Sistem Informasi Manajemen “ Informasi dalam praktik”

1. Sistem Informasi Manajemen“ Informasi dalam praktik” BAB 8

2. Kelompok :- Dinna Herlina 021110003- Anne Febrina 021110015- Dwi wira sistiani 021100033

3. TUJUAN BELAJAR- Mengetahui bahwa kemampuan sebuah perusahaan untuk mengembangkan sistem informasi yang efektif dapat menjadi salah satu faktor kunci keberhasilannya.- Mengenali proses-proses sistem pemrosesan transaksi yangakan menguraikan oprasi dasar perusahaan sehari-hari.- Mengetahui bahwa sistem informasi organisasi telah dikembangan untuk area-area bisnis dan tingkat-tingkat organisasi.- Mengenal arsitektur sistem informasi pemasaran sumber daya manusia,manufaktur, dan keuangan.- Mengetahui arsitektur dari sistem informasi eksekutif.

4. INFORMASI SEBAGAI SALAH SATU FAKTOR PENTING PENUNTUT KEBERHASILAN Pada tahun 1961. D. Ronald daniel dari McKinsey & Company salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika, memperkenalkan istilah cristical succes factor (CSF) atau fackor penting penentu kebersihan mengungkapkan bahwa terdapat beberapa aktivitas penting yang akan menentukan keberhasilan taua kegagalan bagi semua jenis organisasi.Aktivitas-aktivitas penting tersebut adalah CSF dan faktor-faktor ini dapar berbeda-bedadari satu jenis organisasi ke jenis oraganisasi lain. Sebagai contoh dalam industri kendaraan bermotor, yang diyakini sebagai CSF adalah model, jaringan di alur yang koefesien dan pengendalian hanya produksi yang ketat.

5. Dalam industri asuransi CSF diidentifikasikan sebagai pembagunan personel manajemen agen pengendalian agen personel administrasi dan inovasi dalam menciptakan produk asuransi yang baru paling tidak di awal tahun 1960-an semuanya di nyatakan sebagai CSI. Ketika manajemen sebuah perusahaan menjalankan konsep CSI, mereka akan merumuskan memusatkan perhatian pada pengidentifikasi CSI dan kemudian memonitor sampai beberapa jauh mereka telah mencapainya.

6. SITEM PEMROSESAN TRANSAKSI ialah sistem pemoresesan transaksi digunakan untuk menjelalskan sistem informasi mengumpulkan data yang menguraikan aktivitas perusahaan, mengubah data menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut bagi para penguna yang terdapat di dalam atau di luar perusahaan ini adalah informasi bisnis pertama yang di pasang pada komputer ketika mereka pertamakali diperkenalkan pada tahun 1950-an istilah sistem pemerosesan data elektronik ( electronik data procesing -EDP ) Dan sistem informasi akuntansi juga telah dipergunakan, namun saat ini kurang populer.

7. Figur 8.1 adalah sebuah model sistem pemrosesan transaksi. Model ini merupakan turunan dari model sistem umum perusahaan yang telah di bahas di bab2 Unsur input, transformasi, dan output dari sitem fisik perusahaan berbeda di bagian bawah. Data di kumpulkan secara fisik dan ligkungan, kemudian dimasukan kedakam data peranti lunak pemerosesan transaksi mengubah data menjadi informasi bagi manajemen perusahaan dan bagi individu serta orhanisasi-organisasi di dalam lingkungan perusahaan.

8. Figur 8.1

9. Sistem pemerosesan transaksi adalah sistem satu-satunya informasi yang memiliki tanggung jawab untuk memenuhi kebutuhan informasi diluar perusahaan. Sistem pemrosesan informasi memiliki pesaing sebagi contoh, sistem pemerosesan transaksi memberikan faktur laporan saldo kepada pelanggan, pesanan pemebelian kepada pemosok dan data dalam laporan keuangan kepada para pemegang saha pemilik. Salah satu contoh yang baik dari sistem pemerosesan transaksi adalah sistem yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan distribusi yang mengdistribusikan produk atau jasa kepada pelanggan. Kita akan menyebut sistem seperti ini sebagai satu sistem distribusi (distribution system).

