Réunion Générale de coordination du 17 Janvier 2008

1. Réunion Générale de coordination du 17 Janvier 2008

2. REUNION DE COORDINATION DU 17 JANVIER 2008 Ordre du Jour • Point sur les indicateurs qualité – bilan de l’année 2007. • 2. Point sur le clôture du budget 2007 et la préparation du BP 2008. • 3. Point sur le Syndicat « Scènes Vosges » avec la création du nouveau budget annexe TVA. • 4. Point sur les refacturations à finaliser sur l’Epic – Office du Tourisme, Scènes Vosges et le CCAS. • 5. Point sur les audits internes du second semestre 2007. • 6. Point sur l’audit externe du 1er février 2008. • 7. Point d’avancement sur la mise en place des paiements par Internet. • 8. Points divers relatifs aux Marchés Publics. • 9. Remarques diverses. • Prochaine Réunion le : Jeudi 10 Avril 2008 à 14 H 30

3. 1.A. Les indicateurs qualité • Délais globaux de règlement • Délai global 2007 : 25,40 jours dont 23,16 jours sur le 1er semestre. • Délai 2006 : 27,81 jours ; Délai 2005 : 28,64 jours ; Délai 2004 : 29,21 jours. • Délai moyen enquête nationale : 37,4 jours. • Par service : Urbanisme 36 jours en 2007, DST 28 jours, DG 27,6 jours • Cabinet du Maire 21,3 jours, Animation 21,89 jours, Sports 21,93 jours • Objectif 2007 : 28 jours - Objectif 2008 : 26 jours • 2. Délais globaux d’encaissement • Délais d’encaissement normal pour les titres émis en 2007 : 30,03 jours pour une moyenne annuelle de 30 jours. Objectif 2007 : 35 jours et 2008 : 31 jours. • Délai d’encaissement global moyen 60,28 jours. • 3. Délais de traitement par les services • De 18 jours en 2001 à 8,81 en 2006 et 6,65 jours en 2007. • Objectif 2007 : 9 jours - Objectif 2008 : 7 jours

4. 1.B. Les indicateurs qualité ( suite ) • 4. Suspensions du Trésor Public • Taux de suspension 2007 des mandats : 0,59 % - Objectif 2008 0,70 %. • Taux de suspension 2007 des titres : 1,53 % - Objectif 2008 1,50 %. • Taux moyen global 2007 : 0,88 % - Objectif 2007 0,90 %. • 5. Les factures anciennes arrivées dans nos services • Délai moyen d’arrivée en 2007 : 13,46 jours contre 13,39 en 2006 et 20,26 en 2002 • Chaque mois, 92 factures en 2007 ont déjà plus de 15 jours d’existence quand elles arrivent aux Finances ( 87 en 2006, 109 en 2005 ). • Chaque mois, 32 factures en 2007 sont datées de deux mois précédent celui de l’enregistrement aux Finances ( 28 en 2006, 28 en 2005 ) • Deux causes à traiter : • les factures arrivent directement au service • Les fournisseurs envoie des factures éditées avec beaucoup de retard • ENJEUX : TRANSVERSALITE ENTRE COMPTABLES ET AVEC LES FINANCES

5. 2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008 Crédits ouverts en totalité depuis le 21 Décembre : Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme Crédits ouverts en totalité depuis le 15 Janvier : Scènes Vosges Crédits fonctionnement depuis le 21 Décembre : CCEG. Reports 2007 sur 2008 ouverts en totalité : Ville – CCAS – Epic Office du Tourisme – Scènes Vosges. En principe : pas de traitements possible sur 2007.

6. 2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008 • Deux axes de présentation : • Comment gérer sur 2008 mes mouvements qui ont fait l’objet d’un rattachement sur 2007 • Comment interpréter les cumuls en situations budgétaires sur 2008 compte tenu des rattachements réalisés.

