Willkommen bei der Kurzeinführung zur GOA-WorkBench

1. Willkommen bei der Kurzeinführung zur GOA-WorkBench

2. GOA –Der Group Opinion Analyser • GOA – der Group Opinion Analyser ist eine leicht bedienbare Toolbox für Entwurf, Durchführung und Auswertung aller umfrage- und assessmentgestützten Managementmethoden. • GOA: • ist von der EFQM lizensiert • minimiert den Umfrage- und Analyseaufwand • bietet zahlreiche Wissensbasen zur Implementierungs-unterstützung verschiedener HRM- & TQM-Methoden • bietet je nach Modul bis zu neun Sprachen • bietet Multimedia-Unterstützung zum Online-Training • GOA ist die Softwarebasis für die SAETO-Lösung

3. Assessment-Modell CAF, EFQM, ISO9004, „Fit for Excellence“, ... Auswerten Umsetzen Erheben& Bewerten SchülerZufriedenheit Zielebestimmen Mitarbeiter Zufriedenheit ProjectExcellence Strategiedefinieren UnterrichtsEvaluation 360°Feedback … Der Weg zur Exzellenz

4. Ablauf eines GOA Projekts • Anlegen einer neuen Befragung • Anpassung der Befragung(Streichen und Hinzufügen von Fragen) • Erstellung von sprach- oder zielgruppenspezifischen Befragungsversionen • Festlegen der Zielgruppe und Verteilung der Befragung • Bereitstellung von Fragebögen in beliebiger Form,z.B. auf einem Internet-Server • Einlesen der Antworten und automatisierte statistische Auswertung • Auswertung komplexer Abfragen • Unterstützung des Kontinuierlichen Verbesserungsprozesses (KVP)

5. Team Effectiveness LOP Inventory Objectives InnoMan Kultur KVP WorkBench Project Excellence InnoMan Process & Project Objectives 360° Management Feedback Lieferantenaudits (Inq. Prof) Basell II Inquiry Prof. GOA UnterstützungsmModule für das EFQM Exzellenz Modell Customer Inquiry People Inquiry Organisationsklima

6. ISO 9000 Abdeckung ISO im EFQM Modell 1. Führung 1 1 9. Schlüsselleistungen Ergebnisse 2. Politik & Strategie 0,8 0,6 0,4 8. Gesellschaft Ergebnisse 0,2 3. Mitarbeiter 0 7. Mitarbeiter Ergebnisse 4. Partnerschaften & Ressourcen 6. Ergebnisse Kunden 5. Prozesse

7. Links zwischen ISO 9001 und EFQM * - *** = Intensität der EFQM–Erhebung zu diesem ISO-Kapitel GOA Assessment bietet: Vorbereitung auf die ISO-Zertifizierung ohne zusätzlichen Aufwand!

8. Verbesserungsvorschläge • Jede Umfrage erhebt nicht nur quantitative Daten, • sondern auch qualitative Informationen, • die bei ihrer Weiterverfolgung ein wesentliches Verbesserungspotential für die Organisation ergeben !

9. Auswahl von Verbesserungsvorschlägen Ziel ist ein möglichsthoher Erfolg - bei möglichstgeringem Mitteleinsatz Aufwand niedrig hoch gering hoch Auswirkung

10. Das Konzept der Balanced Q-Card (BQC) • Übernimmt Daten aus anderen GOA Modulen • Verbesserungsvorschläge aus EFQM, ISO 9004, Easy Assessments, etc... • Antworten zu entsprechend deklarierten offenen Fragen aus GOA-Inquiry-Modulen • Erlaubt eine Bewertung der übernommenen Daten • am Einzelplatz • als Teambefragung in Web/Intranet • Individuelle Gewichtung • Gewichtung der Kriterien, aus denen die Fragen stammen • Gewichtung der einzelnen Bewertungsebenen (max. 5 Aspekte)

11. GOA starten Alle Module der GOA-WorkBench verfügen über einige gleichartige Basis- und Umfragefunktionen, die im Folgenden kurz dargestellt werden. Wenn Sie GOA das erste Mal starten, können Sie sich mit dem Anwendernamen "Test" und ohne Angabe des Passworts anmelden, oder ein neues BENUTZER Login anlegen. Die Befragungen, die Sie im Folgenden anlegen, sind nur unter dieser Benutzerkennung sichtbar. Klicken Sie nun auf OKund das Programm startet.