10. Seperti produsen, distributor, atau pedangang eceran. Selain itu distributor juga dapat di temukan pada organisasi-organisasi United Way dan rumah sakit-rumah sakit serta pada badan-badan pemerintahan seperti perpajakan.Semua organisasi dalam satu bentuk dan lainya bergerak dalam bidang bisnis didtributor ingatlah pula bahwa Anda kemungkinan tidak akan menemukan sebuah perusahaan, perusahaan yang memproses datanya dengan caraya uang sama persis yang di uraiakn disini. Model yang kita lihat adalah model yang umum kebayakan perusahaan jika di lihat secara umum.

11. TUJUAN SISTEM Kita akan menggunakan diagram arus data, atau DFD, untuk mendokumentasikan sistem. Kita telah menguraikan DFD di bab7. DFD mendokumentasikan suatu suatu sistem dengan cara hierarkis dalam figur 8.2 mencerminkan tingkat yang tertinggi. Diagram ini di sebut diagram komteks kerena ia menyajikan sistem dalam kontek lingkungannya. Seluruh sistem di tunjukan oleh kontak yang di beri label “Sitem distribusi” yang bebrada di tengah. Unsur-unsur yang berinteraksi dengan sistem di tunjukkan oleh kontak-kontak dan di hubungkan ke sistem dengan panah-panah yang di sebut arus data Unsur-unsur lingkungan dari distribusi meliputi pelangan. Pemasok ruang persedianan bahan baku, dan manajemen. Arus data yang menghubungkan perusahaan dengan para pelanggannya cukup mirip dengan arus yang menghubungkan perusahaan dengan para pemasoknya. Pesanan yang di terima oleh perusahaan dari para pelanggannya di sebut pesanan penjualan (sales order) sedangkan barang yang di tepatkan oleh perusahaan kepada pemasoknya di sebut oesanan pembelian ( purchase order )

12. Figur 8.2

13. . Subsistem-subsistem Utama dari Sistem Distribusimengidentifikasikan tiga subsistem utama dalam Figur 8.3 dalam sebuah diagram Nomor 0. Penjelasan mengenai diagram Nomor 0 akan diberikan sebagai berikut.Subsistem ditentukan melalui kotak-kotak tegak yang diberi nomor dalam Figur 8.3'. Subsistem yang pertama berhubungan dengan pemenuhan pesanan pelanggan, yang kedua dengan pemesanan "penggantian persediaan dari pemasok, dan yang ketiga pemeliharaan buku besar perusahaan

14. Figur 8.3

15. Sistem yang Memenuhi Pesanan PelangganFigur 8.4 menunjukkan empat sistem utama yang terlibat dalam pemenuhan pesanan pelanggan; entri pesanan, persediaan, penagihan, dan piutang dagang. Sistem entri pesanan (order entry system) memasukkan pesanan pelanggan ke dalam sistem, sistem persediaan (inventory system) memelihara catatan persediaan, sistem penagihan (billing system) membuat faktur pelanggan, dan sistem piutang dagang (accounts receivable system) menagih uang dari para pelanggan. Figur 8.4 adalah perluasan dari Proses 1 dalam diagram Nomor 0. Karena alasan ini, maka disebut sebagai diagram Nomor 1. Angka nomor mengacu pada nomor proses yang sama yang terdapat pada DFD pada tingkat yang lebih tinggi. Kini kita dapat menjelaskan bagaimana nama diagram Nomor 0 berasal. Karena diagram konteks hanya terdiri atas satu simbol proses tunggal tanpa nomor, maka tidak ada angka nomor yang dapat dijadikan sebagai referensi dan DFD tingkat yang lebih rendah berikutnya disebut sebagai diagram Nomor 0.