7. Situation des cumuls sur 2008

8. En utilisant « Saisie des Mouvements » Montant du Mouvement 2 290 €

9. Visualisation des références du mouvement de rattachements RATD

10. 1er Cas : Pas besoin de cet engagement : je le mets en « refusé »

11. Montant du disponible a changé de 106 898,44 à 109 188,44 + 2 290 € Ces montants se sont actualisés de + 3 714,56 à + 1 424,56 € soit – 2 290 €

12. 2e Cas : Je rapproche de la facture de 1 500 € et solde le mouvement Sur Saisie Facture

14. La ligne est soldé : pas de création d’un nouveau mouvement

15. Modification des cumuls engagés et facturés et du disponible sur la ligne Mouvement de 2 290 – 1 500 rapproché donc 790 € supprimés, d’où hausse du disponible de 106 898,44 à 107 688,44 € Baisse des cumuls de 790 €

16. 3e Cas : Je rapproche de la facture de 1 500 € et ne solde pas le mouvement résiduel de 790 € : d’où création d’une seconde ligne sur le même mouvement. Sur Saisie Mouvement Partie rapprochée à une facture Reste de l’engagement

17. Impact sur les comptes : les montants engagés et facturés restent logiquement identiques.

18. 2. Clôture Budget 2007 – Ouverture BP 2008 Suite Conclusion Axe 1 et Transition Axe 2 Les rattachement réalisés en 2007 augmentent le budget disponible 2008 en réalisé ( Mouvement de rattachement RATD ) en apparaissant en négatif sur les cumuls engagés, mandaté. Les mouvements correspondants rattaché ( sans RATD ) apparaissent seulement au niveau engagé, puis aux niveaux suivants s’ils sont rapprochés des factures et mandatés. Attention : le fait de mettre en « refusé » un mouvement rattaché le fait disparaître totalement de tous les cumuls ( y compris engagé ) : le service gestionnaire récupère la totalité des crédits correspondant pour un nouvel engagement.

19. Comment interpréter – 15 873, 67 € en mandats émis Et – 3 108,97 en Facturés – Pré Mandatés ?

20. 1ers cumuls : Mouvements engagés

21. TOTAL C 112 388,85 A - B + C = 107 714,48

22. 2° CUMULS Facturé – Pré Mandaté

23. 3° CUMUL MANDAT EMIS

24. 3. La gestion de Scènes Vosges Le 14 Janvier, adoption des budget 2008 Scènes Vosges 14 80 Principal Scènes Vosges : Théâtre et Services Administratifs 14 81 TVA Scènes Vosges : Louvière et Rotonde. Services principalement concernés : Bâtiments en dépenses.

25. 4. Point sur les refacturations à établir ( Rappel ) • Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges • Nature des dépenses concernées : • Frais de reprographie, de fournitures de bureau, d’affranchissement. • Produits d’entretien. • Fournitures éventuelles Bâtiments ( interventions travaux en régie ). • Forfaits informatiques. • Mise à disposition de Personnel dans le cadre de Manifestations ( Centre des Congrès, Scènes Vosges … ). • Entretien de véhicules et fourniture de carburant.

26. 4. Point sur les refacturations à établir ( suite ) • Collectivités concernées : CCAS, EPIC, Scènes Vosges. • Méthode : • Décompte avec toutes les pièces justificatives à transmettre à la Direction des Finances avant le 07 Décembre pour les 11 premiers mois de l’année. • Rattachement pour le 12° mois. • Ne concerne pas les forfaits ( informatique, CCEG ), et ne concerne pas les facturations déjà établies périodiquement (Garage ). • Valorisation Main d’œuvre : prendre le prix établi dans les tarifs ( ou le tarif prévu éventuellement dans le cadre d’une convention ).