12. Sie starten Funktionen in GOA über die Symbole der Werkzeugleiste oder anhand der betreffenden Menüpunkte. Zu Listeneinträgen können Sie auch mit einem Klick der rechten Maustaste die verfügbaren Menüpunkte abrufen. Mit der F1-Taste können Sie jederzeit die Online-Hilfe einsehen.

13. Im GOA-Hauptfenster werden die von dem aktuellen Benutzer erstellten Umfragen aufgelistet. Falls noch keine Befragungen existieren, werden Sie automatisch gefragt, ob Sie ein neues Interview anlegen wollen. Um ein neues Interview zu generieren, wählen Sie aus dem Menü „Befragung“ den Punkt „Neu“ aus. Hier klicken

14. Als Nächstes erscheint ein Auswahlfenster in dem alle in Ihrer GOA Installation verfügbaren Wissensbasen und Sprachversionen aufgelistet sind. Durch Anklicken der gewünschten Wissensbasis erhalten Sie eine Arbeitskopie des vordefinierten Fragenkatalogs.

15. Statt eine der Wissensbasen auszuwählen können Sie aber auch ein bereits vorhandenes und angepasstes Interview kopieren, um so auf einen existierenden Bearbeitungsstatus der Fragetexte aufsetzen. Kopie wird der Liste zugefügt.

16. Extra Menü Das Menü “Extras” gibt Zugriff auf die administrativen Funktionen wie beispielsweise die Einstellung der Sprache der GOA-Menüs.

17. GOA Inquiry „GOA Inquiry“ bietet eine Softwareunterstützung zur Erstellung und Erhebung von Umfragen und kann durch eine Reihe von Wissensbasen erweitert werden. Diese Wissensbasen enthalten umfassende Fragenkataloge und Abarbeitungs-regeln und lassen sich sowohl für ein strategisches Qualitätsmanagement nach dem EFQM Modell verwenden, als auch für die Umfrageanforderungen nach CAF, ISO9000, QS9000 oder der VDA 6.x Reihe, wie z.B. zur Kunden- und Mitarbeiter-zufriedenheit. Dabei besteht die Möglichkeit, verschiedene Sprachen zu kombinieren und so z.B. eine deutsche Umfrage mit einem englischsprachigen Fragebogen zu ergänzen. Beispiele für typische Umfragemodule sind die Analyse der Lernenden Organisation, Firmenzielerhebungen, Innovationskulturbewertung, Kunden- & Mitarbeiter-Zufriedenheitsanalysen oder Teameffektivitätsanalysen Zu den “normalen” Umfragen kommen noch Erhebungen nach der 360° Feedback Methode zum Einsatz, wie zum Beispiel bei der Analyse der Führungseffektivität. Ein weiteres Anwendungsfeld sind die Team Bewertungen in den Assessment-Modulen, wie z.B. bei EFQM Assessment oder Project Excellence.

18. Das erste Fenster nach Aufruf einer neu angelegten Firmenziel-Befragung enthält den vollständigen Fragenkatalog zum jeweiligen Thema, sowie eine Anzeigezeile, die es erlaubt auch längere Fragentexte anzusehen, ohne dabei Scrollen zu müssen. In diesem Fenster passen Sie den Fragenkatalog der Wissensbasis auf Ihre konkret anliegende Erhebung an.