16. Figur 8.4

17. Sistem yang Memesan Persediaan PenggantiDengan cara yang sama, kita mengidentifikasikan subsistem-subsistem yang berkaitan dengan pemesanan persediaan pengganti dari pemasok. Detail ini ditampilkan dalam Figur 8.5, dan disebut diagram Nomor 2. Sistem pembelian (purchasing system) menerbitkan pesanan pembelian kepada pemasok untuk persediaan yang dibutuhkan. Sistem penerimaan (receiving system) menerima persediaan, dan sistem utang dagang (accounts payable system) melakukan pembayaran.

18. Figur 8.5

19. Sistem yang Menjalankan Proses Buku Besar Figur 8.6 menunjukkan detail Proses 3 dalam diagram Nomor 0—memelihara buku besar. Sistem buku besar (general ledger system) adalah sistem akuntansi yang menggabungkan data dari sistem-sistem akuntansi yang lain dengan tujuan untuk menyajikan gambaran keuangan operasi perusahaan secara gabungan. File yang memuat data akuntansi yang telah digabungkan itu adalah buku besar (general ledger). Terdapat dua subsistem yang terkait. Sistem memperbarui buku besar (update general ledger system) akan membukukan catatan-catatan yang menguraikan berbagai tindakan dan transaksi ke dalam buku besar. Sistem pembuatan laporan manajemen (prepare management report system) menggunakan isi buku besar untuk membuat neraca dan laporan laba rugi serta laporan lainnya. Berbeda dari DFD sebelumnya, Figur 8.6 termasuk suatu tempat penyimpanan data (data store)—istilah DFD untuk penyimpanan data yang relatifpermanen, seperti file induk atau file historis. Tempat penyimpanan ini digambarkan dalam bentuk kotak dengan ujung terbuka dan diberi nama buku besar.

20. Figur 8.6

21. Menempatkan Sistem Pemrosesan Transaksi dalam PerspektifBukanlah suatu kebetulan bahwa sistem pemrosesan transaksi adalah sistem informasi pertama yang terkomputerisasi. Selain sebagai area aplikasi yang paling dapat dipahami, sistem ini juga berperan sebagai fondasi dari semua aplikasi yang lain. Fondasi ini mengambil bentuk basis data, yang mendokumentasikan semua hal yang penting yang dilakukan oleh perusahaan dalam menjalankan operasinya dan berinteraksi dengan lingkungan.

22. SISTEM INFORMASI ORGANISASIArea-area bisnis perusahaan—keuangan, sumber daya manusia, layanan informasi, manufaktur, dan pemasaran-menggunakan basis data yang diproduksi oleh sistempemrosesan transaksi, ditambah data dari sumber-sumber yang lain, untuk menghasilkan informasi yang digunakan oleh para manajer dalam mengambil keputusan dan memecahkan masalah. Sistem informasi dikembangkan untuk setiap area bisnis ini. Jenis sistem informasi lainnya yang telah diimplementasikan di banyak perusahaan-sistem informasi eksekutif (executive information system-EIS). ditujukan untuk tingkat organisasi daripada area bisnis. EIS digunakan oleh para manajer di tingkat organisasi yang lebih tinggi. Semua sistem informasi ini merupakan contoh dari sistem informasi organisasi (organizational information systems). Semua sistem informasi tersebut dikembangkan untuk memenuhi kebutuhan akan informasi yang berhubungan dengan bagian-bagian tertentu dari organisasi

23. Sistem Informasi Pemasaran Sistem informasi pemasaran (marketing information system-MKIS) memberikan informasi yang berhubungan dengan aktivitas pemasaran perusahaan. Model kita untuk sebuah MKIS diilustrasikan dalam Figur 8.7 terdiri atas kombinasi antara subsistem input dan output yang terhubung oleh sebuah basis data.Subsistem Output Setiap subsistem output memberikan informasi mengenai unsur-unsur penting di dalam bauran pemasaran. Bauran pemasaran {marketing mix) terdiri atas empat unsur utama yang dikelola oleh manajemen agar dapat memenuhi kebutuhan pelanggan dengan mendapat keuntungan.

