La dématérialisation et le code des marchés publics .

1. La dématérialisation et le code des marchés publics. Animé par Hubert LEYSALLE, délégué aux marchés publics Une réunion organisée par la Mission TIC de la Chambre de Commerce et d’Industrie de Lot-et-Garonne

3. Comment télécharger un dossier de consultation des entreprises ?

4. DEMATERIALISATION DES MARCHES PUBLICS

5. QCM ou presque…

6. Quels documents signer électroniquement ?

7. Qui signe la candidature et l’offre ?

8. Quels sont les documents des enveloppes virtuelles ?

9. La signature d’un fichier compresser est-elle valide ?

10. QU'EST-CE QU'UN PROFIL D'ACHETEUR ? C’est le site internet de l'acheteur public: plate-forme de dématérialisation service de dématérialisation salle des marchés place de marchés etc…

11. Le profil d’acheteur centralise les outils nécessaires à la dématérialisation. Il est accessible via internet et doit répondre à certaines caractéristiques

12. • accessible à tous, • mise en ligne du dossier de consultation, • réception des offres électroniques, sécurisée et confidentielle, • recevoir et traiter les documents signés, •gérer les échanges entre l’acheteur et les entreprises pendant toute la procédure de marché.

13. LE DOSSIER DE CONSULTATION DES ENTREPRISES EST-IL TOUJOURS SUR UN PROFIL D'ACHETEUR ?

14. Pour tout marché supérieur à 90 000 € HT, l’acheteur public est obligé de publier sur son profil d’acheteur la publicité et le dossier de consultation des entreprises (DCE). Un certain nombre d’acheteurs publics publie la publicité et DCE sur leurs profils d’acheteurs, même lorsqu’elles n’y sont pas tenues.

15. Est-il obligatoire de s'inscrire sur un profil d'acheteur ?

16. Pour consulter le dossier de consultation des entreprises, pas obligatoire de s'inscrire. Cependant, recommandé de le faire. En cas de modifications de la procédure (DCE, date limite repoussée, etc.) Pour déposer un pli, il faut être inscrit.

17. Est-il obligatoire de déposer son pli par voie électronique ? Non, mais …

18. Pour les marchés d’achats de fournitures de matériels informatiques et de services informatiques d’un montant > 90 000 € HT, le dépôt du pli par voie électronique est obligatoire, pour tous les autres marchés, l’acheteur public a toujours le droit de rendre obligatoire la réponse électronique, cette pratique n’est pas encore très répandue.

19. À l’inverse, pour les marchés supérieurs à 90 000 € HT, il ne peut pas interdire le dépôt d’un pli dématérialisé.

20. Pourquoi répondre par voie électronique ? Réduction des délais Réduction des coûts Réduction de la masse des documents

21. Peut-on répondre par courriel ? En procédure formalisée, seul le recours au profil d’acheteur répond aux critères En procédure adaptée, l’acheteur public est libre de fixer les conditions de dépôt des offres Il peut donc autoriser le dépôt par courriel, mais à condition de l’avoir précisé, au préalable, dans le dossier de consultation des entreprises ou dans l'avis de publicité.

22. Pourquoi transmettre une copie de sauvegarde ? • La copie de sauvegarde est la copie de l’intégralité des données constituant la candidature et l’offre, transmise sur un autre support (CD-ROM, clé USB, support papier, etc.) Elle est transmise dans les mêmes conditions de forme et de délai que l’offre , faute de quoi elle sera rejetée. • La copie de sauvegarde peut remplacer l’offre principale.

23. Quels sont les prérequis techniques pour déposer un pli électronique ? Pour pouvoir signer l’offre, il faut disposer d’un certificat de signature électronique. L’ordinateur doit être équipé de certains logiciels et être configuré d’une certaine façon ; c’est ce que l’on appelle les prérequis techniques.