19. Um die Fragen umzuformulieren, klickt man mit der rechten Maustaste die Frage an und wählt im erscheinenden Menü den Punkt “Fragentext ändern” aus. Hier klicken

20. Im anschließend erscheinenden Editierfenster kann der Text bearbeitet und überschrieben werden. Die Änderung ist mit “Speichern” zu bestätigen. Hier Text ändern Hier klicken um Änderung zu übernehmen

21. Umfragen verteilen Zum Versenden der Fragen klickt man auf die Schaltfläche ’Interview verteilen’. Das Programm führt den Benutzer mittels eines Assistenten automatisch durch die hierzu notwendigen Schritte. Dabei können Sie projektspezifisch Umfrageversionen anlegen und für jede die Umfragesprache individuell festlegen. Verteilung starten

22. Das Programm führt den Benutzer mittels eines Assistenten automatisch durch die hierzu notwendigen Schritte. Dabei können Sie projektspezifisch Umfrageversionen anlegen und für jede die Umfragesprache individuell festlegen.

23. Eine Sonderform der Umfrage ist das 360° Verfahren, bei dem der gleiche Sachverhalt von unterschiedlichen Personengruppen, aus deren spezifischen Betrachtungsweise, erfragt wird. GOA stellt hierzu einen Assistenten zur Verfügung, der die Umfrage gleich für die entsprechenden Erhebungsgruppen bereitstellt und auch später eine entsprechende Gegenüberstellung bei der Auswertung vornimmt. Verteilung starten

24. Versionsspezifisch können Fragen noch einmal angepasst werden, um so unterschiedliche Interviewgruppen ansprechen zu können. Die Fragebögen können sowohl elektronisch, als auch in Papierform verteilt werden, wobei “elektronisch” die Standardform ist. GOA erlaubt Ihnen, die erstellten Fragebögen an beliebiger Stelle abzulegen. Erzeugt Mail Attachments ... . Web-Dokumente . ... oder Papierform.

25. Bei der anschließenden Verteilung der elektronischen Fragebögen haben Sie die Wahl anonyme Kandidaten auszuwählen oder gezielt Personen aus einer Kandidatendatenbank zu übernehmen. Sollten Sie einen HTML-Fragebogen gewählt haben, erscheint statt des Fensters für die Kandidatenauswahl ein Fenster, mit dem Sie für das Intra-/Internetformat spezifische Layout-Details vorgeben können. Kandidaten anlegen Hier Klicken

26. Wenn die GOA Umfragen zentral bereitgestellt wurde, erhält die zu befragende Person den Link zu einer Website mit dem Fragebogen, oder den GOA-Satelliten als ausführbare Programmdatei. In letzterem Fall wird beim Abspeichern der Antworten eine Datei mit der Endung .sat erstellt, die auf den GOA Arbeitsplatz kopiert und dort eingelesen wird. Die beantworteten Fragen sind jederzeit speicherbar und können später wieder geöffnet werden. So können Antworten geändert oder nach einer Unterbrechung weitergearbeitet werden. Schaltflächen zum Navigieren im Fragebogen.

27. Im Falle der Intra-/Internetbefragung im HTML-Format werden die Fragen über einen Browser beantwortet. Beim Versenden werden die Antworten an einen Webserver übermittelt, der die Daten anonymisiert in eMails schreibt und an die für GOA definierte Adresse sendet. Beantworteten Fragebogen versenden Frage “x” voninsgesamt “n” Zu nächsten Frage

28. Antworten einlesen Wenn die Fragebogen-Antworten per eMail oder als Satellitendateien zurückkommen, müssen sie wieder in GOA eingelesen werden. Um dies zu veranlassen, klickt man auf: ‘Antworten einlesen'. Antwort-Dateien oder Emails einlesen

29. Zum Einlesen von Satellitendateien kann über die Toolbar der “Antworten einlesen” Dialog gestartet werden. Dort wird der Pfad zum Ordner ausgewählt, in dem die Satelliten liegen. Antwort einlesen

30. Wenn der ausgewählte Ordner beantwortete Satelliten-Dateien zu der gerade geöffneten Befragung enthält, werden diese in der Liste aufgeführt. Die gewünschten Dateien sind zu kennzeichnen und mit ’Einlesen' in die GOA Datenbank zur weiteren Auswertung kopiert. Die Datei selbst wird als “bereits gelesen” markiert, bzw. auf Wunsch von der Festplatte gelöscht. Einlesen Kennzeichnen Sie können bei Bedarf bereits eingelesene Dateien noch einmal anzeigen lassen (insofern sie nicht gelöscht wurden).