24. Subsistem produk (product subsystem) memberikan informasi mengenai produk-produk perusahaan.Subsistem lokasi (place subsystem) memberikan informasi mengenai jaringan distribusi perusahaan.Subsistem promosi (promotion subsystem) memberikan informasi mengenai iklan dan aktivitas penjualan pribadi perusahaan. Subsistem harga (price subsystem) membantu manajer mengambil keputusan harga. Selain itu, masih terdapat subsistem kelima, subsistem bauran terintegrasi (integrated-mix subsystem), yang memungkinkan para manajer mengembangkan strategi yang mempertimbangkan pengaruh gabungan dari unsur-unsur di atas. Satu contoh dari informasi yang diberikan oleh subsistem bauran terintegrasi adalah ramalan penjualan, yang memperhitungkan interaksi dari seluruh unsur.

25. Basis data Data yang digunakan oleh subsistem output berasal dari basis data. Basis data dipopulasi dengan data yang berasal dari tiga subsistem input. Subsistem Input Seperti yang ditampilkan dalam Figur 8.7, sistem pemrosesan transaksi (transaction processing system) mengumpulkan data dari sumber-sumber internal dan lingkungan lalu memasukkannya ke dalam basis data.

27. Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia {human resources information subsystem—HRIS) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan sumber daya manusia perusahaan. Figur 8.8 mengilustrasikan HRIS, dengan menggunakan format yang sama seperti MKIS. Sistem pemrosesan transaksi memberikan dal sama seperti subsistem riset sumber daya manusia yang melakukan studi-studi khusus dan subsistem inteligensi sumber daya manusia yang mengumpulkan data lingkungan yang mengandung permasalahan-permasalahan SDM.

28. Figur 8.8

29. Sistem Informasi Manufaktur Sistem informasi manufaktur (manufacturinginformation system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan operasi manufaktur perusahaan. Figur 8.9 mengilusrrasikan sistem informasi manufaktur, dengan menggunakan format yang sama seperti HRIS dan MKIS. Subsistem rekayasa industri terdiri atas aktivitas-aktivitas yang dilakukan oleh para teknisi industri (industrial engineering—IE) yang melakukan studi atas operasi manufaktur untuk memastikan keefisiensiannya. Empat subsistem output memberikan laporan atas subjek-subjek yang sangat besar kepentingannya dalam manufaktur—produksi, persediaan, mutu, dan biaya.

30. Figur 8.9

31. Sistem Informasi Keuangan Sistem informasi keuangan (financial information system) memberikan informasi kepada seluruh manajer perusahaan yang berkaitan dengan aktivitas keuangan perusahaan.Figur 8.10 menggunakan format yang sama seperti sistem informasi untuk area-area bisnis yang lain. Subsistem audit internal terdiri atas aktivitas-aktivitas oleh auditor internal perusahaan untuk menjaga integritas sistem perusahaan. Aktivitas-aktivitas output penting meliputi peramalan trend perekonomian masa depan, mengelola aliran dana yang melalui perusahaan, danmengendalikan keuangan perusahaan.

32. Figur 8.10

33. Sistem Informasi Eksekutif Sistem informasi eksekutif (executive information system—EIS) adalah suatu sistem yang memberikan informasi kepada para manajer di tingkat yang lebih tinggi atas kinerja perusahaan secara keseluruhan. Dipergunakan pula istilah sistem pendukung eksekutif (executive support system—ESS). EIS perusahaan, biasanya terdiri atas stasiun-stasiun kerja eksekutif yang terhubung melalui jaringan ke komputer pusat. Kondisi ini disajikan dalam Figur 8.11. Konfigurasi stasiun kerja terdiri atas sebuah komputer pribadi dengan unit penyimpanan sekunder.

