenwerking: een gedwongen huwelijk of vrijwillig engagement?’ 11 mei 2006 Silvia Prins Centrum voor Organisatie- en Personeelspsychologie, K.U. Leuven Groep T Engineering School, Leuven

2. “Als je een huwelijk aangaat, moet je elkaar leren kennen.” “We hebben een korte snuffelperiode nodig.” “Het is precies een vrijage!”

3. “Ik zou zeggen: een vrijage is nog geen grote liefde!” “Iedereen moet ruimte krijgen om zichzelf te zijn!” “Weerstanden op tafel leggen doet pijn. Maar we moeten er door gaan!” “Misschien moet je op een gegeven moment in twee auto’s stappen…”

4. Overzicht • Wat is multipartij samenwerking? • Thema en aanpak van het onderzoek • Een aantal bevindingen • Conclusies • Vragen en uitwisseling

5. Waarom samenwerken over organisatiegrenzen heen? • Opportuniteiten • Creatieve innovatie •  Complexe ecologische en maatschappelijke problemen • ‘Messes’, meta-problemen, turbulentie • Competitie  samenwerking • Los-aan-elkaar-gekoppelde organisaties

6. Samenwerking: gradaties • Netwerken • informatie uitwisselen voor wederzijds voordeel • Coördinatie • + activiteiten veranderen voor wederzijds voordeel en om een gemeenschappelijk doel te bereiken • Coöperatie • + middelen delen voor wederzijds voordeel en om een gemeenschappelijk doel te bereiken • ‘Collaboratie’ • + de capaciteit van de andere partij verhogen voor wederzijds voordeel en om een gemeenschappelijk doel te bereiken

7. “Samenwerking is een proces waardoor partijen die verschillende kanten van een probleem zien op een constructieve manier hun verschillen exploreren en samen zoeken naar oplossingen die verder reiken dan hun eigen beperkte visie van wat mogelijk is.” (Barbara Gray)

8. Kenmerken • ‘Stakeholders’ zijn wederzijds afhankelijk • Constructief omgaan met verschillen  oplossingen • Beslissingen: in gedeeld eigenaarschap • Stakeholders: collectieve verantwoordelijkheid toekomst probleemdomein • Samenwerking is ‘emergent’ proces

9. “Je kunt op voorhand niet weten waar je uit gaat komen, wat de doelstelling precies is. En als je er dan aan begint wordt je overspoeld door angst!” (medewerker)

10. Startsituatie • Vaag en complex probleem • Stakeholders • hebben gevestigde belangen • niet systematisch georganiseerd • niet a priori duidelijk wie betrokken moet worden • Verschillen in: • perceptie, informatie, macht, deskundigheid, middelen • Verschillen  frictie, conflict • Vertrouwde procedures en aanpak werken vaak niet

11. Werken met vertegenwoordigers Gemeen-schappelijke taak Achterban-organisaties Bredere sociale, economische, politieke context

12. ‘Project groep’ • 5 managers van de diensten Limburg • hoofd Federatie Pleegzorg • 4 facilitatoren en onderzoekers • Stakeholderdagen: vertegenwoordigers domein betrekken • Intern • Intern + extern

13. Fase 1: probleem setting • Gemeenschappelijke definitie van probleem • Engagement tot samenwerken • Identificatie van de stakeholders • Legitimiteit van alle partijen bevestigen • Bepalen benodigde en beschikbare middelen • Onderkennen wederzijdse afhankelijkheid

14. ‘Common ground’ “Je moet starten van problemen en knelpunten als je wil samenwerken. Als er geen doel is, betekent het niets. Ik ben niet geneigd tot samenwerken als er geen toegevoegde waarde is.” “’Betere pleegzorg’ is te vaag. Je moet operationaliseren wat dat betekent.” “Wat zijn onze criteria om ons werk te evalueren? Wat betekent ‘kwaliteit’?”

15. Engagement “Ik had het gevoel dat we al een overeenkomst hadden. Het voelde als een stap achteruit.” “We blijven maar zeggen ‘willen we wel samenwerken?’ We zijn bijna een jaar geleden met het project begonnen!!”