31. Auswertung Eingelesene Antworten wertet GOA automatisch statistisch aus. Bei Selektion einer Kapitelüberschrift oder einer Frage erhält man den Mittelwert der hierzu vorliegenden Antworten. Individuelle und detaillierte Ergebnisse erhalten Sie über die Menüfunktion „Report“, oder Sie nutzen die Export-Funktionen der statistischen bzw. Rohdaten.

32. In Abhängigkeit von der jeweils zugrundeliegenden Methodik erhält man bei einigen Umfragemodulen bei Selektion der Kapitelüberschrift die “Top Ten” Liste der Umfrage. Hier klicken

33. Das Anklicken der Schaltfläche im linken unteren Eck der Mittelwerts-Diagramme zeigt die statistische Verteilung der Antworten an. Detailgrafik aufrufen

34. Die grafische Darstellung kann in Ihrem Aussehen dem Firmendesign angepasst werden. Hierzu stehen 3 Menüs zur Verfügung. Das erste Menü erlaubt es die Farbvorgaben der Grafik zu verändern. Hier klicken

35. Das Menü “Kopiere Diagramm” erlaubt es Ihnen, die Auswertungsgrafik über die Zwischenablage in andere Windows Anwendungen zu kopieren … …. und das letzte Menü gestattet dem erfahrenen Anwender die gesamte Vorlage beliebig abzuändern. Hier klicken

36. Reporting Wenn Sie den Menüpunkt “Report” im jeweiligen Modul anklicken, öffnet sich ein Auswahlfenster in dem Sie die Details für Ihren Report festlegen können. Hier klicken Hier klicken

37. Hier können Sie festlegen, zu welchen Kapiteln und Fragen Sie eine statistische Auswertung wünschen, … …und welche Informationen der Report dabei enthalten soll.

38. In Abhängigkeit vom jeweils verwendeten Umfrage oder Asessmentmodul differieren die verfügbaren statistische Auswertungen, die Bedienung folgt aber immer der gleichen Vorgehensweise.

39. Sie können z.B. einstellen, welche Antworten in einem Fragebogen markiert sein müssen, um im aktuellen Report berücksichtigt zu werden (üblicherweise zur Auswertung sozio-demographischer Daten). Mehrere markierte Antworten innerhalb einer Frage werden als „oder“ Verknüpfung interpretiert, Antworten von verschiedenen Fragen dagegen als „und“-Verknüpfung. x Hier klicken um Filter zu setzen Im vorliegenden Beispiel würde z.B. aufgelistet, welche Assessoren eines Assessment-Teams umfassende Belege zu einem Punkt identifiziert haben.

40. Es ist auch möglich, mehrere Kandidaten-Gruppen zu definieren und deren Durchschnittsergebnisse vergleichend gegenüber zu stellen. Dabei können Sie Gruppen aus unterschiedlichen Interview Versionen wählen, aber auch Gruppen definieren, die bestimmte Antworten gegeben haben (Antwort-Filter). Hier klicken

41. Mit der Schaltfläche „Neue Gruppe“ legen Sie die erste Gruppe an. Mit einem einfachen Klick auf den Standardnamen „Gruppe ..“ können Sie die Gruppe jederzeit umbenennen. Hier klicken Hier klicken Männer ab 40 Anmerkung: Die hier definierten Gruppen-Kriterien gelten nur für den im Anschluß generierten Report und werden nicht gespeichert!

42. Eine Gruppe kann nun aus ein oder mehreren Kandidaten einer (oder mehrerer Versionen) bestehen, die in der linken Liste markiert werden. Es ist auch möglich, Fragen des Fragebogens als „Auswahlkriterium“ zu definieren. Hierzu wird in der rechten Liste bei der betreffenden Frage die Antwort markiert, die Kandidaten der Gruppe ausgewählt haben müssen. z.B. Geschlecht: männlich Alter: 40-65 Jahre oder 65 Jahre und älter Hier klicken, um in beiden Listen alle Häkchen zu entfernen Kandidaten auswählen x Auswahlkriterien anklicken Auswahlkriterien anklicken Auswahlkriterien anklicken x x x Mehrere Antworten innerhalb zu einer Frage sind ODER-verknüpft (40-65 Jahre ODER 65 Jahre oder älter), mehrere Fragen werden UND-verknüpft (männlich UND Alter=...).