34. Figur 8.11

35. Pada Figur 8.12 menunjukkan serangkaian tampilan layar yang mengilu strasikan prod drill-down. Dalam contoh ini, seorang eksekutif sedang meninjau data laba dari kategori produk perusahaan untuk melihat bagaimana kinerja aktual jika dibandingkan dengan anggaran. Angka aktual dan anggaran dinyatakan dalam ribuan dolar.Tampilan dalam Figur 8.12A menunjukkan varians negatif yang tinggi untuk laba radio jika dibandingkan dengan anggaran. Eksekutif tersebut meminta informasi yang lebih terinci lagi untuk produk radio dan menerima tampilan dalam Figur 8.12B.Sekarang jelas bahwa beban-beban penelitian dan pengembangan telah melewati batas, dengan 20 persen melebihi anggaran. Eksekutif lalu melakukan drill down ke tingkat yang lain dan menerima tampilan dalam Figur 8.12C, yang menunjukkan bahwa masalah terutama berasal dari Proyek RA100. Kini eksekutif tersebut mengetahui di mana ia harus mengonsentrasikan upaya untuk memecahkan masalahnya.

36. Figur 8.12Figur 8.12

37. MANAJEMEN HUBUNGAN PELANGGANManajemen hubungan pelanggan (customer relationship management—CRM), adalah manajemen hubungan antara perusahaan dengan pelanggan sehingga baik perusahaan maupun pelanggannya akan menerima nilai maksimum dari hubungan ini. Strategi ini menyadari bahwa membina hubungan jangka panjang dengan pelanggan adalah suatu strategi yang bagus, karena mempertahankan pelanggan yang sudah ada biasanya akan lebih murah daripada mendapatkan pelanggan baru. Oleh karena itu, perusahaan melakukan upaya-upaya untuk memahami para pelanggannya sehingga kebutuhan mereka akan dapat dipenuhi dan mereka akan' tetap setia kepada perusahaan.

38. Sistem Data WarehousingData warehouse adalah bagian utama dari data warehousing yang memasukkan data ke dalam gudang, mengubah isinya menjadi informasi, dan menyediakan informasi tersebut kepada para pengguna.Figur 8.13 adalah diagram dari suatu sistem data warehousing. Data dikumpulkan dari sumber-sumber data dan dikirimkan ke area pengumpulan sebelum dimasukkan ke dalam tempat penyimpanan data warehouse. Suatu sistem penyampaian informasi akan memperoleh data dari tempat penyimpanan data warehouse dan mengubahnya menjadi informasi bagi para pengguna.

39. DATA WAREHOUSINGKarakteristik Data WarehouseIstilah data warehouse (gudang data) telah diberikan untuk menjelaskan penyimpanan data yang memiliki karakteristik sebagai berikut:• Kapasitas penyimpanannya sangat besar.• Data diakumulasikan dengan menambahkan catatan-catatan baru, bukannya dijaga tetap paling mutakhir dengan memperbarui catatan-catatan yang sudah ada dengan informasi yang baru.• Data dapat diambil dengan mudah.• Data sepenuhnya digunakan untuk pengambilan keputusan, dan tidak digunakan dalam operasi perusahaan sehari-hari. Membuat suatu data warehouse terdengar seperti sebuah tantangan besar—dan memang. demikian adanya. Bahkan pada kenyataannya, tantangannya begitu besar sehingga beberapa pakar merekomendasikan untuk mengambil pendekatan yang lebih sederhana mengimplementasikan data warehouse dengan cara bertahap. Jika mengikuti pendekatan ini, akan digunakan istilah data mart (toko data) untuk menguraikan subject. Data mart adalah suatu basis data yang berisi data yang hanya menguraikan satu segmen dari operasi perusahaan. Sebagai contoh, perusahaan dapat memiliki data mart pemasaran, data mart sumber daya manusia, dan seterusnya.Pembuatan dan penggunaan sebuah data warehouse atau data mart disebut data warehousing dan akan dilakukan oleh suatu sistem.