24. A minima : d’un navigateur internet, de Java, d’une suite bureautique (Office ou Open Office), d’un outil de compression et décompression des fichiers (Zip, RAR, d’un outil de lecture et de génération pour les fichiers (pdf). Le profil d’acheteur indique toujours quels sont leurs prérequis et dispose d’une fonctionnalité teste afin de vérifier si les prérequis.

25. Comment répondre par voie électronique ? Sur la forme, l’acheteur public peut demander l’utilisation de certains formulaires, élaborés par la direction des Affaires juridiques du ministère de l’Économie et des finances. DC1 DC2 DC3 DC4

26. Quel format de fichiers utiliser ? Si l'acheteur public indique ses préférences, il faut les respecter. Dans le cas contraire, utiliser des formats courants et largement disponibles, comme par exemple : • les formats bureautiques libres (de type Open Office) ou Microsoft (Word, Excel, etc.), • le format PDF, • le format propriétaire DWG ou DWF pour les plans ou dessins techniques, • les formats JPG, PNG ou TIFF/EP pour les photographies et les images, • les formats MP3 ou WAV pour les fichiers sonores, • le format MPEG-4 pour les vidéos.

27. Certains profils d’acheteurs imposent, lors du dépôt, que les fichiers soient compressés dans un seul dossier. Il est généralement recommandé d’éviter les fichiers exécutables (*.exe), de désactiver les macros et de veiller à nommer les fichiers de façon explicite.

28. Comment se passe le dépôt de l'offre ? L’offre doit être transmise avant l’heure limite fixée. Si la transmission est commencée avant l’heure limite, et se termine après, l’offre sera considérée comme hors délai Les profils d’acheteurs ne limitent généralement pas la taille des plis déposés.

29. Le profil d’acheteur envoie une confirmation de la réception du pli dématérialisé par courriel. Si aucun message n’est reçu, il faut considérer que la transmission n’a pas aboutie et recommencer. • Si, après avoir déposé le pli, l’entreprise souhaite modifier le contenu de sa réponse, elle peut encore le faire, autant de fois que nécessaire, tant que la date limite n’est pas dépassée.

30. Le pli est-il confidentiel ? • L'acheteur public garantie la confidentialité des candidatures et des offres. Les enveloppes sont chiffrées (ou cryptées) au moment de leur envoi, les informations envoyées sont codées à l’aide d’une clé secrète produite par un algorithme cryptographique. Seul l’acheteur public dispose de la clé de déchiffrement associée. La confidentialité est donc garantie jusqu’au moment où les données sont déchiffrées. • Une fois le pli électronique ouvert, comme pour les plis papier, l’acheteur public respecte la législation sur le respect du secret industriel et commercial, de la vie privée, et du secret professionnel.

31. Que faire en cas de virus ou de dysfonctionnement informatique ? En cas de virus, l’acheteur public ne pourra pas ouvrir le pli. Dans ce cas, seule la transmission préalable d’une copie de sauvegarde permet d'examiner l'offre . Sinon, elle doit être rejetée.

32. Qu’est-ce qu’un certificat de signature électronique et comment s’en procurer un ?

33. Un certificat de signature électronique (CSE) est l’équivalent numérique de la signature manuscrite. Il est donc nominatif, délivré à une seule personne (et non à une société) et, apposé sur un document, il engage le signataire. Il est contenu sur une carte à puces ou sur une clé USB. Plusieurs sociétés, appelées Autorités de certification peuvent fournir un CSE. Il en existe plusieurs sortes et ils ne peuvent pas tous être utilisés pour répondre à un marché public. Par exemple, le certificat électronique utilisé pour la déclaration d’impôts ne dispose pas d’un niveau de sécurité suffisant et ne peut pas être utilisé pour les marchés publics. Le CSE doit être conforme au Référentiel général de sécurité (RGS)

34. Depuis le 18 mai 2013, les CSE conformes au référentiel PRIS v1 ne sont plus valides.

35. Comment se procurer un certificat de signature électronique ?

36. Les certificats de signature qualifiés RGS sont les seuls acceptés, Les prix varient en fonction des autorités de certification. de 70 € à 130 € / et leur durée de deux ou trois ans. Le CSE est délivré en mains propres pour vérifier l’identité du titulaire du certificat.