43. Auf gleiche Weise wird nun ein zweite Vergleichsgruppe angelegt, z.B. Männer bis 40 Jahre. Der statistische Durchschnitt jeder Frage wird beim Generieren des Reports nun pro Gruppe ermittelt und in einem Diagramm gegenübergestellt. Die Sortierung entspricht dabei der zeitlichen Reihenfolge, in der die Gruppen definiert wurden. x x x

44. Export von Daten Im Export-Menü der Inquiry-Module finden befindet sich der Punkt „-> SPSS“. Hier klicken Wenn Sie diesen Menüpunkt anklicken, werden Sie im nächsten Schritt gefragt, in welchem Format und wohin Sie die Exportdatei gespeichert haben möchten.

45. Sie können auswählen, welche administrativen Daten in den ersten Spalten der tabulator-separierten Datei, vor den Befragungsergebnissen, ausgegeben werden sollen.Dazu können Sie vom Standard abweichende Überschriften festlegen. Für die statistische Auswertung ist unter Umständen eine Kennzeichnung notwendig, welche Fragen vom Kandidaten nicht beantwortet wurden. Ergebnisse von Multiple-Choice-Fragen werden dargestellt, indem jede mögliche Antwort als eine eigenständige Frage gesehen wird, deren Wert entweder „markiert“ oder „nicht markiert“ ist. Die Identifikation von „markiert“ / „nicht markiert“ (z.B. „1“ / „2“ oder „ja“ / „nein“ ) kann vorgegeben werden

46. Anschließend werden Sie nach dem Verzeichnis gefragt, in dem die zwei Dateien abgespeichert werden sollen, und der erfolgreiche Export wird bestätigt.

47. spssLegendenthält die Legende, welche Fragen hinter den Fragen-Ids der Daten-Dateien stehen und welche Beschriftung jede Antwortmöglichkeit hat. • spssData enthält die exportierten Antwort-Daten in einem SPSS kompatiblen, tabulator-separierten Format.

48. Wenn der Excel-Export lizenziert ist, erscheinen die Menüpunkte unter Menü Export. Diese Funktion führt ebenfalls in das Reportmodul, um dessen komplexe Filterfunktionen nutzen zu können. Bei dieser Export-Funktion erfolgen keine statistischen Berechnungen, sondern es werden die Rohdaten jedes Befragten exportiert. Deshalb sind nur die „Filter-Kriterien“ der Karteireiter „Interview Versionen/Kandidaten“, Filter: Antworten“ sowie „Fragen“ sichtbar. Im Gegensatz zur SPSS-Exportdatei werden hier pro Kandidat und Frage die Beschriftungen der markierten Antworten ausgegeben, was zu Lasten der statistischen Auswertungsmöglichkeit geht, aber leichter lesbar ist.

49. Nach Start der Generierung des Exportformats „Eine Spalte je Frage“ wird die Struktur des Fragebogens überprüft und Sie werden fallweise nach folgenden möglichen Vorgaben gefragt: Diese Einstellung bewirkt, dass zur besseren Übersichtlichkeit für jedes Kapitel auf der obersten Ebene des Fragebogens ein eigenes Tabellenblatt angelegt wird. Dies ist bei längeren Fragebögen schon deswegen sinnvoll, weil Excel nur 256 Spalten anbietet. Ein führendes Blatt identifiziert jeden Kandidaten und listet evt. Antworten aus Fragen der obersten Ebene auf (die kein übergeordnetes Kapitel hatten).

50. Wenn zwei oder mehrere aufeinander folgende Fragen die gleiche Antwortstruktur haben, kann es sinnvoll sein, diese Fragen untereinander darzustellen statt nebeneinender. Damit können dann in Excel Auto-Filter gesetzt werden. Auto-Filter