27. 5.a Point sur les Audits internes du second semestre • Pool comptabilité : en particulier, culture, UDD, Technique, garage-cadre de vie • Attention à l’actualisation de vos fiches de postes suite à réorganisation de services • Attention au relevé quotidien des factures aux finances • Attention aux pièces MAPA, à la communication sur les marchés en cours avec les techniciens et responsables de services. • Bien vérifier les lignes à créditer dans le cadre des virements de crédits • Bien sensibiliser les techniciens aux procédures comptables • Attention au bon respect des règles de centralisations des commandes (fournitures de bureau, informatiques, produits d’entretien, documentation … ) • Eviter les factures avec des adresses nominatives au niveau des services, mais faire figurer le service concerné ( cas des travaux de reprographie externe ) • Bien transmettre les Ordres de Services et PV de réception dans les délais.

28. 5.b Point sur les Audits internes du second semestre econde Fiche de suivi pour les Télécoms

29. 6 Point sur l’Audit externe du 1er Février Prévu le 1er Février 2008 par M Philippe Millard pour l’Urbanisme, la culture et la cellule évènementiel. Les services doivent se rendre impérativement disponibles.

30. Facturation dans le cadre des régies Proposition d’une codification normalisée en vue du paiement par Internet Proposition d’une codification normalisée en vue du paiement par Internet 7 Point sur la mise en place des paiement par internet La codification des factures. Principe : pas de paiement internet possible sans réception préalable d’une facture par courrier ou par e.mail, ET TOUJOURS AVANT émission d’un titre Ville Ecole de Musique 08 41 68 ; Ecole de l’Image 08 41 67 Halte garderie et Crèches : 08 41 61 Loyers ( avant émission du titre de recettes ) : 08 41 42 Musée 08 41 78 – Cité de l’Image 08 41 77 Golf 08 41 95 ; Centre aérés 08 41 96 ; Spinaparc 08 17 66 Garderies périscolaires 08 41 97 ; Etudes surveillées 08 41 65 Classes Transplantées 08 41 65 Carte d’animations municipales ( sports ) 08 41 97 Carte d’animations municipales ( culture ) 08 41 64 EPIC Office Office du Tourisme ( Boutique et Spectacles ) : 08 70 08 Centre des Congrès : 08 72 08 RAPPEL 2 premiers chiffres : code année 2 chiffres suivants : code budget 2 chiffres suivants : code service gestionnaire 4 chiffres suivants : un compteur géré directement par le régisseur soit 9999 factures maximales sur l’année

31. 7 Point sur la mise en place des paiement par internet La codification des factures ( suite ) CCEG Bibliothèque Mutimédia intercommunale : 08 60 33 Bassin Olympique 08 60 21 ; Piscine Iris 08 60 22 ; Piscine Germain Creuse 08 60 23 Patinoire 08 60 51 CCAS Loyers Magnolias ( avant émission du titre ) : 08 22 61 Repas Résidences et à domicile ( avant émission du titre ) : 08 20 61 Loyers 3 Résidences Personnes Agées ( avant émission du titre ) : 08 24 61 Téléalarmes : 08 20 61 Principe codification : 2 premiers chiffres : code année 2 chiffres suivants : code budget 2 chiffres suivants : code service gestionnaire – activité 4 chiffres suivants : compteurs à gérer par chaque émetteur de factures.

32. Etape 1 : Références et identité B. Le site de paiement Le code facture Contact vers paiement.internet@epinal.fr Sera remplacé par Nature de la prestation Ces trois champs seront également obligatoires

33. Etape 2 : le site invite l’internaute à bien vérifier les données inscrites. Une vérification automatique est réalisée sur l’adresse e.mail.

34. Etape 3 : le paiement

35. Groupement Epinal Ville ccas cceg epic Zone de paiement sécurisé

36. 8 Point sur les Marchés Publics • La mise en concurrence reste un principe fondamental : une convention de service de 3 000 € annuels HT reste un marché soumis au code. • Le seuil pour les MAPA 2008 passe de 210 000 € HT maximum à 206 000 € HT. • Nouveaux MAPA en cours de réalisation : • Produits d’entretien et EPI, • et à l’étude, fournitures électriques et peinture.