37. Qui doit être titulaire du certificat de signature électronique ?

38. Le certificat de signature électronique (CSE) est nominatif, la personne qui signe doit avoir le pouvoir d’engager la société. Le titulaire du CSE doit donc être : • soit le représentant légal de la société (gérant, président, etc.), • soit toute autre personne qui disposera dans ce cas d’une délégation de pouvoir (à joindre dans le dossier de candidature). • Si le titulaire du CSE quitte la société, il faut s’en procurer un nouveau.

39. En résumé Avant d’acheter un certificat , s’assurer : • qu’il s’agit d’un certificat conforme au référentiel général de sécurité (RGS), • qu’il convient pour la réponse aux marchés publics, • que la personne titulaire du CSE dispose bien du pouvoir d’engager la société.

40. L'utilisation d'un certificat de signature électronique est-elle obligatoire ? • Dans une procédure formalisée, oui. • Dans une procédure adaptée, ce n’est en théorie pas obligatoire. Cependant, l’acheteur public peut l’imposer et il l’impose.

41. Quels sont les documents qui doivent obligatoirement être signés ? Tous les documents qui auraient été signés à la main dans le cadre d’une procédure papier, doivent l'être électroniquement dans le cadre d’une procédure dématérialisée. Il s’agit notamment des formulaires DC1 (ou lettre de candidature) et DC3 (ou acte d’engagement) et éventuellement de ses annexes. En tout état de cause, il faut vérifier le dossier de consultation des entreprises et l’ avis de publicité afin de savoir quels documents l’acheteur public souhaite voir signés.

42. A savoir : • signer un document papier et le scanner n'est pas une signature électronique valable, • signer électroniquement le pli électronique compressé (ZIP) ne permet pas de signer toutes les pièces contenues. L’acheteur public peut rejeter le pli si c'est le cas.

43. Comment signer son offre ? Le profil d’acheteur permet de signer électroniquement des documents dès lors que le certificat de signature électronique est installé sur le poste.

44. Les modalités techniques diffèrent selon les profils d’acheteur. Il faut d’abord s’identifier, puis choisir la consultation à laquelle on veut répondre. Puis, signer électroniquement chaque document qui doit l’être (il faut signer chaque document de façon unitaire avant de procéder au chiffrage et à l’envoi.

45. Comment faire en cas de cotraitance ou de sous-traitance ? En cas de sous-traitance, seule l'entreprise candidate principale signe les pièces telles que la lettre de candidature ou l’acte d’engagement. En revanche, l'entreprise candidate et le sous-traitant doivent tous deux signer le formulaire DC4 ou déclaration de sous-traitance.

46. En cas de cotraitance, et quelques soit l'habilitation donnée par ailleurs à l'entreprise mandataire, tous les cotraitants doivent signer la rubrique H du DC1 ou la lettre de candidature.

47. Dans une procédure électronique, plusieurs certificats de signature électronique (CSE) doivent donc être appliqués sur le DC4, le DC1 et éventuellement l' acte d'engagement (cotraitance). Il faut alors passer par un outil de signature parapheur.

48. Comment se déroule la procédure après le dépôt d’une offre électronique ? L’acheteur public peut communiquer avec les entreprises candidates par voie électronique pour demander des compléments de candidature ou des précisions, engager des négociations, informer du rejet de la candidature ou de l’offre ou attribuer le marché.

49. NB ces messages exigent une réponse rapide de la part des entreprises candidates ; l’adresse de messagerie associée au compte sur le profil d’acheteur doit donc être une adresse valide et régulièrement consultée.

50. Si l’acheteur public n’a pas de CSE, il lui faut "rematérialiser" l’offre. Il demandera, une fois toutes les formalités d’attribution effectuées, de lui renvoyer une version papier du pli, comportant cette fois les signatures manuscrites à la place des signatures électroniques