40. Figur 8.13

41. Tabel Dimensi Data pengidentifikasi dan deskriptif akan disimpan dalam tabel dimensi (dimension tables). Istilah dimensi mengartikan pemikiran bahwa data tersebut dapat menjadi basis untuk melihat data dari berbagai sudut pandang, atau berbagai dimensi.Figur 8.14 mengilustrasikan sebuah tabel dimensi untuk entitas atau obyek pelanggan. Entri-ntri tersebut dapat memberikan Anda gambaran mengenai komposisi umum data pengidentifikasi dan deskriptif. Dalam contoh ini, nomor pelanggan dapat digunakan untuk mengidentifikasi satu pelanggan, dan unsur-unsur data yang lain menguraikan berbagai detail mengenai pelanggan tersebut.Dengan dimensi-dimensi contoh di dalam figur tersebut, para pengguna dapat memperoleh analisis menurut pelanggan menurut wilayah pelanggan, menurut kode industri standar, menurut kode pos, dan seterusnya.

42. Figur 8.14

43. Tabel Fakta Tabel-tabel terpisah yang disebut tabel fakta (fact tables) berisi ukuran-ukuran kuantitatif sebuah entitas, objek, atau aktivitas. Satu contoh tabel fakta diberikan dalam Figur 8.15. Dalam contoh ini, tabel fakta memuat data mengenai satu aktivitas tertentu—penjualan komersial. Semua fakta yang terdapat di dalam figur tersebut adalah ukuran dari aktivitas. Beberapa dinyatakan dalam unit, seperti unit penjualan aktual dan unit penjualan anggaran.

44. Figur 8.15

45. Paket Informasi Bagaimana sistem data warehousing mengetahui cara menghubungkan satu tabel dimensi tertentu dengan satu tabel fakta tertentu? Dua jenis data tersebut akan digabungkan untuk membentuk suatu paket informasi. informasi (information package) mengidentifikasi semua dimensi yang akan digunakan dalam analisis suatu aktivitas tertentu. Figur 8.16 menampilkan format, dan Figur 8.17 menyajikan beberapa contoh data.

46. Figur 8.16

47. Figur 8.17

48. Skema Bintang Untuk setiap dimensi, akan ada satu kunci yang mengidentifikasikan dimensi dan menciptakan hubungan ke paket informasi.Figur 8.18 menunjukkan bagaimana kunci-kunci dalam tiga tabel dimensi dihubungkan ke kunci-kunci di dalam paket informasi yang berada di tengah.Figur 8.19 memberikan satu contoh dengan menggunakan empat tabel dimensi—pelanggan, waktu, tenaga penjual, dan produk. Karena memiliki kemiripan dengan pola sebuah bintang, maka struktur ini disebut skema bintang (star schema).

50. PENYAMPAIAN INFORMASI Unsur terakhir dalam sistem data warehousing adalah sistem penyampaian informasi, yang mendapatkan data dari tempat penyimpanan data, mengubahnya menjadi informasi, dan menjadikan informasi tersebut tersedia bagi para pengguna. Informasi dapat diberikan dalam bentuk terinci atau dalam berbagai tingkat ringkasan. Figur 8.20 mengilustrasikan bagaimana pengguna dapat melakukan navigasi di dalam tempat penyimpanan data untuk memperoleh ringkasan informasi (seperti penjualan bersih untuk wilayah penjualan bagian Barat), informasi terinci (penjualan bersih untuk tenaga penjual 383), dan data terinci (unit penjualan untuk tenaga penjual 383).Proses melakukan navigasi ke bawah melalui tingkatan-tingkatan rincian disebut drill down, suatu proses yang berawal dari EIS.