16. Overheid: Administratie & provincie Doelgroepen: Kind, ouder, Pleegouder,VVP Vertegenwoordiging: WG-koepels & federatie Pleeggezinnen- Diensten: Personeel, RvB, directie Andere voorziening: OOOC, CKG,OBC, Thuisbegeleidingsdienst Doorverwijzer: JRB, Soc. Dienst, Comité, PEC Experten IJH, UGent, K.U.Leuven Identificatie stakeholders: clusters

17. Stakeholder analyse Het publiek CAW DGGZ Bemiddelingscommissie Pleegzorgvolwassenen Geboorteouders Subsidiërendeinstanties Scholen Werkgever-vertegen-woordigers Federatie DienstenPZ Doorverwijzers Provincie MinisterieWelzijn Kinderen Regionaal platform jeugd-zorg Residentiëlezorg Pleegouders Dokters Experts Andere diensten pleegzorg Vlaanderen

18. “Wie staat er eigenlijk centraal in dit project: de diensten of de kinderen?” “De kracht van samenwerking is de bekommernis om het kind, de ouders en de pleegouders en niet de bekommernis om je eigen organisatie in stand te houden.” “Het gaat over identiteit. Dat is een heel sterk gevoel. Het is een reflex om te spreken in termen van ‘onze’ dienst, ‘onze’ kwaliteit, ‘onze’ pleegfamilies.” “Als je je identiteit verliest, verlies je je drive.”

19. Fase 2: richting bepalen • Grondregels afspreken • Agenda bepalen • Subgroepen organiseren • Gezamenlijk zoeken naar informatie • Opties exploreren • Akkoord bereiken en overeenkomst bekrachtigen

20. “Jullie werken vanuit een systeemperspectief, maar het systeem mag er niet bij zitten!” “We zeggen dat het over kinderen gaat, maar ze zijn hier niet!”

21. Fase 3: implementatie • Omgaan met de achterban • Uitbouwen van externe ondersteuning • Structureren: geleidelijk proces van institutionaliseren • De overeenkomst en uitvoering opvolgen

22. Overzicht • Wat is multipartij samenwerking? • Themaen aanpak van het onderzoek • Een aantal bevindingen • Conclusies • Vragen en uitwisseling

23. Thema: aansturen van het proces • Niemand heeft autoriteit voor domein • Geen formele leider • Geen duidelijke en gedeelde doelstelling • Beïnvloeden van organisaties • Onduidelijke autoriteitsrelaties • Deelnemers die sturen dragen dubbele pet • Ideologie: consensus, participatie, gedeeld eigenaarschap

24. De bril in dit onderzoek • Het leven in groepen en organisaties is dubbelzinnig • De persoonlijke ervaring en betekenisgeving van mensen is doorslaggevend voor het verloop van een samenwerking • Mensen proberen een proces zo te organiseren dat de onzekerheid en spanning die samenwerking oproept kunnen (ver)dragen

25. De paradox van samenwerken De toegenomen verwachtingen van een hoog committment, meer gesofistikeerde relaties, en een grotere competentie van de deelnemers van ‘nieuwe organisaties’ gaan vergezeld van een dramatische toename van de kwetsbaarheid van mensen.” (James Krantz)

26. Rol consultants/onderzoeker • Rol consultants: • Voorwaarden creëren om veranderingsproces door te maken • Facilitatie • Rol onderzoeker: • documentatie proces • Terugkoppeling naar groep • Actie-onderzoek: begeleiden veranderproces én theorie ontwikkelen

27. Dataverzameling doorheen tijd Stakeholder analyse Terugkoppelings-sessies Kritische incidenten interviews (9) Stakeholderinterviews (34)  Documentatie vergadermomenten + dagboeknotities 

28. Aanwezige hefbomen LOP: doorgeven welke gezinnen geweigerd vanuit bestaanszekerheid gaat SW vlotter de dingen die we doen zijn zinvol concrete realisaties (bv.week PZ) Limburg heeft stapje voor qua SW we stappen al spontaan naar andere PGD Conditionele hefbomen opdracht geven, autonomie en krediet geven, jaarlijks evalueren 1 affiche en slogan, 1 pool en toebedeling afspreken externe onderzoekers RvB: neuzen in zelfde richting samen iets groots en duurs doen SW opleggen; ligt te gevoelig bij diensten mensen van diensten samenzetten tussenstappen (bv. centrale lijst) Basisvisietekst: wat is PZ? Knopen doorhakken: bottom-up ofwel sturen van boven; duidelijk kader subsidiesysteem veranderen Hinderpalen dubbel: geen aanmelding = geen personeel LOP: werkgroep gebruiken voor eigen agenda; zitten niet op 1 lijn grootschalig: verlies dynamiek nog onoverzichtelijker, verdeelsleutel? Verzuiling nog steeds consequenties voor ouders 1 selectieteam = job kwijt verschil in visie  thema’s vermijden geen doel, probleem, knelpunt privacy gemeenschappelijk probleem  gemeenschappelijke oplossing meer SW  minder creativiteit, soepelheid, motivatie, betrokken; anoniemer mensen zijn werkgroepen kotsbeu; geen beloning onvoldoende geld Voorbeeld: medewerkers

