Registre corporatiu d’entrada i sortida de documents de la Generalitat de Catalunya

1. Registre corporatiu d’entrada i sortida de documents de la Generalitat de Catalunya Formació d’administradors de registre

2. Qui és administrador de registre? • Personal responsable de la unitat de registre. La seva missió és gestionar les taules pròpies de la seva oficina, els usuaris de registre, els usuaris interns i els usuaris de consulta, les plantilles i les notícies en l’àmbit del seu registre. • Tasques: • Manteniment de l’estructura principal de dades de l’oficina de registre • Creació i manteniment d’usuaris i perfils • Petició d’altes de nous registres a l’AS • Generació d'estadístiques i llistats • Creació, modificació i anul·lació de notícies • Creació, modificació i anul·lació de plantilles • Anul·lació d’assentaments • Descartar assentaments de les safates d’entrada i de sortida externa • Elaboració d’estadístiques • Canvi de sistema de numeració

3. Accés a l’aplicació • Per accedir a l’entorn de formació cal introduir l’adreça d’Internet següent: http://preproduccio.sarcat.gencat.intranet

4. Control d’accés a l’aplicació Per accedir a l’aplicació cal identificar-se com a usuari del s@rcat. Al camp Usuari cal introduir-hi el NIF i al camp Clau, la contrasenya d’Epoca. En cas de no tenir activa la contrasenya d’Epoca, s’hi pot accedir per l’entrada alternativa per data de naixement. Cal escriure “sarcat“ al camp Clau i clicar sobre la capçalera vermella. Saltarà a la pantalla d’accés per data de naixement. Cal escriure la data amb què cada usuari ha estat donat d’alta a l’aplicació (que no necessàriament és la real) i clicar sobre el botó Entrar.

5. Selecció de registre i de perfil Cas que l’usuari tingui més d’un registre i perfil assignats, el sistema mostra una finestra de selecció de registre. L’usuari ha de triar quina és la unitat de registre amb la qual vol treballar.

6. Últimes notícies publicades En entrar, l’usuari pot consultar les últimes notícies publicades. En qualsevol moment es pot tornar a la pàgina de les notícies clicant sobre la icona del s@rcat.

7. Registre d’entrada Perfil d’administrador de registre

8. Cerca d’assentaments de les safates d’entrada per descartar-los Es poden netejar les safates d’entrada i de sortida externes d’aquells assentaments dels quals no s’arribarà a fer l’alta, i descartar-los.

9. Llistat d’assentaments de les safates per descartar El sistema mostra un conjunt d’assentaments que compleixen els criteris de cerca. L’usuari selecciona aquells assentaments que vol descartar. Els assentaments s’eliminen de la safata però es mantenen actius i visibles a l’oficina que els va donar d’alta.

10. Cerca bàsica d’assentaments d’entrada És possible cercar qualsevol assentament donat d’alta a l’oficina de registre de l’usuari, així com els assentaments incorporats des de les safates. Amb el botó Netejar s’inicialitzen els criteris de cerca.

11. Resultat de la cerca d’assentaments d’entrada El sistema mostra els assentaments que compleixen els criteris de cerca informats, amb un nombre màxim de 500. L’enllaç des del número d’assentament permet accedir a la fitxa. Altres opcions des d’aquesta pantalla són les següents: • Mostrar/Ocultar ‘Assumpte’: permet veure la descripció de l’assumpte de cada assentament. • Generar fitxer Excel: permet descarregar els resultats de la llista sobre un fitxer en aquest format. • Anul·lar els assentaments seleccionats.

12. Fitxa d’un assentament d’entrada Des de la llista anterior es pot accedir a la fitxa d’un assentament. A la fitxa es poden consultar els canvis realitzats sobre cada un dels camps de l’assentament.

13. Cerca avançada d’assentaments d’entrada La cerca avançada amplia el nombre de criteris de cerca que es poden utilitzar.

14. Accés i consulta dels assentaments històrics Les dades històriques del s@rcat estan formades per les dades dels assentaments generats en l’aplicació corporativa anterior, juntament amb les dels assentaments generats amb el s@rcat amb una antiguitat de més de dos anys i menys de deu anys.

15. Registre de sortida Perfil d’administrador de registre

16. Cerca bàsica d’assentaments de sortida Es pot cercar qualsevol assentament donat d’alta a l’oficina de registre de l’usuari, així com els assentaments incorporats des de la safata de presortides.

17. Resultat de la cerca d’assentaments de sortida El sistema mostra els assentaments que compleixen els criteris de cerca informats. L’enllaç des del número de l’assentament permet accedir a la fitxa. Altres opcions disponibles són les següents: • Mostrar/Ocultar assumpte: permet veure la descripció de l’assumpte de cada assentament. • Generar fitxer Excel: permet descarregar els resultats de la llista sobre un fitxer en aquest format. • Anul·lar els assentaments seleccionats.

18. Fitxa d’un assentament de sortida Des de la llista anterior es pot accedir a la fitxa d’un assentament concret. Amb l’enllaç a cada camp, es poden consultar les modificacions fetes sobre cada un dels camps de l’assentament.

19. Consulta dels canvis fets sobre un assentament En clicar sobre l’enllaç d’un camp modificat, s’obre una finestra emergent amb la informació de la modificació.

20. Funcions d’administració Perfil d’administrador de registre

21. Alta i modificació de notícies L’administrador del registre gestiona les notícies que veuen els usuaris de la seva oficina de registre.

22. Gestió d’usuaris (I) L’administrador de registre gestiona els usuaris de registre, els usuaris interns i els usuaris de consulta de la seva oficina de registre.

23. Gestió d’usuaris (II) Un cop informades les dades identificatives, el sistema mostra un segon formulari per completar les dades d’assignació al registre i perfil de l’usuari corresponent.

24. Gestió d’usuaris (III) Es pot accedir a la llista de perfils assignats a l’usuari, en un o més registres.

25. Gestió de plantilles d’entrada Per a cada plantilla d’entrada s’informen les dades comunes que després seran utilitzades per facilitar l’alta d’assentaments d’entrada.

26. Gestió de plantilles de sortida Per a cada plantilla de sortida s’informen les dades comunes que després seran utilitzades per facilitar l’alta d’assentaments de sortida.

27. Canvi de numeració automàtica/manual del registre L’administrador de registre pot canviar la numeració entre els dos sistemes possibles: automàtica i manual. En el primer cas, el número identificador de l’assentament l’assigna el sistema. En el segon cas, el número el defineix l’usuari. En aquest cas, el sistema controla que no s’esculli un número ja utilitzat anteriorment.

28. Gestió de taules L’administrador de registre pot gestionar les taules pròpies de la seva organització.

29. Us agraïm la vostra participació ! Fi de la presentació s@rcat