29. Overzicht • Wat is multipartij samenwerking? • Thema en aanpak van het onderzoek • Een aantal bevindingen • Conclusies • Vragen en uitwisseling

30. Antecedenten Antecedents Context Context Manifeste dynamieken van richting geven Taak  Relaties Latente dynamieken van richting geven Formaliseren van het proces

31. Samenwerking als een ontwikkelingsproces • Thema’s in de ontwikkeling van de relatie: • Werken mét diversiteit en interafhankelijkheid • De spanning tussen intentie om samen te werken en de emotionele reacties

32. ‘Intern’: verschillen • Zijn er verschillen? • Veronderstelde verschillen of échte verschillen? • Zijn we verschillend op papier maar niet in de realiteit of juist andersom…? • Zijn verschillen een bedreiging of verrijking?

33. “Het is confronterend om te communiceren waar je voor staat. Dan blijkt misschien dat je toch niet zo speciaal bent als je dacht. Dan hebben we een identiteitscrisis!! (gelach)” • “Jullie lijken allemaal verbaasd dat we geen verschillen vinden. Dat is op zichzelf misschien wel een probleem. (gelach) Als de verschillen groot zijn, is het misschien gemakkelijker om samen te werken. Dan is het tenminste duidelijk. Dan kun je complementair werken.”

34. ‘Interne’  ‘externe’ stakeholders • Verwacht: geen interesse, geen tijd voor pleegzorg • Benaming ‘interne’ en ‘externe’ stakeholders • ‘Externen’ worden geïnterviewd – terugkoppeling • Focus op ‘interne zaken’

35. “Ik denk dat het gemakkelijker voor mensen is om hun stoel te verlaten als je de stakeholder betrekt. Dat maakt het gemakkelijker om breed te denken. Dan denk je voor pleegzorg. Als je alleen met interne mensen samenkomt stimuleer je de reflex ‘mijn dienst!’.” “We hangen samen wanneer de buitenwereld aanwezig is, niet wanneer we alleen zijn.”

36. Intenties  emotionele reacties • Noodzaak om samen te werken • Bronnen van onzekerheid en stress: • Verlies van werk, kwaliteit, netwerk, identiteit organisatie, vrees voor conflict,… • Interventies: • Minimale structuur en interventies • Transitioneel object: loketfunctie • Minimale garanties aan medewerkers • Modelgedrag projectgroep

37. Overzicht • Wat is multipartij samenwerking? • Thema en aanpak van het onderzoek • Een aantal bevindingen • Conclusies • Vragen en uitwisseling

38. Conclusies - 1 • Verandering is onvoorspelbaar • Geplande veranderingsinitiatieven niet realistisch • Voorwaarden scheppen waarbinnen mensen zelf vorm kunnen geven aan verandering • Leren leven met onzekerheid • Aanvaarden van ambiguïteit, paradoxen, dilemma’s, complexiteit

39. Conclusies - 2 • Vaardigheden en voorwaarden: • ‘Containment’: voldoende veiligheid en kader creëren om onzekerheid en stress te kunnen dragen • Procesgevoeligheid: bewust worden van dynamieken die proces beïnvloeden • Transitionele ruimte: tijd en ruimte voor • spreken over dromen, hoop, vrees, angsten • samen vrijblijvend experimenteren met scenario’s voor toekomt • leren van elkaar

40. Overzicht • Wat is multipartij samenwerking? • Thema en aanpak van het onderzoek • Een aantal bevindingen • Conclusies • Vragen en uitwisseling

41. “Ik ben, omdat wij zijn” - Klaus Elle